东新园行政事务部工作手册213.docx

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东新园行政事务部工作手册213

东新园行政事务部工作手册

序号编号文件名称

1ZYJ/WI/DXY-209-2.1行政事务管理规程

2ZYJ/WI/DXY-209-2.2费用核算工作规程

3ZYJ/WI/DXY-209-2.3收费工作规程

4ZYJ/WI/DXY-209-2.4票据管理工作规程

5ZYJ/WI/DXY-209-2.5费用收入流程图

6ZYJ/WI/DXY-209-2.6费用支出流程图

7ZYJ/WI/DXY-209-2.7档案管理工作规程

8ZYJ/WI/DXY-209-2.8质量监督工作规程

9ZYJ/WI/DXY-209-2.9仓库管理工作规程

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.1

修订状态

第A版第0次修改

主题：

行政事务管理规程

页码

共2页第1页

1目的

确保行政事务部管理人员自身素质的提高，自觉维护行政事务部各项工作的正常运行。

2适用范围

行政事务部全体管理员。

3职责

3.1行政事务部管理员负责本岗位的具体工作。

3.2行政事务部主管负责各岗位的工作安排、协调、检查及监督工作，并完成管理处主任交办的其他工作任务。

4工作程序

4.1办公工作程序

4.1.1按公司规定着装上岗，精神饱满，姿态端庄。

4.1.2按公司规定规范使用文明服务用语，并贯穿到日常办公和服务工作中。

4.1.3保持办公区域的全天整洁，办公用品摆放要求统一、规范，下班最后离开办公区域者应检查电源、水阀及门窗的关闭情况，确保安全。

4.1.4各岗位管理员严格按照公司各项制度、条例、规定和工作程序展开工作，各司其职，按质按量完成上级交办的任务。

4.1.5管理员必须全天开通通讯工具，在休息（假）期间，如发生紧急情况一经召唤必须迅速到达。

4.1.6管理员必须按时参加行部门举行的例会和培训，无特殊情况，不得无故缺席。

4.2考勤工作程序

4.2.1严格执行公司《员工考勤制度》规定，确保管理处良好的工作秩序。

4.2.2各部门由考勤员每天对本部门员工出勤情况进行登记，考勤登记必须如实、细致、及时，并于每月一日将上月考勤表交到行政事务部。

4.2.3行政事务部对各部门考勤表进行审查核对，考勤审核必须严格、公正，并于每月五日前将上月管理处全员考勤表连同附件（请假条、病假证明等）经主任审核签字后报公司办公室。

4.3培训工作程序

4.3.1各部门应根据公司、管理处的管理要求及本部门的工作需求，在每年年底提出培训需求，填写《培训需求申请表》、《年度员工培训计划表》报行政事务部。

4.3.2行政事务部配合管理处主任根据公司的管理要求及本管理处、下属部门的需求，制订年度培训计划，报公司品质管理部。

4.3.3各部门可根据实际需要，提出临时性培训需求，编写《月度培训计划》后组织实施。

4.3.4送外培训和特殊工种人员培训按公司《培训控制程度》执行。

4.3.5各部门做好培训有关情况记录，包括培训签到表、考核或考试成绩记录，每次培训结束后，在《员工培训记录表》上进行记录。

4.3.6行政事务部根据各部门《年度员工培训计划》及《月度培训计划》，对各部门的培训工作进行跟踪检查，并根据每月培训情况填写《月度培训计划完成汇总》报公司品质管理部。

