行政制度手册.docx

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行政制度手册

XXXXXX公司

行政管理制度与程序目录

序号

文件名称

文件编号

1

每月工作报告形式及表格

行政—001

2

会议记录格式

行政—002

3

内部发文制度与格式

行政—003

4

制度和程序格式

行政—004

5

公函

行政—005

6

保密管理制度

行政—006

7

出差及费用报销规定

行政—007

8

档案管理制度与程序

行政—008

9

文件管理制度与程序

行政—009

10

前台员工管理制度

行政—010

11

固定资产管理制度

行政--011

12

印章管理制度与程序

行政--012

13

会议安排与接待工作程序及制度

行政--013

14

文件审批制度与程序（附表）

行政--014

15

工作联系单制度与程序（附表）

行政--015

16

参加会议的规定

行政--016

17

行政总值班制度

行政--017

18

每日工作例会制度（暂缓）

行政--018

XXXXXX公司工作报告格式要求

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——001

PolicyNo.:

EO--001

内容：

每月工作报告格式

Subject:

MonthlyReportFormat

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．标题：

北京美颐天医疗美容诊所有限公司

年月份工作报告

2．文头：

包括：

致送、发出、日期

3．报告内容：

⒊⒈本月完成工作情况

⒊⒉待解决问题和建议

⒊⒊下月工作计划

4．呈送时间：

每月1日前将上月工作报告呈送直接上司。

5．报告人：

经理级以上人员每月需提交工作报告。

6．其他要素：

字体：

标题采用黑体，小四号字。

其他部分采用宋体，五号字。

边距：

上下边距2厘米，左边距2.5厘米，右边距2厘米。

附：

“工作报告”样板

发出

InitiatedBy

审批

Re-checkedBy

审批

ApprovedBy

发出日期

IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

年月份工作报告（样板）

致送：

发出：

主题：

日期：

1．本月完成工作情况

⒈⒈

⒈⒉

⒈⒊

⒈⒋

⒈⒌

2．待解决问题和建议

⒉⒈

⒉⒉

⒉⒊

⒉⒋

⒉⒌

3．下月工作计划

⒊⒈

⒊⒉

⒊⒊

⒊⒋

⒊⒌

报告人：

XXXXXX公司

会议记录格式要求

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——002

PolicyNo.:

EO--002

内容：

会议记录格式

Subject:

MeetingRecordFormat

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．标题：

北京美颐天医疗美容诊所有限公司

会议记录

2．文头：

包括：

时间、日期、地点、主持人、出席人、记录人；

抄送：

如有必要将会议记录知会相关未出席会议人员，文头应设有抄送。

3．会议内容：

⒊⒈包括：

会议内容和会议内容跟进人；

⒊⒉一次会议如有多项主题，按主题分类整理记录；

⒊⒊记录明确写明发言人姓名及其发言、建议或表态；

⒊⒋会议记录应言简意赅。

4．文尾：

写明：

会议于什么时间结束。

5．落款签发：

包括：

记录人和会议记录审阅人。

6．其他要素：

字体：

标题采用黑体，小四号字。

其他部分采用宋体，五号字。

边距：

上下边距2厘米，左边距2.5厘米，右边距2厘米。

附：

“会议记录”样板

发出

InitiatedBy

审批

Re-checkedBy

审批

ApprovedBy

发出日期

IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

会议记录（样板）

时间：

日期：

地点：

主持：

出席：

抄送：

记录：

会议内容跟进

1．

⒈⒈

⒈⒉

⒈⒊

⒈⒋

⒈⒌

2．

⒉⒈

⒉⒉

⒉⒊

⒉⒋

⒉⒌

3．其他

⒊⒈

⒊⒉

⒊⒊

⒊⒋

⒊⒌

会议于：

结束。

记录人：

审阅人：

XXXXXX公司

内部发文制度

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——003

PolicyNo.:

