ERP信息化管理系统运行情况检查细则.docx
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ERP信息化管理系统运行情况检查细则
关于ERP建设自查的通知
各单位：
集团ERP建设从2005年12月初开始上线实施，目前已完成财务总帐、报表管理、现金流量表管理、固定资产管理、现金管理、结算中心（网上结算）、合并报表、采购管理、销售管理、仓存管理、存货管理、人力资源、工资管理、应收款管理、应付款管理等模块的上线，目前正准备上线的模块有OA、领导管理驾驶舱、预算管理系统，地磅销售系统已经上线。
为加强ERP应用的推广，切实将信息化运用到日常经营管理工作中，集团制定了较为详细的检查内容，希望各单位能从利用信息化提高管理水平的高度，联系自己的工作实际，参照集团要求的标准组织有关人员学习、培训。
由各单位信息化负责人亲自去抓该项工作，仔仔细细的按项进行自我检查（对在ERP系统应用中存在的问题和在应用积累的好的经验和应用技巧也可提出来），形成纸质的材料。
集团将对各单位的应用情况进行检查，并将各单位的应用情况进行评比、公开，最终结果与各单位的年终考核相结合。
附件：
ERP信息化管理系统运行情况检查细则（初稿）
ERP信息化管理系统运行情况检查细则（初稿）
一、人员及组织保障：
自检项目
评价说明
1
各单位有专职信息化负责人或信息化建设负责人
2
各单位成立信息化建设领导小组及实施小组；
3
各单位有专职系统管理员，系统管理员必须具有一定计算机专业知识和网络维护经验；
4
各子公司系统管理员必须熟悉本单位的核心交换机的端口配置情况，并且能熟练查找网络或交换机的故障原因。
4
部门设置能满足信息化运行需要，达到信息化管理目的；
5
岗位设置合理，人员操作水平能保证信息化管理系统的运行；
二、网络及硬件环境：
自检项目
评价说明
1
网络线路布局是否满足ERP系统分布需求
2
网络拓扑图要绘制并且设置是否正确
3
机房建设是否符合标准
4
对使用的设备是否进行防潮、防雷、防静电等处理
5
网络或计算机及打印机设备必须经常进行维护并且有严格的维护记录
6
涉及到的部门微机及打印机配备，是否满足ERP系统输出的需要
7
各单位对本单位内的局域网应当统一设置，有详细的IP配置一览表；对上外网的站点有详细的申请记录。
8
使用的所有机器必需配备瑞星网络版软件，对系统存在不安全隐患时要及时进行清理。
9
在Kingdeek3sp2软件在运行过程中出现系统‘调用中间层…’或‘缺少对象’等提示频率是否较多，排除了硬件和网络的原因后，是否还会频繁出现。
10
三、制度建设：
自检项目
评价说明
1
集团下发的ERP有关制度及操作说明是否有纸质拷贝或电子文档
2
集团下发的ERP有关制度是否传递到各业务部门
3
各业务部门是否按集团下发的制度执行
4
集团下发的操作说明是否传递到各业务部门
5
各业务部门工作是否按集团下发的流程执行
6
各单位为保障ERP系统运行是否组织过业务学习或培训，是否具有一套行之有效的管理制度。
7
各单位对本单位的ERP运行的保障制度是否切实执行。
四、运行情况检查：
（一）集团控制帐套的使用
自检项目
评价说明
1
统一科目设置必须按集团要求统一设置，不准私自更改集团统管级的科目
2
增加客户或供应商时，必须按集团要求的流程和设置标准。
3
增加物料必须按集团要求的流程和设置标准进行
4
设置统一的科目、客户、供应商、物料后的下发必须按集团要求的步骤进行。
5
设置统一的科目、客户、供应商、物料必须有集团制定专门人员进行，其他人员不准进行操作。
6
对于集团控制帐套有关设置必须由集团系统管理员设置，对于各子公司的帐套设置由集团系统管理员和各子公司系统管理员共同沟通管理。
7
集团控制帐套的上机日志由集团系统管理员管理，如发现恶意用户，视其情节向领导汇报，将给与相应处分。
各子公司帐套的上机日志由各自系统管理员管理，如发现恶意用户，视其情节向领导汇报，将给与相应处分。
8
对于集团统一的项目应提供包含集团统一项目的报表
