关于我国中小企业运用会计信息系统的分析.docx

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关于我国中小企业运用会计信息系统的分析

关于我国中小企业运用会计信息系统的分析

【摘要】会计信息系统由于其强大的功能以及在大型企业中的广泛运用,已经成为当今各行各业的主要经营管理工具。

本文以会计信息系统的定义为起点,通过对中小企业在会计信息系统下遇到的各种利弊进行分析,并针对其存在的问题分析形成原因以及提出相应的解决方案和个人观点,以推动我国中小企业管理的现代化,促进我国经济迅速发展。

【关键词】中小企业电算化软件信息系统化内部审计

【Abstract】Accountinginformationsystembecauseofitspowerfulfeaturesandextensiveuseinlargeenterprises,hasbecomethemainmanagementtoolofallwalksoflifetoday.ThedefinitionoftheaccountinginformationsystemasastartingpointtoanalyzeencounteravarietyofadvantagesanddisadvantagesofaccountinginformationsystemforSME,andanalysisofthecausesforitsexistenceandtoproposeappropriatesolutionsandpersonalpointofview,inordertopromoteourcountrymanagementofthemodernizationofSME,andpromoteChina'srapideconomicdevelopment.

【Keywords】SMEcomputerizationsoftwareinformationsystematicinternalauditrecommendationsforimprovement

引论

（1）

1我国中小企业运用会计信息系统的现状

（1）

1.1会计信息系统的定义

（1）

1.2我国中小企业运用会计信息系统的现状

（2）

2我国中小企业运用会计信息系统的优势分析

（2）

2.1有利于提高会计信息质量和工作效率

（2）

2.1.1保证会计核算质量

（2）

2.1.2提高工作效率

（2）

2.2有利于提高会计人员素质,强化会计管理职能（3）

2.3有利于实现中小企业管理现代化（3）

2.4有利于中小企业做大做强（3）

2.5有利于降低管理成本（4）

3我国中小企业运用会计信息系统的劣势分析（4）

3.1会计信息系统成本过高（4）

3.1.1对计算机硬件要求齐备（5）

3.1.2对计算机软件要求高适应性（5）

3.1.3对会计人员要求知识技能全面（5）

3.1.4对会计信息系统的运行环境要求高（5）

3.2财务软、硬件系统的落后（6）

3.3工作人员综合素质偏低（6）

3.4操作人员舞弊（6）

3.4.1数据偷窃（6）

3.4.2修改业务数据（6）

3.4.3虚构业务数据（7）

3.5数据输入输出错误风险大（7）

3.6企业领导不够重视（7）

4完善会计信息系统在我国中小企业运用的建议（7）

4.1提高重视程度,强化安全意识（7）

4.2加强财会人员队伍建设（8）

4.3健全会计信息系统安全管理制度（9）

4.4加强内部审计工作（9）

4.5加强职业道德建设（9）

4.6完善会计信息系统安全法律（10）

结论（10）

参考文献（11）

谢辞（12）

引论

会计信息系统是从20世纪80年代初开始在中国运用的。

起初会计信息系统软件由企业自制,后来出现了用友、金碟等财务软件公司,财务软件的发展逐渐走向规范与成熟。

从20世纪90年代末,传统财务软件的缺陷渐渐显现出来,企业不再简单地要求软件系统进行记账与报表输出,还要求软件系统能够提供业务相关的成本、盈利以及绩效等方面的支持信息,这就促使财务软件逐渐向ERP等高度集成化的软件发展,国内各大财务软件厂商也纷纷从单独的财务软件设计转型为ERP厂商。

ERP是基于企业价值链的现代管理系统,它集企业的物流、价值流和信息流于一体。

会计信息系统是ERP的重要组成部分,是ERP中的重心,是整合企业各个部门各种资源的最佳手段,完全实现了管理会计与财务会计的一体化以及财务业务的一体化。

在贸易全球化的今天,会计信息系统已成为中小企业当前会计工作的主要工具,提高工作效率以及运用计算机技术代替手工记账的基本方式。

市场经济的高速发展,全球经济贸易的复杂多变,以互联网为基础的商务日趋活跃,会计信息系统不仅减轻了财会人员的劳动强度,为会计工作节省大量的人力、财力和时间的同时也提高了会计信息收集、整理、传输、反馈的速度和准确度,提高了会计信息使用者的分析决策能力,但会计信息系统化管理仍然存在许多新的问题。

