采购工程与材料采购管理流程1105.docx
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采购工程与材料采购管理流程1105
工程与材料采购管理流程
编制
桂雪玲
日期
2012.11.30
审核
吴雪
日期
2012.12.17
批准
林峰
日期
2012.12.20
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2013.11.8
修订
《工程与材料采购管理流程》B0版
桂雪玲
吴雪
林峰
1.目的
为规范集团及各事业部（含直管城市公司）/城市公司的工程采购管理，坚持“简单、透明、公平、充分竞争”的采购原则，特制定本管理流程。
2.适用范围
本流程适用于集团及各事业部（含直管城市公司）/城市公司所有工程类（含咨询服务类）、材料类（含设备类）的单项采购与集中采购业务（软装工程除外）。
3.术语及定义
3.1.入围供应商：
是指在具体采购业务实施前，经过筛选确定为拟邀请参与投标或报价竞争的供应商。
4.职责与权限
4.1.采购领导小组
4.1.1.采购领导小组是采购工作的最高决策机构。
4.1.2.对采购工作进行监督、指导。
4.1.3.审批相关采购文件。
4.1.4.否决违反采购管理制度的活动和结果，处罚违反采购管理制度的责任人。
4.2.
各部门职责
部门
程序
集团
事业部（含直管城市公司）/城市公司
合约采购部
工程管理部
成本管理部
设计管理部
法务审计部
合约采购职能
工程职能/项目部
成本职能
设计职能
法务职能
编制、修订及解释本流程
负责
参与
参与
参与
参与
提供意见
编制、修订及解释事业部（含直管城市公司）/城市公司实施细则
审批
审核
审核
负责
参与
参与
参与
参与
编制、修订集团标准文本
负责
参与
参与
参与
参与
提供意见
编制修订事业部（含直管城市公司）/城市公司标准文本
审批
审核
审核
负责
参与
参与
参与
参与
编制年度采购规划
备案
负责
参与
参与
编制项目采购策划
备案
负责
参与
参与
参与
编制、修订项目采购计划
备案
负责
参与
参与
参与
编制工程招标策划
参与一类工程
参与一类工程
参与一类工程
参与景观
负责
参与
参与
参与景观
供应商考察入库
负责
参与
除造价咨询
参与造价咨询
参与景观、精装、涉及外立面部件及施工
确定入围供应商
审核一、二类工程
审核景观
负责
参与
除造价咨询
参与造价咨询
参与景观、精装、涉及外立面部件及施工
编制招标文件
审核授权外
审核授权外
审核授权外景观
审核授权外
负责编写并整合
负责现场质量、进度、安全、工期要求等
负责报价说明、计价计量及工程量清单等
负责提供图纸/招标样板
参与
编制议标文件
负责编写并整合
负责现场质量、进度、安全、工期要求等
负责报价说明、计价计量及工程量清单等
负责提供图纸/招标样板
编制标底（若有）
负责
发标
负责
现场踏勘
组织
负责
答疑
主持，负责定标规则、招标文件条款
负责现场质量、进度、安全、工期要求等
负责报价说明、计价计量及工程量清单等
负责图纸问题、样品
接标、开标
负责接标和开标
回标分析
负责技术标评审报告
负责商务标回标分析
样品封样
主持
参与
参与涉及外观效果的
询标、谈判
主持
参与，负责现场质量、进度、安全、工期要求等
参与，负责报价说明、计价计量及工程量清单等
评标报告
负责整合
提供技术标评审报告
提供商务标分析报告
提供涉及外观效果的样品评价
定标会议
定标会议由合约采购职能负责召集，采购领导小组成员参加，采购领导小组组长主持定标会议并确定拟中标单位
中标审批/直接委托审批
审核授权外
审核造价咨询及其他授权外
审核景观
负责
参与除造价咨询
参与
参与景观、精装、涉及外立面部件及施工
合同审批
审核授权外
审核授权外一类工程
负责
参与
参与
参与景观
合同签订
主持
参与
参与
参与
文档管理
负责集团层面
负责事业部（含直管城市公司）/城市公司层面
4.3.采购授权
详见《集团授权手册——合约采购分册》。
5.流程图
5.1.招标流程
5.2.
