行政部组织架构和各岗位职责.doc

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行政部组织架构与各岗位职责描述

一．行政部组织架构图

总经理

人力资源总监

行政总监

市场总监

总经理秘书

其他总监

行政经理

行政助理

行政秘书

总务主管

（行政主管）

办公室主任

物业主管

法律事务主管

公司翻译

档案员

（总机）前台

行政事务

管理专员

保安队长

车队队长

公司律师

法务事务

助理

二．职务说明

1.行政部与人力资源部的区别

行政部主要工作：

对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

人力资源部岗位性质：

负责全面主持本部的劳资、人事方面的管理工作,对人员的招聘\培训\考核等工作.

三．行政部各职务详细岗位职责描述

1．行政总监

直接上司：

总经理

主要工作：

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。

对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

岗位职责：

（具体工作）

（1）组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

（2）组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

（3）组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；

（4）起草及归档公司相关文件；

（5）搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；

（6）管理公司重要资质证件；

（7）组织好来客接待和相关的外联工作；

（8）主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；

（9）协调公司内部行政人事等工作；

（10）对控制成本的方法提出建议。

职位要求：

◆熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

◆优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

◆较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

2．行政经理

直接上司：

行政总监

主要工作：

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。

对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力

岗位职责：

（具体工作）

（1）. 负责主持本部的全面工作组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；

（2）. 贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；

（3）. 负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；

（4）. 负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。

本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；

（5）. 做好公司生活用房及财产管理工作。

建立生活用房屋固定资产帐册、员工宿舍等用于行政后勤生活服务的财产帐册；

（6）. 负责公司内部治安管理工作。

维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；

（7）. 负责做好公司用水、电的管理工作。

认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；

（8）. 负责组织部门人员的培训教育工作。

协同人事部做好各项工作，定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动；

（9）. 有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；

（10）. 按时完成公司领导交办其他工作任务。

职位要求：

◆熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

◆ 热爱公司，有较强的综合协调能力和组织管理能力；

◆能团结同事，有较强的工作责任感和事业心；

◆坚持原则，具有较强警惕性和处理突发事件的能力。

◆具有处理后勤事务工作的耐心；

◆具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

3．总经理秘书

直接上司：

行政经理

主要工作：

协助总经理完成日常事务性工作

岗位职责：

（具体工作）

（1）起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；

（2）起草公司股东会和董事会的会议材料；

（3）作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；

（4）起草、打印、登记和存档总经理签发文件；

（5）协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；

（6）接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；

（7）掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；

（8）收发传真，并及时交给总经理处理；

（9）完成总经理或行政经理交办的其他工作。

职位要求：

◆熟悉公司文档管理；

◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；

◆熟练使用办公软件及办公自动化设备。

◆良好的组织沟通协调能力；

◆工作细致认真，谨慎细心，条理性强；

◆责任心强，勇于承担挑战性的工作；

◆具有开拓精神和团队精神。

4．行政秘书（或其他部门秘书）

直接上司：

行政经理（或其他部门经理）

主要工作：

安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。

岗位职责：

（具体工作）

（1）接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

（2）收发与回复日常邮件；

（3）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

（4）会谈、会务安排；

（5）将信件及其他记录归档；

（6）备份信件及其他文档；

（7）安排商务旅行，做好预订工作；

（8）接待访客；

（9）采购、分发和控制办公用品；

（10）分发钱款，进行简单的账务管理。

职位要求：

◆熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；

◆有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。

◆认真负责，积极主动执行交办工作；

◆工作效率高，条理性强，有团队合作精神；

◆保密意识强。

5．总务主管（行政主管）

直接上司：

行政经理

主要工作：

协助经理安排、落实行政服务与后勤总务的支持工作。

岗位职责：

（具体工作）

（1）组织办好会议接待、娱乐等各项活动；

（2）协助制定、监督、执行公司行政规章制度；

（3）组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；

（4）管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；

（5）做好办公室人员考勤和处理各种假期；

（6）管理公司的公共卫生、食堂就餐工作；

（7）发放日常福利、节日福利；

（8）购买、管理和维修公司固定资产；

（9）负责办公用品、文具、生活配套设施的管理；

（10）做好公司废物（品）处理和销售管理工作

（11）完成直属上司交办的临时性工作。

职位要求：

◆较强的管理能力；

◆熟练使用办公软件；

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业；

◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强；

◆具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

6．档案管理员

直接上司：

总务（行政）主管

主要工作：

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作

岗位职责：

（具体工作）

（1）严格执行档案资料保密制度；

（2）严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

（3）档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

（4）按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

职位要求：

◆熟悉档案管理办法；

◆掌握计算机档案管理信息系统；

◆熟练使用办公软件。

◆严谨、有责任心，有团队合作精神；

◆工作认真负责，细致认真；

◆保密性强。

7．行政前台

直接上司：

总务（行政）主管

主要工作：

做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位职责：

（具体工作）

（1）转接总机电话，收发传真、信件和报刊；

（2）接待来访客人，并通报相关部门；

（3）管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；

（4）打印、复印文件和管理各种表格文件；

（5）承办员工考勤和外出登记；

（6）安排约会、会议室及差旅预定；

（7）保管各种手续、手册；

（8）更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

（9）协助组织公司活动。

职位要求：

◆有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。

◆工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；

◆工作效率高，责任心强，具有团队精神；

◆保密意识强。

8．行政事务（总务）管理专员

直接上司：

总务（行政）主管

主要工作：

管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障

岗位职责：

（具体工作）

（1）安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；

（2）参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；

（3）负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；

（4）负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；

（5）进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况；

（6）办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；

（7）对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；

（8）办理上级临时交办的其他工作。

职位要求：

◆能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求、市场行情，制定相应的计划及书面汇报；

◆有一定的英语水平，能熟练使用各种办公自动化设备；

◆良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力。

◆人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，能吃苦耐劳。

9．物业主管

直接上司：

行政经理

主要工作：

管理、监督物业的运营，确保房产设施的正常使用运转。

岗位职责：

（具体工作）

（1）主持设施的日常运行操作、维修和保养的技术管理工作；

（2）安排客户报修的接待、报修工作；

（3）管理物业的保安、消防、保安、清洁、绿化等工作；

（4）检查与指导维修人员工作；

（5）核算及监督房屋、大厦的水电费和管理费。

职位要求：

◆熟悉物业管理的运作，有相关知识与经验；

◆具有一定的财务知识基础；

◆具有较强的组织、管理、协调能力。

◆综合素质较好，具有服务意识；

◆有较强的责任心、服务意识及团队合作精神，善于与人沟通；

◆工作踏实，能承担较大的工作压力。

10．法律事务主管

直接上司：

行政经理

主要工作：

指导公司法务实践，处理公司法律问题，以维护公司法律权利和利益。

岗位职责：

（具体工作）

（1）起草、审查和修改公司各类法律文书及合同；

（2）代表公司处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护公司合法权益；

（3）主持公司重大经营决策的法律论证和法律保障；

（4）负责对公司规章制度、产品进行法律审核，审核公司的合同、制定标准合同；

（5）为公司经营管理活动提供法律咨询；

（6）管理外聘律师、法律顾问；

（7）法律培训。

职位要求：

◆具备良好的法律谈判技巧及社会关系；

◆具有很强的法律逻辑思维能力，非常强的分析、处理、应变及解决法律问题的工作能力；

◆通晓所属行业法律事务及法规；

◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备。

◆沟通、协调、语言文字表达能力强；

◆能吃苦、敬业，能承受较强的工作压力；

◆工作细致、认真、严谨，具有团队精神。