党校需求调研基础表OA.docx

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党校需求调研基础表OA

委党校OA需求调研基础表

表一

人员基本情况表

处室

姓名

性别

职务

表二

人员角色对应表

角色

人员

办公室主任

秘书

保密人员

车辆管理员

发文签发人员

签发人员

收发员

通知发布员

文印员

信息发布员

信息联络员

印章管理员

角色说明：

办公室分管主任：

负责对发文进行三核，对收文的办理意见进行审核，应包括办公室分管文秘工作的副主任和办公室主任；

秘书：

负责对发文进行二核，并拟收文的办理意见，应包括办公室秘书；

保密人员：

管理校的印章，负责OA中盖电子印章的有关人员；

车辆管理员：

负责审核车辆申请的有关人员；

会议室管理员：

负责审核会议室申请的有关人员；

处室分管领导：

对发文进行一核；

发文签发人员：

可签发以校名义发文的有关人员；

签发人员：

可签发处室内部发文的有关人员；

收发员：

负责对收文进行扫描、登记、录入；

通知发布员：

发布通知的有关人员；

新闻发布员：

发布新闻的有关人员；

公告发布员：

对要发布的公告进行审核；

文印员：

负责打印、排版发文的有关人员；

信息联络员：

维护处室区中本处室的职能等信息；

印章管理员：

掌管印章的有关人员

表三

组织机构表

请填写以下内容：

组织机构名称

组织机构领导职务

校领导

常务副校长、副校长、教育长、秘书长、校委委员

办公室

主任、副主任

表四

业务系统调查表

业务系统名称

开发单位

数据库类型

操作系统

备注

表五

发文流程建议表

一、建议发文流程：

二、发文流程说明

流程节点

说明

备注

拟稿

系统自动生成“主办单位”、“拟稿人”，必须填写的内容有“文件标题”、“主送单位”、“主题词”

一核

处室分管领导审核，可修改拟稿人填写的所有信息，系统自动在核稿人项中填入当前用户的名字

会签

有会签处室分管领导会签

指办给本处室其他分管领导处理会签

由本处室其他分管领导会签

二核

秘书进行第二次核稿，可修改拟稿人填写的所有信息，可选择发文字

三核

办公室主任进行第三次核稿，可修改拟稿人填写的所有信息，可选择发文字

审核、签发

系统自动生成“签发”，“签发日期”

拟稿人校对

系统自动生成“校对”

排版、打印、清样

打字员根据草稿生成正文并打印

用印、电子用印

纸质文件用印、电子文档用印

处室暂存

将某些不适宜立即存入电子档案系统供所有人查看的文件暂存到处室档案员

归档

电子文档存入电子文档系统

纸质文件按月或按年或按季度交档案室存档

表六

收文流程建议表

一、收文建议流程

二、收文流程说明

流程节点

说明

备注

登记、扫描、录入

收发员录入来文信息

办公室秘书拟办理意见

办公室秘书拟办理意见

办公室主任审核办理意见

办公室主任审核办理意见

校领导阅示

校领导阅示

主办处室主办

主板处室主办的处室领导可提交给本处室其他领导处理，或提交给本处室其他主办人处理。

主办处室其他人承办

在主办到承办的环节，系统自动发邮件给各分办处室的领导。

主办处室其他主办人办理

处室暂存

将某些不适宜立即存入电子档案系统供所有人查看的文件暂存到处室档案员

归档

电子文档存入电子文档系统

纸质文件按月或按年或按季度交档案室存档

表七：

处室调研表

时间：

处室：

人员：

存在的问题

希望增加的功能

附件一：

委党校办公自动化系统功能说明书

一、首页

进入办公自动化系统的第一个页面，其中包括OA系统主菜单、领导区、部门区、待办事宜、单位公告栏、部门公告、部门公文、新闻等显示区域。

首页的显示内容根据不同身份的登录者而不同，特别是在待办事项一栏中，是针对每位工作人员的工作性质不同而显示不同的内容，实现个性化办公桌面。

同时，本单位及登录人员所属部门的通知公告亦会动态出现在首页上，真正实现日常的无纸化办公。

二、个人事务

●个人邮件

在办公自动化系统内的个人工作邮箱，操作以及界面和目前流行的各类Internet邮件一样也exchange绑定；功能上不局限于一般邮箱收发邮件的简单操作，而是进一步完善，使得用户可以在邮箱处理各种日常办公事务，从而提高办公效率。

