工程采购招标管理办法.docx
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工程采购招标管理办法
工程采购招标管理办法
1．目的
为规范公司工程采购招标工作，确保采购招标工作合法、有效进行，保证采购招标质量，维护公司利益，根据《中华人民共和国招标投标法》及相关法规，特制定本办法。
2．适用范围
本规定适用于公司的所有工程、项目采购招标行为，包括（但不限于）：
1）工程分包（包括安装、土建及调试等）；
2）设备材料采购；
3）设计、勘测分包；
4）其它工程（类）采购行为。
其他类采购行为可参照此规定执行。
3．定义
3.1邀请招标
以招标邀请函的方式邀请一些合格的法人或其他组织在规定的时间内向招标人提交投标意向、索取或购买招标文件进行投标的招标形式。
3.2询比价
招标人以邀请函的方式邀请至少三家及以上的合格或候选合格供应商通过邮箱或传真的方式向招标人提交报价文件的招标形式。
对于通用类标的,原则上应邀请三家以上的单位参加投标报价。
3.3定向议标
招标人以邀请函的方式邀请三家以内特定的合格或候选合格供应商在规定的时间、地点进行协商谈判的招标形式。
4．各部门管理职责
4.1设计研究院
4.1.1负责《设备材料采购需求计划》初始编制；
4.1.2负责技术规范书编制并对其准确性负责；
4.1.3负责根据具体的标的制订详细、合理、具有可操作性的技术评标标准；
4.1.4负责设备类招标技术标评标工作；
4.1.5负责审核设计人员与中标人签订的技术协议，并对其完整性、准确性负责。
4.2经营计划部
4.2.1负责工程分包招标申请和《工程分包采购需求计划》初始编制；
4.2.2配合项目经理编制招标文件；；
4.2.3配合项目经理根据具体的工程情况制订详细、合理、具有可操作性的技术评标标准；
4.2.4负责工程类评标工作；
4.2.5负责工程类合同的编制及合同谈判工作。
4.3项目经理
4.3.1负责向设计研究院和工程管理部提供工程进度计划；
4.3.2负责协调完成《设备材料采购需求计划》、《工程分包采购需求计划》的编制和审批。
4.3.3与工程管理部协商，负责划分工程类招标的标段，确定工程范围、甲供材范围；负责设备材料招标与工程招标的接口和问题处理。
4.3.4负责工程类和设备类合同商务、技术谈判整体工作。
4.4采购部
4.4.1参与《设备材料采购需求计划》和《工程分包采购需求计划》的编制；
4.4.2负责设备材料招标申请；
4.4.3负责设备材料、工程分包招标计划书和招标进度安排表的编制工作；
4.4.4参与标前会的组织工作（若需要）；
4.4.5负责招标评标的组织工作；
4.4.6负责评标汇总报告的编制工作；
4.4.7负责合同谈判的组织及主持工作；
4.4.8负责相关资料的存档工作。
4.5财务部
4.5.1参与商务标、价格标的开标和评标工作；
4.5.2参与定标及拟签合同的会审；
4.5.3参与开、评标中商务洽谈工作。
5．组织机构
5.1公司采购招标工作根据《关于公司组织机构设立与职能安排的通知》的规定，按照分管领导的指挥，由采购部进行工程采购和监造等工作；设置招标中心统一组织、各有关部门协作完成招标工作。
5.2招标中心为常设机构，采购部人员作为其成员，负责招标工作的日常事务和招标工作的业务指导。
每次负责招标工作的各小组人员为临时选派，根据项目和工程实际情况按照下述原则和要求指派，下一次招标时重新指派人员。
招标中心组织机构设置如图1所示：
图1招标工作组织机构图
5.3招标管理委员会
招标管理委员会是招标工作的领导决策机构，组成成员为公司高管，公司总经理为招标委员会主任。
5.4招标工作组
招标工作组负责发标、开标、评标、定标过程的组织工作。
招标工作组人数不少于2人，其组长、成员由招标中心指派，工程招标由招标中心和工程管理部派人参加。
5.5商务评标组
商务评标组负责投标文件商务部分的评审工作。
商务评标组人数不少于3人，商务评标组人员根据招标标的物的分类情况而定。
商务评标组人员名单在招标申请时由招标中心提出，再经分管领导审定。
表1商务评标组成员构成表
招标分类
人员
设备材料采购
设计分包
工程分包
其他物资采购
商务组长
采购部负责人/采购经理
采购部负责人/采购经理
经营计划部负责人/费控经理
采购部负责人/采购经理