EO--003

内容：

内部发文制度与格式（一般发文）

Subject:

DispatchFilePolicy&Format

页数：

2-1

Pages:

2-1

1．发文（通常称：

备忘录）的目的：

公司发文是公司日常运作的重要环节，是公司上下级之间、部门之间指挥和协调的重要工具。

发文内容需要简洁、准确、明了。

2．发文的类别：

⒉⒈需要得到上司批准或答复的请示、报告、制度；需附文件审批表，由医院领导签批后方可复印后发送至各部门。

并由各部门接收人在文件审批表后签字以示是否接收。

（此份各部门签字后原件由发单部门保存）

⒉⒉院方要求下级部门执行的通知；复印后发送至目标部门，并由目标部门签字确认，（附公文签收单），由行政人员留档保存。

⒉⒊本部门工作需要其他部门协助的文件附工作联系单发送。

3．发文格式：

⒊⒈标题

备忘录或通知或报告

⒊⒉文头

文头包括：

致送、抄送、抄报、发出、日期、事由、复印份数等栏目。

致送：

指文件所要送达的第一受文人或部门。

例如：

致送：

XXX先生——总经理

抄送：

指需要了解或执行文件内容的同级、下级或不同隶属关系的部门。

例如：

人力资源部发文给各部门负责人，经总经理批准后，还需要财务总监协助执行。

致送：

各部门负责人

抄送：

财务总监

抄报：

指需要了解该文件内容的上级领导或上级部门

例如：

人力资源部发文给各部门负责人，还需要请总经理了解该文件内容。

致送：

各部门负责人

抄报：

XXX先生——总经理

发出：

指文件的发送人。

要求和正文落款的签发人一致。

日期：

指文件发出和生效日期（如发出日期在前，生效日期在后，则需要在正文内注明生效日期，要求写明年、月、日，不得省略）。

事由：

要准确而简明地概括文件地主要内容，通常用“关于”一词。

例如：

事由：

关于。

。

。

地事宜

北京美颐天医疗美容诊所

内部发文格式要求

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——003

PolicyNo.:

EO--003

内容：

内部发文制度与格式

Subject:

DispatchFilePolicy&Format

页数：

2-2

Pages:

2-2

⒊⒊正文

正文一般以“尊敬的xxx”开头。

正文结束后落“多谢垂注！

”。

⒊⒋正文落款签发

发出：

指文件的发送人，需写明职位、姓名，发出人需签名。

审批：

需要得到上司批准或答复，与发出人并列，需写明职位、姓名，审批人需签名。

例如：

发出：

审批：

XX/人事行政部XX/总监

⒊⒌文件的其他要素：

文件编号：

设立文号，便于查阅、引用，也为发文、收文、存档等工作提供方便。

“备忘录”文号要求以各部门简称、年、月、日序号及一天内发文的顺序号A、B、C组成，文号置于文件的右上角。

例如：

人事行政部发文，文号为：

人事行政部—20090410B（人事行政部是人力资源及行政部的简称，2009是年号，04是4月，10是10日，B是人力行政部一天内的第二份发文）。

发文字体：

“北京美颐天”采用黑体，四号字；

“英文”采用Arial字体，小五号；

“备忘录”采用黑体，小三号字；

“文号”采用黑体，五号字；

“文头和正文”采用宋体，五号字；

如文件附有表格等其他内容，字体大小不受限制，但文件整体排列应美观。

页边距：

上下边距：

2厘米，左边距：

2.5厘米，右边距2.0厘米。

附：

“备忘录”样本

发出

InitiatedBy

审批

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审批

ApprovedBy

发出日期

IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司（内部发文样板）

复印份数：

北京美颐天ⅩⅩ部—2014001

备忘录

致送：

抄报：

发出：

日期：

事由：

正文

多谢垂注!