议标流程
5.3.直接委托流程
6.工作程序
6.1.采购前期工作
6.1.1.编制项目采购策划
（1）项目采购实施前，事业部（含直管城市公司）/城市公司合约采购职能组织工程职能/项目部、成本职能、设计职能共同编制项目采购策划（模板详见附件）。
（2）项目采购策划内容应包括：
项目概况、项目五大考核节点及里程牌计划、项目合同架构体系（总包、分包、甲供材、甲指乙供材料、咨询服务、配套工程的划分，各工程的合同范围、采购模式、采购方式、标段划分、标段划分的说明、主办部门）。
6.1.2.编制项目采购计划
（1）拿地后，场平、地质勘查、监理、造价咨询、试桩、桩基检测、土方工程（若单独分包）、桩基与基坑围护、总包的采购计划需先行确定。
（2）合约规划下发后十个工作日内（且须在总包工程招标前），合约采购职能组织工程职能/项目部、成本职能、设计职能共同编制项目采购计划（只需编制合约采购职能负责的各项工程及材料设备类合同的采购计划，模板详见附件）。
（3）项目采购计划包含：
对应合同、责任部门、目标成本、合约范围、采购方式、计划日期（图纸及样板提供时间、招标文件审批日期、中标审批日期、合同审批日期、预计进场时间）、实际日期（图纸及样板提供时间、招标文件审批日期、中标审批日期、合同审批日期）、备注。
（4）当合约规划中的合同项数发生增加或减少时，则项目采购计划中的对应科目合同也应作相应的调整，始终保持一致性。
（5）项目采购计划表中的“计划日期”只允许每季度调整一次（3月、6月、9月、12月），期间除项目运营计划调整外，“计划日期”不得更改。
而且，当采购已完成时，计划日期不许更改。
6.1.3.编制招标策划
（1）在具体工程材料采购实施前，合约采购职能应组织工程职能/项目部、成本职能、设计职能编制招标策划（模板详见附件，100万以内的可不做招标策划）。
一类工程招标策划事业部（含直管城市公司）/城市公司形成统一意见后，由事业部（含直管城市公司）/城市公司合约采购职能牵头各部门，通过PMO会议（可采用视频）的方式，向总经理及集团合约采购部、成本管理部、工程管理部、设计管理部进行汇报，汇报完达成共识后形成会议纪要。
其他工程招标策划由合约采购职能组织各部门开会讨论达成共识后形成会议纪要，并抄报总经理；定标规则若是采用综合评分法的，则需采购领导小组组长签字确认。
（2）招标策划包括但不限于：
工程范围、目标成本、采购需求（品牌需求、采购量、采购技术要求、付款方式、甲分包、甲供材、甲指乙供、暂定价材料）、采购方式、评标方式及定标规则（采用综合评分法的需明确技术标的权重及具体的评分方法）、计价方式、供应商资源盘点及入围单位的选择标准、存在的风险及对应措施、招标计划安排。
招标策划须体现项目特点。
6.2.入围供应商的选择
6.2.1.采购类别分为3大类：
（1）一类工程：
总包工程、批量精装修总包、机电总包、景观工程、幕墙工程（单体幕墙面积大于3000m2）。
（2）二类工程：
基坑围护（深基坑：
基坑深度大于5米）工程、铝/塑门窗工程、智能化工程、消防（商办项目）。
（3）三类工程：
除一、二类工程以外的其它工程。
（4）具体分类详见附件《工程与材料采购类别》。
6.2.2.入围是从供应商库里选择适合本项目投标的供应商资源，并作意愿征询来确定入围的单位。
6.2.3.入围供应商只能在《供应商库》中评审结果为“限制条件使用”及以上的供应商中选择。
6.2.4.对于其它事业部（含直管城市公司）/城市公司评审结果为“限制条件使用”及以上的供应商，应对其异地施工或供货能力进行客观判断，确认没有问题后方可选择。
