公文中字与发的区别.docx
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公文中字与发的区别
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公文中字与发的区别
篇一：
发文号中“字”与“发”的区别
发文号中“字”与“发”的区别
发文字号由机关代字、年份、序号三个小要素组成，机关代字又由行政区域代字、单位名称代字、行政关系代字三个更小要素组成。
这位读者的问题实际上是行政关系代字的相关问题。
所谓行政关系代字指发文字号中能够明确行文方向的代字，如“发”、“字”、“函”、“呈”等。
但目前无论国家行政机关公文处理办法还是国家行政机关公文格式，对这种代字的使用规则均无明确规定。
本书意见应当明确赋予其标明一份公文是“下发”还是“上报”亦或“平行”的作用。
例如用“发”作为下行文的标志，用“报”或“呈”作为上行文的标志，用中性的“字”或“函”作为平行文的标志。
如国务院文件的行政关系代字有“国发”、“国函”等，其中的“发”和“函”分别指明“下发”和“平行”两种发文性质。
===================================================行政公文发文机关标识、发文字号及标题的常见问题与对策
钟钦
内容摘要：
行政公文是具有法定效力和规范体式的文书，但在实际运用中，许多行政公文在发文机关标识、发文字号和标题上存在许多错误。
本文通过大量的实例，从“发文字号”与“公文编号”、多用虚字、乱设虚号、错用括号、文种格式错误、标题啰嗦、滥用标点符号、语句不合语法规范等方面对此进行了深入的探讨。
关键词：
行政公文规范；发文字号错误；文种格式错误；转发性通知标题行政公文是随文字的出现和行政管理的需要而产生并发展起来的。
中国最早没有“行政公文”的名称，统称“公文”。
“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。
”
曹丕典论〃论文里所说的“文章”，是指当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋这“四科八体”。
他又云：
“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。
”将公文奏、议列居“文章”首位，可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文，而且认为应以符合规范的的
“雅”为宜。
曹丕对公文功能的认识极其深刻。
刘勰在文心雕龙〃章表中道：
“章表奏议，经国之枢机”。
明确具体地直接指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键，一语道破公文作为治理国家、管理社会的文字类型工具的性能与作用的本质。
当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运行。
一旦公文统统失效或废止，全社会无疑陷入混乱状态而走向崩溃。
行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
这一概念包含以下几层意思：
一是除党和军队系统的公文外，所有行政机关在行政管理过程中形成和使用的处理公务的文书。
标准的行政公文，是国务院于2000年8月24日发布，20xx年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法规定的13种公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二是行政公文离不开“行政管理过程”，离开行政管理过程这种“公务活动”就不存在行政公文了。
三是行政公文是“依法行政”的重要工具和依据凭证，有法规依据作用的“法定效力”。
四是行政公文的内在结构和外在形式都有特定的“规范体式”。
五是行政公文是进行上下左右的联系和沟通，处理公务活动的文字材料。
因此，行政公文的写作除了符合国家的法律、法规及其他有关规定，坚持实事求是、严肃认真、主旨突出鲜明等原则外，还要遵循行政公文的行文规则，遵循行政公文情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词、数字规范，标点正确，篇幅力求简短的要求，在行政公文语言上遵循精简性、实用性、确指性、陈述性、规范性、得体性的特点，而更重要的一点是必须注重行政公文体式的规范性。
国家行政机关公文处理办法〃第三章〃公文格式中明确规定：
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、
附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
”撰制行政公文，要严格遵循这一规定，以确保行政公文的统一性与科学性，和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
然而，行政公文的实际撰制中却存在着诸多问题。
先看两个病例：
病例一：
××市广播电视大学
×市电大学发（20xx）008号
____________________________________________
关于认真贯彻执行省电大关于“经济应用文写作”完成作
文练习的通知的通知
病例二：
×教纪［20xx］8号
_____________________________________________
××市教育纪律检查工作委员会关于转发××市纪委、监察委关于转发中共中央纪委、监察部关于转发北京市纪委、监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利
进行的紧急通知的通知的通知的通知
由上面两个病例，可以看出常见的行政公文在发文机关标识、发文字号和标题方面存在的主要问题有：
第一、公文眉首方面：
主要是发文机关标识不规范，发文字号混乱。
第二、公文主体方面：
主要是公文标题冗长、混乱、残缺不全，在标题中随意加标点符号等。
一、发文机关标识、发文字号上最容易出现的问题
发文机关标识是由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。
规范化简称应由该机关的上级机关规定。
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字，如国务院就有“国务院任免通知”红头形式，国家行政机关公文格式给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文
