2文 书 档 案 整 理.docx
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2文书档案整理
文书档案整理
——归档文件整理规则
•为了适应档案管理现代化的需要，国家档案局于2000年12月6日发布了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
此《规则》从我国档案工作的实际出发，在借鉴传统的案卷级整理方法（即立卷）的基础上，对归档文件整理进行了改革，做出了新的规定。
即推行文件级整理方法，大幅度减化整理中的手工操作，以促进文档一体的管理。
2011年8月8日湖北省档案局根据国标（DA/T22-2000）以及国家档案局8号令的规定，结合湖北省的实际情况印发了《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规[2011]7号）
A、归档文件的定义
◆归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。
四个必备条件：
（1）本单位工作活动中直接形成（上级、本机关、下级、同级或不相隶属机关等）；
（2）办理完毕；
（3）具有保存价值；
（4）纸质。
•件的定义：
件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。
我们称之为“自然件”。
以下是两份以上的文件合为一件，我们称之为“组合件”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。
6、转发文与被转发文为一件。
•7、正文与文件处理单为一件
•8、报表、名册、图册、会议指南、调动介绍信存根、期刊等，一册（本）为一件。
•9、会议记录一份或一本为一件。
•10、会议文件。
一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。
•11、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。
•12、在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。
◆开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件
例：
就××工作进行调研形成的系列文件（包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表格、结论等）
B、归档文件
整理程序
•归档文件整理程序，一般情况下，归档文件的整理大致需要十二道程序，即：
1、收集文件
2、区分归档范围
3、修整文件
4、分件
5、装订
6、分年度
7、分类别
8、分保管期限
9、排列文件
10、编制件号
11、编制归档文件目录
12、装盒
•
（一）收集文件的意义
•收集文件是归档整理工作的首要程序。
整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
•
（二）收集工作的法律依据
•《中华人民共和国档案法》第十条规定：
对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
•《湖北省档案管理条例规定》第十五条、第十六条规定：
“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。
“凡属归档范围的档案材料，必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
•国家档案局2006年颁布的8号令（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定）。
（三）收集工作的原则
齐全完整，是收集工作的基本原则。
•主要方法有：
•1、全面收集
•2、重点收集
•3、帐外文件的收集
•4、检查已收集文件材料的质量
二、区分归档范围
（一）应归档范围
•1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
•2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
•3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
•4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
•
（二）不归档文件材料的范围
•1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
•2、本机关文件材料中的一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
•3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
•4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
•简言之就是，与自己有关的就存，与自己无关的可不存。
三、修整文件
为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。
•1、修裱破损文件
•2、复制字迹模糊或易褪变的文件
•3、去除易锈蚀的金属物（如订书钉）
•4、超大纸张折叠
•5、小于A4幅面文件应采用A4幅面的白纸进行托裱。
四、分件
•办理完毕的归档文件，以“件”为单位集中，一般一份文件为一件；在事由上有密切联系的文件可一组为一件。
•单份文件的正本与定稿为一件，正文与附件为一件；字迹模糊或褪变的应进行复制，原件与复制件为一件；报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册（本）为一件；简报一期为一件；会议记录一份或一本为一件。
•办理同一事由工作形成的有密切联系的文件，如请求与批复、转发文与被转发文等，一组为一件；开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。
•“件”内文件一般按照形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置。
同一份文件一正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文）在后。
•多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文（汉字）在前，其它语言在后。
文件处理签随文件一并归档，发文处理签排在正本之后，定稿之前；收文处理签排在收文之前。
五、装订
•
（一）装订要求：
•1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。
•2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。
（二）装订步骤
•整个装订工作过程分两步，一是在进行数字化加工处理前采用梯形无酸牛皮纸封装，二是完成数字化处理后可采用扎线装订法，向国家档案馆移交时必须用线装订。
扎线不得使用化学线
一、第一步：
数字化加工前以斜口袋的形式进行装订，装订前应当去除文件上的订书钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。