辨证地了解新形势下中小企业会计信息系统的使用现状,客观地认识会计信息系统化面临的问题,探求其原因,有针对性的提出解决问题的对策和措施,不仅对中小企业会计信息工作,而且对整个会计系统,都具有十分重大的作用。

1我国中小企业运用会计信息系统的现状

21世纪是信息化的时代,经济的信息化关键是企业的信息化,而企业信息化建设过程中90%的信息来源于企业的会计信息,企业的会计信息绝大多数是由企业的会计信息系统提供的。

随着计算机和信息技术在会计中的广泛应用,会计工作经历了从手工会计电算化再到会计信息化这一过程。

会计信息系统的建设将为企业的经济管理、控制决策和经济运行提供充足、实时、全方位的信息。

那什么是会计信息系统呢?

1.1会计信息系统的定义

会计信息系统是会计实现电算化以后的会计信息处理系统,它是一种以计算机为基础,用系统思想分析、设计和建立的用于处理会计核算业务,提供财务信息,辅助进行财务分析、预测、计划制定,加强财务控制和财务决策的现代会计系统。

它包括了计算机为主的各种硬件、软件、数据文件和使用系统的所有人员,其核心是一套功能强大的会计软件。

它不仅仅是用计算机代替手工进行记账、算账和报账,这只是工作的第一步,它还能帮助会计人员摆脱繁琐的数据处理工作,集中精力深入分析会计工作的各种数据,以便及时发现存在的问题,为预测和决策提供数据。

会计信息系统的建立,是现代化大生产和新技术革命的必然产物,是会计发展史上的一次重大变革,必将对会计理论和实务产生深远的影响。

1.2我国中小企业运用会计信息系统的现状

就目前,我国很多中小企业大都还在沿袭原来的处理方法,手工操作,重复劳动,效率低下。

即使有的企业建立了会计信息系统,采用了电算化,也未能从实质上解决会计信息化问题,会计提供的信息也未能及时、有效的为企业决策及管理服务。

大多数大型的企、事业单位都使用了计算机,而且都建成了完整的会计信息系统,靠计算机有效地完成记账、算账、报账任务,还有效地利用会计信息以考核过去、控制目前和预测未来的各项经济活动。

然而在中小企业,特别是小企业中会计信息系统的建设情况还不是那么令人感到乐观,目前的状况也还不尽如人意。

2我国中小企业运用会计信息系统的优势分析

据统计,目前我国中小企业约有1000万家,国民生产总值60%由中小企业创造,已经成为国民经济的支柱,中小企业平均每年增长速度超过20%。

这1000万家中小企业要如何在竞争激烈的现代市场中得以生存和发展呢?

最关键的是企业的管理水平,而现代企业管理决策主要依靠的是信息,企业经营决策中依靠的信息90%来源于企业的会计信息。

在中国大多数中小企业已经具备了推行和建立自己的会计信息系统的条件,为求生存和发展,大部分中小企业都能在自己管理的思想观念、方式方法上不断创新,势必会在这一方面做得更好。

会计信息系统建立后,究竟会给企业带来什么样的变化?

