青松沃德指纹考勤管理系统文档说明.docx
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青松沃德指纹考勤管理系统文档说明
青松沃德指纹考勤管理系统
Version1.0
帮助文档
江西青松沃德生物识别技术有限公司
2007-2-28
目录
前言…………………………………………………………………………………………..……4
基本概念…………………………………………………………………………………………..6
一．软件安装……………………………………………………………………………………..7
二.使用指南………………………………………………………………………………………13
1.事例环境……………………………………………………………………………………..13
2.人员管理……………………………………………………………………………………..14
3.考勤管理……………………………………………………………………………………..19
4.统计和报表管理……………………………………………………………………………..26
5.小结…………………………………………………………………………………………...29
三.功能详解……………………………………………………………………………………….30
1.如何进入人员管理器？
……………………………………………………………………...31
2.何时使用人员管理器？
……………………………………………………………………...32
3.如何选择合适的视图模式？
………………………………………………………………...33
4.如何新建部门信息？
………………………………………………………………………...34
5.如何修改部门信息？
………………………………………………………………………...34
6.如何删除人员信息？
………………………………………………………………………...36
7.如何新建人员信息？
………………………………………………………………………..35
8.如何修改人员信息？
…….…………………………………………………………………36
9.如何删除人员信息？
……………………………………………………………………….36
10.为什么要导出人员名单？
………………………………………………………………...37
11.如何导出人员名单？
……………………………………………………………………….37
12.如何选择排班或注释的月份？
…………………………………………………………….37
13.如何选择部门？
…………………………………………………………………………….39
14.如何建立班次？
…………………………………………………………………………….39
15.如何给员工排班？
………………………………………………………………………….41
16.如何打印班次信息？
……………………………………………………………………….42
17.如何打印排班结果？
……………………………………………………………………….42
18.如何继承班次……………………………………………………………………………….42
19.如何建立注释……………………………………………………………………………….43
20.如何进行注释……………………………………………………………………………….43
21.如何导入流水帐…………………………………………………………………………….46
22.如何导出流水帐…………………………………………………………………………….49
23.如何对流水帐进行浏览和查询…………………………………………………………….50
24.为什么需要报表管理模块………………………………………………………………...52
25.如何打印报表.………………………………………………………………………………54
26.如何设置原始流水帐表…………………………………………………………………...55
27.如何设置考勤记录表……………………………………………………………………….56
28.如何设置注释情况表……………………………………………………………………….57
