采购合同付款及发票管理制度.docx

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采购合同付款及发票管理制度

湖北武铁山桥轨道装备有限公司

采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度

目得:

为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票得管理,结合公司实际情况,制定本制度。

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内容:

公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理:

（1）、预付款业务,

（2）、货到付款业务,（3）、以货易货业务。

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第一条、财务对合同管理规定

公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品得采购,价值在500元以下得,凭经部门经理核准得采购计划单进行采购,不需签订合同）,具体规定如下:

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（一）、合同得签订及审批

1、采购业务合同:

公司生产用各类材料物资及固定资产得采购合同得签订应由采购业务经办人经根据经批准得《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。

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《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应得领导审批:

（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准;

（2）、技术改造、设备等固定资产采购,采购价值2万元以下得由分管副总批准,超过2万元得由总经理批准。

（3）、对于设立最低库存量得材料物资,由生产保障部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购sYKC33b。

2、工程劳务业务合同:

公司所有工程建设及设备安装、维修等接受劳务业务,应提前签订工程劳务合同及工程预算表。

合同额在2万元以下得由分管副总批准,超过2万元得工作劳务合同由总经理批准。

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（二）、合同内容填写要求

（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写,合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票,接受劳务需取得本公司主管税务机关许可得劳务发票,并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。

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（三）、合同得报送及执行

（1）、合同报送:

各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订,报分管领导核准后由业务经办人将生效得合同报送一份到计财部材料会计处存,同时实施采购。

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（2）、合同执行:

所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购,劳务合同由行管部执行实施,对于特殊情况下经总经理特批得采购（工程劳务）业务除外。

计财务部将按合同约定执行付款事宜,款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。

在付款时,除支付财务帐面应付帐款外,在提交用款申请得同时还应附有合同,对一次签定合同、同一价格多次进货得,在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变得业务发票后可不附合同,但要在价格发生变化时得第一笔业务发票后附有供货方得调价函。

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（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批得合同。

第二条、付款管理规定

采购（往来）付款业务流程图:

业务经手人持用款申请（含附件）→1、计财部往来会计核实→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、总经理签批→5、财务出纳员付款zPz9BXu。

所有因采购货物、接受劳务得付款业务均需凭经核准得“用款申请”付款。

“用款申请”由业务经办人出具,经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核,报财务及总经理审批后,按财务管理制度规定手续办理付款事宜。

各采购业务经办人员应对所提交得用款申请中列示得收款人信息及帐号得真实性、准确性负责,如因提供收款人信息不真实造成财务误付款,给公司带来经济损失得,由采购业务责任人承担责任;因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票得,该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担,由此造成得误工误产及一切后果由业务责任人承担。

所有付款业务得用款申请单,除第一次付款得新增供应商外,均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。

业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续,如因总经理出差不能及时签批得,经财务负责人签批后付款;如属特殊业务付款,则由业务部门负责人、总经理签批,最后交财务负责人审核后付款。

出纳员在接到业务经办人交来得经财务负责人或总经理批准付款得用款申请时,按实际批复得付款金额及付款方式付款,如果批复付款栏及批复付款方式栏为空得,按申请付款金额及付款方式办理付款手续。

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1、预付款业务:

无特殊情况,除采购生产急需材料业务外,其她预付款业务在未结算总货款或工程款前,不得预付全部价款。

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预付款业务流程图:

业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款35sQp4d。

（1）、预付款业务付款手续:

业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准得用款申请附合同书、采购计划单,到财务办理支付款项手续。

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（2）、对于预付货款得经济业务,各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好,合同正常执行。

对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额得业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。

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2、货到付款业务:

原则上必须先取得发票再付款,但在不超出财务规定得到票时间内付款得,按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中得付款规定办理。

具体如下:

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货到付款流程图:

业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款XILlFk4。

（1）、对货到付款,发票未到得规定:

对于货到入库、发票未到,需按合同付款得,由业务经办人出具用款申请,报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注:

