大学计算机应用基础实用教程05第3章 文字处理软件Word.docx

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大学计算机应用基础实用教程05第3章文字处理软件Word

第3章文字处理软件——Word2010

中文Word2010是Microsoft公司推出的Office2010办公软件的重要组件之一，主要用于文字处理工作，制作各种文档，例如书稿、论文、信函、传真、公文、报刊、表格、图表、图形、简历等。

3.1Word2010简介

3.1.1Word2010概述

Word2010是Microsoft公司开发的MicrosoftOffice2010办公组件之一。

Word的主要版本有：

1989年推出的Word1.0版、1992年推出的Word2.0版、1994年推出的Word6.0版、1995年推出的Word95版（又称作Word7.0，因为是包含于MicrosoftOffice95中，所以习惯称作Word95）、1997年推出的Word97版、2000年推出的Word2000版、2002年推出的WordXP版、2003年推出的Word2003版、2007年推出的Word2007版、2010年推出的Word2010版（于2010年6月18日上市）。

MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能，其增强后的功能可创建专业水准的文档，用户可以更加轻松地与他人协同工作并可在任何地点访问自己的文件。

Word2010旨在向用户提供最上乘的文档格式设置工具，利用它还可更轻松、高效地组织和编写文档，并使这些文档唾手可得，无论何时何地灵感迸发，都可捕获这些灵感。

3.1.2Word2010功能改进

1.发现改进的搜索与导航体验

在Word2010中，可以更加迅速、轻松地查找所需的信息。

利用改进的新“查找”体验，用户现在可以在单个窗格中查看搜索结果的摘要，并单击以访问任何单独的结果。

改进的导航窗格会提供文档的直观大纲，以便于用户对所需的内容进行快速浏览、排序和查找。

2.与他人协同工作，而不必排队等候

Word2010重新定义了人们可针对某个文档协同工作的方式。

利用共同创作功能，用户可以在编辑文档的同时，与他人分享自己的观点。

用户也可以查看正与自己一起创作文档的他人的状态，并在不退出Word2010的情况下轻松发起会话。

3.几乎可从任何位置访问和共享文档

用户可以在线发布文档，然后通过任何一台计算机或自己的Windows电话对文档进行访问、查看和编辑。

借助Word2010，用户可以从多个位置使用多种设备来尽情体会非凡的文档操作过程。

MicrosoftWordWebApp：

当用户离开办公室、出门在外或离开学校时，可利用Web浏览器来编辑文档，同时不影响自己的查看体验的质量。

MicrosoftWordMobile2010：

利用专门适合于用户的Windows电话的移动版本的增强型Word，保持更新并在必要时立即采取行动。

4.向文本添加视觉效果

利用Word2010，用户可以像应用粗体和下划线那样，将诸如阴影、凹凸效果、发光、映像等格式效果轻松应用到文档的文本中。

可以对使用了可视化效果的文本执行拼写检查，并将文本效果添加到段落样式中。

现在可将很多用于图像的相同效果同时用于文本和形状中，从而使用户能够无缝地协调全部内容。

5.将文本转换为醒目的图表

Word2010为用户提供用了使文档增加视觉效果的更多选项。

从众多的附加SmartArt图形中进行选择，从而只需键入项目符号列表，即可构建精彩的图表。

使用SmartArt可将基本的要点句文本转换为引人入胜的视觉画面，以更好地阐释自己的观点。

6.为用户的文档增加视觉冲击力

利用Word2010中提供的新型图片编辑工具，可在不使用其他照片编辑软件的情况下，添加特殊的图片效果。

用户可以利用色彩饱和度和色温控件来轻松调整图片，还可以利用所提供的改进工具来更轻松、精确地对图像进行裁剪和更正，从而有助于用户将一个简单的文档转化为一件艺术作品。