29.如何设置统计汇总表……………………………………………………………………….57
30.如何设置考勤结果一览表………………………………………………………………….62
31.如何设置人员信息表……………………………………………………………………….62
前言
感谢您选择了考勤管理方案——青松沃德指纹考勤管理系统。
考勤管理方案给您带来了什么？
青松沃德指纹考勤管理系统是一套面向政府机关、公司、企业等具有一般性的考勤管理需求的解决方案，配合指纹产品，青松沃德指纹考勤管理系统能使作为考勤管理者的您：
● 轻松地定制单位员工的上班方式，让您对不同部门员工的出勤规律了如指掌。
●方便地处理员工请假、出差等事件给考勤带来的特殊情况，并让您时时全面地掌控这些信息。
●准确而简便地获得员工的出勤情况报表，帮助你获得员工的迟到、早退、旷工等信息，产生对应薪资酬劳扣减的报表。
总而言之，青松沃德指纹考勤管理系统将成为您进行考勤管理的得力助手，让您从繁琐乏味的手工统计中解脱出来，真正实现考勤管理的自动化。
青松沃德指纹考勤管理系统怎样实现上述的考勤管理要求？
我们的考勤管理方案，向你提供了一个包含3个主要步骤的流程，通过这个流程，青松沃德指纹考勤管理系统最终能够提供您所需要的各项功能和信息。
1. 人员管理：
通过这个环节，您将告诉青松沃德指纹考勤管理系统，你的单位都有哪些部门和员工，而青松沃德指纹考勤管理系统将帮您维护这些信息。
2. 考勤管理：
通过这个环节，您将告诉青松沃德指纹考勤管理系统，您单位的员工以怎样的规律出勤，当然，青松沃德指纹考勤管理系统提供有效的措施，让这种说明变得十分简单，同时青松沃德指纹考勤管理系统也将帮您维护这些信息。
3. 统计和报表管理：
通过这个环节，青松沃德指纹考勤管理系统将按照您的要求，配合上述信息以及指纹考勤硬件设备为你提供的考勤记录，打印各种统计报表。
青松沃德指纹考勤管理系统的特性？
1．连续创建员工信息
2．可自定义部门
3．排班/注释画面支持滚动条
4．允许撤销最近5次的排班
5．允许在不相邻的月份之间跳转
6．使用不同的颜色表示班次和注释
7．支持简单的加班
8．排班/注释画面使用不同的鼠标图案
9．流水帐自动搜索
10．提供更多样式和更加灵活的报表
11．结果统计的运算速度有至少10倍的提高
12．数据自动升级
其他的新特性，相信您会在使用中有所体会的。
基本概念
1、流水帐员工日常考勤的原始记录，以一个月为一个单元，生成一个考勤流水帐文件（例如：
D200112.db表示2001年12月的流水帐文件）。
2、排班为员工安排某一时间段内的工作时间，包括：
工作的属性（正常班、加班等）、上班时间、下班时间、迟到时间、旷工时间等。
它是处理考勤流水帐的基本依据。
3、基本班次即一天内的一个上班时间段，包含一组完整的上下班时间（例如：
8:
00-12:
00为一个基本班次，14:
00-18:
00为另一基本班次），一个员工一天内最多上四个基本班次。
4、班次基本班次的集合，一个班次最多包含四个基本班次，一个员工一天内只能上一个班次。
5、继承排班对一个已排班的月份，排下一月份（或上一月份）的班时，使用继承排班功能，可以将原排班按规律（如三班倒）继承到本月份。
6、注释因某些原因（例如：
出差、病假、公假等）未考勤时，需要将该员工未考勤的原因按天告诉计算机，以便能统计出正确结果。
上述的操作就称为考勤注释。
7、详细注释因某些原因（例如：
出差、病假、公假等）未考勤时，需要将该员工未考勤的原因按时间段告诉计算机。
8、统计量考勤报表中所要统计的内容称为统计量（例如：
迟到次数、缺勤时间、加班时间等）。
一．软件安装
双击
执行安装程序
显示欢迎信息需要继续安装点击“下一步”终止安装点击“取消”
点击“下一步”
显示许可协议，需要继续安装点击“是”同意许可协议内容，终止安装点击“否”
点击“是”
显示目标目录选择框，点击“浏览”选择安装目录，否则使用默认的安装路径
需要继续安装点击“下一步”，终止安装点击“取消”，点击“上一步”可以返回上一步更改设置
点击“下一步”
显示程序管理组设置窗体
在
中可以设置开始菜单中的组名称，使用默认值“青松沃德考勤管理系统”
点击“上一步”进行上一步的设置更改，点击“下一步”继续，终止安装点击“取消”
点击“下一步”
准备安装软件的预备界面