2.1有利于提高会计信息质量和工作效率

2.1.1保证会计核算质量

实现会计信息系统化后,对数据来源提出了一系列规范要求,而且数据的处理都是通过专业的会计软件完成,过程又能始终得到控制,在很大程度上解决了手工会计核算中的记账不规范、不统一、易错记、漏记等问题。

因此会计信息系统不仅有利于保证会计核算质量,而且能促进工作规范化。

2.1.2提高工作效率

大量的数据从计算、分类、归集、存储到分析等会计核算工作,都由计算机自动完成,并且计算机的计算速度是手工的几百倍,几千倍,会计人员也从原来的记账、算账、报账等繁重的工作中解脱出来,把主要精力和工作重心转向加强管理和监督方面。

由于计算机不仅能够大量存贮信息,并且能以低成本、高速度、自动化、精确地进行数据处理,从而打破了手工操作的局限性,为日常管理提供更为详细、及时的信息。

因此大量的会计信息可得到及时记录、汇总、分析,工作人员也可随时查看、报送报表。

行业、地区实现电算化后,大量经济信息资源的及时性、准确性、系统性和共享程度,又大大提高了经济信息的使用价值。

因此,中小企业实行会计信息系统化,无论是会计工作的质量还是工作效率都能得到很大的提高,从而促进企业不断发展。

2.2有利于提高会计人员素质,强化会计管理职能

运用会计信息系统后,一方面广大财会人员为适应工作需要,会更加自觉地学习新知识,逐步提高自身素质。

会计信息系统下广大财会人员还可以利用互联网了解到更为及时可靠的会计专业方面的实时新闻,同时还能通过互联网上丰富的学习资源学到更多的专业知识,提高会计人员的专业水平,从而更进一步推动会计工作走上新的台阶。

另一方面,广大会计人员,在计算机系统中,可以充分利用计算机的优势和特点,进行会计预测、决策、控制以及会计分析活动,从而真正实现会计的管理职能。

2.3有利于实现中小企业管理现代化

我国大部分企业属中小型企业,在会计信息系统还未普遍使用到中小企业中去时,中小企业们还是采用的原始手工会计信息系统,这样会计人员不仅工作量大,而且繁重复杂易出

错,速度低、效率低、差错率高。

会计信息使用者也不能及时准确的了解到企业各方面的数据信息,不利于会计信息使用者做出经济决策。

而采用了会计信息系统以后,会计人员只需把原始数据输入到系统中去,很多数据会计系统都会自动生成,会计人员也不必每天都忙碌着记账算账,编制财务报表了。

会计信息系统下面还有多个子系统,不同的子系统存储不同会计信息数据,企业领导可以从不同的系统模块了解到企业各部门的经济信息和企业运营状况,以便及时做出经济决策。

中小企业在采用会计信息系统后,财务工作实现了信息化、数字网络化、系统化,推动了企业管理现代化,也提升了中小企业的形象。

2.4有利于中小企业做大做强

在我国,中小企业是国民经济的重要力量,对扩大就业、活跃市场、增加税收、稳定社会和形成合理的国名经济结构、推动我国经济发展和制度创新都发挥着不可替代的作用。

而规范中小企业财务管理,实现财务工作的现代化,是中小企业发展中非常重要的一部分。

会计信息系统让企业财务工作转向信息化,企业信息化能帮助领导者全面监控企业财务状况。

企业通过建立会计信息系统,强化财务管理与资金监控,既可以加强制度约束、防范资金风险、堵塞资产流失的漏洞,同时可以做到信息共享,避免统计数据和财务信息失真。

中小企业会计信息系统化后不仅有利于规范企业财务管理与资金管理,而且有助于领导做出科学合理的生产规划,销售策略,战略决策,提供准确可靠的会计信息资料,指导生产经营,正确评估和预测企业未来的经济利益,提高企业的经济效益和竞争,使企业不断做大做强,带动国民经济发展。

2.5有利于降低管理成本

目前在我国,会计核算商品化软件的开发已走上了健康发展的道路,国内电算化软件开发市场也发展迅速。

比较成熟的电算化软件如用友、金蝶。

金蝶财务软件相对比较易学,用友软件则更适合大公司的需求,其购销存系统和应收应付系统对需要处理大量品种及较多往来单位的公司来说处理十分方便,同时用友能分部门分项目进行核算,有利于进行公司内部考核。