6.2.5.入围提名前，合约采购职能应从《供应商库》中选取供应商进行投标意向征询，介绍工程概况、工期、付款方式等。
投标意向征询时应留存不参投供应商的征询记录，包括征询时间、征询方式、征询结果等。
6.2.6.对于施工类特别是施工能力要求高的工程，当从供应商库里选择的时候，要重新考察项目团队。
6.2.7.一二类施工工程（尤其是总包、批量精装、景观、幕墙）入围审批前，合约采购职能组织工程职能/项目部对拟派项目经理及其操作项目、项目管理团队、劳务队伍进行考察，并对项目管理班组进行把关，考察合格方可入围。
6.2.8.采用招标方式时，原则上一个标段不少于3家投标单位，两个标段则不少于4家投标单位，三个标段则不少于6家投标单位，原则上中标率不超过50%。
6.2.9.采用议标方式时，参与议标的入围供应商不得少于2家。
6.2.10.总包（土建、机电、批量精装）供应商入围审批完成前，总经理或经总经理授权的采购领导小组成员必须主持进行面谈，工程负责人和采购负责人须参与，并有面谈记录。
6.2.11.供应商的入围，由合约采购职能按照采购授权进行报批。
6.2.12.第一次开标后不得中途增加新的投标单位，如需增加，无论是否授权内，均需报集团批准。
6.3.改变采购方式
6.3.1.改变采购方式的情况及条件
（1）应采用招标（合同金额＞50万元）的改为采用议标。
（2）应采用招标（合同金额＞50万元）的改为采用直接委托。
（3）应采用议标（20万元＜合同金额≤50万元）的改为采用直接委托。
6.3.2.改变采购方式需满足以下条件之一：
（1）受供方资源限制，满足要求的供应商数量少于三家，不具备招标/议标条件。
（2）属于样板区范围内的产品/服务。
（3）由于公司特殊要求进场时间提前或新增采购需求，招标时间不足的。
6.3.3.若上述情况发生，由合约采购职能编写《改变采购方式请示》（表格详见附件）并按照采购授权进行报批。
对于样板区，可在项目初期做好样板区策划，只要单位选择的理由充分、计价与计量的依据明确、价格可控、管理措施到位，即可将其作为《改变采购方式请示》的附件，一次性上报审批。
6.3.4.《改变采购方式请示》经批准后，方可按照议标/直接委托流程开展工作，未获批准，不得擅自先行开展工作。
6.3.5.按照议标流程开展工作后，该工程的中标审批仍按采购授权进行报批。
6.4.招标
6.4.1.招标文件的编制
（1）招标文件采用要求
招标文件编制时，集团有对应标准文本的必须采用最新标准文本，集团标准文本中除空格或下划线部分，其余内容均不得在标准文本中直接修改，必须将修改内容以补充协议的方式反映。
招标文件编制时，若集团没有标准文本的，可参照业务内容最接近的标准文本进行调整。
各事业部在集团标准化文件的基础上，编制适合该区域范围的区域标准化文件，区域标准化文件需报集团各职能部门进行评审，评审通过后，即可作为标准化文件使用。
（2）合约采购职能负责组织工程职能/项目部、成本职能共同编制招标文件。
各部门编制及评审责任要点具体如下：
合约采购职能负责整合招标文件，编制投标须知，并与其他部门协商确定付款方式。
成本职能负责提供报价说明、计价方式、计量规则、工程量清单（由成本管理部负责人签字确认）、付款比例等商务条款。
工程职能/项目部负责提供承包范围、质量、进度、安全文明、工期、界面划分、场地状况、技术要求、成品保护等技术条款及付款节点。
设计职能负责提供招标图纸、招标样板。
法务审计部/法务职能负责审核与法律相关的条款，提出相关修改建议或风险提示。
