出差管理制度中译英技术文件网站样稿.docx
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出差管理制度中译英技术文件网站样稿
公司出差管理制度
ManagementSystemonBusinessTrip
——华译网翻译公司提供中文和英文翻译版本
文献来源：
华译网翻译公司官方网站
注：
对应英文版请见本文件后半部分。
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中文原文
一、适用范围和生效
1、本制度适用于各独立核算的单位。
2、各单位员工在办理出差、报销交通费、手机费等业务时需执行本制度规定。
3、本制度的解释权在公司财务部门。
4、本制度经公司总裁批准后生效，经同样手续可以修改。
二、出差登记管理规定
1、因公需出差须经主管领导核准。
出差前要明确出差事由、出差地点及行程路线；出差期间行程改变时，须及时通知主管人员说明原因。
2、出差人员可在正式出发前的2天内，申请半天出差准备假，以做好出差准备工作。
3、出差返回后必须在24小时内向公司报到,无特殊原因而逾期未报到者按照公司考勤管理规定处理。
三、出差借款管理规定
1、一日以内出差不预支差旅费，若出差为购置货品或办其他公事，可以预支相应费用。
2、一日以上的出差，可以根据预算办理出差借款手续。
3、出差借款由主管人员批准，详见《资金审批办法》中有关规定。
四、国内出差报销标准
1、员工与外方人员共同出差时，出差标准可由总裁单独核定。
2、员工每次出差允许乘坐的交通工具由主管人员批准。
3、执行不同标准的人员共同出差时，原则上按照较高级别人员的标准执行。
4、出差地可以由公司安排住宿或其他条件解决住宿时，出差员工住宿费不再计取。
5、乘坐列车硬卧及以下等级交通工具时，对出差人按照所乘交通工具票价的30%给予途中补贴；若乘坐火车硬座、公共汽车超过5个小时则按照票价50%予以补贴。
6、公司自备汽车出差、行车途中超过2小时时，对于驾驶员按照实际行驶时间超过2小时的部分，每小时给予30元途中补贴，不足20分钟不与计算，超过20分钟不足一小时按照一小时计算；其他人员不享受途中补贴。
五、公司驻地的市内交通费
1、经公司总裁核准的部门经理和其他相关人员，按核准乘用范围规定可乘坐出租车。
2、其他人员对因公外出办事，经核准可乘坐出租车。
3、日常上、下班交通补贴已计入每月总补贴内，不单独报销。
4、周末及节假日加班按实报销地铁及公交费，晚上加班超过10点可按实报销出租车费。
六、通讯费报销规定
1、通讯费用报销限额：
部门经理或相关核定人员∶100元/月；其他经核定同意的员工∶50元/月；
2、有特殊规定需要突破限额时，必须经公司总裁同意；
3、享受通讯费用补贴的员工需自备手机和家庭座机，并能随时保持通讯联系。
4、因公出差（含核定为市郊出差的）每月增加手机补贴费∶
出差天数
1~7（含，下同）
7–14
15以上
部门负责人
30
20
10
项目经理
20
12
6
员工
20
12
6
说明事项
1、出差其间，手机在7:
00-22:
00应开机；
2、每月数次出差仅计算一次增加补贴，对实际使用超过补贴标准的，可凭通话清单按实际发生的费用报销。
七、出差的交通费报销标准表
交通工具
飞机
软卧
硬卧
软座
硬座
长汽
公汽和出租
订票费
退票费
公司经理
√
√
√
√
√
√
√
√
√
部门经理\负责人
批
批
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
√
项目经理、销售经理、技术支持和相关核定人员
批
批
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
√
其他员工
批
批
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
批
说明事项
1、√：
可实报；批：
事前经总裁同意后可实报；
2、A∶指同一城市短期（1-7天）出差按实报销的最高限额；B：
指8天以上在同一城市，且为完成同一项目工作内容的不连续出差累计。
费用系指实报销的最高限额；
3、异地出差的市内交通费，报销时日均费用未超过限额时，可按限额与实际发生的日均费用之差额的50%给予补贴；
4、公司经理包括公司总经理、副总经理、技术总监、市场总监、财务总监等高管人员（以下同）。
八、出差每日住宿报销限额
出差天数
1~7
8~14
15以上
公司经理
500
350
250
部门经理\负责人
350
250
200
项目经理、销售经理、技术支持和相关核定人员
300
220
160
其他员工、所有人员市郊出差
160
140
120
说明事项
1、去省会市、直辖市及特区，按上表限额数增加50%计算。
2、超标准应事前经公司总裁或被授权人批准。
3、以上天数是指同一城市，为完成同一项目工作内容的不连续出差累计。
4、宾馆固定话费纳入住宿费的限额内。
5、异地出差的住宿费（含自行寄宿），报销时日均费用不足限额时，可按限额与实际发生的日均费用之差额的50%给于补贴（由公司安排住宿的无此项补贴）。
九、出差每日补助标准
出差天数
1~7
8~14
15以上
公司经理
200
150
100
部门经理\负责人
150
100
70
项目经理、销售经理、技术支持和相关核定人员
150
100
70
其他员工
100
70
70
经核准的市郊出差（不住宾馆）
60
42
30
经核准的市郊出差（住宾馆含公司安排住宿）