9
（二）集团结算中心帐套及网上结算系统
集团结算中心帐套及网上结算系统是处理集团与各子公司间的资金往来业务的帐套。
其操作权限仅限于集团结算中心人员，其他人员没有操作权限。
自检项目
评价说明
1
科目设置及内部帐号配置由集团统一规定，分配给各单位的内部帐号各单位不得更改，如需变更报集团审批。
2
各单位向集团上缴款项时，必须分清是应收业务还是其他应收业务，否则上交集团审核下载后会影响到凭证的制作。
3
各单位向集团上缴款项时，在查询到获取时间后应及时进行下载，保证与集团资金的传递的实时。
4
各单位向集团上缴款项时，在查询到获取时间后应及时进行下载后，要区分登帐与发送的区别
5
各单位向集团上缴款项后，下载、发送、生成的凭证的借贷方是否正确
6
结算中心网上结算系统必须按系统环境进行设置，只有允许登陆的站点和专人才能进行网上审核
7
结算中心对各子公司上传的单据进行审核，对处理不正确的单据进行告知；对正确的单据生成凭证。
8
各子公司收到结算中心拨付款项时，及时进行下载，登帐或发送、凭证处理；必须注意账目的借贷方向。
9
结算中心对各帐户应能打印对帐单，各子公司在月底必须及时向结算中心索要内部银行对帐单
（三）人力资源管理帐套
自检项目
评价说明
1
各单位的人力资源系统的使用是根据许可站点配置的，没有许可的站点上不要配置。
2
各登陆用户是许可的专门人员，其他人员无权登陆。
3
对于有关的人事业务事项如调入、调出、职称变动、岗位变动、职务调整等必须及时在软件中进行变动，保证人事管理及时准确。
HR系统的人事信息应于实际情况一致，错误率不得超过2％。
对于人力资源管理的其他需增加的事项请增加
（四）工资管理系统
自检项目
评价说明
1
系统设置能否按各单位使用的实际进行设置的
2
工资的变动能否根据人事上的调整而改变
3
工资条、工资表的输出项目能否满足需要
4
工资发放完毕后，月末是否能生成有关凭证，且能自动传到总帐系统中。
对于工资资源管理的其他需增加的事项请增加
（五）合并报表帐套
自检项目
评价说明
1
合并报表分为集团合并端和各子公司客户端，操作人员必须按各公司所属的类型进行登陆。
2
合并报表的操作员必须为专门的人员，其他人员没有相应的权限
3
进行合并时，各操作人员必须检查提交或配置的模版的正确无误。
（六）总帐系统
自检项目
评价说明
1
根据财务制度的有关规定设置操作人员设定相应的权限；设定凭证处理的编制的原则；设定记账的方法；设定会计期间。
2
区别凭证生成的来源是手工在总帐中生成的还是有其他模块机制生成传到总帐系统的。
3
凭证的打印格式由集团统一设定了大小，详细地设计可参照集团的模板。
（七）报表系统
自检项目
评价说明
1
报表系统的设置的报表至少包括资产负债表、利润表及利润分配表、成本费用表。
对于需附注的报表可以自行增加。
2
报表的公式设置要熟练，对表间、表内、帐套间的取数函数要熟悉函数名、格式。
3
报表的数据生成时一定要选准会计期间
4
修改报表时一定要分清公式格式还是数据格式
（八）财务分析系统
自检项目
评价说明
1
财务分析只定义了常用的指标，可以根据需要进行增减
2
财务分析的方法可以增加
3
（九）现金流量表编制
自检项目
评价说明
1
现金流量表的编制目前各单位只是编年报，集团将要求各单位编制月报。
2
编制方法按软件提供的方法进行，不熟悉的要向培训老师请教。
3
（十）现金管理系统
自检项目
评价说明
1
现金管理的使用范围为广义现金定义，包括现金和银行存款科目等，不具有该属性的科目的业务不在该系统体现。
2
对于现金业务，须区分是结算中心有关还是与结算中心无关，凡是与结算中心有关的业务均通过内部帐户进行
3
对于新增加的银行科目应进行结束新科目初始化，注意不是结束初始化。
4
现金、银行存款的余额是否能够与总帐科目核对一致。
（十一）固定资产系统
自检项目
评价说明
1
固定资产的折旧方法一旦确定，不要再随意更改。
2
如果在资产使用过程中需要更改当期的折旧额在折旧查询中调整。
3
