招标部管理制度.docx
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招标部管理制度
招投标管理制度
为了进一步完善招标程序，健全招标管理制度，充分利用公司资源，提高招标工作效率，使招标工作走上新的台阶，特制定此招标工作管理细则。
一、指导原则：
以网上招采流程为平台，坚持多方推荐和开放式管理，实现公司监管、招标部运作、规范行为、阳光操作，真正做到公开、公平、公正。
二、招标范围：
主要负责供方体系建立、战略合作供应商开发。
所有工程总承包、监理公司、桩基施工单位招标，战略材料和设备供应商开发及分包。
三、组织机构的设置及岗位职责
1、组织机构图
招投标委员会
法律顾问
常设机构
2、岗位位置及主要岗位职责
（1）评标委员会
由公司副总、部门经理组成。
评标委员会负责评标，投票决定中标单位，报总经理审批。
招标工作组成员公司副总、工程部经理、成本部经理、招标部经理。
（2）法律顾问
由公司法律顾问，负责对各专业招标公告、招标文件、中标通知书及与各投标单位往来函件是否存在法律风险进行审查和把关。
（3）常设机构
由工程、成本、招标、等兼职招标人员组成，初级阶段设置3人，具体配置及主要岗位职责见下表：
序号
条线
人员
主要职责
1
工程部
1人
负责工程单位信息库的建立；供方考察、筛选和评价；合格供应商的年度评价；招标文件及合同技术标准的草拟、完善；
2
成本部
1人
负责招投标过程成本控制，负责编制清单、标底，商务洽谈工作，招投标文件及合同商务部分的草拟。
3
招标部
1人
负责物资供方信息库的建立；市场价格信息收集；供方考察、筛选和评价；合格供应商的年度评价、星级评定；本专业标准招标文件的草拟、完善；招投标文件及材料的收发；发布中标通知书。
一、招投标原则
1、为保证项目的产品品质，我们要求工程分包必须是国家二级及以上资质企业。
规划建筑设计应选择国内著名设计院。
装饰工程应选择省内的装饰公司。
景观设计和施工应选择国内优秀的企业。
建筑材料应选用国内中高档产品。
2、投标价格不能作为唯一中标条件，应对投标单位信誉、资质、单位的实际能力、产品的品牌及对其实际考察情况等各方面进行综合评价后确定。
二、工程招标运作流程（详见附件一）
第一阶段招标文件评审
1、启动招标流程，发出招标指令。
2、公司相关部门编制招标方案及标书上报招投标委员会审批。
第二阶段招投标评审
1、发出招标公告或招标邀请。
2、接收投标文件。
3、开标。
4、两次技术及商务洽谈。
5、评标。
6、评标委员会（综合评审并拟定一名中标单位）上报总经理审批。
第三阶段合同签约
1、发出中标通知书和退标通知书。
2、与中标单位洽谈合同条款。
3、评标委员会将合同完善后报总经理审批。
工程招标管理流程
附件一：
流程概况
编制：
日期：
审核：
日期：
批准：
日期：
流程概述
工作目的
规范公司工程招标工作流程，明确工程招标工作中各部门的职责，确保工程招标采购过程的严谨、科学、透明
流程主导部门（岗位）
工程管理部、成本部、招标部
各
职
能
部
门
的
主
要
职
责
工程管理部
●制定招标计划，组织、协调招标工作
●编制招标文件/技术部分
●参与资格预审、收标、评标、商务谈判
成本部
●编制招标文件商务部分
●负责编制清单、标底
●参与资格预审、收标、评标、商务谈判
招标部
●推荐/确定入围单位
●推荐/确定中标单位
●组织资格预审、收标、评标、商务谈判
附件二:
1、工程招标管理流程节点说明
步骤
工作内容的简要简述
重要输入
重要输出
备注
1
编制《工程招标计划》：
1、组织：
公司招标部
2、审核：
公司副总
3、审批：
公司总经理
《项目采购总体计划》
《工程招标计划》
2
招开标前会议，协调招标准备工作：