30
21
15
说明事项
1、出差时间按照实际出差日历时间计算，交通工具出发和到达当日的出差时间超过8小时（含）方可按一日计算；
2、住市郊宾馆，须事前申请并经总裁同意。
3、若出差任务为业务学习、培训等，补助标准按50%计算。
一十、国外出差报销标准
1、员工出国的有关手续费须经总裁批准方可报销。
2、员工出国允许乘交通工具由公司总裁同意。
3、员工国外住宿标准由公司总裁根据出差任务和出差地区适时核定。
4、出国人员在国外之旅行，应以规定路程为限，规定以外路程之差旅宿费不予报销。
5、出国人员差旅费如已由公司之外的有关单位提供，则此部分不得再向公司申请借款或报销，但有关单位供给费用较低时，其差额可由公司酌情补助。
6、出国人员每日补助标准原则按下执行：
出差性质
陪客户商务考察
培训
商务交流
工程技术服务
补助标准
$25
$25
$40
$40
一十一、.近郊出差报销标准
1、出差地点在公司驻地城市的辖区内，但距公司办公地点30公里范围以外属于近郊出差。
近郊出差包含在公司不同生产经营地点之间的出差活动，但不包含仅在市区范围内的外出情况。
2、近郊出差的交通费实报实销。
部门负责人及以上的员工允许乘坐出租车，其他员工原则上应乘坐公共交通工具；如确需乘坐出租车，应由负责人批准。
3、近郊出差，原则上不报销住宿费用。
如确需报销责必须由公司负责人批准，住宿标准参照国内出差住宿标准执行。
4、每次近郊出差，包括路途时间和工作时间在内，如果超过8小时按上述规定标准给予出差补助；若不足8小时则给予20元的出差补助；如不足4小时则不予补贴。
5、近郊出差应在返回公司后次日内报销。
一十二、其他
1、出差过程中涉及到本制度规定之外的费用（如采购费用、招待费用、材料费、杂费等）需要报销，出差人员须提出书面申请，根据有效的相关原始单据经批准后报销。
英文译文
ⅠScopeofapplicationandeffecttaking
i.Thissystemshallapplytoallunitsthatpracticeself-supportingaccountingsystem.
ii.Employeesofallunitsshallcomplywithregulationsinthissystemwhentransactingproceduresforgoingonbusinesstrip,reimbursingtrafficexpensesandtelephonerates.
iii.Therighttointerpretthissystemshallresideinthefinancialdepartmentofthecompany.
iv.Thissystemshalltakeeffectafterapprovedbythepresident,andanymodificationshalladoptthispractice.
ⅡRegulationsonRegistryofBusinessTrip
i.Anyemployeewhowouldgoonbusinesstripshallfirstobtaintheapprovalofhis/herdirectsenior.Beforegoingforthetrip,thereasonforthetrip,thelocationtoreachandtherouteoftripshouldbeexplained.Incaseofanychangeintheroute,reasonsforsuchchangeshallbenotifiedtothedirectsenior.
ii.Thestaffgoingforbusinesstripmay,2daysbeforehe/shestarted,applyforhalf-a-dayleavetogetfullypreparedforthetrip.
iii.Afterreturningfromthebusinesstrip,thestaffshallregisterwiththecompanywithin24hours.ThosewhoexceedthetimelimitforregistrationwithoutexplainingreasonsshallmeetpunishmentinaccordancewithRegulationsonWorkAttendanceofthecompany.
ⅢRegulationsonLoaningforBusinessTrip
1.Forabusinesstriplastingwithinaday,notravelexpensescouldbepaidinadvance.Ifthestaffgoesonthebusinesstripforpurchasingrequiredgoodsorotherofficialbusiness,he/shemayhaverelatedexpensespaidbythecompanyinadvance.
2.Forabusinesstriplastingmorethanoneday,proceduresforbusinesstriploaningcouldbetransactedaccordingtothebudget.
3.Businesstriploaningshallbeapprovedbyrelatedexecutiveandcarriedoutinaccordancewith“MeasuresonFundApproval”.