发出：

批示：

XXXXXX公司

行政管理制度与程序

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——004

PolicyNo.:

EO--004

内容：

制度与程序格式

Subject:

P&PFormat

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．制度和程序：

制度：

指公司或部门运作的政策、规定、标准；

程序：

指执行制度的步骤；

为了保证有秩序和成功的运作，公司和部门应当建立完善的制度和程序，并且根据实际情况不断补充或修改。

2．格式：

标题

北京美颐天医疗美容诊所有限公司XXXX制度和程序

文头

以表格形式，内容包括：

部门、分部、文号、内容、页数

正文

要求简洁明了，按实施步骤编写。

签批

以表格形式，内容包括：

发出、审批、发出日期、生效日期

3．其他要素：

文号：

以各部门简称＋文件序号组成。

字体：

“北京美颐天医疗美容诊所有限公司”、“xxxx制度和程序”：

采用黑体，小四号字；

其他均采用宋体，五号字。

页边距：

上下边距：

2厘米；左边距：

2.5厘米，右边距2厘米。

发出

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发出日期

IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

外部发文制度

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——005

PolicyNo.:

EO--005

内容：

公文格式（附表）

Subject:

OfficialLetterFormat

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．制作文件之目的：

用于公司（医院）对外用于对政府机关、团体的行文，对内需要长期保存的制度、规定等的发文。

2．文件形式要件：

2.1采用北京美颐天医疗美容诊所有限公司或医院有限公司文头纸，文件一律使用A4纸张制作；

2.2北京美颐天医疗美容诊所有限公司文件

北京美颐天医疗美容诊所有限公司或医院文件

文头字色通常为红色，一般亦可用黑色；字体为仿宋或印刷宋体；

2.3文件编号，前缀为“美颐天”，之后是圆括号加“字”以明确拟文部门，括号内是部门第一个字，例：

总经办即“总”字，后勤保障部即“后”字，以此类推。

圆括号与“字”后为方括号，方括号内注明发文年份，例：

[2009],方括号后是该部门发文的序号；

2.4编号下划一长线将文头分割，长线右端上方根据需要可注明“签发人”以及文件密级；

2.5文件有附件需在文尾注明并写出附件的标题全部文字；

2.6文件下端有通栏双横线，双横线内注明发文的拟文部门及日期，双横线上左侧标出该文内容的主题词，双横线下右侧注明印发份数；

3.文件之送达及内容

3.1以有限公司文件对外发文主送工商、消防等非卫生行政部门，对内行文内容为非医学临床类相关业务与人事任免；

3.2以医院文件发文对外主送卫生行政部门以及需要以医院性质面对的政府相关部门及团体，对内行文内容主要为医学临床相关业务及临床科室人事的任免等

4.文件审批程序和权限：

4.⒈经总办部门拟稿、打字，填写“文件审批单”，呈送授权人签发；

4.⒉以总经理名义或公司重要对外发文，由总经理审阅签发；

4.3.以院长名义重要对外发文，由院长审阅签发；

4.4财务或银行事务性文件，由财务总监审阅签发；

4.5.公司（医院）文件交行政部档案管理员盖章（附文件审批单）、登记、发文、存档。

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发出日期

IssueDate

生效日期

EffectiveDate

北京每一天医疗美容诊所有限公司文件

（样板）

美颐天（总）字[2014]001号签发人：

（机密）

标题：

抄报：

抄送：

主题词：

任命后勤保障部人事行政部

北京美颐天医疗美容诊所有限公司人事行政部2014年9月1日

（共印15份）

XXXXXX公司保密制度

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——006

PolicyNo.:

EO--006

内容：

工作保密制度与程序

Subject:

P&PofCareerSecrecy

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．保密范围

1.1.公司重大决策中的秘密事项；

1.2.尚未付诸实施需要保密的事项；

1.3.公司及部门政策、制度、表格；

1.4.财务资料、报表；

1.5.合同、协议、图纸、技术资料；

1.6.人事资料、工资；

1.7.会议记录、工作记录；

1.8.营销策划方案及资料.