7.恢复用户认为已丢失的工作

在某个文档上工作片刻之后，用户是否在未保存该文档的情况下意外地将其关闭？

没关系，利用Word2010，用户可以像打开任何文件那样轻松恢复最近所编辑文件的草稿版本，即使用户从未保存过该文档也是如此。

8.跨越沟通障碍

Word2010有助于用户跨不同语言进行有效的工作和交流，比以往更轻松地翻译某个单词、词组或文档。

针对屏幕提示、帮助内容和显示，分别对语言进行不同的设置。

利用英语文本到语音转换播放功能，为以英语为第二语言的用户提供额外的帮助。

9.将屏幕截图插入到文档

直接从Word2010中捕获和插入屏幕截图，以快速、轻松地将视觉插图纳入到用户的工作中。

如果使用已启用Tablet的设备（如TabletPC或WacomTablet），则经过改进的工具使设置墨迹格式与设置形状格式一样轻松。

10.利用增强的用户体验完成更多工作

Word2010可简化功能的访问方式。

新的MicrosoftOfficeBackstage视图将替代传统的“文件”菜单，从而用户只需单击几次鼠标即可保存、共享、打印和发布文档。

利用改进的功能区，可以更快速地访问用户的常用命令，方法为：

自定义选项卡或创建用户自己的选项卡，从而使用户的工作风格体现出自己的个性化经验。

3.1.3Word2010的启动与退出

1.Word2010的启动

Word2010的启动和打开其他窗口的方法是一样的，一般有以下3种方式。

（1）选择“开始”菜单→“所有程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftWord2010”命令，打开了Word2010窗口。

（2）双击已经建立的Word2010的快捷方式，打开了Word2010窗口。

（3）选择需要编辑的Word文档，然后双击该文档图标，即可打开Word2010应用程序窗口，同时打开该文档。

2.Word2010的退出

Word2010的退出和关闭其他窗口的方法是一样的，一般有以下6种方式。

（1）单击Word2010窗口右上角的“关闭”按钮。

（2）单击Word2010窗口左上角“控制菜单”按钮，打开“控制菜单”，再单击“关闭”命令。

（3）双击Word2010窗口左上角的“控制菜单”按钮。

（4）选择Word2010窗口的“文件”菜单中“关闭”命令。

（5）将鼠标指针指向任务栏中的该Word2010窗口的图标按钮并单击右键，在弹出的快捷菜单中单击“关闭”命令。

（6）在当前Word2010窗口下按Alt+F4键。

在退出Word2010时，如果正在编辑的文档还未保存过或者虽然之前保存过但又做了修改，Word2010会提示用户是否将更改保存到该文档中，用户可以根据需要来选择“保存”、“不保存”、或“取消”。

3.1.4Word2010的窗口

当Word2010启动之后，其窗口如图3-1所示。

图3-1Word2010窗口

Word2010窗口除了具有Windows7窗口的基本元素外，还包括有别于一般窗口的元素。

1.“快速访问”工具栏

“快速访问”工具栏位于Word2010窗口标题栏的左侧，包含常用操作的快捷按钮，比如保存、撤销、重做等。

用户也可以自定义其中显示的按钮，单击“快速访问”工具栏右侧向下的三角箭头，选择需要显示的按钮的选项即可。

2.“文件”按钮

“文件”按钮位于Word2010窗口菜单栏的左侧，它代替了以往版本的“文件”菜单。

3.选项卡和功能区

菜单栏中还包含“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”和“视图”6个选项卡，通过这6个选项卡的功能区可以完成Word2010的主要功能。