入库单必须在付款之前传达材料会计处）,及货款金额,并附“采购合同”。

材料会计签名确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。

对于含量待检得,原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前）,计财部不受理该笔业务付款,特殊情况确需付款得需总经理特批（由财务认定）。

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（2）、对货到已验收、发票已到要求付款得（即帐面应付款）:

货到验收入库,相关单据传递手续已完毕,并收到该笔业务发票得,要求该笔业务经手人对发票得内容（货物数量、价格、金额）进行审核,参照该业务入库单及合同等进行核对,确认无误后在发票右下角签章确认,将发票附入库单等单据交计财部,并按规定出具用款申请,交计财部办理付款手续:

材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。

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（3）支付帐面应付款:

对于支付帐面应付款得业务,由业务经办人开具用款申请单,填明申请支付金额,到财务部往来会计处核填帐面应付金额,经财务负责人审核,总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。

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第三条、付款方式及收据得取得要求:

付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等,为了规范开支得管理,防止产生不必要得损失与纠纷,款项得支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主,原则上超过1万元得业务或经常性得供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付,无特殊情况得均不能支付现金。

对于付出得款项原则上均应取得收款方得收款收据,具体付款方式及相关要求如下:

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1、现金付款:

对于确需以现金支付得业务,在业务经办人员交来得经相关人员审核及总经理批准得用款申请后,视其具体情况分别处理:

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（1）、收款人派人上门收款得,公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认,财务部出纳员验证来人持有得对方业务单位开具并加盖行政公章得介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章得委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项,并注明“本传真件与原件内容一致,具有法律效力”字样）,经确认无误得,再办理支付手续在收款人点验货款无误后,直接开据收款收据后交出纳员。

收款人要在收款凭据上注明“收款人:

XX”字样,并由出纳员填写该收款人得身份证号,特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。

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（2）、如果就是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供得收款人卡号）得业务,在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具得收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章得“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2）,确认函要求注明“本传真件与原件内容一致,具有法律效力”字样。

计财部收到符合要求得确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后,方可汇款。

在办理完汇款手续,收款人在确认款项收到后,由公司业务经办人负责:

当日内将收款人开具得此笔现金业务得收款据得传真件交至公司计财部,并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间）,将收据原件交至公司计财部。

对于没有经过审批或有关人员越权审批得付款业务,出纳员不予受理。

为控制公司资金风险,计财部对手续不全或有疑问得现金打卡付款业务有权拒付。

现金打卡手续费由收款方承担,特殊情况经总经理批准得除外。

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（3）、公司派人带现金外出采购业务:

除零星办公用品及低值易耗品外得现金,采购金额在10000元以上得材料采购业务,需由总经理批准。

由采购业务经办人提出用款申请,经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定得公司员工）,无特殊情况超10000元得采购业务不得以此种方式进行采购,zkIv7AD。

（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款,因相关申请部门计划不到位、不及时,导致原可以电汇或承兑汇票支付得款项,而需要计财部以现金打卡方式加急支付得,计财部有权拒绝,对于总经理特批得此种情况下得付款,在保证手续完备,所支付款项安全得前提下,付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担,如果造成资金损失得,还要由业务经办人承担相应损失。

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2、银行电汇付款:

计财部凭业务经办人出具得经核准无误得用款申请中列示得收款人信息办理电汇付款业务。

银行电汇付款可暂不要对方出具收据,但对同一供应商,既有现金付款、又有银行付款业务得,原则上,只要对方收款,就要出具收款据。

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退汇重办业务:

就是指银行已办理电汇付款手续,因收款人信息填写有误或其它原因,造成正常电汇付款业务退汇,需要重新办理付款得。

退汇重办业务按以下几种情况处理:

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（1）、收款单位提供收款信息有误得,由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款;

（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇得,由责任人在退汇单上签名确认,并由经办人提供准确信息,重新办理汇款,同时该退汇业务得原付款手续费由责任人承担。