1、组织：
公司招标部，召开时间由招标部经理根据招标工作计划确定
2、参与：
招标工作小组
3、招标工作小组成员：
公司成本部经理、招标部经理、工程管理部经理、公司副总，由公司副总担任组长。
4、工程招标工作的具体执行部门为公司招标部、工程管理部、成本部
《招标计划会议纪要》
3
《招标文件》编制准备：
1、公司工程管理部负责按计划提交确定版施工图设计图纸、材料设备选型参数
2、公司招标部负责按计划提供材料样板、甲供材料范围清单
3、公司成本部负责按计划编制（或委托造价公司编制）并提交工程量清单、标底
4、公司工程管理部负责编制招标文件及技术部分。
5、公司成本部负责编制招标文件商务经济部分
《总分包工程范围及采购方式建议》
设计图纸、材料设备选型、甲供材范围、工程量清单可提前完成确定
4
汇总编制《招标文件》：
1、组织：
公司招标部
2、参与：
公司成本部、工程部
3、审核：
公司副总
4、审批：
公司总经理
5、《招标文件》内容视工程实际情况不同，一般应包括下列内容：
a）投标邀请书；
b）投标须知；
c）投标保证金；
d）投标书；
e）合同文件；
f）工程规范及技术要求；
g）工程量计算规则及单价说明；
h）工程量清单；
i）招标用图纸；
j）评标标准及方法；
k）其他应当说明事项；
《招标文件》、《招标文件审批表》
5
发布招标公告或投标邀请：
1、属公开招标的，公司招标部负责发布《招标公告》
2、属邀请招标的，公司招标部负责组织考察以初步确定投标单位，发出《投标邀请》
3、潜在投标方提交资格预审文件，招标部负责组织收集整理《工程供方信息记录表》
《工程招标计划》
《招标公告》或《投标邀请》、《工程供方信息记录表》
6
资格预审：
1、公司招标部负责组织潜在投标方资格预审，填报《投标资格审批表》
a）对前期未合作过的单位，公司招标部部组织相关部门实地考察，填写《工程供方考察评分表》，提交招标工作小组
b）对前期合作过的单位，提取前期合作的《工程供方履约评估表》，供本次投标资格审批参考
c）对正进行第一次合作，且未做履约评估的单位，原则上不邀请参加本次投标
《工程供方信息记录表》、《工程供方考察评分表》、《工程供方履约评估表》、《工程招标计划》
《投标资格审批表》
邀请招标工程无需资格预审，直接进入（8）发标阶段
7
入围单位确认：
1、审核：
招标工作小组，审核内容见招标资格审批表
2、审批：
公司总经理
《投标资格审批表》、《工程招标计划》
8
发标：
1、公司招标部负责发放《招标文件》
a）自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，最短不少于二十一日；
2、公司财务部负责收取投标保证金
a）投标保证金除现金外，可以是银行出具的银行保函、承兑汇票、现金支票；
b）投标保证金一般不超过投标总价的百分之二，最高不得超过八十万元人民币；
c）投标保证金在中标通知书下发后十日内无息退还；
《工程招标计划》
9
现场踏勘、招标答疑：
1、公司招标部组织工程管理部、成本部进行现场踏勘，现场解决意向单位提出的问题
a）现场踏勘应在发售招标文件后的约定时间统一组织，统一介绍；
b）对各投标人问题的回复，应在《招标答疑会会议纪要》中予以书面确认，并发放所有投标人，作为招标文件的组成部分；
c）工程管理部负责答复设计方案问题；
d）工程管理部负责答复现场管理/技术条款问题；
e）成本部负责答复商务经济条款问题；
f）招标部汇总形成《招标答疑会会议纪要》，发放所有投标人，作为招标文件的组成部分；
《工程招标计划》
《招标答疑会会议纪要》
10
收标、开标：
1、公司招标部负责按照《招标文件》的要求接收投标人的《投标文件》，下列情形投标文件不予受理：