4.编辑区

“编辑区”位于Word2010窗口的中央，是用户编辑文档的工作区。

在编辑文档时，有一个闪烁的光标，指示字符插入的位置，即文本插入点。

在“编辑区”的顶部和左侧，是水平和垂直标尺。

标尺主要是用来显示页面的大小，也可以利用标尺来进行段落缩进和边界调整。

标尺是可选项，用户可以根据自己的需要来显示或隐藏标尺。

在“编辑区”的底部和右侧，是水平和垂直滚动条。

滚动条只有当页面在水平或垂直方向上超出“编辑区”时才会出现，方便用户查看文档。

5.状态栏

状态栏位于“编辑区”窗口的底部，显示当前编辑的文档的相关信息，比如页码位置、总页码等。

6.缩放比例工具

缩放比例工具位于状态栏的右侧，用户可以拖动滑块放大或缩小“编辑区”文档的显示。

7.“视图”按钮

“视图”按钮紧挨着缩放比例工具，用户可以选择文档的显示方式。

8.选定区

选定去是文档页面左侧的空白区。

当鼠标指针移动到选定区时，鼠标指针就变成了朝右上的箭头，此时可以利用鼠标进行文档内容的快速选定操作。

单击选定整行文档内容、拖动选定多行文档内容、双击选定整段文档内容、三击选定全部文档内容。

9.导航窗格

如果用户需要编辑长文档，那么在编辑的过程中定位文档内容非常麻烦，这时用户可以设置显示导航窗格。

导航窗格一般显示在编辑区的左侧，共有3中导航方式：

标题导航、页面导航和搜索导航，用户可以根据自己的需要通过导航窗格上的选项卡来切换。

在编辑长文档过程中，一般选择标题导航方式。

3.1.5功能区

MicrosoftWord从Word2007升级到Word2010，其最显著的变化就是使用“文件”按钮代替了Word2007中的Office按钮，使用户更容易从Word2003和Word2000等旧版本中转移。

另外，Word2010同样取消了传统的菜单操作方式，而代之以各种功能区。

在Word2010窗口上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称，当单击这些名称时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区面板。

每个功能区根据功能的不同又分为若干个组。

1.“开始”功能区

“开始”功能区中包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑五个组，对应Word2003的“编辑”和“段落”菜单部分命令。

该功能区主要用于帮助用户对Word2010文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的功能区。

2.“插入”功能区

“插入”功能区包括页、表格、插图、链接、页眉和页脚、文本、符号和特殊符号几个组，对应Word2003中“插入”菜单的部分命令，主要用于在Word2010文档中插入各种元素。

3.“页面布局”功能区

“页面布局”功能区包括主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列几个组，对应Word2003的“页面设置”菜单命令和“段落”菜单中的部分命令，用于帮助用户设置Word2010文档页面样式。

4.“引用”功能区

“引用”功能区包括目录、脚注、引文与书目、题注、索引和引文目录几个组，用于实现在Word2010文档中插入目录等比较高级的功能。

5.“邮件”功能区

“邮件”功能区包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成几个组，该功能区的作用比较专一，专门用于在Word2010文档中进行邮件合并方面的操作。

6.“审阅”功能区

“审阅”功能区包括校对、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较和保护几个组，主要用于对Word2010文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word2010长文档。

7.“视图”功能区

“视图”功能区包括文档视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Word010操作窗口的视图类型，以方便操作。