对于先挂应付帐款的固定资产应注意是在哪个模块中生成。
4
对于固定资产的日常普通业务处理按有关规定执行。
5
固定资产系统中数据是否能够于总帐科目‘固定资产’‘累计折旧’科目的余额核对一致。
（十二）应收管理系统
自检项目
评价说明
1
在应收业务发生时应区别应收业务还是其他的应收项目（除挂应收帐款外），根据不同的类型，分别在收款单核和其他应收单菜单中处理相应的业务。
2
在发生收款业务时应区别现款业务还是赊销业务。
3
坏账的计提根椐集团的统一的财务有关规定
4
由于收款业务流程比较长，收款单业务又是在流程的后端，操作时要明确各步骤地操作。
5
本系统应能提供按月（或某一个时间段的）多个单位应收单位明细表。
6
应收系统的往来余额是否能与总帐客户‘预收帐款’‘应收帐款’核对一致。
7
往来明细是否与相应科目的核算项目明细帐核对一致，是否有串户现象。
（十三）应付管理系统
自检项目
评价说明
1
应付业务应区别暂估入库和发票到时的处理，货送到仓库验收后，仓库入库为暂估入库；在采购发票到达后，由外购入库单下推确认生采购发票时为增加应付帐款账户发生额的。
2
付款业务应分为付款单和其他付款单（除通过应付帐款科目核算外）
3
本系统应能提供按月（或某一个时间段的）多个单位应付单位明细表。
4
应付系统的往来余额是否能与总帐客户‘应付帐款’‘预付帐款’核对一致。
5
往来明细是否与相应科目的核算项目明细帐核对一致，是否有串户现象。
（十四）采购管理模块
自检项目
评价说明
1
采购业务流程是按业务打订单、仓库打外购入库单、财务生成采购发票的业务流程进行的，相应的业务一定要在相应岗位完成。
2
对于一些管理比较规范的单位可以在以上基本流程的基础上增加如计划制定、收料通知等流程，一定根据各单位的具体情况。
3
对于费用发票的分摊一定与发生业务的物料购进单位配比
（十五）销售管理（含地磅系统）
自检项目
评价说明
1
严格按集团的规定操作销售系统
4
需要在系统中生成按时间段的销售明细表（分清已交款的数量金额、已提货的数量金额、未提货的数量金额、已开发票的数量金额、未开发票的数量金额）
5
需要在系统中生成按品种、客户、时间索引的查询表。
（十六）仓存管理
自检项目
评价说明
1
仓库管理从采购入库到材料出库，一定仔细审定增加或减少的数量
2
对于内部加工和在库固定资产的核算按其他出库核算
3
对于仓库的原材料不允许出现负库存，如果出项一定查明原因
4
需能提供按成本项目分类的出库汇总表（包括其他出库等所有的出库）
5
盘点业务一定按标准的流程进行
6
系统提供存货一览表（品名、规格、产地、单位、价格、库存数、库余额。
）
（十七）存货管理
存货核算管理系统用于存货出入库核算，存货出入库凭证处理，核算报表查询，期初期末处理及相关资料维护。
凭证的准确无误的生成是在该系统的操作主要目标。
自检项目
评价说明
1
本期外购入库单输入完毕并审核，本期红字外购入库单是否进行了对等核销。
2
本期采购发票输入完毕并审核钩稽完。
3
本期费用发票输入完成，并补充钩稽（如存在运费预入库情况，需作成本调整单，并审核）
4
本期产品入库单输入完毕并审核
5
本期其它入库单输入完成并审核
6
本期如有盘盈业务，输入完成并审核
7
本期领料单输入完毕并审核。
8
本期销售出库单输入完毕并审核。
本期销售发票输入完毕并审核钩稽。
9
本期其它出库单输入完毕并审核。
10
本期如有盘亏业务，输入完成并审核。
11
本期物流单据是否全部生成凭证。
允许个别单据不生成凭证（比如单独调整物流系统余额的单据），但一定要检查未生成凭证的单据是否是允许的。
12
本期所有付款业务输入完毕，并生成凭证
本期所有收款业务输入完毕，并生成凭证。
13
模版的制定时一定要仔细。
14
对于月底存在红数金额问题，需在月底作成本调整
（十八）OA系统（待定）
（十九）领导查询系统（待定）
（二十）财务预算管理（待定）
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