二、第二步：
数字化加工后采用扎线装订的方法有：
1、“三孔一线”的左侧装订方式。
2、左上角的三角形式的财务凭证装订法。
3、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，也可以不拆除。
（三）编页号
•以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。
文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。
•编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。
（如：
工作计划、总结等）
•页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。
六、分年度
•分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。
现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
七、分类别
分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。
（一）分类方法
•分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。
目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。
•1、组织机构分类法
•2、问题分类法
（二）分类方案的编制
样表2:
按问题分类（供参考）
湖北省机关档案
分类方案、归档范围、保管期限表
分类方案
归档范围
保管
期限
门类
类别
文
书
文
件
材
料
W
党
群
类
1
本级机关党委换届、党员代表大会会议文件材料、选举结果
永久
2
参加上级机关党务工作会议材料
①重要的
②一般的
永久
定期
3
本级机关关于党的建设及党员干部表彰、处分等工作的计划、总结、决定、通知
①重要的（含警告以上处分）
②一般的（含警告处分）
永久
30年
4
上级机关有关党务工作的来文
①重要的
②一般的
30年
10年
5
本级党组（党委）会议纪要、记录
永久
6
本级党组（党委）重大决定、重要通知
永久
7
党组民主生活会记录及发言材料
30年
8
党组中心组学习记录及其他材料
10年
9
本级机关党员花名册、党团员统计年报表、组织关系介绍信存根
永久
10
本机关工青妇工作的文件材料
①重要的
②一般的
30年
10年
综
合
类
11
本级机关召开的综合性工作会议材料
①请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、典型发言材料
②会议简报、书面交流材料等
永久
30年
12
本级机关召开的专题性会议材料
①重要的
②一般的
永久
30年
13
本机关行政办公会议、专题会议纪要、记录
永久
14
上级机关召开的综合性会议材料
①会议通知、日程、名单、报告、讲话、决定、决议、纪要、典型发言材料
②会议简报、书面交流材料等
30年
10年
15
上级机关、同级机关召开专题会议材料
①重要的
②一般的
30年
10年
16
本级关于机关管理、人事教育、老干、后勤管理等工作的请示、批复、规定、意见、通知、函等
①重要的
②一般的
永久
定期
文
书
文
件
材
料
W
综
合
类
17
上级机关、同级机关关于机关建设、人事教育、老干、后勤管理等方面来文
①重要的
②一般的
30年
10年
18
下级报送的综合性文件材料
①重要的
②一般的
30年
10年
19
本级机关干部职工名册、人事关系介绍信存根、干部定期统计表
永久
20
本级机关综合性的工作计划、规划、总结
①年度和年度以上的
②年度以下的
永久
10年
21
人大建议、政协提案办理答复意见
①主办的
②协办的
永久
定期
22
本级机关处理人民来信来访的材料
①有领导指示或处理结果的
②一般的
永久
定期
23
本级机关行政关系介绍信存根、使用印章登记簿
30年
24
本机关文书档案移交清册
永久
25
同级或下级的来文、来函
①重要的
②一般的
30年
10年
26
本机关日常事务工作形成的文件材料
①重要的
②一般的
永久
10年
业
务
类
27
本级机关召开的业务工作专题会议材料
①重要的
②一般的
永久
定期
28
上级机关召开的业务工作会议材料
①重要的
②一般的
30年
10年
29
本处室主要职能工作的请示、批复、规定、意见、通知、函、调研报告、签报、计划、总结等
①重要的
②一般的
永久
定期
30
上级机关制发的属本处室主管业务的文件材料
①重要的
②一般的
永久
10年
31
同级或下级的来文、来函
①重要的
②一般的
30年
10年
32
与同级机关联合发文
①主办的
②协办的
30年
10年
•根据分类方案要求，文书档案的整理分类，首先是划分年度作为一级类目；再在每一年度内按问题划分作为二级类目；每个问题内的归档文件按保管期限划分作为三级类目：
•年度——问题（机构）——保管期限
（1级类目）（2级）（3级类目）
八、划分保管期限
保管期限，就是文件材料的留存年限。
划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。
•文书档案的保管期限一般分为：
永久、30年、10年三个档次。
•如何确定一份文件的保管期限，其依据是各单位根据国家档案局的8号令精神编制的《机关档案分类方案、归档范围、保管期限表》
（通常称为档案整理的“三合一”制度）。
我们整理档案应严格按照“三合一”制度执行。
九、排列文件
•
•归档文件的排序分为两个层次的排列
•1、归档文件件内的排列
•2、最低一级类目内归档文件之间的排列
（1）同一事由内归档文件排列
（2）不同事由间的归档文件排列
十、文件编号
（一）件号
件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在档案室中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
件号包括室编件号和馆编件号两种。
1、室编件号
室编件号，即在归档文件整理时编制的件号。
•2、馆编件号
馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要，在档案进馆时编制。
由档案馆视情而定。
•
（二）页数
•页数，是每份归档文件的总页数：
•1、以件为单位，逐页编写页码，如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：
正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），则要在文件的左上角用铅笔编写连续的页码。
。
•2、用图书页码法进行计数。
单面印刷的为一页；双面印刷的为两页。
折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，双面有字的为两页。
•3、不得重编、漏编页号。
•（三）盖归档章
•1、归档章的位置
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。
如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。
•2、归档章的项目及填写方法