5相关文件

5.1《培训控制程序》ZYJ/QM-2002-4.1.1

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.1

修订状态

第A版第0次修改

主题：

行政事务管理规程

页码

共2页第2页

5.2《不合格控制程序》ZYJ/QM-2002-6.4

5.3《改进控制程序》ZYJ/QM-2002-6.6

6相关记录

6.1《请假申请表》ZYJ/QR/GR-301

6.2《考勤表》ZYJ/QR/GR-302

6.3《员工培训记录表》ZYJ/QR/GR-418

6.4《年度员工培训计划表》ZYJ/QR/GR-446

6.5《培训需求申请表》ZYJ/QR/GR-447

6.6《员工内部培训记录表》ZYJ/QR/GR-460

6.7《月度培训计划》ZYJ/QR/GR-3040

6.8《月度培训计划完成汇总》ZYJ/QR/GR-475

6.9《东新园管理人员考核评比表》ZYJ/QR/DXY-571

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.2

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第A版第0次修改

主题：

费用核算工作规程

页码

共2页第1页

1目的

加强经济核算，控制费用支出，降低各项经营成本，确保工作效率和提高东新园管理处经济效益。

2适用范围

东新园管理处各项费用的收支、核算、结帐和编制、申报。

3职责

3.1费用核算员负责具体工作，严格按公司《管理处财务具体操作细则》开展工作。

3.2行政事务部财务主管负责监督、检查和指导。

3.3管理处主任负责审核、审批。

4工作程序

4.1收费

4.1.1将管理处每月收入（包括现金、支票、现金交款单及收进的收据发票记帐联等）于结帐日后一天13：

30前送抵公司财务部。

（双休日延后）

4.1.2物业费收入核算：

根据不同类型收费标准分别按月设立收费明细表，一次性预收数月的费用应平均分摊至每个月的实收款项，并于每个结帐日后五个工作日内报送上月收费明细表。

4.1.3水电费收入核算：

规定抄表时间为每月20日，22日抄表结束当天，应于当月总表发生数核对，误差在合理范围以内，25日完成计算本月应支付的组团所分摊的水电数据及全额抄表分摊计算完毕后，于每月30日前张榜公布，争取于下一个月结帐日前将费用收齐，于结帐日后五个工作日内报送收费明细表。

4.1.4其他费用收入核算：

按不同类型的收费款项，分别按月设立费用明细表，一次性预收数月的费用应平均分摊到每月的实收款项，对于车位使用费、电瓶车费要及时将变动的车辆进行更改、注销。

4.1.5空关物业费以70%向产权所有人收取，公摊电费按实分摊，有特殊规定的按有关规定办理，要做到计算合理、月结月清，及时向产权所有人（开发商）和业主收取。

4.2支出

4.2.1原则上对收进的水电、物业费不与退还，多收部分计入预收今后费用（尤其是物业费），

确实由于一些特殊情况（如退房等）必须退还的，规定如下：

a）单位退款：

要求对方开据一张新的收据，并填写付款通知单，以支票支付，而不是将原来开给对方的发票或收据收回作为付款依据。

b）业主个人退款：

退还费用则填写统一的公司费用退还表，然后以报销的形式办理相关程序，退还时必须由业主或其委托代理人签字（章）而不能由物管处代签。

c）特殊情况：

业主个人的物业、水电费当月收进当月即需退还的，可以不必按以上程序，只需将原来发票收据收回作废，即可退还其费用，除此之外，一律按上法退还。

4.2.2每月26日根据抄表分摊数据，填写《支付水电费明细》表，上报公司审批，于月底前2个工作日内将水费电费交到水厂、电力局。

4.3编制管理处年、季、月费用收支计划，并对实施过程进行监督、检查和控制，及时向管理处主任提供费用收支分析报告和相关信息。

4.3根据管理处签订的合同、协议中的有关经济条款，组织办理收支款项的结算及记帐。

4.4抓好各种应收款项的统计、核算和收取工作，清算长期拖欠不清的款项，督促经办人员

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文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.2

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第A版第0次修改

主题：

费用核算工作规程

页码

共2页第2页

4.5限期清理。

4.6组织实施管理处统计报表的编制工作，保管好所有收费资料和帐册，对变动数据及时注记和存贮，并实现电算化。

4.7负责与公司财务部的事务联络和沟通；及时编报各种报表，及时将现金存入银行或上交公司财务部。

5相关记录

5.1《管理处每日收缴费用明细表》ZYJ/QR/DXY-503

5.2《管理处当月收缴费用明细表》ZYJ/QR/DXY-504

5.3《管理处每月上交财务汇总表》ZYJ/QR/DXY-506

5.4《管理处多项经营收支明细表》ZYJ/QR/DXY-508

5.5《管理处电瓶车库电费明细表》ZYJ/QR/DXY-509

5.6《管理处费用收缴率汇总表》

5.7《管理处物业费分摊明细表》

5.8《管理处水电费按月收费情况表》

5.9《管理处物业费按月汇总表》

5.11《支付水电费明细表》

5.12《月份其他收入月明细表》

5.13《年月管理处空关房明细表》

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文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.3