点击“上一步”进行上一步的设置更改，点击“下一步”开始安装，点击“取消”终止安装
点击“下一步”
安装程序开始执行，点击“取消”可以终止安装
安装程序执行完毕，程序可以使用
一．卸载软件
在程序所在目录可以看到
双击它，显示对话框
选择“自动”点击“下一步”
点击“完成”开始执行卸载程序，软件将从你的计算机中彻底清除。
还可以在“控制面板”的
中卸载程序
双击打开“添加/删除程序”
打开窗体
选中
点击
将会执行卸载程序。
软件将从你的计算机中彻底清除。
使用指南
本章将引用一个简单的例子，使您对青松沃德指纹考勤管理系统的使用有一个总体的印象。
您不必深究例子中操作的各种细节（实际上我们已经略过了一些次要环节），只要您能通过这个例子了解青松沃德指纹考勤管理系统的大致使用流程，阅读的目的就达到了。
此后您可以暂时把说明书放到一边，试着开始您真正的工作，当遇到不明白的地方时，再去翻阅第四章的相关章节。
事例环境
XYZ是一家小软件公司，它的雇员组成两个开发小组：
A组一共4名成员：
赵一、张三、李四、王五、。
B组2名成员：
钱七、孙六。
当然，还少不了负责考勤管理的胡小姐，但是她自身并不用担心出勤的事，因为她直接由经理监督。
A组雇员的上班情况：
周一到周五，早8：
00上班签到，17：
30离开签到。
B组雇员比较散漫，只要每周一、三、五上班就行了，不过是早7：
00上班签到，18：
00离开签到。
公司购买了一台指纹考勤机，而经理希望胡小姐能够在每个月初向他汇报上个月每个人的出勤情况，即：
谁、哪一天迟到了等等。
胡小姐是一位对《青松沃德指纹考勤管理系统（青松沃德指纹考勤管理系统）》有使用经验的考勤管理员，她很明白，青松沃德指纹考勤管理系统的使用流程是：
人员管理
考勤管理
统计和报表管理
人员管理
胡小姐通过点击windows98桌面上的青松沃德指纹考勤管理系统快捷方式
（wizard.exe），启动青松沃德指纹考勤管理系统的向导画面,但是青松沃德指纹考勤管理系统要求输入用户名和密码（图3-1）：
图3-1青松沃德指纹考勤管理系统登录界面
胡小姐知道默认的用户和密码都是“adm”（图3-2），所以很顺利地通过了登录。
图3-2填入默认用户和密码
青松沃德指纹考勤管理系统现在进入了主向导界面，胡小姐明白首先要进行的操作是人员管理（图3-3）。
图3-3从主向导界面选择人员信息操作
点击图标按钮
，青松沃德指纹考勤管理系统进入人员管理模块界面（图3-4）。
图3-4人员管理模块主界面
胡小姐看到现在这里空无一人（右侧），也没有任何部门信息（左侧）。
通过点击左上角唯一可用的绿色按钮
，胡小姐尝试建立第一个部门（图3-5）：
图3-5新建部门A组
确定后可以看到小对话框的蓝色标题栏显示“新建成功！
”，而现在可以继续创建下一个部门——B组（图3-6）。
图3-6新建部门B组
现在完成了部门的创建（图3-7），下一步，胡小姐打算建立各个雇员的信息。
图3-7完成部门A组、B组的建立
点击上方的第4个按钮，从而新建B组的第一个成员——赵一（图3-8）：
图3-8建立“赵一”个人信息
在这里，胡小姐为赵一分配了编号‘00000001’，这意味着编号‘00000001’唯一地代表赵一，虽然这个编号是可以随便指定的，但是以后的人员都不能再使用‘00000001’了。
使用类似于连续建立部门的方法，胡小姐很快就建立起了人员信息（图3-9）：
图3-9完成人员信息的建立
至此，人员管理的工作完成了，现在，胡小姐要从主菜单中的
“文件|返回向导”回到主向导界面进行下一步的工作。
考勤管理
点击图标
，如图图3-10，即可从主向导界面进入考勤管理模块界面：
图3-10从主向导界面选择考勤管理操作
下面是考勤管理模块的主界面（图3-11）：
图3-11考勤管理主界面
注意：
工具条中的年、月下拉框中的信息，说明了胡小姐要描述的是2001年9月员工的上班规律，当然，她也可以描述其他月份的。
胡小姐明白，所谓“考勤管理”，就是告诉青松沃德指纹考勤管理系统你的员工是按照怎样的规律上班的，而在XYZ公司:
A组：
周一到周五，早8：
00上班签到，17：
30离开签到。
B组：
每周一、三、五上班，早7：
00上班签到，18：
00离开签到。
显然，A、B两个小组的上班规律是完全不同的，所以胡小姐决定，建立两个班次，来代表这两种规律。