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（3）、出纳员个人工作失误退汇得,由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款,同时,原汇款手续费由出纳员个人承担。

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（4）、因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇得,由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。

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3、承兑汇票付款

（1）、对于付出得承兑汇票,原则由收款单位派人上门收取【来人身份确认程序同本制度第三条,1,

（1）】,经计财部出纳员确认无误得,再办理支付手续,在来人对所收承兑汇票验查无误后,开具加盖收款单位财务专章得收据交出纳员（其它签字手续参照货币资金付款业务）,且本公司业务经办人要在相应得原始付款凭证上签字确认。

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（2）、如收款单位派人上门收款,且来人未带收款据得,经计财部出纳员对来人身份确认无误后,再办理付款手续【来人身份确认程序同本制度第三条,1,

（1）】,在来人对所收承兑汇票验查无误后,开具收条（可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”,并在收条上填写EMS特快专递单号,注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据”）,签字盖手印,计财部经办人当收款人面将汇票装袋以EMS特快邮寄给收款单位。

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（3）、如收款人不能上门收款,需以邮寄方式付款得（此方法存在很大风险,无特殊情况,财务一律不受理该付款方式）,由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票得财务登记手续,即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额签名确认,出纳员将需邮寄承兑汇票,当付款申请人面封好快递袋,并将EMS号填写在用款申请单申请人下方,再由付款申请人按收款单位传真得加盖财务公章得详细收件地址证明（证明内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话,并注明“本传真件与原件内容一致,具有法律效力”字样）,填写快递单,交出纳员办理投邮（收款单位传真得收件地址证明交财务作此笔付款业附件。

公司业务经办人应及时与收款人沟通,跟踪收款人对该快件得查收情况,并负责在承兑汇票邮寄之日起15日内将收款人开具得收款据原件邮至计财部出纳员处。

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4、票据得背书:

所有需支付得承兑汇票,原则上均应由出纳员据批准得用款申请单中列示得收款单位,在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称并加盖我公司在银行预留印鉴后方可对外支付或特快邮寄。

但对于公司自行从银行申请办理得承兑汇票（即应付票据）,在支付给汇票列示得收款人之外得第三方单位时,原则上不能再背书（即不能回头背书）,但出票银行及该汇票实际接收人许可可以背书得,则需要背书后支付。

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5、对取得得原始收据得要求:

对于现金、银行、承兑汇票支付业务,外来原始凭证原则上一律不得更改、涂抹,错开得原始凭证要重新开具。

对于原始凭证内容或金额有误得,如未按规定改错得（即在错误处划线后,填写正确内容,并加盖出票单位财务章及改错人私章）,或在同一处错误更改两次（含）以上得,出纳员一律不予受理;如出纳员收受不合规定得单据,发现一次处罚出纳员50元。

对于确属特殊情况得,不合财务规定业务单据经总经理特批处理得,应有总经理在该单据上得亲笔签批说明。

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对于一笔业务款项同时以不同方式支付得,应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据,不能合开一张收据。

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6、对单笔业务口径一致性得要求:

每一笔业务,收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致,如果有特殊情况,经总经理特批得业务,签定合同人（即为公司提供劳务及货物人）,在结算款项时,出具得发票与合同不符时,在签定合同时,应单独有合同补充说明,收款据必须用出发票人得收据,以免给财务工作造成混乱,如果就是先预付款后来发票得业务,在结算时,发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符得,对前面已支付得数额,收款人应补足与原收款时间金额一致得出发票单位收款据,在补齐手续之前,财务将不受理该发票,并停止付款。

如果预付款已全额支付后来发票得,由业务经办人负责催收发票,结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30天之内。

对一些业务频繁、单笔业务金额不大,在一定期间内,价格不变以业务,可按月结算开票。

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7、超过规定时限未取得付款业务收据得处理:

按单笔业务计算,每超期1天,给予采购业务经办人5元罚款,从工资中扣除,超过一个月未能取得收据得,停发业务经办人工资,直至财务部收到收据原件为止。

如发现业务经办人有弄虚作假得,由业务经办人承担相应得损失,后果严重得追究法律责任。

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第四条、计财部集中办理付款业务时间及付款时限规定

计财部受理现金、承兑汇票付款业务时间:

每日上午7:

30至11:

00,下午自上班起至15:

00;银行付款业务受理时间:

每日上午8:

30前受理需当日付款得“用款申请”,上午8:

30至15:

00前受理次日付款得“用款申请”。

由于工厂地理位置得特殊性,车辆紧张,计财部每日上午派专人到银行办理付款业务,下午不办。

具体得付款时限及责任划分如下:

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（1）、对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处得“用款申请”及其它各类报销及付款单据,如无问题得,出纳员应按本制度规定得付款手续按受理用款申请时间得先后办理付款:

对于“用款申请”在当日规定时限内提交至财务部得,当日办理付款手续,超时限提交得“用款申请”,次日办理付款手续,无特殊情况,出纳员不得私自压单延迟付款。

如果就是以银行电汇付款得“用款申请”,遇法定节假日、公休日得,付款时间顺延。

对因资金紧张,超过2日未付款得“用款申请单”金额,出纳员应报分管领导确定付款时间,并及时通知提交用款申请人,此处主要就是指电汇及现金打卡付款方式支付得款项,如果就是收款方提交得相关证明手续不完备得,需待公司业务经办人协调提交完整得手续后方可付款,补齐手续前计财部不受理该用款申请。

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（2）、如属对方收款单位派员到公司收取款项得,应由分管业务经办人负责协调计财部备款及收款方到公司收款准确时间,确保付款工作有序进行;YVp09vw。

（3）、对于特殊情况下,需加急支付得款项,业务经办人在提交“用款申请”得同时还应附有经核准得书面“加急付款申请”,否则造成因迟付款而延误生产得,计财部不承担责任。

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（4）、如属出纳员工作不负责任延迟付款、错付款而给公司造成损失或故意刁难报销人、收款人得,发现一次处罚责任出纳员50元,给公司造成损失得还要按规定承担相应以济损失。

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（5）、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产得,由业务经办人负责。

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（6）、正常情况下,如已批准付款得“用款申请”,以实际签字核准日期计算,超过7日未交到计财部得,视同无效申请,计财部不再受理该“用款申请”,再次付款需重新提交“用款申请”,且原已签批得“用款申请”要交至计财部由出纳员加盖“作废”印章,作新办用款申请得附件。

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（7）、对于已核准支付得“用款申请”,相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况,对出现异常情况要及时与财务部沟通处理,确保公司各项经济业务正常进行。

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（8）、所有传递到计财部得“用款申请”,均应进行单据传递记录登记。

详细记录传递时间及所传单据信息,以明确责任,该传递记录不允许涂改。

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第五条、各种情况下采购（或劳务）业务发票得规定:

（一）、采购（或劳务）发票标准要求及处理

1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天内）,计财部不接收超过认证期得增值税专用发票,特殊业务不能出具增值税专用发票得经财务认可、总经理批准得可开具增值税普通发票;所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要求得发票。

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2、采购（或劳务）发票所开具得内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符,即货、款、票、合同相一致,否则,财务不接受该业务得结算发票。

特殊情况经财务确认总经理批准得除外。

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3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符得业务发票经财务确认、总经理特批可以接收得,需对方业务单位出具加盖财务公章得情况说明书,说明发票与实际业务内容得业务实质,经公司财务部确认合格后方可接收对方得业务发票。

为规避公司财务风险,计财部有权拒收任何情况下不合格得采购（或劳务）业务发票。

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4、发票处理:

对经常性得供应商业务,不论当次开具发票金额多少,均做转帐处理,对同一业务单位非经常性得业务（年度内业务不超过2万元得）单笔业务金额不超过5000元得,可以凭发票付款,除此以外得所有采购及工程业务发票均做转帐处理,在付款时,由收款人（收款人必须就是出票人）提供收款收据,避免同一业务单位得业务既有现金业务,又有转帐业务,不利于财务管理工作,也容易形成工作隐患。