金碟与用友软件针对的用户层不同,用友软件核

算全面,但操作起来较繁锁,特别是在设置存货,固定资产的参数时较麻烦。

如果公司的存货较多,分类较细,建议不要用金碟,可以考虑速达,金算盘。

如果你会操作用友软件建议用用友,用友软件考虑得比较周全,在数据导出导入方面数据接口方面做得不错,但价格也不菲。

可见不同的软件,有不同的功能特点去满足不同企业的需求。

会计信息系统的强大功能不仅能减轻了会计人员的工作量,而且能帮助企业精简人员,节约人工费用。

会计信息系统中的成本核算模块有利于经营者清楚的知道企业资金成本流动情况,降低成本的浪费和去向不明等情况。

因此,企业可以根据自身特点购买利于企业操作管理的系统,降低企业生产管理成本。

3我国中小企业运用会计信息系统的劣势分析

会计信息系统功能强大,使用起来也方便,但其价格对于相对落后的中西部地区而言似乎有点偏高,技术方面也面临很多问题。

所以一些小企业在运用会计信息系统时可能会遇到难题。

3.1会计信息系统成本过高

企业要实现会计电算化就要进行财务信息化的软硬件建设,其中包括:

3.1.1对计算机硬件要求齐备

计算机硬件是指进行会计数据输入、处理、存储及输出的各种电子设备,如输入设备有键盘、扫描仪等;数据处理设备有计算机主机等;存储设备有磁盘、光盘等;输出设备有打印机、显示器等。

3.1.2对计算机软件要求高适应性

计算机软件包括系统软件和应用软件两类。

系统软件是保证会计信息系统能够正常运行大的基础软件,如操作系统、数据库管理系统等;在会计信息系统中应用软件主要指会计软件,它是专门用于会计核算和会计管理的软件,是会计信息系统的一个重要组成部分,没有会计软件的信息系统就不能称之为会计信息系统,拥有会计软件是会计信息系统区别于其他信息系统的主要因素。

3.1.3对会计人员要求知识技能全面

会计人员是指会计信息系统的使用人员和管理人员,包括会计主管、系统开发人员、系

统维护人员、凭证录入人员、凭证审核人员、会计档案保管人员等。

会计人员也是会计信息系统中的一个重要组成部分,如果没有一支高水平、高素质的会计人员和系统管理人员队伍,那么有再好的硬件、系统软件、会计软件,会计信息系统也不能稳定、正常地运行。

3.1.4对会计信息系统的运行环境要求高

会计信息系统的运行规程是指保证会计信息系统正常运行的各种制度和控制程序,如硬

件管理制度、数据管理制度、会计人员岗位责任制度、内部控制制度、会计制度等。

但是这对于大多数中小企业而言,他们都不愿意这样做,因为成本偏高。

于是他们选择将部分或全部财务工作交由外面的专业服务机构去做,一是可以节约聘请财务人员的人工成本,二是可以节约财务信息化的软硬件建设成本。

因此,有的企业干脆不设会计机构,将所有会计工作委托会计事务所代理,或者任用自己的亲属当出纳,外聘兼职会计定期来做账,忽视了会计工作在中小企业财务管理中的作用。

当前多数企业代理记账会计基础工作不规范,比如人员配备不规范,会计人员素质（包括职业道德、会计专业知识水平）有待于进一步提高。

同时还存在会计核算不按要求来做、不规范,原始凭证审核过于形式、原始凭证上单位负责人未审批签名,会计资料存在数据失真的现象,比如很多企业在代理记账委托过程中,代理记账对象提供的会计原始单据的真实性得不到验证,导致了财务报表的失真。

给信息使用者造成一定的判断失误,不利于企业发展壮大。

3.2财务软、硬件系统的落后

很多中小企业特别是在经济落后的地区,企业为了节约成本,只购买了一两台计算机,

多数中小企业都注重利润最大化,着眼于当前,在财务软、硬件建设方面也就不能满足企业的各种核算与管理要求,会计信息系统软件模块不配套,会计软件的质量是会计电算化工作的物质基础,这些软、硬件上的落后严重影响了企业会计工作效率和质量。