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第A版第0次修改

主题：

收费工作规程

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共1页第1页

1目的

通过对各类费用的收缴，实现利润最大化，确保企业能正常运行。

2适用范围

东新园管理处各项费用收缴。

3职责

3.1收费人员负责具体的各类费用的收缴、登记工作。

3.2各组团设立现场收费人员。

3.3行政事务部财务主管负责各岗位收费人员的工作安排、协调、检查及监督工作。

4工作程序

4.1收费工作程序

4.1.1按《公司规定》着装上岗，精神饱满，姿态端庄，微笑服务。

4.1.2按《公司规定》规范礼貌用语和服务用语。

4.1.3保持办公区域的全天整洁，办公用品摆放要求统一、规范。

4.1.4给类收费台帐必须看清楚、整洁、有标识、不能过期、及时更换。

4.1.5要求收费采取唱票的方法，对收进的假币由当事人自己负责。

4.1.6对已收取的费用及时做好登记工作，定期进行各类明细表整理工作。

4.1.7现场收费人员进入业主家，要求穿鞋套。

4.1.8每天下午4：

10之前将已收取的现金、支票交财务部，财务部于5：

00之前存入公司帐号。

4.1.9在收费过程中，征求业主对物业公司的意见，及时反馈给各部门，并进行跟踪。

5相关记录

5.1《物业费收缴明细表》ZYJ/QR/DXY-521

5.2《水电费收缴明细表》ZYJ/QR/DXY-522

5.3《电瓶车收缴明细表》ZYJ/QR/DXY-523

5.4《车位使用费收缴明细表》ZYJ/QR/DXY-524

5.5《车位物业费收缴明细表》ZYJ/QR/DXY-525

5.6《费用退还明细表》ZYJ/QR/DXY-526

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.4

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第A版第0次修改

主题：

票据管理工作规程

页码

共1页第1页

1目的

严格票据管理,杜绝缺少、开抽心发票现象的发生，符合财税部门的要求，确保收费工作的正常进行。

2适用范围

东新园管理处各类票据的管理。

3职责

3.1行政事务部负责向公司财务部申领票据。

3.2各部门、各组团、固定点收费人员负责向行政事务部申领、归还票据。

3.3行政事务部财务主管负责票据的抽查、检查。

4工作程序

4.1领用程序

4.1.1每天早上8:

00由收费人员签字领出,于晚上结帐时签字归还。

4.2票据开具格式。

4.2.1按票据规定的格式书写。

4.2.2使用圆珠笔书写，字迹端正、用力，及时更换复写纸。

4.2.2大小写金额一致。

4.2.3不得进行涂改革。

4.3归还程序

4.3.1各收费人员于晚上结帐时将票据交回签字。

4.3.2由行政事务部财务人员检查归还时票据张数是否相符。

5相关记录

5.1《票据领用登记表》ZYJ/QR/DXY-527

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.5

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第A版第0次修改

主题：

费用收入流程图

页码

共1页第1页

1目的

确保管理处按时收缴各项费用,保证管理处日常业务的正常开展。

2适用范围

适用于费用收入的有效管理。

3职责

2.1二级财务部负责各物业应收款项的统一控制。

2.2各组团、部门负责各项费用的催交工作。

4工作流程图

管理处核算

每月应收费用

下发通知

是否在规定时是将收时的钱再交公

间内收取费用交二级财务司财务

否

各部门、各组团拖欠费用是连续状况

发放催缴通知单查明原因，采取相应措施

5相关记录

4.1《水电费通知单》ZYJ/QR/DXY-528

4.2《催缴通知单》ZYJ/QR/DXY-529

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.6

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第A版第0次修改

主题：

费用支出流程图

页码

共1页第1页

1目的

加强管理处费用支出控制。

2适用范围

适用于费用支出的有效管理。

3职责

3.1管理处主任负责控制费用支出的合理性及必要性。

3.2二级财务负责费用支出的审核工作。

3.3公司负责费用的审批工作。

4工作流程图

管理处主任审核

费用支出的合理性

是否同意否退回部门或组团

是

二级财务审核票据

合法性及金额正确性

否

是否正确

上报公司

是否同意否

管理处领用

人签字

公司财务部

支付费用

结束

5相关记录

5.1《报销单》ZYJ/QR/GR-3011

5.2《付款通知单》ZYJ/QR/GR-3012

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.7

修订状态

第A版第0次修改

主题：

档案管理工作规程

页码

共2页第1页

1目的

通过对档案的各项管理工作，确保档案资料不失散、不遗留、分类准确、装订规范，妥善保存，提高档案的作用，为管理处各项工作服务。

2适用范围

适用于管理处档案、资料管理工作。

3职责

3.1档案管理员负责管理处各类文件资料的登记、编号和运转工作，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导。