材料品牌确定：
不涉及外观效果的材料品牌由合约采购职能组织成本职能、工程职能/项目部共同确定；涉及外观效果的材料品牌由合约采购职能组织成本职能、设计职能、工程职能/项目部共同确定；除甲指乙供外，原则上所有材料品牌应不少于三家。
招标文件应全面、完整、表述准确（尤其是涉及双方利益的经济条款），避免事后发生纠纷。
（3）招标文件编制完成后，合约采购职能发起招标文件审批，表格详见附件。
超授权时合约采购职能需填好《招标要点表》（详见附件）后报集团审批，未经集团审批通过不得擅自发标。
（4）招标特殊要求
从发标至第一次回标的时间间隔不宜太紧促，应适当预留投标单位了解市场资源的时间及消化招标文件的时间。
土方、基坑围护招标前，应优化并确定相应的方案，方案通过后方能进行招标文件的审批流转。
批量精装修的部品部件采购时，建议洁具、龙头、水槽、橱柜及收纳系统、热水器、厨房电器、木地板、户内门（含门锁五金）、空调进行甲分包/甲供。
总包工程必须编制标底或参考价，由成本职能负责。
若标底超过目标成本预控指标，则成本管理职能需向合约采购职能进行预警。
6.4.2.发标与现场踏勘、答疑
（1）为保证投标供应商履行其投标承诺，公司可根据招标项目情况收取一定的投标保证金，且应保证在中标/未中标通知书发出后及时退还未中标单位的投标保证金；中标单位的投标保证金应在合同签定后退还。
（2）合约采购职能负责发放招标文件。
发放的招标文件需为纸面文件；若需提供电子版招标文件，则电子版招标文件必须以PDF文件的格式提供给投标单位。
建议纸面招标文件加盖公章。
（3）合约采购职能负责安排现场踏勘（重要工程（总包、基坑围护工程等）必须安排），工程职能/项目部负责现场接待，并将招标工程/材料概况、技术要求、质量标准、施工难点、验收标准及招标中的非常规做法向所有投标单位进行交底，避免理解差异，使投标文件更具可比性。
各投标单位单独安排踏勘，避免投标单位互相接触。
合约采购职能不组织投标单位进行现场踏勘的，由投标单位在获得投标信息后自行开展。
（4）招标答疑由合约采购职能（负责定标规则、招标文件条款的答疑）组织，工程职能/项目部（负责现场质量、进度、安全、工期要求等的答疑）、成本职能（负责报价说明、计价计量、工程量清单的答疑）、设计职能参加（负责图纸问题、材料样品的答疑）。
若以会议形式进行答疑的，对投标单位应分别安排在不同时间进行，答疑应做好书面记录。
招标答疑需统一发给所有投标单位。
6.4.3.接标、开标
（1）投标单位应在招标文件规定的日期之前将投标文件送交合约采购职能。
不按时回标视为放弃投标，合约采购职能应予以记录。
（2）开标由合约采购职能负责，现场填写《开标记录表》（表格详见附件），并由参加开标的人员在《开标记录表》签字确认，开标至少2人参加。
开标人员不得将投标总价及排名告知采购领导小组以外的其他人，原则上每一轮开标均应有《开标记录表》。
（3）若有特殊情况，需采用其他方式回标（如采用电子邮件回标，则标书应为盖章后的扫描件，且后期需提交纸面资料）及开标的，合约采购职能需确保标书的保密（如采用电子邮件回标，则在开标前不能点开）。
6.4.4.回标分析
（1）成本职能负责商务标的回标分析（商务标回标分析要点：
不仅要对总价对比，还要对各投标单位的工程量符合性和单价合理性进行对比，并与标底（若有）、执行版目标成本、公司内部成本数据库、市场行情（若有）进行对比，为后续询标打好基础）。
（2）工程职能/项目部负责一类工程及深基坑围护工程技术标评审（技术标评审要点：