我国大部分的中小企业使用的会计信息系统软件都是各自向开发商购买的。

有些企业盲

目追求硬件的超前性而导致硬件购置与布局严重不符合企业规模,形成了资金的严重浪费。

有些企业为了节约成本而购买不成熟的会计软件,导致系统在使用中经常出故障,影响工作效率。

3.3工作人员综合素质偏低

由于会计信息系统涉及会计和计算机两种专业知识,在岗的会计人员虽经过计算机等级培训,但与实际要求水平还有较大差距。

中小企业在会计人员的继续培训和考核环节又比较薄弱,所以,很多中小企业的会计人员在专业方面的综合素质始终提不上去。

表现在:

财会队伍中的部分人员知识老化,对计算机的应用不熟悉,学习会计信息系统知识积极性不高,短期培训很难取得明显效果,而会计信息系统专业毕业生的实际操作经验又相对较少。

中小企业里,会计信息系统综合素质较高的专业人才严重缺乏,阻碍了企业发展的速度。

3.4操作人员舞弊

手工会计系统强调组织内部人员职责分明,相互牵制,每一步作业步骤都留有原始记录。

在会计信息系统操作中,由于管理员和操作员常常被赋予一定的访问权限,在相对开放的网络环境里,有可能掌握重要的财务信息,窃取企业商业机密。

会计信息系统下会计人员权责比较集中,中小企业内部控制又不是那么严格和完善,这就很容易导致操作人员舞弊的行为发生。

如:

3.4.1数据偷窃

数据偷窃是操作人员或其他人员不按操作规程或未经允许上机操作,通过改变计算机执行途径的手段实现其个人的不法意图。

如私自调用计算机打印模块,打印企业的机密数据和信息;或者直接用拷贝的方式将数据文件保存在非法携带的软盘中。

如果缺乏有效的控制,将给企业带来重大的损失。

3.4.2修改业务数据

操作人员可以把已有的业务加以篡改,达到个人非法目的。

比如对工资数据进行修改,以期增加自己的工资。

3.4.3虚构业务数据

操作人员虚构经济业务,通过输入虚假的数据达到其个人目的。

比如操作人员虚构验货单据并输入计算机,造成财务报告中的存货总额增加,借此实现某种意图。

3.5数据输入输出错误风险大

中小企业由于规模不大,为了节约成本,往往是一个会计人员当两个用。

会计信息系统下,工作人员只需将原始凭证审核后一次录入,许多业务处理程序被大大简化,算账、记账过程均可由计算机进行处理且瞬间即可完成。

电算化会计信息系统弱化了财务处理流程,加上中小企业的会计机构不够健全,造成其审查、稽核机制被削弱,很容易导致输入错误的数据不能及时发现。

一旦输入错误的数据,计算机接受这部分数据并进行自动化处理,将引发错误的连续性和重复性,造成会计账簿和会计报表等信息输出错误,给投资人、债权人及其关联单位等信息的使用者带来重大损失,会计数据的真实性和完整性难以保证。

3.6企业领导不够重视

虽然会计信息系统已经在我国普遍推广和使用,大部分中小企业也已经实施了会计信息系统化,但是企业领导的重视和支持还有待加强。

有些企业领导认为会计信息系统就是单纯利用计算机代替手工账,没能充分认识会计信息系统对企业的经营管理决策所起的作用。

领导的重视与支持,是中小企业会计信息系统发展的关键,企业发展的重要组成部分。

企业实施会计信息系统,几乎涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理机构及管理体制的变动,这些都需要企业领导出面组织和协调。