1.9.公司各类影像资料

1.10.客户档案及资料.

1.11.公司确定的其它保密事项

2．保密管理

2.1.所有文件资料由指定专人保管；部门负责人对文件资料具有管理责任；

2.2.各部门负责人应确定文件资料保密范围，并建立相关查阅制度；

2.3.所有文件资料仅提供授权范围人员阅读、查看、复制、使用；

2.4.XX不得私自阅读、查看、复制、使用；如有需要，需获得文件资料管理负责人批准；

2.5.任何人XX不得对外发布和泄露公司政策、制度、经营状况、财务数据、人事资料等；

2.6.公司内部不得与同事谈论或泄露属于保密的事项；

2.7.调职或离职时应做好文件资料交接。

3．保密纪律

3.1.每位员工都处于受到信赖的地位，有责任保守公司秘密和工作秘密；

3.2.违反以上规定将导致纪律处分直至解雇，对公司造成影响和危害的可能导致法律追究。

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IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

档案保管制度与程序

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——008

PolicyNo.:

EO--008

内容：

档案保管制度与程序

Subject:

ArchivesStorage

页数：

1-1

Pages:

1-1

1.档案内容

1.1.以公司或总经理名义对内、对外发布的文件，含制度、通知、通告、奖惩、任免、重要传真及其它与经营活动相关的书面资料；

1.2.由总公司、政府机构、业务合作单位等发至公司的文件；

1.3.各部门发文、制度与程序、岗位职责、财务报表与人事资料等；

1.4.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书；

1.5.医院客户、与公司有相关业务往来公司的资料；

1.6.公司经营所需的各种证照资料；

1.7.公司重大活动的有关录像、光碟与图片等；

1.8.公司经营活动中所使用、备用的管理软件；

1.9.重大会议的会议纪要；

1.10.其它涉及公司商业机密的资料等；

2.档案的分类

2.1.按档案内容可划分为：

文书档案即公司在日常行政工作形成的档案，如工作通知、工作联系函、行政合同等；

专业档案是相对文书档案而立的各种门类的档案的总称，指记录某种业务的过程或某个时间的全面记载；

2.2.按档案的载体可划分为：

◎纸质档案

◎音像档案

◎机读档案（借助于计算机方可阅读的信息）

2.3.档案的明细分类

◎根据公司的特征，可分为营业证照类、申报/批复类、政府通知类、公司内部发文类、对外往来函、购销合同类、人事劳资类、员工培训类、会议记录类、采购订价类等；

◎公司内部发文，可按发文部门进行分类，再按文件的具体内容不同、时间先后顺序与文件编号顺序划分。

3、档案的收集、保管及使用需严格依照公司既定程序进行操作管理；

3.1.档案的收集与管理

3.1.1.各部门的档案统一由部门负责人指定专人负责收集、整理与保管；

3.1.2.任何签呈正本均需交由档案管理员归档存查；

3.1.3.所有合同正本一律存放财务部；

3.1.4.档案管理员日常收到待建档资料后，须根据不同类别进行存放归档；

3.1.5.档案资料应收集完整、齐全，建立目录，并及时更新；

3.1.6.所有重要的文件，一律存放在带锁的文件柜中；

3.1.7.应注意档案资料的防潮、防尘及防火，确保档案资料的安全与完整；

3.1.8.各部门应根据档案资料的用途及使用年限，对失去使用价值和超过使用年限的档案资料，定期进行整理和销毁工作；

3.2.档案的使用

3.2.1.档案资料的使用应遵循“先审批、后使用”的原则；

3.2.2.档案资料的使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用；

3.2.3.档案资料的使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带离公司的，应经批准后方可带出；

3.2.4.档案资料的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制度，并根据档案级别采取必要的安全保密措施；

3.2.5.借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。

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IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