件”二字，但只限于特定的公文。
一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”二字。
病例一是个转发通知，不属于特定公文，显然不可只标识发文机关全称或规范化简称，应写为“××市广播电视大学文件”。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
尽管国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式就“发文字号”的用法、格式、标准，都作出了明确的规定，但是，“发文字号”在实际应用中，仍然存在不规范的问题，如病例一“×市电大学发（20xx）008号”和病例二“沪教纪［20xx］8号”。
发文字号上常见的问题有以下几个方面。
（一）“发文字号”与“公文编号”相混。
这一问题多出现在教课书中，如某师范大学出版社出版的公文写作教程把“公文编号”解释为“一般包括机关代字、年度、顺序号”，把“公文编号”混同于“发文字号”。
“公文编号”与“发文字号”是两个不同的概念。
“公文编号”也叫文件编号，国家行政机关公文格式（gb/t9704-1999）阐述很明确：
“公文份数序号（公文编号）是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号”。
而“发文字号”是“由发文机关代字、年份和序号组成”。
并不是所有的公文都需要编制份数序号，办法规定带有密级的公文要编制份数序号。
如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。
当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。
发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。
因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。
国家行政机关公文格式规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。
一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少
于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。
对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。
“公文编号”与“发文字号”还有两大区别：
其一、写法上的区别。
“公文编号”的写法过去是“no.000××”，现为“000××”，位置标于文件左上角。
而“发文字号”的写法是：
“国发19912号”即国务院1991年发的第2号文件。
其二、标注位置的区别。
“公文编号（公文份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行所谓版心：
即公文印刷用纸除去天头（上白边）、订口（左白边）、右白边、下白边，余下的可排印文字的部分。
而“发文字号”，在发文机关标识下空2行，距红色反线4mm处；大文头（有发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的文头）的下行文，居中排列；小文头（仅以发文机关名称作发文机关标识的文头）的下行文或平行文，移至红色反线下靠右摆放；上行文，需标识签发人姓名时，发文字号移至左边，左空1字（红色反线上方4mm处）。
机关代字一般由两个层次组成。
第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。
如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。
读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。
有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。
（二）虚字多余。
如：
“×政字20xx第5号”、“×发字20xx第28号”。
对于篇幅要力求简短、语言要遵循精简性、实用性、确指性、规范性的行政公文来说，这里的“字”“第”均是没有什么实际意义的多余字，应该删去。
规范化的用法是：
“×政20xx5号”、“×发20xx28
篇二：
党政机关公文种类和格式的区别
党政机关公文种类和格式的区别
党的机关依照中国共产党公文处理条例（以下简称条例）和公文主题词表，国家行政机关依照国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）和国家行政机关公文格式（gb/t9704—1999，以下简称国标）和国务院公文主题词表进行公文处理工作
1、文种的区别。
党的机关有14个主要文种，行政机关只有13个文种，其中“决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等9个文种相同，党的机关有“决议、指示、公报、条例、规定”等5个独特文种，行政机关有“命令、公告、通告、议案”等4个独特文种（注1）。
“意见”和“会议纪要”等文种使用的区别。
一般情况下，行政机关公文独立使用“意见”和“会议纪要”文种，党的机关公文有时独立使用“意见”和“会议纪要”，有时将其文种与“通知”文种合并使用（注2）。
2、秘密等级标识位臵的区别。
办法规定：
秘密等级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，条例规定：
公文序号顶格标识在版心左上角第1行，公文秘密等级顶格标识在公文序号下方（版心左上角第2行）。
两者所处的位臵截然不同。
（注3）。
3、紧急程度级别的区别。
对紧急公文的标识，条例规定应当分别标明“特急”、“加急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“急件”，略有区别；对紧急电报的标识，条例规定应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而办法规定应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的紧急程度无“特提”级别（注4）。