4完善会计信息系统在我国中小企业运用的建议

4.1提高重视程度,强化安全意识

很多企业老板缺乏对会计信息系统的认识和重视,有些甚至对会计方面的工作都不是很懂。

所以加强会计信息系统知识的普及工作不只是针对会计工作人员,更重要的是各级部门主管及单位领导,要让他们正确认识到会计信息系统是一项系统工程,认识到会计信息系统

对企业发展的重要性。

领导的重视程度提高,了解会计工作的具体流程了,才能全面把握企业经营状况,全面监控企业资金流动情况,做出准确的经济决策,促进其发展壮大。

其次,网络病毒的影响也需要企业引起重视。

据2001年调查,我国约73%的计算机用户曾感染病毒,2003年上半年这一比例升至83%,其中,感染3次以上的用户高达59%,而且病毒的破坏性较大,被病毒破坏全部数据的占14%,破坏部分数据的占57%,因此,病毒将造成会计信息丢失或毁坏,对企业会计信息安全的影响是重大的;据统计,2010年,恶意软件的数量增长明显,全年恶意软件数量超过2000万个。

目前,熊猫安全实验室综合数据中心里控制着超过6000万个威胁软件。

据有关数据显示:

我国计算机病毒感染率正在逐年升高,传播介质也更加突出了多样性的特点,但杀毒软件的查杀率却明显地下降。

病毒呈现出“免杀性”。

可见网络病毒严重影响着会计信息的安全,如不引起重视,企业在不知不觉中商业信息已经被盗取了都还不知道。

然而影响会计信息安全的因素处于不断变化的形势下,会计信息的安全保障知识也需要不断更新,所以企业应加强员工的计算机安全技能培训,强化大家的安全意识;购买专业正版的防毒软件,定期用最新的病毒库版本进行病毒查杀,完善系统的安全管理。

4.2加强财会人员队伍建设

我国会计人才素质整体水平仍然偏低,大专及以下学历的人员占较大比重,成为制约经济社会发展的瓶颈。

同时会计人才结构也不尽合理,以会计专业技术资格为例,截至2009年底,高级财务人员为9.4万人,中级财务人员为127万人,初级财务人员为256万人,高、中、初级比例为1:

13.5:

27（或2.5:

32.5:

65）。

呈现出初级人才供过于求,中级人才相对不足,高级人才严重紧缺的不合理结构。

而中小企业聘用的财务人员大多是大专及以下学历的人员,因此企业需要对员工定期进行在职培训,提高员工业务水平,缩小差距,鼓励员工参加会计职称考试。

会计信息系统是综合性的系统,会计人员不仅要熟悉财务工作,还要熟练掌握计算机的基本操作和维护工作,这样才能保证会计信息系统在安全可靠的环境中运行。

会计人员一方面要认真学习掌握财务软件的应用技能,做到熟练操作;另一方面还要学习计算机的相关知

识,熟练掌握系统维护、软件安装、病毒防治和资料备份等技能,保证设备持续正常运行,使工作能够顺利开展。

然而,像计算机和会计信息系统这种与网络环境挂钩的东西,更新发展的速度快,这就要求会计人员要不断的学习更新。

所以企业要加强财会人员队伍建设,加大对“复合型”人才的培养力度,并结合经验交流,使员工综合素质真正得到提高,以促进会计信息系统在中小企业中的有效运用和发展。

4.3健全会计信息系统安全管理制度

一是健全岗位责任制。

按照会计信息系统的需要设定各会计操作岗位,明确岗位职责和权限,实行用户权限分级授权管理,并结合密码管理措施,使每个操作人员进入系统时必须输入自己的用户名和口令,进入系统后执行自己权限范围内的功能,防止非法操作。

二是健全内部控制制度,应做到不相容职务的分离,实现会计信息系统内部的有效牵制,如数据录入人员不能兼做审核。

同时建立严格的操作规程和必要的日志制度,从而可以避免误操作和及时了解非法用户和越权使用系统的情况。

4.4加强内部审计工作

内部审计既是各单位内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督制度要求。

在会计信息系统中,由于是“人机”对话的形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。

企业应加强会计信息系统下的内部审计工作。

数据输入前,应严格审核原始凭证,以保证数据输入的正确性。

定期审计账务处理是否正确,凭证附件是否规范完整;审计机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整。

减少因数据处理上犯错误带来的一系列麻烦。

凭证的保管也要严格把关,防止他人趁机恶意篡改,给企业的会计工作带来不必要