选择菜单项“编辑|班次|新建”，弹出建立新班次的对话框（图3-12）：
图3-12建立新班次
胡小姐知道1个班次实际上就是对员工某一天上班规律的描述，而1天的时间可以划分为4段，称作“基本班次”。
对于A组，由于每天中午不用签到，所以只有一个上班时间段：
早8：
00至17：
30。
根据需要，胡小姐把新建班次对话框设置成图3-13这样（具体的设置方法参看以后的章节）：
图3-13排好A组班次
可以看到，这个班次用代码“A”表示，名称“A组班次”表明了是为A组员工建立的，颜色选项指定一种颜色表示这个班次，很快就能知道它有什么用处。
从表格的第2列可以看出，如前面所说，A组只需要1个基本班次，所以第3、4、5列都没有进行改动。
同时也看到，第1个基本班次的上、下班时间是胡小姐预期的，至于其他的几个时间，可以暂时不去考虑他们的具体意义，后面的章节会作介绍。
点击“确定”按钮后，就建立了A组班次，同样的方法胡小姐又建立了对应B组的班次，这时的考勤管理主界面右侧的列表中，出现了刚才建立的班次（如图3-14）：
图3-14建立完A组、B组班次
可以看到，每个班次用它的代码和名称表示，而每个班次左上角的彩色小方格，正是胡小姐刚才为每个班次指定的颜色。
现在，胡小姐已经有了表示A组上班规律的班次“A”和表示B组上班规律的班次“B”，接下来要做的，就是把这两个班次分配给各个员工了。
首先胡小姐在按下“Ctrl”键的同时用鼠标左键点击表格左侧的名单，选中了A组的所有成员（如图3-15），并且通过鼠标左键点击右侧的班次列表选中了班次“A”：
图3-15选中A组所有成员
然后胡小姐就开始在中间的小方格中开始“涂抹”了（图3-16）：
图3-16给A组成员排班
回想一下A组的上班方式—周一到周五，再看看胡小姐的“涂抹”方式，您就明白了如何排班。
同样的方法，再为B组成员分配班次“B”，完成以后的画面是这样的（图3-17）：
图3-17完成A、B两组成员的排班
选择菜单项“文件|保存”，胡小姐的工作就被青松沃德指纹考勤管理系统安全地记录下来了。
统计和报表管理
终于到了收获的季节，胡小姐已经告诉了青松沃德指纹考勤管理系统所有它想知道的，现在青松沃德指纹考勤管理系统应该有所回报了。
不过在此之前，还有一些事情：
胡小姐拿着一张空白软盘从考勤机上拷贝出存放了9月份员工考勤记录的文件（Timeasy2100考勤机不需进行此操作），再将软盘插入管理计算机的A驱动器中。
然后，从青松沃德指纹考勤管理系统的主向导界面点击图标
将进入“统计和报表管理模块”（如图3-
18所示）。
图3-18从主向导界面选择统计和报表管理操作
下面就是“统计和报表管理”模块主界面（图3-19）：
图3-19统计和报表管理主界面
选中“考勤记录表”选项（这正是胡小姐需要的报表），然后点击“设置”按钮进入该表的设置界面（图3-20）：
图3-20设置“考勤记录表”
上面是胡小姐设置好的报表选项，可以点击“确定”永久性地记录这些选项。
好了，到了这个时候，胡小姐只需要再点一下“预览”按钮，就大功告成了（如图3-21）：
图3-21“考勤记录表”的打印预览界面
现在胡小姐可以直接把报表通过打印机打印出来，也可以把生成的报表保存在电脑硬盘上，预览窗口上方的那些按钮提供了这些功能。
小结
通过XYZ的例子可以看到，只要您按照这样的一个流程：
青松沃德指纹考勤管理系统最终就能够提供给您所需要的报表，其实，前两个步骤和第三个步骤的设置，大部分信息都被青松沃德指纹考勤管理系统记录下来了，只有当您的单位人员有所变动、月份变更、或者考勤策略有所变化的时候，您才需要作有限的修改，而更多的时候，您做的只是点击一下“预览”按钮。
XYZ的例子只是用到了青松沃德指纹考勤管理系统最常用的功能，这也是出于不易产生混淆的考虑，青松沃德指纹考勤管理系统更多的功能，您将在使用中，配合说明书的以后章节，逐渐掌握。
功能详解
本章逐项介绍了青松沃德指纹考勤管理系统的各项基本功能的具体使用方法，如果您已经理解了第三章的例子，那么您可以把本章的内容当作速查手册，在必要的时候寻找您感兴趣的操作方法。
青松沃德指纹考勤管理系统有以下几个基本功能，您可以从主向导界面分别进入：
人员管理
考勤管理
流水帐管理
统计和报表管理
以及
高级功能
其中，高级功能包括以下功能
用户管理
版本升级