8.“加载项”功能区

“加载项”功能区包括菜单命令一个分组，加载项是可以为Word2010安装的附加属性，如自定义的工具栏或其它命令扩展。

“加载项”功能区则可以在Word2010中添加或删除加载项。

3.2Word2010基本操作

3.2.1创建新文档

Word2010每次启动时就创建了一个基于默认模板的名称为“文档1”的Word新文档，文档名称可以在用户输入文档内容后保存文档时再修改。

如果Word2010已经启动，用户一般可以采用以下4种方法创建新文档。

1.利用“文件”按钮创建新文档

选择“文件”→“新建”命令，单击右边“空白文档”下面的“创建”按钮就创建了一个基于默认模板的名为“文档x”（x位数字）的新文档。

如果要创建基于其他某种模板的文档，在“可用模板”中选择某种模板，然后双击即可。

2.利用“快速访问”工具栏创建新文档

如果用户在“快速访问”工具栏上自定义了“新建”按钮，单击“新建”按钮也就创建了一个基于默认模板的名为“文档x”（x位数字）的新文档。

3.利用“Ctrl键+N”组合键创建文档

如果当前窗口就是Word2010窗口，用户只要按“Ctrl键+N”组合键就创建了一个基于默认模板的名为“文档x”（x位数字）的新文档。

4.在“计算机”窗口中创建新文档

在“计算机”窗口中选择新文档所在的位置，选择“文件”→“新建”→“MicrosoftWord文档”命令，或在空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“MicrosoftWord文档”命令就创建了一个基于默认模板的名为“新建MicrosoftWord文档”的新文档，新文档的名称用户可以修改。

3.2.2输入文档内容

输入文档内容就是在Word2010的“编辑区”中输入文本，文本包括字母、数字、符号和汉字等，文档的内容总是出现在闪烁的光标处，即文本插入点处。

1.移动文本插入点

输入文本时，首先应移动文本插入点到需要输入文本的位置。

移动文本插入点既可以用鼠标，也可以用键盘。

1）用鼠标移动文本插入点

用鼠标移动文本插入点首先应确定需要插入文本的位置，然后将鼠标指针移动到该处并单击即可。

在确定需要插入文本的位置时，用户可以直接移动鼠标指针，也可以滚动鼠标的滚轮，还可以单击滚动条上的箭头，或者拖动滚动块。

2）用键盘移动文本插入点

用键盘移动文本插入点的方法及其功能如表3-1所示。

表3-1按键及其功能

键

功能

键

功能

←

左移一个字符

Ctrl+←

左移一个词

→

右移一个字符

Ctrl+→

右移一个词

↑

上移一行

Ctrl+↑

移至当前段首

↓

下移一行

Ctrl+↓

移至当前段尾

Home

将文本插入点移至所在行的行首

Ctrl+Home

移至文档首

End

将文本插入点移至所在行的行尾

Ctrl+End

移至文档尾

PgUp

向上翻一屏

Ctrl+PgUp

移至上页顶部

PgDn

向下翻一屏

Ctrl+PgDn

移至下页顶部

2.输入文本

输入文本时，首先应选择输入法。

一般默认的输入法是英文，如果要输入中文，必须先切换到中文状态。

当输入文本时，Word“编辑区”的文本插入点自动自左向右移动，如果输入过程中有错误的文本，可以按Del键或Backspace键删除。

按Del键删除文本插入点右边的文本，按Backspace键删除文本插入点左边的文本。

Word具有自动换行功能。

当输入文本到达每一行的末尾时，文本插入点会自动移动到下一行的开始位置，只有开始一个新的段落时才需要按Enter键强制换行，这时Word会插入一个段落标记，并将文本插入点移动到下一个段落的段首。

从一个段落标记的下一行开始到下一个段落标记结束表示一个段落，在进行格式设置时，Word是以段落为基本单位的。

Word的文本输入状态有“插入”和“改写”两种状态，默认为“插入”状态，按Insert键可以在这两种状态间切换，也可以单击“编辑区”底部的“插入”或“改写”按钮来进行切换。