4、版头和发文机关标识称谓和格式的区别。
公文的红色反线以上部分，党的机关称为“版头”，行政机关称为“发文机关标识”。
条例规定党的机关及其组成部门的公文版头格式，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的规定与办法的规定基本一致；条例中规定的中国共产党xx委员会（xx）版头格式，用括号内打印文种名称代替“文件”二字，例如“中国共产党河南省委员会文件”、“中国共产党xx厅党组（报告）”，而行政机关的公文无此规定和用法。
党政机关及其组成部门的上行文版头（发文机关标识）尺寸的区别：
党的机关及其组成部门的上行文与下（平）行文版头尺寸完全一致；行政机关的上行文和下（平）行文的版面尺寸不一致，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm，下（平）行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm（注5）。
5、签发人姓名排列位臵的区别。
两个党的机关联合上报的公文，签发人姓名位居一行，主办机关的签发人姓名居
前，协办机关的签发人姓名居后，三个及其以上党的机关联合上报公文的签发人姓名的排列顺序是先左右、后上下；两个以上行政机关联合上报的公文，签发人姓名各占一行，上下排列，主办机关的签发人姓名居第1行，协办机关的签发人姓名从第2行起在主办机关签发人之下按照发文机关依次排列（注7）。
6、红色版线的区别。
党的机关公文的红色版线中间印制一颗红色五角星，而行政机关公文的红色版线是一条红色直线（注8）。
7、公文标题的区别。
党的机关印发规章类公文时，公文的标题中经常使用书名号等标点符号，办法规定：
行政机关公文标题中除法规、规章和书籍名称加书名号外，一般不用标点符号（注9）。
8、转发公文的格式区别。
党的机关及其办公室转发下级或其他机关公文时，时常将其他机关的公文标题全文照转，外加书名号，放臵公文的标题之中，将被转发公文的机关名称作为标题内容，居公文标题之首或其中，用二号宋体字，被转发公文发文日期的数字用阿拉伯数码，居标题之下的括号内，居中排列或居正文之后；行政机关及其办公室转发下级机关或其他机关或部门的公文时，要求将其标题内容择要作为公文标题的事由，被转发公文的机关和部门的名称不作为标题内容，将其放臵标题之下一行，用三号仿宋体字，
居中排列；发文单位名称与其发文日期位居之标题之下一行，外加圆括号，居中排列（注10）。
9、印制主送机关名称的区别。
党的机关公文“决定”和“意见”等文种不印制主送机关名称；行政机关公文的“决定”和“意见”文种有的印制主送机关名称（注11）。
10、正文格式的区别。
党的机关使用表彰决定和表彰通报文种时，习惯将被表彰的单位名称和个人名单作为附件处理，行政机关则将其作为正文处理（注12）。
11、结构层次序号排列顺序格式的区别。
办法规定：
公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“
（一）”、第三层为“1.”、第四层为“
（1）”；党的机关公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“
（一）”、第三层为“1、”、第四层为“
（1）”，第三层的序号“1”后的标点符号用“、”号，与行政机关的规定不一致。
另外，党的机关公文“意见”和“决定”等文种的结构层次序号中第一层平行排列，与行政公文的结构层次序号一致，有的第二层次前后序号连续排列，例如：
“一、1.”、“二、5.”、“三、9.”（注13）。
12、附件说明和附件使用数字的区别。
党的机关公文的附件说明和附件的数字有时用汉字标识，例如“附件一”，而行政机关公文的附件说明和附件的数字用阿拉伯数字标识，例如“附件1”。
13、发文机关署名的区别。
条例规定党的公文一般
都应当印制发文机关名称，两个以上党的机关联合印发公文，发文机关名称居右，上下依次排印，而国标规定，单一发文机关或两个行政机关联合印发公文不署发文机关名称；三个以上行政机关联合印发公文的机关名称（可用简称），居中平行排印（注14）。
14、成文日期的使用数字和位臵的区别。
党政机关公文成文日期的数字、位臵均不相同。
党的机关公文的成文日期的数字使用阿拉伯数码，居右空2字，例如：
“20xx年10月26日”；行政机关公文的成文日期的数字必须使用汉字，居右空4字，例如：
“二○○三年十月二十六日”（注15）。
15、印章位臵和使用方式的区别。
条例规定：
印制有特定版头的党的机关普发性公文无须盖章；而办法规定：
行政机关公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。
（注16）。
16、附注内容的区别。
党的机关公文的附注内容一般用于注明公文的印发和传达范围，而行政机关公文的请示文种使用附注，其内容一般用于注明发文机关经办人的姓名及联系电话（注17）。
17、关于公文空白页面处理的区别。
党的机关公文遇到无正文的页面习惯标注“此页无正文”，而国标规定：
公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得
篇三：
正式公文的发文格式
公文的格式规范
一、行政机关公文格式
（一）用纸、排版及装订规则
（1）公文采用a4型纸，幅面尺寸为：
210mm×297mm。
（2）公文用纸天头（即上页边）37mm±1mm；用纸订口（左白边）28mm±1mm。
版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。
（3）公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零之外，命令为20mm，请示、报告为80mm，其它为25（公文中字与发的区别）mm。
用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。
（4）公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。
公文从左至右横排。
在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。
少数民族文字按其习惯书写、排版。
（5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。
（6）公文应左侧装订，不掉页。
封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