商务组成员
采购部派员
财务部派员
项目经理
项目费控工程师
采购部派员
设计研究院派员
财务部派员
项目经理
项目费控工程师
采购部派员
工程管理部派员
财务部派员
项目经理
项目费控工程师
采购部派员
财务部派员
相关部门派员
相关负责人参加
5.6技术评标组
技术评标组负责投标文件技术部分的评审工作。
技术评标组人员根据招标标的物的分类情况而定。
技术评标组人员名单在招标申请时由招标中心提出，再经分管领导审定。
表2技术评标组成员构成表
招标分类
人员
设备材料采购
设计分包
工程分包
其他物资采购
技术组长
专业负责人
专业负责人
工程部负责人
专业负责人
技术组成员
设计研究院派员
项目经理
设计研究院派员
项目经理
工程部派员
设计研究院派员
项目经理
相关部门派员
5.7项目经理
项目经理需参与：
①各类设备物资采购及工程、设计分包招标工作的全过程；②商务标和技术标的评标工作。
5.8监督组
负责对开、评标过程的合规性进行随机抽查和监督。
监督组人员由财务部派员。
6．招标工作流程
6.1招标工作流程图
招标工作的具体流程详见下图2：
图2招标工作流程图
6.2招标方式的选择
6.2.1邀请招标：
对于市场供应商在三家以上的工程、设备、大宗的材料、需要签订技术协议并分技术和商务分别评审的产品等应当和优先采用邀请招标方式。
6.2.2邀标单位名单：
邀标单位名单由采购部根据标的物的不同从原有合格供应商名录及经考察评审的新供方单位中拟定，报招标管理委员会审批。
6.2.3询比价：
对于型号固定统一的通用设备、材料、生产消耗性原辅料、备品备件、信息网络设备、工器具、劳保用品、办公用品、生活用品、办公自动化设备及耗材、家用电器、家具等无需签订技术协议，或技术标准单一的产品，同时满足市场供应商在一家以上且无需分技术和商务分别评审，应当采用询比价方式。
采用询比价方式时，报价文件应在规定时间内通过传真或邮件发送。
6.2.4询比价单位名单：
询比价单位名单由采购部根据标的物的不同从原有合格供应商名录及经考察评审的新供方单位中拟定，报招标管理委员会审批。
6.2.5定向议标：
属于技术垄断、单一来源供应商、政府部门指定等情形之一的，或受工程项目工期的限制，需要紧急采购，由采购需求部门提出充分理由，经招标管理委员会批准后可以采用定向议标方式。
6.2.6在实际工作中，根据采购部控制预算中物资设备、工程分包等方面的预算价格和项目的实际紧急程度，由公司分管领导决定选择采用何种招标方式（邀请招标或询比价或定向议标方式）。
6.2.7对于公司常用的通用设备材料和供货周期较长的大中型设备，为节约成本和保证工期的需要，可在年度初根据公司年度计划预计总量进行邀请招标或议标，约定调价方式，签订年度采购协议等条款。
6.2.8无论采用何种招标方式，招标行为必须符合国家相关法律法规，符合政府主管部门的要求。
6.3编制招标文件
6.3.1根据《设备材料采购需求计划》和《工程分包采购需求计划》的要求，及时编制和提供招标文件。
6.3.2招标文件编号按公司《关于工程项目等编号管理的通知》的规定进行编写。
6.3.3设备材料采购招标文件：
技术部分由提出采购需求的部门负责组织编写；商务部分由采购部负责编写。
设备采购招标文件由提出采购需求的部门进行专业校核，经项目经理审核、相关部门会签后，由公司分管领导批准。
6.3.4设计、工程、调试分包招标文件：
有关设计的功能描述和相关要求由设计经理负责组织编写；工程的安装和验收要求、调试要求、进度和安全要求由工程管理部负责组织编写；商务部分（其中含工程量清单及报价说明等）由费控工程师负责组织编写、招标中心协助。
设计、工程、调试招标文件报项目经理审核，相关部门会签、公司分管领导批准。
6.3.5商务条款除主要明确报价方式、履约期限、付款方式等内容，还应重点提示“商务报价必须单独密封，请勿在技术或商务投标文件中显示，报价为一次报价”。
6.3.6招标文件的报价格式需技术标编写人员及部门配合，列明供货配置清单或工程量清单表，并约束投标方不得随意删减清单明细报价，若有差异，可提差异报价，并说明清楚。
6.3.7招标文件的付款方式：
原则上按公司要求标准1（预付）:
4（到货）:
4（并网验收）:
1（质保金）执行，若遇特殊标的物或项目招标时，由采购部负责重新编写付款方式内容，报招标管理委员会审定批准后执行。