●个人资料

对个人一些具体信息的描述，包括职责说明、联系电话、个人相片等等。

●名片夹

对个人、部门、单位名片的添加、删除管理，为日常办公提供

●个人日程安排

针对个人的日程工作安排进行记录，并定时提醒。

●个人文件夹

实现个人文件、资料的上载、共享。

●个人密码维护

个人密码要基于域的安全，为域用户密码，基于安全因素考虑，提供每个使用者定期修改个人密码功能。

●授权代理

实现个人办公权限暂时转移，在出差等不能及时处理日常工作时临时将部份工作由其他人员替代。

●办事记录

对个人曾参与过的日常办公内容浏览、查询，实现工作流程跟踪。

三、办公事务

●请示汇报

工作人员可以根据某具体事项向自己的分管领导请求指示、批准或汇报工作，作为一种非正式的请示汇报，申请发起人可根据自己的意图选择请示汇报的对象；领导可根据实际情况决定是否回复；拟稿人可收到领导已处理的确认。

●信息发布

实现办公内部新闻、部门通知、单位通知的网上发布功能，每个工作人员都可以按以下表单填写资料，经信息发布员审核后在OA主界面正式发布，取代目前的纸质或黑板的通知通告。

●办理状态查询

本人所有办理过的办公事务的动态状态查询。

包括这些事务的所有处理情况、当前处理状态，实现动态跟踪，提高办公效率。

●待办事务

显示所有在当前操作者手头上需要办理的办公事务，并显示详细内容等待办理。

四、公文处理

公文管理是办公自动化系统中重点实现的功能模块。

主要是用来实现收发文的自动化处理，缩短文件传阅和办理时间，进而提高各部门办公效率。

●新建公文

新建公文包括收文、单位发文、联合发文、内部发文，完成日常办公的公文处理工作

（一）收文

收文管理对应其特有的工作流程，实现对上级机关来文及下属单位的上报文件进行处理；普通公文的共享传阅功能。

（二）发文

发文管理是OA系统重要的实现模块,主要是实现单位发文管理的自动化，缩短发文时间、规范发文管理工作，从而提高各部门公文处理效率。

其中又发文又分为了单位发文、联合其他政府部门发文和职能部门内部发文三种模式，每一种模式对应其特有的工作流程。

●待办公文

此栏目主要用于管理当前使用人员手头上待办的公文，包括在待办的收文、单位发文、联合发文、内部发文，并可进行办理

●收发文状态查询

显示当前使用者所有参与过的办理公文状态情况，并可跟踪每份公文的办公流程，提高公文办公效率

●拟文助理

此栏目功能是为拟稿人提供一个公文拟发的参考资料，包括各类公文的规范格式、拟文的内容参考等等。

五、会议管理

此模块功能主要提供会议室流程的申请，实现会议室按排自动化

六、资源管理

实现日常办公资源设备的电子化管理，包括车辆、办公用品等的管理。

●车辆申请

日常车辆业务使用的网上申请批复管理。

●办公用品

日常办公用品的管理。

包括用品的登记入库、领取等等，同时实现统计功能。

七、系统管理

为具有系统管理员权限的人员提供对系统管理监控的系统功能。

包括OA使用人员登录日志的管理、办公自动化系统的人员的注册角色管理、车辆会议室的录入管理等。

●日志管理

对OA系统的每位人员的使用情况的记录管理。

包括登录时间、登录机器、操作的记录，为系统维护提供辅助功能。

●车辆管理

实现单位所属车辆的录入为车辆申请提供资源。

●会议室管理

实现单位可用会议室的录入为会议申请提供资源

●用户注册

添加新的OA用户，OA的角色等同AD的角色等。

●党校信息系统接口

●移动信息平台

八、查询

此项功能是对全单位档案系统的快速检索功能。

包括相关的政策法规、工程档案以及相关人员信息的动态查询，为日常的工作的提供有力的协助工具。

九、公共社区

此模块是OA系统与单位内部网站的共用部份，包括讨论交流、学习专栏及休息室等功能，为工作人员提供学习交流休息的空间及提供相互交换文件和备份的平台。