a）投标人未按《招标文件》要求提交投标保证金；
b）逾期送达或者未送达指定地点；
c）未按《招标文件》要求密封；
2、公司招标负责按照《招标文件》规定的时间组织召开开标会，招标委员会人员参加，当众宣读/宣布：
a）宣布有效投标人名单；
b）有标底的招标项目，宣布标底；
c）宣读各有效投标书中的商务标主要数据；
3、所有宣读和宣布的事项均应记录在公示板上，招标部负责记录开标会情况，形成《开标结果登记表》，由招标工作小组所有成员见证并签名确认
4、下列情形在招标工作小组初审后确定为废标：
a）无单位盖章并无法定代表人或者法定代表人授权的代理人签字或盖章；
b）未按规定的格式填写，内容不全或关键字迹模糊、无法辨认；
c）投标人递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标项目有两个或多个报价，且未声明哪一个有效的；
d）投标人名称或组织结构与资格预审时不一致；
《工程招标计划》
《开标会投标单位签到表》、《开标结果登记表》
11
评标：
1、公司工程管理部负责编制《技术标评审报告》，提出技术标评审意见
2、公司成本部负责编制《经济标评审报告》，提出经济标评审意见
3、公司招标部负责综合各方面的评标意见，按《招标文件》的《评标细则》，计算出各投标单位的综合排名
《招标文件》
《技术标评审报告》、《经济标评审报告》
具体操作参照《招标阶段成本评审作业指引》
12
商务洽谈
a）工程管理部：
与投标单位进行技术标的洽谈；
b）成本部：
与投标单位进行商务标的洽谈；
c）招标部：
记录洽谈内容，确定双方签字。
《约谈记录表》
13
推荐/确定中标单位
1、招标工作小组组长组织定标会议：
a）公司工程管理部按《技术标评审报告》宣读评审意见；
b）公司成本部按《经济标评审报告》宣读评审意见；
c）公司招标部宣读各投标人综合排名顺序；
d）形成一致评审意见。
2、招标部填报《评标定标审批表》，并起草评标报告。
a）各部门在《定标审批表》中签署专项意见；
b）审核：
招标工作小组、公司总经理
《技术标评审报告》、《经济表评审报告》
《评标定标审批表》
14
中标/未中标手续
1、公司招标部负责发出《中标通知书》，按照《合同管理规范》组织进行合同洽商、合同拟定、合同审批，处理合同条件变更事项
2、公司招标部负责发出《未中标通知书》，在规定期限内交回完整图纸资料的，财务部返还未中标单位的投标保证金
《评标定标审批表》
《中标通知书》、《未中标通知书》
附件三：
甲定乙供材料认价程序
1、流程节点说明
步骤
工作内容的简要简述
重要输入
重要输出
备注
1
施工单位提供《材料计划清单》：
1、组织：
工程招标部
2、审核：
副总
3、审批：
总经理
《材料计划清单》
《材料认质认价审批单》
2
召开材料计划确定会议，协调准备工作：
1、组织：
招标部，召开时间由招标部经理根据施工单位所需材料计划确定
2、参与：
招标工作小组
3、招标工作小组成员：
公司成本部经理、招标部经理、工程部经理、公司副总。
4、工程招标工作的具体执行部门为公司招标部、工程管理部、成本部
《材料认质认价会议纪要》
3
《材料计划认质认价审批单》编制准备：
1、工程管理部负责按计划单审核材料的技术参数。
2、公司招标部负责按计划提供材料样板、甲定乙供材料范围认价清单。
3、公司成本部负责按计划审核及确认材料单价
4、工程管理部负责将《材料认质认价审批单》返回施工单位。
5、由施工单位负责采购。
附件四：
甲供材料认价程序
1、流程节点说明
步骤
工作内容的简要简述
重要输入
重要输出
备注
1
编制《物资采购计划清单》：
1、组织：
招标部
2、审核（批）：
公司总经理
《物资采购计划清单》
《材料认质认价审批单》
2