在“插入”状态下，用户输入的文本将插入到插入点处，插入点后的所有文字会自动向后移动；在“改写”状态下，用户输入的文本将覆盖插入点处的内容。

3.编辑文本

1）选定文本

选定文本可以用鼠标，也可以用键盘。

选定文本后被选定的部分被蓝色覆盖，这时便可对其进行复制、剪切、粘贴、删除、替换等操作。

（1）用鼠标选定文本

用鼠标选定文本的操作方法如表3-2所示。

表3-2鼠标选定文本的操作方法

选定内容

操作方法

一块文本

将鼠标指针从需要选定文本的开始处拖动到其结尾处。

或者单击需要选定文本的开始处，移动鼠标指针到其结尾处，按住Shift键的同时单击。

一个单词

双击该单词

一行文本

将鼠标指针移动到该行左侧，当指针变为向右上的箭头时单击。

多行文本

将鼠标指针移动到该行左侧，当指针变为向右上的箭头时向上或向下拖动鼠标。

一个句子

按住Ctrl键，然后单击该句中的任何位置。

一个段落

将鼠标指针移动到该段落左侧，当指针变为向右上的箭头时双击。

或者在该段落中的任意位置三击。

多个段落

将鼠标指针移动到该段落左侧，当指针变为向右上的箭头时双击后不松开并向上或向下拖动鼠标。

一块文本

单击需要选定文本的开始处，移动鼠标指针到需要选定文本的结尾处，按住Shift键的同时单击。

整篇文档

将鼠标指针移动到文档中任意行的左侧，当指针变为向右上的箭头时三击。

一块矩形文本

按住Alt键，然将鼠标指针拖动过需要选定的文本。

（2）用键盘选定文本

用键盘选定文本时首先要按住Shift键，然后再按能够移动插入点的键，将插入点从需要选定文本的开始处移动到其结尾处。

具体操作方法如表3-3所示。

表3-3用键盘选定文本的操作方法及功能

组合键

功能

组合键

功能

Shift+↑

上移一行

Shift+PageUp

上移一屏

Shift+↓

下移一行

Shift+PageDown

下移一屏整个文档

Shift+←

左移一个文本

Ctrl+A

整个文本

Shift+→

右移一个文本

2）删除文本

当需要删除的文本只有个别几个时，可以直接用Delete键或Backspace键删除。

当需要删除的文本较多时，首先选定需要删除的文本，然后就可以采用以下3种方法之一删除。

（1）按Delete键.