•归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。
•
（1）全宗号：
是档案馆给立档单位编制的代号。
•
（2）年度：
是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数字标注。
•（3）保管期限：
按归档文件划定的保管期限填写。
•（4）室编件号：
按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写。
•（5）馆编件号：
由档案馆负责填写。
•（6）类别：
填写类别的规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名。
归档章式样：
“11—W2010—办公室y—17”
（全宗号）
110
（年度）
2010
（室编件号）
16
（类别）
党群类
（保管期限）
永久
（馆编件号）
（11号全宗文书档案2010年办公室
永久保管期限的第17件）
11
2010
17
办公室
永久
•档号：
全宗号—门类及年度号—类别及保管期限号—件号
十一、编制归档文件目录
•
（一）归档文件应逐件编写目录
来文和复文作为一件时，只对复文进行编目。
如请示与批复作为一件时，只登录批复件；转发与被转发件，只登录转发件，简言之就是只用登录在最上面的文件题名。
•
（二）归档文件目录中所列项目应逐项认真准确地填写
•归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
其填写方法如下：
•1、件号：
填写室编件号。
•2、责任者：
填写制发文件的机关或个人，即文件的发文机关或署名者。
•3、文号：
填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。
如：
黄档[2010]第5号
•4、题名：
填写文件标题。
5、日期：
即制发文件的时间。
填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。
6、页数：
填写每一份归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。
7、备注：
填写文件需要补充和说明的情况。
•（三）归档文件目录格式
•归档文件目录一律采用竖式，各个项目的尺寸，由市档案局统一制定，各单位不得自行其是。
•参见归档文件目录格式式样图。
•（四）归档文件目录用纸及字迹材料选择
•1、用纸：
幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
•2、字迹材料：
应选用较耐久的字迹材料制作。
归档文件目录
2005年办公室永久
件 号
责任者
文 号
题 名
日 期
页 数
备 注
11
黄石市档案局
黄档[2005]8号
2005
1031
10
•（五）归档文件目录应装订成册，并编制封面
•1、归档文件目录应按保管期限分别编制和装订。
•2、装订整齐、美观、便于利用。
•3、份数：
按档案进馆要求编制相应份数（一般情况下目录一式两份，一份移交档案馆，一份自己留用）。
•4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
参见归档文件目录封式样和归档文件目录编制范例图。
归档文件目录封面式样
十二、装盒
•装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。
•
（一）装盒
•1、装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内。
•2、装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。
•3、装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。
既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。
•4、文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。
档案盒一般采取侧立排放。
•
（二）填写档案盒封面
•装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即机关名称。
填写机关全称或通用简称。
•全宗号
•110
•年度
•2005
•保管期限
•永久
•机构（问题）
•办公室
•起
•止
•件
•号
•
•
•盒号
•（三）填写档案盒脊项目
•档案盒脊设置的项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。
各单位可根据需要设置类别（机构或问题）等选择项目。
填写方法如下：
•1、全宗号：
是档案馆给立档单位编制的代号。
•2、年度：
盒内文件的所属年度。
•3、保管期限：
盒内文件划定的保管期限。
•4、起止件号：
盒内第一份文件和最后一份的件号，中间用“——”连接，室编件号由档案室负责填写，馆编件号待档案进饭后由档案负责填写。
•5、盒号：
不填。
•6、类别名称：
该盒内文件属于哪个类别，则填哪个类别的名称。
档案盒脊背格式：
•（三）排列上架
•将档案盒按年度－类别－保管期限排列的先后次序依次侧立放入档案柜内。
•排列顺序：
自上而下，自左至右
•（四）填写备考表
•备考表置于盒内最后一份文件之后，备考表的项目，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
•1、盒内情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
属于归档文件整理阶段发现的情况，由整理归档文件的人员负责填写；属于档案管理阶段发现的情况，由档案人员负责填写。
•2、整理人：
即负责整理归档文件的人员姓名。
•3、检查人：
即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
•4、日期：
归档文件整理完结的具体时间，即年、月、日。
备考表式样
C、文书立卷改革历程
•2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
•2001年10月10日湖北省档案局印发的《湖北省归档文件整理实施细则》（试行）（鄂档发[2001]45号）
•2011年8月8日湖北省档案局印发的《湖北省归档文件整理实施细则》鄂档规[2011]7号）
修订的主要内容
•新、老归档文件整理细则相比主要不同点有：
•1、增加了对每件文件编页号的规定。
•2、作出了装订方式的规定。
•3、进一步明确了年度分类的概念。
由文件形成年改为文件办结年。
•4、进一步明确了“件”的概念。
指一份文件或在事由上有密切联系的一组文件。
提出组合件的概念，并给出相应的整理方法。
•5、增加了实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件一并归档的要求。
•6、按国家档案局8号令，统一了保管期限（永久、定期：
30年、10年）。
有效期限
◆本细则自发布之日起执行。
◆原《湖北省归档文件整理实施细则（试行）》（鄂档[2001]45号）同时废止。
TENEND
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