召开物资采购整体计划确定会议，协调准备工作：
3、组织：
招标部，召开时间由招标部经理根据物资采购整体计划确定
5、参与：
招标部、工程部及副总
6、工程招标工作的具体执行部门为公司招标部、工程部
《物资采购整体计划会议纪要》
3
《物资采购计划清单》编制准备：
7、工程管理部负责按计划单审核所需物资的技术参数并组织报批。
8、公司招标部负责按计划提供采购比质比价单。
9、工程管理部根据计划单组织验收，并及时通知施工单位领取所需物资。
10、招标部根据出入库单组织对账，并及时办理资金申请支付流程。
材料招投标管理办法
一、制订目的
规范物资招标采购活动，保证招投标双方的正当利益，控制、降低物资的采购成本。
二、适用范围
公司招标部的所有采购招标及专项分包招标。
三、物资招标权限划分
招标工作由公司总经理组织专项招标小组推进，主要包括供应商入围资格、回标结果、开标结果、竞争性商务洽谈结果、合同评审五个环节。
1、计划估算金额5万元以上的物资采购（或认质认价），原则上必须进行招标：
四、物资招标
1、招标小组
（1）每项招标须成立招标小组．招标小组组长由副总担任．组员由公司成本部、工程部、招标部等人员组成：
（2）招标部负责该标从开始到结束的联系、组织、推进等相关工作；
（3）招标小组组长：
负责整个招标的有效推进及各阶段的控制把关；
（1）公司工程部：
根据工程进度要求，对数量、供货时间节点、工种协调，现场条件等提出要求及具体负责招标进度的推进；负责招标物资、设备的样式、品种、质量要求、技术标准的确定及把关工作；
（5）公司成本部：
负责成本测算与控制，参与商务洽谈工作；
（6）公司招标部；负责商务洽谈推进的组织工作；
（7）招标小组所有成员对招标小组组长负责，招标小组组长对招标结果负责；
2、资格预审
（1）招标小组根据市场供应商资源．提出拟邀请供应商-拟邀请供应商经审查、
审批后，方可成为入围单位；
（2）有必要考察的物资．须进行实地考察；包括单住考察和工程业绩考察：
（3）战略供应商可直接成为入围单位；
（4）资格预审由招标部制单、成本部、工程部、工程副总会签，公司总经理
审批；
3、招标考察
（1）根据招标物资的特点、适用工程的具体要求，招标部编制考察方案，考察方案经招标小组审批后，组织考察；
（2）考察方案应包括：
考察目的、时间、地点、人员及分工、内容等；
（3）人员应包括：
招标小组组长、工程部、招标部、监理（视情况确定）等人员；
（4）考察全过程由招标部负责联络与安排：
（5）考察小组经讨论形成一致考察意见后提交考察报告．考察报告由招标部负责起草，考察小组成员其同签署。
5、招标文件
（1）招标文件由项目招标部负责收集、档合：
（2）工程部负责编写技术标部分，成本部负责编写商务标部分并对技术标准与成本的符台性提出意见。
（3）招标文件中须附合同条款：
6、招标推进
（1）招标小组组长为招标工作推进的责任人
（2）各环节推进由招标部负责协调，相关人员各负其职：
（3）竞争性商务洽谈过程中，必须做好洽谈记录，洽谈记录作为招标资料的一部分；
（4）竞争性商务洽谈需进行二轮．最后一轮招标小组组长必须参加；
（5）招标推进速度必须按招标计划及工程进度的时间节点推进；
（6）在招标推进过程中，招标部必须及时、完整地已录招标推进情况，并将有关资料、往来函件等及时存档．确保招标的可追溯性。
7、评标
（1）招标小组综合技术标、商务标、考察情况，经讨论形成一致意见后．拟定中标单位。
（2）总体原则是，在技术标通过性审查后，最优商务标中标。
8、评标审批
（1）招标小组拟定的中标单位须经公司成本部、工程部、招标部、分管副总、总经理审批，方可成为中标单位；
9、存档
由招标部在15天内负责招标资料的整理、存档。
五、封样