文件管理制度与程序

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——009

PolicyNo.:

EO--009

内容：

文件管理制度与程序

Subject:

FilesManage

页数：

1-1

Pages:

1-1

1.发文权限

1.1.内部发文

总监级与科室主任以上（含总监级）人员才有发文权限；

如需获得上司审批的发文，必须在发文前获得上司签名确认；

1.2.对外发文

以公司名义的任何对外发文必须送交总经理审批签字确认后，方可对外发出；

2.各部门需严格依照既定程序做好文件收发及管理工作；

1.文件收发

1.1.文件收发必须有专人负责，建立并严格执行签收制度；

1.2.凡公司及总经理的外来文件收文，由人事行政部签收登记；

1.3.文件登记后，由人事行政部根据总经理的批示，转交相关管理人员传阅或有关部门办理；

1.4.各部门或个人对承办的文件，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压；

2.文件保管

2.1.文件必须存放在文件柜内，并由专人进行保管；

2.2.未经批准，不得任意扩大秘密文件阅读范围，不得带离办公室或放在公开场合；

2.3.未经批准不得复印秘密文件，确因工作需要必须复印秘密文件，须由公司领导批准；

2.4.因工作需要借用文件时需办理借阅手续，并及时归还；

2.5.文件管理人员调整时必须办理移交手续；

2.6.所有文件必须定期整理、归档或销毁，禁将文件、重要资料当做废品处理。

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IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

行政管理制度与程序

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——010

PolicyNo.:

EO--010

内容：

前台员工管理制度

Subject:

ReceptionistWorkingProcedure

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．仪容仪表

1.1.着装应端庄大方，不得穿着过于休闲、时尚的服装；

1.2.自然化妆令人欣赏，不化妆或化妆过浓都不适宜；

1.3.头发梳理整齐;保持个人清洁卫生。

2．语言礼貌

2.1.一般使用标准普通话；声音清晰、柔美，接听电话热情礼貌，有耐心；

2.2.接待来访客人面带微笑，热情礼貌。

3．接听电话程序

3.1.电话铃响三声之内接听;

3.2.礼貌问候：

你好，北京美颐天医疗美容诊所；

3.3.迅速转接电话；

3.4.对推销类来电应注意过滤；

3.5.手边常备纸、笔，及时记录留言并送达相关人员。

4．前台接待

4.1.见到来访客人主动起身站立，礼貌询问：

你好，请问找谁；

4.2.请来访客人登记；

4.2.先电话联系受访人，在获得受访人同意后，方可允许访客前往；

4.3.在办公区域或是洽谈区接待，由受访人确定并知会前台；

4.4.总监级以上来访客人，给予引领；其他来访客人由受访人引领；

4.5.总监级以上来访客人，主动提供茶水，其他人员如有需要，也给予提供;

4.6.如为应聘人员，请其在前台对面洽谈区等候，迅速通知人力资源部。

5．其他事项

5.1.保持前台整洁，熟悉前台设备、各部门人员及其办公室位置、各分机号码；

5.2.根据会议预约，事先做好会议室清洁及相关准备工作，根据要求为参加会议人员提供茶水，会议结束后通知保洁人员或由前台接待员予以及时整理；

5.3.做好报纸、信件收取、分发、信件邮寄及相关登记工作；

5.4.协助人力资源部做好员工考勤；

5.5.严禁闲人进入办公楼。

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IssueDate

生效日期

EffectiveDate

XXXXXX公司

行政管理制度与程序

部门：

行政管理部

ExecutiveOffice

保密度：

Secrecy：

文号：

行政——011

PolicyNo.:

EO--011

内容：

固定资产管理制度

Subject:

FixedAssetsManageP&P

页数：

1-1

Pages:

1-1

1．固定资产定义

价值800元人民币以上及使用周期一年以上的物质。

2.固定资产分类

医疗设备及器械:

电脑：

服务器台式机