设备管理
下面就对这几个功能进行分别的说明：
人员管理
如何进入人员管理器？
登录到青松沃德指纹考勤管理系统主向导之后，在“操作类型”栏目中选择“人员管理”，然后单击“进入”就可以进入人员管理器了（如图4-1所示）。
何时使用人员管理器？
a．第一次使用本系统时；
b．单位人员发生变更（新增、调换或辞退等）时；
c．单位部门发生变更（新增、更名或撤消等）时；
d．需要提取人员信息的数据文件时；
e． 重新安装本软件后。
人员管理器介绍
人员管理器界面如图4-1所示，分为区域：
主菜单：
包括了人员管理器的所有功能；
部门管理区：
部门管理的所有功能按钮，从左至右依次为“新建部门”、“修改部门”、“删除部门”；
人员管理区：
人员管理的所有功能按钮，从左至右依次为“新建人员”、“修改人员”、“删除人员”；
部门列表区：
列出所有建档部门的名称；
人员信息区：
对于不同的视图模式，可显示不同范围的人员信息，包括编号、姓名、性别、所在部门。
图4-1人员管理器主界面
如何选择合适的视图模式？
所谓视图模式是指用户根据不同的需要选择的界面模式和功能模式。
进入人员管理器之后，按下主菜单中的“视图”按钮，会看见两个选项，一个是“按部门浏览”，还有一个是“显示全部”，进入人员管理器时，系统默认的是“按部门浏览”的视图模式，在这种模式下，“部门列表区”按照部门名称排序后依次显示各个部门，选择亮度条停留在第一个部门上，有三种方法可以改变部门选择，一是用鼠标单击选定部门，二是在“部门列表区”被击活（用鼠标单击该区域任一处使其击活）的状态下通过上下拖动条的拖动来改变所选定部门，三是在“部门列表区”被击活状态下通过上下移位键来改变选定部门；“人员信息区”显示当前所选部门的所有人员的信息，其显示顺序根据当前所选部门内所有人员编号由小到大来排定，人员的选定和部门的选定类似。
在“按部门浏览”模式下，可以对选定的部门或人员做相应的操作。
当选择“显示全部”模式时，“部门管理区”和“主菜单”中的部门操作选项失去作用，“部门列表区”变灰，表示此模式下不能对部门信息进行操作，“人员信息区”显示所有部门的全部人员，并且是以部门为第一顺序，编号为第二顺序排序，此模式下只能对人员进行操作。
注意：
在“按部门浏览”视图模式下，对人员信息和部门信息均可以操作，而在“显示全部”视图模式下，只能对人员信息操作。
如何新建部门信息？
在“按部门浏览”的视图模式下，有两种方法可以新建部门。
一是在人员管理器的主菜单中单击“编辑”按钮，在弹出的子菜单项中选择“部门”，在下一级子菜单中选择“新建”会弹出新建部门窗体（如图4-2所示），用户可输入想要新建的部门名称，按下“确定”按钮即可，窗体上方会提示“新建成功”，同时“部门列表区”显示新建部门的名称，可以连续新建，若不再需要新建时，按下“取消”按钮即可关闭窗口；另一种方法是直接单击“部门管理区”的左边第一个按钮就会弹出新建部门窗体，新建过程同前面一样。
图4-2新建部门窗体
如何修改部门信息？
在“按部门浏览”视图模式下，您可以通过四种方法修改部门信息。
一是单击主菜单上的“编辑”按钮，选择“部门”，再选择“修改”就会弹出修改部门窗体，输入新的部门名称后按“确定”即可，修改后的部门名称会同时在“部门管理区”显示，修改部门窗体关闭，若不想修改时按“取消”退出；二是直接按“部门管理区”的左边第二个按钮即弹出修改部门窗体，其它操作同方法一一样；三是双击“部门管理区”任一点，就会弹出当前所选部门的修改信息窗体，修改同前一样；四是双击要修改的部门名称，就会弹出该部门的修改信息窗体，修改同前一样。
如何删除部门信息？
用户由于某种原因要删除部门时必须注意：
删除部门前必须先删除该部门的所有人员（删除人员操作见后面有关内容），否则不能删除该部门，系统会发出警告。
删除部门的操作和新建部门相类似，也有两种方法，一是按下“部门管理区“的左边第三个按钮，会弹出一个警告框（如图4-3所示），询问用户是否要删除当前所选部门，若用户按下”确定“按钮，所选部门将被删除，按下“取消”按钮取消删除操作；二是按下主菜单“编辑”按钮，选择“部门”，再选择“删除”，也会弹出删除警告框，按“确定”即可。
图4-3删除部门警告框
如何新建人员信息？
新建人员操作在两种视图模式下都可以进行，不论哪种视图模式，都可以按以下两
升级会员 