集团公司综合办公室各岗位职能、职责、权限.doc

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集团公司综合办公室各岗位职责、责任及权限

《一》综合办公室主任岗位职责、责任及权限

一》综合办公室主任岗位职责

1.在事业部总经理的领导下，组织完成办公室职责范围内的各项工作任务；

2.根据制度规定和总经理指示，安排事业部例行办公会及其他有关会议，并对会上决议进行及时传达、督促落实，并将落实情况及时反馈给总裁。

3.贯彻落实办公室岗位责任制和工作标准，密切各部门工作关系，加强协作配合做好衔接协调工作；

4.负责本企业介绍信、公章、证照和领导印章的办理、保管、使用管理；

5.负责公司档案管理制度、流程的健全，监督、检查、落实所有纸质档案、电子图片等影像资料的归档和保管工作；

6.负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定、修改和编写工作；协助参与管理制度的培训工作；

7.负责组织办公用品、用具、设备设施的的采购、供应工作，做好物品进、出、存统计核算工作；

8.负责公司行政办公类资产的购置、登记、维护、转移、报废等管理工作；

9.车辆、驾驶员管理，维修、加油、审验安排等；

10.考察、选定三方物流，建立稳固的合作机制，为营销提供物流保障。

11.有权向直属领导提议下属人选，并对其工作进行评价考核；

12.参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论；

13.组织汇总年度料、草拟年度总结、工作计划和其它综合性文稿。

及时编写总裁的发言稿和其他以企业名义发言的文稿审核工作，严格按行公文程序办理，保证文稿质量；

14.建立各种企业文化宣传渠道，加强宣传工作管理和信息管理工作，协助人力资源部进行企业文化培训；

15.掌握公司主要活动情况，为领导决策提供意见和建议，负责编写公司年度大事记；

16.负责负责企业参与的重大活动、会议的联络、协调工作，来宾的接待安排；

17.负责组织全公司员工大会的工作，开展年度总结评比和表彰工作；

18.负责组织娱乐文化活动、公益活动，活跃和提高员工工作热情；

19.协调处理公司与上级主管部门、政府等有关部门的外事联系；

20.完成公司领导交办的其它工作任务。

二》综合办公室主任岗位责任

1.对公司制度执行、安全管理、行政经费预算控制、文书档案、保密等负领导责任；

2.向总经理汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任；

3.组织规划，调动团队成员的工作积极性的责任；

4.合理控制行政日常成本和经营所需人工之直接、间接成本责任；5.对公司规章制度的建立健全及办公文件实施有效管理负责；

6.对公司的文件和规定上传和下达，并检查落实负责；

7.对与政府相关部门的外联及时、高效、有效负责；

8.对各部门提供服务的及时性、高质量负责；

9.对总经理交办的各项工作任务的完成负责；

10.对协调公司各部门关系，促进公司高效运转负责；

11.负责公司资产的管理，对公司固定资产、低值易耗品的购买、使用登记、盘点等制度落实负责；

14.对公司印章和介绍信的管理、印章和介绍信的使用规定的执行负责；

15.对公司车辆的管理、车辆档案建立、车辆的维修、保养、定期检查车辆使用等负责；

16.根据总经理的指示，积极组织好公司的活动17、负责公司对外围环境卫生的管理

17.对公司的接待、各类活动的组织负责；

18.对总经理授权下配合其他部门完成特定工作的责任；

19.对职责范围内的其它工作负责。

三》综合办公室主任岗位权限

1.文件起草负权；

2.部门工作计划的制定及执行权；

3.对监督检查中存在的隐患负有责令整改权；

4.对公司所有综合性、专题性会议予有监督、跟进会议决定事项的落实情况的权利；