6.3.8其他采购参考《工程分包采购控制程序》执行。
6.4拟定招标计划
6.4.1招标计划含招标申请表、招标计划书及招标进度安排表，由采购部负责编制招标工作计划。
6.4.2招标计划包括五个方面基本内容：
①标的物及邀请投标单位名单、②推荐评委名单、③招标日程安排、④所选招标方式、⑤投标保证金金额，具体格式详见附件（表1：
招标申请表，表2：
招标计划书，表3：
招标进度安排表）。
6.4.3招标计划由公司分管领导审核，报招标管理委员会审定批准。
6.5开标前准备工作
6.5.1招标中心根据审批后的招标工作计划要求向邀请的投标单位发出标书，标书中明确告之开标时间、地点，必要时告知开标方式和评标办法。
6.5.2招标人发标后须向所有的拟邀请投标人致电核实是否收到最终版本的招标文件及其完整性（同时应邮件或传真确认）。
招标联络人收集拟投标人对招标文件需要澄清的问题，属共性问题汇总后向所有拟投标人发出统一答疑表（不说明问题来源），以保证所有投标人获取一致的招标文件信息。
答疑表作为招标文件的有效组成部分应作为评标文件的组成部分。
6.5.3如有邀请公司外部评委参与评标的，招标中心应做好招标会务安排、费用预算申请等招标接待准备事宜。
6.5.4必要时通知业主方参加开标。
6.5.5关于投标保证金的收取与退还说明
1）邀请招标的投标保证金的收取额度由招标中心提出，招标委员会确定，随招标申请审批。
其他方式招标均不收取投标保证金。
2）投标保证金可以是银行保函、银行汇票或提前电汇，银行保函有效期一般为投标有效期。
投标保证金的票据上资金用途必须注明是投标保证金。
4）发生以下情况之一者，投标保证金将予以没收：
①投标人在投标有效期内撤回其投标；
②投标人在投标截止日期后对投标文件作实质性修改；
③投标人被通知中标后，拒绝按投标承诺签订合同；
④投标人不接受招标文件的规定或不按规定提交履约保证金；
⑤投标人被发现有串标、行贿或投标文件中含有故意的虚假陈述。
5）如发生应当没收投标保证金的情形，招标人应及时将情况报公司领导审批，收到批复后由招标联络人拟函，并经法务人员审核后致函给相关投标人。
6）中标人的投标保证金，将在《中标通知书》发出且签订合同并递交履约保函（如有）后予以无息退还；落标人的投标保证金，将在定标后开始予以无息退还。
6.6开标与评标
6.6.1开标工作由招标工作组组织，招标联络人、会务组及财务人员应于投标截止时间前一小时到开标现场办理投标登记、收取投标保证金（如有）。
6.6.2在规定的投标截止时间之前到达的投标文件是有效的投标文件；在投标截止时间之后到达的，按废标处理。
6.6.3对于邀请参加投标的投标单位，在投标前需给予回执{详见附表4：
回执（投标确认函）}；不参加我司招标的，必须书面说明原由，未说明原由的投标人，我司将考虑在今后的招标活动中不再邀请参与。
6.6.4相关评标小组成员及招标监督组须准时集中在指定评标地点完成评标、澄清答疑等相关工作内容，不允许中途退场（如遇紧急特殊事情例外）。
6.6.5评标环节
主要分为技术评标、商务评标两部分，分别按照相应的评标原则给出评价意见，评价的记录应予以保存。
1）商务评标组和技术评标组分别独立评标，当需要互相支持时，双方组长应作必要的沟通，以使评委准确完整的理解招标文件和投标文件；
2）技术评标组应确认投标书与招标文件的符合性，编写技术评标报告时应对产品性能给予准确描述，以其优缺点比较的方式作出性能、质量分析，评标组各成员签署后交招标工作组，一类设备的技术评标报告还应提交技术总监批准；
3）商务评标组和技术评标组分别独立编写评标报告，签字后交招标工作组。
招标工作组长牵头，商务评标组长和技术评标组长参加，对评标报告进行审核，修订；
4）工程招标和设计分包招标的价格部分由项目的费控工程师负责评审，采购部费控主任工程师校核；设备材料招标的价格部分由项目的采购经理负责评审，采购部负责校核，项目费控工程师参与。
6.6.6对于未按招标文件要求付款方式报价的投标方，由招标中心向招标管理委员会汇报，并经招标管理委员会审定，是否做废标处理。
6.6.7如果招标组织过程中有重大问题的，招标工作组应及时报告招标管理委员会。
6.7定标
6.7.1定标通过召开定标会议或由公司领导根据评标汇总报告反映的评标结果情况直接签署确定中标单位。