（2）单击“开始”选项卡中“剪贴板”工具组中的“剪切”按钮。

（3）按Ctrl+x组合键。

3）移动文本

移动文本是指将选定的文本从原位置移动到另一位置。

移动文本时首先选定需要移动的文本，然后可以采用以下种方法之一移动。

（1）使用“开始”选项卡

1单击“开始”选项卡中“剪贴板”工具组中的“剪切”按钮。

2将插入点移动到需要移动到的位置处。

3单击“开始”选项卡中“剪贴板”工具组中的“粘贴”按钮。

（2）使用快捷菜单

1在选定的文本上右击，弹出快捷菜单。

2在该快捷菜单中单击“剪切”命令。

3将插入点移动到需要移动到的位置处。

4右击，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”中的“保留原格式”命令。

（3）使用组合键

1按Ctrl+x键。

2将插入点移动到需要移动到的位置处。

3按Ctrl+v键。

（4）鼠标拖动

1将鼠标指针移动到已选定的文本上，这时鼠标指针变为向左上的箭头。

2按住鼠标左键拖动，到需要移动到的位置处时松开左键。

4）复制文本

复制文本是指将选定的文本在原位置保留，而在另一位置也得到相同的文本内容。

复制文本的方法与移动文本的方法类似，只需要将移动文本操作中的“剪切”换为“复制”即可，其他操作相同。

用组合键操作时“复制”的组合键为Ctrl+C。

用鼠标拖动操作时先按住Ctrl键不放，然后按住鼠标左键拖动，拖动时会看到一个小虚框和“+”符号。

5）撤销与恢复

在编辑文档的过程中，可以通过“快速访问工具栏”中的“撤销”或“恢复”按钮来对所做的编辑操作进行撤消或恢复。

“撤销”功能保留着最近执行的操作记录，用户可以按照从后向前的顺序来撤销所做的操作。

如果执行了撤销操作，也可以按照从前向后的顺序恢复刚撤销的操作。

撤销操作的快捷键是Ctrl+Z，恢复操作的快捷键是Ctrl+Y。

4.查找与替换文本

在文本编辑过程中，经常需要查找某些文字、或根据特定文字定位到文档某处、或替换文档中的某些文本，这些操作可通过“查找”或“替换”命令来实现。

1）查找

（1）基本查找

如果“导航”窗格已经打开，在搜索框中输入需要查找的文本，则需要查找的文本将在文档中高亮显示。

如果“导航”窗格没有打开，单击“开始”选项卡中“编辑”工具组中的“查找”按钮，或者按Ctrl+F快捷键，则打开“导航”窗格。

（2）高级查找

1单击“开始”选项卡中“编辑”工具组中的“查找”按钮右侧的下拉箭头，在打开的列表中选择“高级查找命令”，则打开“查找和替换”对话框，打开的选项卡为“查找”选项卡，如图3-2所示。

2在“查找内容”文本框中输入要查找的文本，或者单击文本框的下拉按钮，选择查找文本。

3单击“查找下一处”按钮，完成第一次查找，被查找到的文本将在文档中高亮显示。

如果还要查找，继续单击“查找下一处”按钮。

单击其他按钮可以设置查找选项。

图3-2“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡

2）替换

1单击“开始”选项卡中“编辑”工具组中的“替换”按钮，或者按Ctrl+H快捷键，则打开“查找和替换”对话框，打开的选项卡为“替换”选项卡，如图3-3所示。

2在“查找内容”文本框中输入将要被替换的文本，或者单击文本框的下拉按钮，选择将要被替换的文本。

在“替换为”文本框中输入用来替换的文本，或者单击文本框的下拉按钮，选择用来替换的文本。

4如果要有选择地进行替换，则单击“查找下一处”按钮，找到将要被替换的文本，其被蓝色覆盖，需要替换就单击“替换”按钮，不需要替换，继续单击“查找下一处”按钮。

如果要全部替换，则单击“全部替换”按钮。

单击其他按钮可以设置替换选项。

图3-3“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡

5.拼写检查与自动更正

1）拼写检查

在默认情况下，Word会对输入的文本进行拼写检查。

用红色波形下划线标示可能的拼写问题，比如输入的错误词语或不可识别的词语，用绿色波形线标示可能的语法问题。

编辑文档时，如果要对输入文本的拼写错误和句子的语法错误进行检查，则可使用Word提供的拼写与语法检查功能。

单击“审阅”功能区中“校对”工具组的“拼写和语法”按钮，打开“拼写和语法”对话框，可以根据对话框中的建议进行更改，也可以忽略。

2）自动更正

如果要自动检测和更正输入的文本错误、错误拼写的词语和不正确的大写，可以使用Word提供的自动“自动更正”功能。

单击“拼写和语法”对话框中的“选项”按钮可以设置“自动更正选项”，或者单击“文件”→“选项”→“校对”也可以设置“自动更正选项”。

用户可以利用自动更正功能输入一些较长且容易出错的词语，如果将这些词条添加到自动更正词条，输入这些词条时就很方便。

用户也可以删除自动更正词条，在“自动更正”对话框中，选中要删除的自动更正词条，单击“删除”按钮，在单击“确定”按钮即可。

3.2.3保存文档

1.保存新文档

对于新创建的文档，用户在“编辑区”输入的文档内容仅仅是显示在计算机的屏幕上和保存在计算机的内存当中。

只有将文档保存到磁盘上，用户才可以长期使用该文档。

选择“文件”→“保存”命令、或者选择“文件”→“另存为”命令、或者单击“快速访问”工具栏上的“保存按钮”、或者按Ctrl键+S、或者按F12键，弹出“另存为”对话框，选择保存文档的位置、输入保存文档的名称、选择保存文档的保存类型，最后单击“保存”按钮。

在“另存为”对话框中，用户可以在保存文档位置的下拉列表框中右击创建新的文件夹来存放新文档。

Word2010在第一次保存新文档时会给出一个文档名，用户可以采用这个文档名，也可以自己另起一个