5.有权监督检查各各部门日常制度的执行，并对违反制度的个人或员工作出处罚；

6.对公司部门经理级以下人员有行政处罚权，对经理级以上人员有建议处罚权；

7.对直接下属人员有考核权、指导权、分配权、奖惩权、任用权、解聘权；

8.对低值易耗品、办公设备采购的计划权、审查权；

9.对公司行政类相关文件的审查权；

10.部门费用的审批决定权和其它总经理授权范围内的费用审批权；

11.总经理赋予的其他权利。

《二》行政文员岗位职责、责任及权限

一》行政文员岗位职责

1.负责做好公司内部日常会议的通知安排、会议记录等；

2.事业部内外文件的发放、登记、传递、催办，并按规定向档案管理员递交归档文件和资料；

3.负责事业部行政办公类资产的登记、维护、转移、报废等管理，建立固定资产台账，每季度做一次固定资产清查；

4.负责公司的相关证照、资质等的办理、变更、审验工作；

5.负责公司电话、网络的缴费、系统维护的协调等日常管理，保障线路畅通；

6.负责办公设备、设施的使用调配、维修协调等，提高使用效率，提倡节俭；

7.负责公司车辆上户、审验、保险缴纳、油卡充值、维修保养、油耗核算管理，每月提交车辆情况报表（车辆费用、油耗、维修保养、保险理赔登记）；

8.负责员工工作服的订购、补充、费用扣缴等工作；

9.综合办有关财务借支、报销工作；

10.协助综合办主任做好外部客情关系协调和联络工作；

11.接受综合办主任工作安排并做好其他临时工作。

二》行政文员岗位责任

1.对各类行政文件的转发传递、文件打印工作负责；

2.对上级及有关部门的通知事项和会议安排的及时传达负责；

3.对行政办公类资产的管理负责；

4.对公司相关证照的有效性负责；

5.对公司电话、网络的正常运行负相应责任；

6.对办公实施、办公设备的正常运行负相应责任；

7.对公司车辆的证照的有效性负责；

8.对公司车辆的正常运行负相应责任；

9.对本部门财务借支、费用核销负责；

10.对职责范围内的其它工作负责。

三》行政文员岗位权限

1.要求各部门经理配合工作的权力；

2.监督各项办公用品使用的权力；

3.行政办公用品采购和管理的建议权；

4.行政办公用品的使用监督权；

5.固定资产管理权；

6.对不按规定使用办公耗材、办公设备、办公实施的员工提出处罚的建议权；

7.对驾驶人员车辆管理规定执行的监督权、处罚建议权。

8.主任赋予的其他权利。

《三》前台文员岗位职责、责任及权限

一》前台文员岗位职责

1.负责前台总机电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不遗漏、延误；

2.负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的礼节礼貌；

3.负责办公区6S管理的检查和考核记录，出具周、月度、季度6S考核评分表；

4.负责公司前台、会议室的环境卫生管理，保持整洁干净，及会议室的使用管理；

5.日常办公用品入库、发放、库存管理，建立台账，每月清点、制作汇总表，年终盘查；

6.负责来信、来函、书、报的订阅、签收、分送管理，以及公司图书库管理；

7.负责事业部图章、证照的保管、使用登记管理；

8.负责公司办公区日常安全，下班前检查水、电、门窗等的关闭情况；

9.负责事业部人员票务预订、住宿、餐饮预订及相关合作单位的联络；

10.接受综合办主任工作安排并协助行政文员作好其他工作。

二》前台文员岗位责任

1.对公司内外来访人员的接待工作负责；

2.对公司内外来电的结转负责；

3.对公司前台的环境卫生负直接责任；

4.对公司信函、报刊、邮件（包）收取、分发负责；

5.对擅自放进不明身份人员进入办公区，造成公司损失负责；

6.办公区6S管理的检查、监督负责；

7.对职责范围内的其它工作负责。

三》前台文员岗位权限

1.对不经允许进入办公区的来客有拒绝的权利；

2.审核邮寄件的发送权；

3.对收件人不明确的邮件可代收权；