项目管理人员安排、劳务人员安排、施工机械安排、施工计划、平面布置、项目特点及施工难点的解决方案和办法、成品保护方案等）。
对于采用最低价中标的工程，技术标评审结果仅为“合格”或“不合格”，不需要进行技术标排名。
（3）商务标和技术标评比应在统一实施方案、同一要求标准的基础上进行。
（4）技术要求高，涉及需由投标单位自行进行二次深化设计的工程，宜采用两阶段评标法，先评技术标，根据技术标评比结果再评商务标，或在统一技术标的前提下，再进行下一轮投标报价。
6.4.5.样品封样
（1）合约采购职能负责组织投标单位送样，以及不合格样品的再次送样。
（2）甲供材以及甲分包合同中涉及的乙供材，由合约采购职能负责组织设计职能、工程职能/项目部、送样单位对样品进行审核封样。
涉及外观效果的样品封样建议在入围审批前完成。
样品封样需在合同签订前完成。
（3）乙供材（甲分包合同中涉及的乙供材除外）由工程职能/项目部负责组织合约采购职能、设计职能、送样单位对样品进行审核确认。
样品封样需在材料进场前完成。
（4）设计职能选型定板材料应尽量选用通用材料，如果选定的非通用材料价格明显偏离市场合理水平（可根据第一轮回标情况判断），合约采购职能负责寻找替代品，由设计职能进行确认后，合约采购职能通知投标单位重新送样。
（5）具体要求详见《工程材料管理制度》。
6.4.6.询标、谈判
（1）回标分析完成后，合约采购职能负责组织询标、谈判，成本职能、工程职能/项目部参加。
（2）第一轮询标时，要对所有投标单位进行询标。
（3）询标前，各部门配合合约采购职能共同形成询标记录，成本职能需提出不均衡报价及错漏项，工程职能/项目部需提出技术标中不符合或有异议的条款，设计职能需提出需二次深化设计的具体要求，且各部门应提前进行讨论，就询标所采用的策略、期望目标达成共识。
（4）询标时，要对投标单位未理解清楚的部分进行澄清，指出投标方报价不合理地方（但不得提及投标总价），要求在规定时间内进行第二轮回标。
其中，合约采购职能负责招标文件内容的解释与确认、商务价格谈判，成本职能负责商务标提问、配合商务价格谈判，工程职能/项目部负责技术标提问，询标完成时双方全体人员在《询标记录》（表格详见附件）签字确认。
（5）招标图纸达到施工图纸深度且招标过程中图纸变更较少的前提下，原则上采用两轮回标的方式，不得进行多次投标，特殊情况（两轮回标后仍存在较大问题的），合约采购职能与相关部门协商确定。
（6）第二轮回标后即可定标；如有必要，只允许对报价最低的一家或两家单位（两个标段则为最低三家，三个标段则为最低四家）进行澄清。
澄清后，由投标单位当场将报价密封。
两家单位均澄清后，合约采购职能负责开标。
（7）采用修正后最低价中标的，合约采购职能须在第二轮回标后开标前与工程职能/项目部、成本职能共同拟定修正系数，并按采购授权报批。
1总包工程（土建总包、机电总包、批量精装总包）优秀供应商的修正系数不大于1.03。
2其他工程优秀供应商的修正系数不大于1.05。
3修正系数说明：
供应商的报价除以修正系数，即为该供应商修正后报价。
如甲供应商修正系数为1.03，其投标报价为103万。
则其修正后投标报价为100万。
乙供应商无修正系数，其投标报价为101万。
故修正后的投标报价甲供应商较乙供应商低。
（8）对招标中途退出的供应商建议取得书面退标函件，做好记录，若是已合作单位应写入供应商履约过程评估，对其进行扣分，直至禁止合作。
6.4.7.评标报告
（1）成本职能负责编制《商务标分析报告》（表格详见附件），提供给合约采购职能。
（2）工程职能/项目部负责编制《技术标评审报告》（表格详见附件），提供给合约采购职能。