两页页码之间误差不超过4mm。
骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
（二）行政机关公文的文面格式
新的《国家行政机关公文格式》（以下简称为《公文格式》）
将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。
分述如下：
1、眉首部分——即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上。
（1）公文份数序号
《行政公文办法》规定，绝密、机密级公文应标明份数序号。
公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。
序号用7位（不够7位时前面用0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。
（2）秘密等级和保密期限
凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。
秘密分绝密、机密、秘密三级。
标识时用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下）。
20xx年1月发布的《国务院办公厅关于实施具体问题的处理意见》规定：
“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。
”如公文需标明保密期限，应在密级程度和保密期限之间用“★”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密★6个月”，“机密★1年”，“绝密★26年”等。
特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密★长期”。
还有一种免标保密期限的，如“绝密”，则表示按该密级的最长保密期限处理（绝密30年、机密20年、秘密10年）。
（3）紧急程度
这是对公文送达时间的要求，分“特急”、“急件”，电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级标在第1行，紧急程度则标在第2行。
公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。
（4）发文机关标识
发文机关标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”。
发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。
如《国务院文件》，《上海市政府文件》等，主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文，以及转发上级机关的公文等。
用小标宋体，字号以醒目、美观为原则，但应小于22mm×15mm。
发文机关标识另有其它三种标写方法：
①只写发文机关名称（全称或规范化简称）。
如《国务院办公厅》，《××省政府》等，主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。
②发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。
如《中华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等，主要用于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文种。
③有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等，可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种，如《××商业局（请示）》、《××公司（函）》等。
如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
发文字号是一份公文特定的代号。
联合行文时，只标明主办机关发文字号。
如果是“命令”类公文，则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。
发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。
在没有签发人标识时，居中排布；有签发人标识时，发文字号居左空1格，签发人居右空1字排布。
它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。
如“国办发[20xx]5号”、“沪府发[20xx]1号”等。
机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。
可分为三个层次：
第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的，“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类
型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。
年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“﹝﹞”括入。
序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第字”和虚位“0”字。
（6）上行文签发人
凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人”，是该公文开始生效并对其负责的标志。
新的《公文处理办法》规定，上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。
“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，姓名用3号楷体，与发文字号并行居右空1字排布。
联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持4mm。
签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。
（7）红色反线
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