6.7.2招标工作组负责组织召开定标会议，由招标工作组组长、技术组和商务组组长、项目经理、项目费控工程师、项目采购经理、监督组组长等向公司招标管理委员会汇报评标结果，由招标管理委员会定标；需要其他人员汇报的，由招标管理委员会指定人员，招标工作组负责通知相关人员参加。
6.7.3商务评标组长和技术评标组长分别就评标报告向招标管理委员会汇报，项目经理就项目预算、项目具体情况向招标管理委员会汇报。
6.7.4招标管理委员会根据评标情况择优选择，明确定标意见，签字后书面下达给招标工作组，招标工作组将定标意见书面传达给有关部门。
6.8招标中心接到书面定标意见后向中标方发出（预）中标通知书，并明确告之合同谈判时间、地点；标的金额在1万元以下可以邮件或电话的方式告知。
6.9在（预）中标通知书规定的时间内，设备材料类先由项目专业设计人员进行技术谈判，然后由项目采购经理进行商务和价格谈判；工程类先由工程管理部和项目经理进行技术谈判，然后由项目费控工程师和项目采购经理进行商务和价格谈判；设计咨询类由设计经理进行内容和范围等谈判，然后由费控工程师对价格和支付方式进行谈判；谈判可邀请公司财务人员、项目经理、商务及技术组组长、采购部负责人及分管领导中相关人员参加。
负责谈判人员需对谈判过程进行记录，与会人员需对谈判内容记录进行签字确认（详见附表20：
商务技术谈判过程表）。
6.10招标结束，招标工作计划书、招标文件、投标文件（含澄清文件）、会议记录、评标报告、定标意见、（预）中标通知书、商务技术谈判过程表等整理归档。
6.11预计标的金额在1000元以下或紧急采购的物资，在收到标的物并验收合格后，可凭发票和签报按财务规定直接报账。
7.招标纪律
7.1保密
招标过程中形成的文件、资料，以及对投标单位的评价、排序等有关的信息，属公司秘密，涉密人员应当做好保秘工作，在规定时间之前，其扩散不得超出下表限定的范围。
招标工作保密要求一览表
资料信息名称
保密时间
招标管理委员会
商务评标组长
技术评标组长
招标工作组长
项目经理
商务组成员
技术组成员
工作组成员
招标文件
正式发售前
●
●
●
●
●
●
●
●
邀标单位名单
投标截止前
●
●
●
●
●
●
●
●
评委名单
评标结束前
●
●
●
●
●
●
●
●
技术投标文件
合同签订前
●
●
●
●
●
●
●
●
商务投标文件（含价格标文件）
合同签订前
●
●
●
●
●
技术评标汇总表
保密1年
●
●
●
●
●
商务评标汇总表
保密1年
●
●
●
●
●
定标意见
合同签订前
●
●
●
●
●
注：
●表示有权知情
在上表规定的时间之后，上述资料信息的保密仍应遵从公司保密制度的规定。
7.2违纪行为及处理
7.2.1违纪行为包括：
a）将必须招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标；
b）以不合理的条件限制排斥潜在投标人；
c）超出规定范围，扩散保密资料及信息，或超越权限获取保密资料及信息；
d）收受投标人的财物或者其他好处；
e）其他影响招标结果，损害公司利益的行为。
7.2.2对违纪人的处理：
a）禁止继续参与公司任何招标、评标工作；
b）行政处分；
c）经济处罚；
d）构成犯罪的，依法追究刑事责任。
7.2.3违纪行为影响中标结果的，中标无效。
8.形成的文件和纪录
序号
记录表码
记录名称
保存/使用地点
保存期限
1
Q/LT20601-BG001
招标申请表
采购部
长期
2
Q/LT20601-BG002
招标计划书
采购部
长期
3
Q/LT20601-BG003
招标进度安排表
采购部
长期
4
Q/LT20601-BG004
回执（投标确认函）
采购部
长期
5
Q/LT20601-BG005
招标进度表
采购部
长期
6
Q/LT20601-BG006
投标登记表
采购
长期
7
Q/LT20601-BG007
评标会议签到表
采购部
长期
8
Q/LT20601-BG008
商务质询表
采购部
长期
9
Q/LT20601-BG009
技术质询表
采购部
长期
10
Q/LT20601-BG010
开标一览表（价格）
采购部
长期
11
Q/LT20601-BG011
设备招标商务评审表
采购部
长期
12
Q/LT20601-BG012
