标准行文规范.docx

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标准行文规范

宁夏美芝妮网络科技有限公司管理标准

标准行文规范

MZNWLQB/2016（005）行政字

1.目的

为方便公司的文件编制、更改、下发、传阅的管理，使其可提供适宜的培训、重复性和追溯性，特制订本规范（以下简称“本规范”）。

2.适用范围

2.1本规范明确了宁夏美芝妮网络科技有限公司行文通用的纸张要求、行文要素排列顺序及具体要求。

2.2本规范适用于宁夏美芝妮网络科技有限公司制发的文件。

2.3本规范适用于宁夏美芝妮网络科技有限公司各部门。

3.职责

3.1公司行政事务受公司行政部指导、监督和检查。

3.2公司行政部负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理，并负有监督和检查的职责。

3.3公司职能部门负责以部门名义对内、外行文编制以及存档的文件管理，文件拟稿后交行政部制发。

3.4文件处理工作中，必须严格执行公司各项保密规定，必须做到及时、准确、安全。

4.行文类别

4.1函（附件1）：

用于公司对外机关、团体、公司行文。

（不受严格行文控制，可不用文头，不用文号，不用标题）

4.2红头文件（附件2）：

为下行文，用于宁夏美芝妮网络科技有限公司向全公司下发工作计划，部署重要工作，任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定，决定、指示、公告、通知、通报、批复，会议文件等事项。

4.3请示/报告（附件3）：

为上行文，一文一事。

用于公司各部门向公司呈送的文件。

4.4会议记录（附件4）：

用于各类会议的会议记录、整理与总结。

5.行文要素要求

5.1标准文件一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

5.2文件按紧急程度分为：

“特急”、“急件”、“一般”。

5.3文件按密级分为：

“绝密”、“机密”、“秘密”。

5.4“秘密”是指在一定的时间和范围内，为保护公司的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。

5.5“机密”是在公司经营活动中产生的，不属于公司秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。

5.6“绝密”是关系到公司的安全利益，依照公司各项规章制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

5.7涉及公司秘密的文件应当标明密级，其中“绝密”、“机密”级文件还应当标明份数序号。

任何文件处理人员在文件编制或处理过程中擅自公开或擅自扩大接触范围的即属泄密，根据公司制度将处以相应处罚。

5.8行文以迅速、简洁、明确为基础要求，按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文，不得越级报送。

5.9行文用词、用字应准确规范，不得使用繁体字、异体字。

排版回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.10行文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。

6.编制规范

6.1为使公司管理体系的有效性和适宜性得以延续，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用A4尺寸打印纸，行文应规范，不得有错别字。

6.2公司规章制度类文件应遵循如下文件格式，使文件清楚明晰：

6.3.作为需要进行传送的文件，请在输入时采用如下的文件格式：

页边距设置

A425×29毫米或22×25；

一般性文件正文字体

宋体小四或五号左空2格；

文件标题

宋体小二号粗体居中；

段落标题

宋体粗体居左；

红头文件标题

宋体一号粗体居中；

红头文件文号

宋体小三号粗体居中；

字体颜色

未作特殊说明，行文中图文颜色均为黑色（红头文件的的标题及文号除外）；

结构层次序号

第一层为“1.”“2.”；第二层为“1.1”“1.2”“2.1”“2.2”；第三层为“1.1.1”“1.1.2”“2.1.1”“2.1.2”；以此类推；

正文行距

1.5倍行距；

文件页码

置于页脚居右；

7.文件版头

7.1《宁夏美芝妮网络科技有限公司文件》、《宁夏美芝妮网络科技有限公司管理标准》版头用于颁布公司重要规章制度，公布公司中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项。

7.2所有文件上均应标注相应秘级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。

密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数序号。

8.文号标准

8.1发文机关应当写全称或者规范化简称；涉及联合行文的，主办机关应当排列在前。

8.2发文统一编发文字号（简称文号，以下同）。

文号包括部门代字、年份、序号。

联合发文，只标明发文主办机关文号。

8.3文号由发文部门代字、年份和发文序号组成。

8.3.1部门代字对照表

部门

代字

总经办

总经

行政部

行政

财务部

财务

人事部

人资

网络部

网络

商务部

商务

8.4文号的编写

8.4.1文号的年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“【】”括入。

8.4.2顺序号：

案卷顺序号，从001开始编写。

9.行文附件

9.1行文如有附件，在正文下空1行左空2字用宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。

9.2附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件1：

××××”）。

9.3附件名称后不加标点符号。

9.4附件应与行文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。

9.5附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与行文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识行文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