1、对一些涉及到材质、款式、颜色的物资，在选定前必须进行封样；如：
石材、磁砖、卫浴、门窗、栏杆、井盖、屋面瓦、五金、防水、强（弱）电箱、消火栓箱等，原则上除大型设备、地材等均需封样。
2、所封样品须经供应商、公司招标部、工程部确认；
3、所封样品须贴上标签，写明材料名称、规格、型号、材质等其它相关参数与指标；
4、对一些可能会出现与实际不太相符的样品，所封样品应尽可能体现实际产品的有关特征。
如：
石材等；
5、样品由招标部负责管理，供工程验收核对之用。
六、招标规定
1、招标工作必须遵循公平、公正、公开的原因，招标小组所有成员严禁向外泄露任何招标信息；
2、不允许任何部门和个人将招标项目化整为零，或者以其他任何形式回避招标；
3、因业务开拓需要指定供应商的，应在招标活动开始前经总经理批准后执行；
工程招标文件评审会签表
编号：
招标项目
招标内容
招标完成计划
开始日期：
年月日截止日期：
年月日
招标形式
☐公开招标☐邀请招标☐议标☐直接委托
经办人意见：
招标部意见：
年月日
工程部意见：
年月日
成本部意见：
年月日
财务部意见：
法律顾问意见：
年月日
副总意见：
年月日
总经理意见：
年月日
备注：
物资招标文件评审会签表
编号：
招标项目
招标内容
招标完成计划
开始日期：
年月日截止日期：
年月日
招标形式
☐公开招标☐邀请招标☐议标☐直接委托
经办人意见：
招标部意见：
年月日
工程部意见：
年月日
成本部意见：
年月日
财务部意见：
年月日
法律顾问意见：
年月日
副总意见：
年月日
总经理意见：
年月日
备注：
评标定标审批表
招标项目招标项目
招标人
招标范围
开标时间
评标时间
评标地点
招标形式
☐公开招标☐邀请招标☐议标☐直接委托
评标过
程
投标单位
联系人
联系电话
综合排名
价格排名
推荐中标单位
单位名称
中标价
联系人
联系电话
评定意见
审核审批意见
招标部
工程部
成本部
副总
总经理
备注
编号：
备注：
中标审批权限按审批权限执行。
合同审批表
合同名称
合同编号：
甲方
经办人
乙方
联系人及电话
合同金额及支付方式
合同主要内容
招标部
意见
年月日
工程部
意见
年月日
成本控制部意见
年月日
财务部
意见
年月日
法律服务
意见
年月日
副总
审核意见
年月日
总经理
审核意见
年月日
工程（材料）项目出款审批表
支款项目内容：
收款单位：
支款方式：
合同总价：
结算总价：
本次付款金额（大写）：
本次付款比例：
本次付款前累计付款金额：
累计付款比例：
经办人意见：
年月日
工程部意见：
年月日
成本部意见：
年月日
财务部审核：
年月日
副总审批：
年月日
总经理审批：
年 月 日
备注：
部门：
编号：
约谈记录表
合同类别
□施工□材料设备□设计□营销□其他
约谈阶段
□合同签订前□合同签订后的补充□合同签订后的变更
约谈单位
约谈项目
约谈地点
约谈时间
约谈确定事项：
备注事项：
签字确认栏
约谈单位代表
我司同意以上填写的约谈确定事项，并由约谈代表签署后作为新要约生效。
公司名称：
代表签署：
国程置业代表签署
招标部：
工程部：
成本部：
国程置业需招标工作小组批准后才能承诺。
招标工作小组审批：
是否按受此约谈确定事项
是□否□
签名：
签名：
第次洽谈时间：
年月日
注：
直接签名即表示同意文件内容，签署意见表示按意见修改后同意文件内容。
定标分析表
编号:
价格及服务承诺：
（价格优惠率、进场时间、工序交接、成品保护、现场服务、质量承诺、质保服务等方面）
注意：
此表是评判贵方能否成为国程供应商的重要依据之一，请慎重填写各表格，确保各项数据完整、真实、准确；
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