设备招标商务评审汇总表
采购部
长期
13
Q/LT20601-BG013
技术评审汇总表
采购部
长期
14
Q/LT20601-BG014
评审汇总表
采购部
长期
15
Q/LT20601-BG015
工程招标商务评分表
采购部
长期
16
Q/LT20601-BG016
技术评审汇总表
采购部
长期
17
Q/LT20601-BG017
技术、商务评分汇总表
采购部
长期
18
Q/LT20601-BG018
工程类评分汇总及定标汇总表表表
采购部
长期
19
Q/LT20601-BG019
（预）中标通知书
采购部
长期
20
Q/LT20601-BG020
未中标通知书
采购采购
长期
21
Q/LT20601-BG021
商务技术谈判过程表
采购
长期
22
Q/LT20601-BG022
询价传真函
采购
长期
23
Q/LT20601-BG023
项目设备材料采购需求计划表
采购
长期
24
Q/LT20601-BG024
项目工程分包采购需求计划表
采购
长期
9.附录
附件1：
《招标申请表》Q/LT20601-BG001
附件2：
《招标计划书》Q/LT20601-BG002
附件3：
《招标进度安排表》Q/LT20601-BG003
付件4：
《回执（投标确认函）》Q/LT20601-BG004
附件5：
《招标进度表》Q/LT20601-BG005
附件6：
《投标登记表》Q/LT20601-BG006
附件7：
《评标会议签到表》Q/LT20601-BG007
附件8：
《商务质询表》Q/LT20601-BG008
附件9：
《技术质询表》Q/LT20601-BG009
附件10：
《开标一览表（价格）》Q/LT20601-BG010
附件11：
《设备招标商务评审表》Q/LT20601-BG011
附件12：
《设备招标商务评审汇总表》Q/LT20601-BG012
附件13：
《技术评审总表》Q/LT20601-BG013
附件14：
《评审汇总表》Q/LT20601-BG014
附件15：
《工程商务招标评分表》Q/LT20601-BG015
附件16：
《技术评审汇总表》Q/LT20601-BG016
附件17：
《技术、商务评分汇总表》Q/LT20601-BG017
附件18：
《工程类评分汇总及定标汇总表》Q/LT20601-BG018
附件19：
《（预）中标通知书》Q/LT20601-BG019
附件20：
《未中标通知书》Q/LT20601-BG020
附件21：
《商务技术谈判过程表》Q/LT20601-BG021
附件22：
《询价传真函》Q/LT20601-BG022
附件23：
《项目设备材料采购需求计划表》Q/LT20601-BG023
附件24：
《项目工程分包采购需求计划表》Q/LT20601-BG024
附加说明
本办法由采购部负责提出。
本办法由采购部负责起草或修改。
本办法主要起草、修订人：
但鄂
审核人：
赵荣俊
批准人：
瞿建国
本办法由采购部负责解释。
本办法于二〇一七年五月一日第四次发布实施。
招标申请表
Q/LT20601-BG001
项目名称
招标编号
申请
内容
简介
1．招标内容：
2.计划开工（到货）日期:
3.其他情况补充说明:
经办人
签字:
日期:
项目经理
签字:
日期:
采购部
签字:
日期
分管领导
签字:
日期:
总经理
签字:
日期:
招标计划书
Q/LT20601-BG002
招标批次：
日期：
项目名称
招标内容
（含拟邀请单位）
招标编号
采购方式
招标
需收取投标保证金的招标内容及金额
推荐评委名单
招标工作组
组长：
成员：
商务评标组
组长：
成员：
技术评标组
组长：
成员：
招标监督组
日程安排
招标文件发出：
评标地点：
本公司会议室
投标文件收回：
评标：
编写评标报告：
经办人
分管领导
总经理
招标进度安排表
Q/LT20601-BG003
序号
工作内容
计划完成时间
计划调整时间
实际完成时间
责任部门
责任人
差异分析
1
提交采购需求计划表
2
提交技术规范书
3
提交招标申请书
4
提交招标计划书
5
招标申请表、计划书审批
6
编写招标文件
7
招标文件审批
8
发标
9
澄清
10
回标
11
商务评标
12
技术评标
13
技术评标报告
升级会员 