特殊情况下经财务确认,总经理批准得业务不受此限。

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5、采购（工程劳务）发票后附件顺序依次为:

采购入库单（或直转单）、临时收料单（此单实际业务未开具得不附）、质检单、称重单、采购计划单、对方送（发）货单[随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件{按比价采购、定点采购、招标采购等性质不同,附询价单（即价格申报单）、招标合同等}。

如发现有不符合规定得发票及附件传递到计财部,对当事保管员及采购经办人各处罚5元。

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注:

（1）、如劳保或低值易耗品采购为多品种集中下达采购计划得,发票后可不附采购计划单,但采购人员应对已执行得采购计划单做核销并妥善保管,以作备查用;yjkpURv。

（2）、对于设备及工程劳务发票后应附有设备及工程劳务验收报告单,并应注明使用部门,以方便财务核算。

（3）、如果所采购货物由物流公司托运得,还要有托运单,但托运单不能代替供货单位得发货单。

（二）、发票得取得时限管理规定

1、所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员签字确认后,报送计财部。

各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收,并自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得,交计财部办理结算手续,且发票信息需与合同及实际相符;工程、劳务发票得取得时限为单项工程、劳务合同约定得劳务内容结束之日起60日内由相关分管责任人负责经与决算合同内容金额相符得发票交至计财部。

结合公司目前材料货款结算可以延期支付得特点,对于未付款得包装材料结算发票,取得时限可延长至自货物采购入库之日起90日内,此种情况需取得财务部得书面许可证明。

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2、如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续,不能在规定时限取得发票时,采购（或劳务）业务经办人应及时填报“（财务）问题业务报告单”,说明原因及处理方案,报计财部往来会计处经财务负责人核准后备案,并由业务经办人负责在自发生异议之日起30日内处理完毕。

如无正当理由,又无财务书面说明可延期取得结算发票得业务,均以正常业务规定得到票期限为准。

特殊情况下,计财部因实际核算得需要,对某一部分业务到票时间要求提前得或延迟得以计财部书面下达得发票到票时间调整说明书为准。

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3、对于特殊业务发票得取得时限,如经总经理特批处理得,可按特批时限为准,需由计财部处理得由业务经办人将业务移交计财部处理。

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4、对于超过规定时限未将发票交到财务部得,每超期一天给予采购业务经办人5元罚款,从工资中扣除,对于无客观原因超过两个月发票未到得,停发当事采购业务经办人工资,直至取得发票止。

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5、业务经办人对收到得供应商发票（不得预开票）,要在收到发票得当日将发票及相应业务附件单据报送至计财部,并在计财部做单据传递记录登记,对收到得不合要求,财务不能接收得发票,由业务经办人填写快递单,财务部负责将发票寄回供应商（需作备查记录）,并由业务经办人与供应商协调及时补票,时限为30天。

凡因发票不合格,财务不接收而退票得,每笔业务处罚采购（或劳务）业务经办人10元。

如因业务经办人个人原因造成已收到得供应商发票过认证期或丢失得,每笔业务发票金额在50000元以下得,对业务经办人处以100元罚款,金额在50000元以上得处以200元罚款,并由业务经办人负责在退票日或发现日起30日内补换票及提供财务部所需得其它相关手续。

对于发票丢失或过期得情况同时对财务部往来会计进行考核,如发现属不按规定对帐造成得,每笔丢失或过期发票对往来会计处以20元罚款。

如业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票、退票等处理得,每发现一笔,处罚当事业务经办人200元。

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6、会计年度终了前（每年12月31日）,各业务经办人应将自己经办、属于当年度已完成得采购（劳务）业务发票全部催收,并交至计财部。

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第六条、定期对帐制度

为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符,计财部将实行定期对帐制度:

与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一