ⅣStandardofBusinessTripReimbursementinChina
i.Ifthestaffgoesforbusinesstripwithforeignparties,thereimbursementstandardforthemcouldberatifiedbythepresidentseparately.
ii.Whatvehiclesareallowedtotakeforthestaffoneachbusinesstripshallbeexaminedandapprovedbytheexecutive.
iii.Ifstaffgranteddifferentreimbursementstandardsgoforabusinesstriptogether,inprinciple,thehigherstandardshouldapply.
iv.Whenaccommodationatthedestinationcouldbeprovidedbythecompanyorbyanymeansforthestaffonbusinesstrip,thestaffshouldnotdrawpaysforaccommodationinadvance.
v.Whenthestaffforabusinesstriptaketouristcoachorvehiclesbelowthislevel,atrip-allowanceequaling30%ofthefareshouldbepaidtothestaff;iftakinghard-seatorbusformorethan5hours,thestaffshouldbeofferedatrip-allowanceequaling50%ofthefare.
vi.Whenthecompanygoesforabusinesstripwithself-ownedvehiclesandthetripcostsover2hours,thedrivershallbeallowedatrip-allowanceof30yuanperhour（exceedingthe2hours）.Iftheextratimelastslessthan20minutes,thereshouldbenotrip-allowance;iftheextratimelastsmorethan20minutesbutlessthan1hour,thestandardof30yuanperhourshallapply.Otherstaffonboardshallnotenjoyanytrip-allowance.
ⅤUrbanTrafficExpensesattheLocationoftheCompany
a.Departmentmanagersandotherrelatedpersonnelwithstandardsratifiedbythepresidentcouldtaketaxisaccordingtotheapprovedscopeofvehicles.
1.Otherstaffmaytaketaxisafterratifiedbytheexecutiveifgoingoutforofficialbusiness.
2.Everydaytrafficallowanceforgoingandleavingworkhasbeenincludedinthetotalallowanceforeachmonth,andwouldnotbereimbursedseparately.
3.Forovertimeatweekendsandholidays,thereturnfareforsubwayandtransitcouldbereimbursed;ifworkingtillmorethan10p.m.forovertime,thetaxifareforreturninghomecouldbereimbursed.
ⅥRegulationsonReimbursementofCommunicationExpenses
1.Limitationonreimbursementofcommunicationexpenses:
100yuanpermonthfordepartmentmanagersorrelatedratifiedpersonnel,and50yuanpermonthforotherapprovedstaff
2.Whenthelimitationhastobeexceededduetospecialrequirements,itshouldfirstbeapprovedbythepresident
3.Employeeswhoenjoyallowanceforcommunicationexpensesshallprovidemobilephonesandfamilyphonesforthemselvesandensurethattheycouldbecontactedbyeithermeansatanytime.
4.Thosegoingforofficialbusinesstrip（includingtheratifiedtriptothesuburbs）couldenjoyextraallowanceeachmonthformobilephoneasshowninthetablebelow:
Numberofdaysinthebusinesstrip
1to7（bothendsincluded;thesamehereinafter）
7to14
Morethan15
Departmentmanager
30
20
10
Projectdirector
20
12
6
Ordinarystaff
20
12
6
Remarks
a）Duringthetrip,themobilephoneshallkeptpower-onbetween7:
00and22:
00;
b）Formanybusinesstripswithinamonth,theextraallowancewouldbesettledforonlyonce;incasethattheactualexpensesexceededthestandardofallowance,theextraexpensescouldbereimbursedbysubmittingthelistoftelephonerates
ⅦTableoftheStandardsforReimbursementofTrafficExpensesduringBusinessTrip
Vehicle
Airplane
Softberth
Touristcoach
Softseat
Hardseat
Coach
Busandtaxi
Bookingexpense
Returnedcheckexpense
Managerinthecompany
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Departmentmanager/director
Approved
Approved
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
√
Projectmanager,distributionmanager,technicalsupporterandrelatedratifiedpersonnel
Approved
Approved
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
√
Otherstaff
Approved
Approved
√
√
√
√
（A≤100/B≤40）
√
Approved
Remarks:
a）√:
Allowedtobereimbursedaccordingtoactualexpenses;Approved:
Reimbursementofactualexpensescouldbefulfilledwiththeapprovalofthepresidentinadvance.
b）Areferstothemaximumlimitonreimbursementofactualexpensesforshort-termbusinesstrip（1to7days）inthecitywherethecompanyislocated;Breferstotheaccumulativetotalnumberofdays（exceeding8）ofdiscontinuousbusinesstripsforthesamejobandinthecitywherethecompanyislocated.Theexpensereferstothemaximumlimitonreimbursementofactualexpenses.
c）Asforurbantrafficexpensesinotherplaces,incasethattheexpenseperdaydidn’texceedthelimitationonreimbursement,anallowancecouldbeoffered,equaling50%ofthebalancebetweenthelimitationandtheactualexpenseperday.
d）Managerofthecompanyincludeshighermanagementlikegene
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