（3）设计职能负责提供涉及外观效果的材料样品的审核和确认情况以及样品评价，提供给合约采购职能。
（4）合约采购职能负责整合成《评标报告》（表格详见附件），提交给采购领导小组全体成员。
6.4.8.定标会议
（1）采购领导小组组长根据《评标报告》，决定是否召开定标会议来确定（拟）中标单位。
不按照招标策划中确定的定标规则确定拟中标单位的，必须召开定标会议。
（2）技术标（含样品）合格，投标范围与招标要求一致，原则上最低价（含修正后最低价）中标，但同时满足以下条件的，为了控制风险可优先中标：
属于一、二类工程及对施工技术或效果要求较高的工程；
经履约评估为优秀的已合作单位；
与最低价差价在5‰以内的。
（3）定标会议要求
定标会议由合约采购职能负责召集，采购领导小组成员参加，由采购领导小组组长主持，合约采购职能负责会议记录，并由采购领导小组全体成员签字。
定标会发言时，只讨论投标单位的优、劣势分析意见，不得在发言中下定标结论倾向来影响定标导向，待成员充分发表意见后，采购领导小组组长总结发言后直接确定拟中标单位。
（4）出现下列情况不应确定中标单位，应宣布招标失败，重新招标或发起改变采购方式请示：
投标单位相互串通投标，有效投标单位少于三家。
去除废标后少于三家，无竞争性。
投标单位因泄密、内外串通、行贿受贿、假冒资质、弄虚作假、严重不良资信记录、已进入集团或事业部（含直管城市公司）/城市公司的不合格供应商或黑名单以及其他严重违反集团相关规定被取消投标资格，导致有效投标单位少于三家。
6.4.9.中标审批
（1）拟中标单位确定后，合约采购职能发起中标审批，表格详见附件。
（2）中标审批通过，并取得拟中标单位盖好公章的《中标组价清单》后，合约采购职能才能下发《中标通知书》（表格详见附件）。
（3）中标审批通过后，不得更改中标单位（包括第一中标人更改为第二中标人），如需更改，无论金额大小，除按原授权报批外，均需报集团合约采购部审核。
6.5.议标
6.5.1.编制议标文件
（1）议标文件可简要编写，但至少应包含：
主要商务条款、计量计价、技术要求、工期等基本情况。
（2）议标文件由合约采购职能组织工程职能/项目部、设计职能、成本职能共同编制，编制完成后，由合约采购职能直接发放给投标单位。
6.5.2.现场踏勘及答疑可视情况判定是否需要。
6.5.3.询标、谈判：
回标分析完成后，合约采购职能负责组织成本职能、工程职能/项目部进行询标、谈判，形成《询标记录》。
6.5.4.其它未特别说明的流程均同招标方式。
6.6.直接委托
6.6.1.入围不需要单独审批，与中标审批合并在《直接委托审批表》（表格详见附件）审批，有询标谈判的需提供询标记录，《直接委托审批表》中不能完全说清楚情况的，需另附说明。
（1）原则上不少于两家供应商参与竞争谈判。
（2）合同金额＞20万元的，原则上从已合作供应商中选择。
（3）采用相邻事业部战略供应商的，可直接走直接委托审批。
6.6.2.合同审批同招标方式。
6.7.合同签订
6.7.1.中标审批完成后，从中标审批到合同评审的时间间隔要求如下：
（1）一类工程必须在40天完成。
（2）二、三类工程必须在30天内完成。
（3）对于与其他房地产公司合作的项目，上述时间间隔可延长10天。
6.7.2.合约采购职能负责组织相关部门共同编制合同文件，并按《标准合同管理作业指引》、《合同评审审批流程作业指引
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