4.部门制度建立的参与权；

5.对违反6S管理规范的员工处罚的建议权；

6.对不符合要求的图章、证照使用的拒绝权；

7.对来电、来客的询问权；

8.主任赋予的其他权利。

《四》档案管理员岗位职责、责任及权限

一》档案管理员岗位职责

1.贯彻和执行国家、上级主管部门、公司有关档案管理制度，积极参加和学习业务培训，不断提高档案管理水平，使档案管理规范化、标准化、系统化；

2.负责综合办文件、通知、资料的收集和整理，及时归档；

3.负责公司日常工作、会议、活动时的录音和拍摄，及时收集初始资料，并归纳和整理，形成档案；

4.负责公司外部网络、媒体等与公司业务、品牌相关资料、图片、影像资料的采集和整理，形成档案；

5.跟踪和记录各部门档案的形成过程，负责将分散在各个部门和个人手中的文件、资料的收集，办理文件资料移交手续，经过整理、立卷、归档保存；

6.将收集的资料进行系统整理、编排、立卷，加工、装订、分类存放，并编写档案目录，及时更新电子档案系统，对档案的收进、移出、使用、借阅、销毁均须有完整的登记手续，及时提交月度、半年度的档案汇总目录和统计报表；

7.按时向企业内刊编辑部门提供月度事件、活动的文字和图片影响资料及稿件；

8.严格执行档案管理制度，负起档案保管的安全和保密责任；

9.对档案室的安全管理负责，做好档案室的使用管理；

10.接受综合办主任工作安排并协助行政文员作好其他工作。

二》档案管理员岗位责任

1.负责资料归档、文书档案及人事档案归档、保密工作；

2.对档案制度建设负责负相应责任；

3.对接收档案的完整性和保存的完好性负责；

4.对外借档案材料的及时催还负责；

5.对档案的借阅（调）归还负责；

6.对职责范围内的其它工负责。

三》档案管理员岗位权限

1.对各部门资料及相关审批表的索取权；

2.有权拒绝无手续借阅涉密文件权；

3.有各类档案资料的收集、登记、整理、保管和统计权；

4.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查权；

5.定期进行档案、资料的安全检查权；

6.档案管理制度建立的参与权；

7.主任赋予的其他权利。

《五》采购专员岗位职责、责任及权限

一》采购专员岗位职责

1.参与新包装设计稿、印刷样稿的审核，保证包装材质、质量要求不违反国家相关包装法规要求;

2、负责按已定样稿、质量标准及样稿电子版，协调制作彩喷稿、印刷模版、打样稿;

3搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息，建立详尽的供应商档案；

4.编制单项材料采购计划并实施采购；

5.签订和送审小额采购合同；

6.对供应商到货情况进行督促落实，对采购品进行检验，确保采购物资质量合格；

7.根据财务预算情况，合理安排督促支付供应商货款；

8.对供应编制单项采购活动的分析总结报告；

9.选定、管理供应商以确定采购的产品符合公司的需要；

10.发展、处理当地供应商关系，如价格谈判、采购环境、产品质量、供应链、数据库等；

11.改进采购的工作流程和标准，尽可能少的流通环节；

12.向管理层提供采购报告；

13.配合其他部门完成特定的工作任务；

14.完成采供部经理、公司领导交办的其他事宜。

二》采购专员岗位责任

1.对公司采购执行等相关事宜的处理、合同签订、费用支付等负责；2.向主任汇报工作计划、进度、任务执行情况的责任；

3.公司供应商管理责任;

4.如因工作失职给公司造成损失，负相应的经济责任及行政责任；

5.制定采购计划的责任；

6.编制采购预算的责任；

7.审查采购申请的责任；

8.收集整理供应商资料、建立供应商管理档案、定期评估供应商的

责任；

9.对市场供求信息及价格调查实现优质采购负责；

10.采购成本控制的责任；

11.在主任授权下配合其他部门完成特定工作的责任；

12.相关费用的执行权和其它主任授权范围内的费用执行权