10.成文时间和署名

10.1成文时间以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导人的签发日期为准。

10.2在文件制发时必须按要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。

不重要的文件，只需署上经办人的姓名。

11.文尾标注

11.1对应文件上报“主送”、“抄送”，编制“主题词”。

11.1.1“主送”指文件处理或最终决策的部门或领导；

11.1.2“抄送”是指与文件内容有联系的相关部门或领导。

11.1.3“主题词”可参照《国务院公文主题词表》编制。

同时，标引主题词必须准确，从主题词表中选用的主题词要能够准确的反映出文件的内容特征和归属类别。

除专有名词外，一个词不超过四个字，每个词之间空一格，无标点。

主题词最少选两个，最多不超过七个。

11.2如遇前页正文结束，落款转至下页的情况，则需进行文字或者行间距的设置，尽量使落款与正文处于同一页中。

11.33页以上包括3页的文件（如制度）必须插入页码，在页脚右侧。

12.发文印章

12.1除会议纪要、记录外，均应当加盖印章。

联合上报的非法规性文件，由主报单位加盖印章，并在首页注明会签单位的签发人姓名。

联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

12.2当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文部门名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

12.3单一部门制发的行文在落款处不署发文部门的名称，只标识成文时间。

12.4当行文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

12.5主办部门印章在前，每排最多3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格标识成文时间。

12.6加盖相应公章的文件应以PDF格式转发相关单位、个人。

13.文件装订、印制、存档

13.1所有文件都应当由行政部装订存档。

13.2印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范、美观大方。

14.发文办理

14.1由行政部统一制发相关部门的管理类文件，由公司及相关部门文件管理员负责及时打印、更新、存档。

14.2下发新文件时，文件制发人员应注意修改相关的版本号、生效日期。

各部门制发的临时性管理文件，应获本部门第一负责人批准，交公司行政部备案后，由行政部向各部门制发。

14.3需传阅的文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免文件漏传、误传和延误。

14.4各部门，因工作需要下发红头文件的，需经发文部门负责人及分管副总签核后报公司行政部编制下发。

14.5红头文件由公司文件管理员负责文件处理工作。

15.作废处理

15.1.在文件修改之前，各部门必须严格按照现有管理文件执行。

新版文件获准下发并开始生效后，旧版文件自动失效。

15.2.公司及各部门，在管理中，必须使用有效版本文件。

16.附则

16.1本规定经总经理核准后方可公布实施，修正亦同。

16.2本规定解释权、修改权及未尽事宜决定权归行政部。

宁夏美芝妮网络科技有限公司

行政人资部

2016.3.22

附件1：

标准文件格式式样——函

（发文单位名称）关于××××（事项）的函

受文单位：

（正文）

致

礼！

　　　　　　　　　　　　　署名

20年　月　日

附件2：

标准文件格式式样——红头文件（范本）

宁夏美芝妮

网络科技有限公司文件

美芝妮人字【2016】002号

（标题）

（正文）

特此通知！

宁夏美芝妮网络科技有限公司

年月日

主题词：

主送：

抄送：

宁夏美芝妮网络科技有限公司××部年月日印发

附件3：

请示报告

宁夏美芝妮网络科技有限公司文件

关于…………的请示/报告

编制

文号：

页数：

共页

日期

2016-×-×

密级：

□绝密□机密□秘密□普通

紧急程度：

□特急□急件□一般

审核

复核

批准

关于×××的请示/报告

*******：

妥否，请批示。

年月日（盖章）

主送：

抄送：

宁夏美芝妮网络科技有限公司文件

关于…………的请示/报告

编制

文号：

页数：

共页

日期

2016-×-×

密级：

□绝密□机密□秘密□普通

紧急程度：

□特急□急件□一般

审核

复核

批准

关于×××的请示/报告

*******：

妥否，请批示。

年月日（盖章）

附件4：

标准文件格式式样——会议记录

会议记录（会议类型）

会议时间：

年月日

会议地点：

会议主持：

参会人员：

记录人：

会议主题：

会议内容：

相关人员具体发言