3.2负责上级机关和公司文件的整理、传阅和归档工作，做好立卷归档，妥善保管好各类档案资料。

3.3各部门应设一名兼职档案管理员，负责对本部门的档案收集与整理。

3.4行政事务部主管定期进行抽查和指导。

4工作程序

4.1文件点收

4.1.1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

4.1.2文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。

4.1.3文件如有皱折、破损等情形，应先使其整齐划一。

4.2档案整理

4.2.1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用，注明目次号码，以便翻阅。

4.2.2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

4.2.3按《浙江耀江物业管理公司档案管理制度》的规定，严格执行和施行档案的各项管理工作。

4.3档案资料清理

4.3.1经常进行文件、档案的清理和检查，无保存必要的资料要及时清理，并保持档案清洁。

4.3.2保管期限届满的文件、档案，应注明销毁的日期，报管理处主任批准后再作销毁处理。

4.3.3受控文件的复印、更改、回收、发放及销毁严格执行公司规定，并报公司职能部门审验。

4.4档案查阅制度

4.4.1查阅档案要履行查阅手续，只限内部查阅。

4.4.2需带出、复印或外来人员借阅，必须经管理处主任批准。

5相关文件

《浙江耀江物业管理公司档案管理制度》

6相关记录

6.1《质量记录查阅审批表》ZYJ/QR/GR-410

6.2《外来文件清单》ZYJ/QR/GR-413

6.3《文件发放登记表》ZYJ/QR/GR-414

6.4《文件更改单》ZYJ/QR/GR-415

6.5《受控文件清单》ZYJ/QR/GR-416

6.6《受控文件复印申请表》ZYJ/QR/GR-417

6.7《文件发放范围清单》ZYJ/QR/GR-438

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.7

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第A版第0次修改

主题：

档案管理工作规程

页码

共2页第2页

6.8《质量文件销毁清单》ZYJ/QR/GR-440

6.9《文件回收登记表》ZYJ/QR/GR-459

6.10《档案借阅登记本》ZYJ/QR/GR-3021

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.8

修订状态

第A版第0次修改

主题：

质量监督工作规程

页码

共1页第1页

1目的

通过对东新园执行质量管理体系的监督和检查,保证质量体系的正常运行。

2适用范围

适用于东新园管理处各部门、组团、班组及岗位的质量管理运行。

3职责

3.1负责执行质量体系的监督、检查、指导和改进工作，保持质量管理体系正常、有效地

运行。

3.2负责对各部门质量记录是否真实、及时、清楚和正确进行经常性检查指导，发现不合格项立刻督促其限期整改。

3.3制定年度有关质量管理的培训教育计划，配合管理处主任分期组织各级管理人员及员工进行培训考核。

3.4行政事务部主管定期进行抽查和指导

4工作程序

4.1质量文件的检查

4.1.1检查管理处质量文件与实际情况是否相适应，详略是否得当，是否适宜可操作，是否正常、有效地运行。

4.1.2检查各部门是否按照标准要求建立、实施、保持和改进质量文件，是否按照标准建立了质量记录。

4.1.3检查质量手册对组织机构及职能分配描述是否确定且有效，是否充分、可信，是否受控。

4.1.4检查各层次员工对质量文件、质量记录是否都能得到理解并能有效应用、有效实施。

4.1.5发现不合格项立刻整改和改进。

4.2质量记录的检查

4.2.1检查各部门质量记录是否真实、及时、清楚和正确，并给予指导。

4.2.2检查质量记录是否按确定的保存地点、方式、期限进行实施，保存设施是否适宜，是否能防止损坏、变质或丢失。

4.2.3质量记录是否进行整理分析，并为改进和管理提供信息。

4.2.4检查各层次员工对质量记录是否正确理解和充分沟通。

4.2.5发现不合格项立刻整改和改进。

4.3质量管理体系的培训

4.3.1通过检查了解各层次员工对质量管理体系的熟识和理解程度以及存在的不足，实行按需培训，据时施教。

4.3.2制定年度有关质量管理的培训教育计划，配合管理处主任分期组织各级管理人员及员工进行培训考核。

5相关记录

5.1《文件更改单》ZYJ/QR/GR-415

5.2《不合格统计表》ZYJ/QR/GR-445

5.3《统计分析报告》ZYJ/QR/GR-448

5.4《培训计划》ZYJ/QR/GR-3040

5.5《服务质量信息反馈表》ZYJ/QR/GR-428

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.9

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第A版第0次修改

主题：

仓库管理工作规程

页码

共2页第1页

1目的

通过对管理处二级仓库的管理工作，确保物品得到安全贮存，以完好状态交到使用部门。

2适用范围

适用于管理处二级仓库日常管理及各部门三级仓库的日常管理。

3职责

3.1仓库管理员负责入库物品的验收、标识和进出的记录，并维护仓库卫生与材料保管保养。

3.2各部门小仓库必须指定专人兼职管理，仓库管理员负责对各部门小仓库进行监督、指导和检查。

3.3行政事务部主管定期对仓库进行抽查和指导。

4工作程序

4.1物品盘存

4.1.1仓库管理员每月月底对库房内物品进行一次小盘点，提出下月补充物品的领用计划。

4.1.2仓库管理员每半年会同费用核算员对库房内物资进行一次大盘点，并将情况报管理处主任。

4.2物品的验证和入库

4.2.1根据《领料单》的要求对领用回来的物品，填写《入库单》办理入库手续。

4.2.2根据《入库单》核对入库物品的数量、型号、规格并进行检查、验证入库。

4.2.3如验证中发现不合格品，应按《不合格品处理程序》进行处理。

4.2.4入库物品由仓管员在《物料收发登记卡》和账簿登记，做到帐、卡、物三相符。

4.3标识、储存和保护

4.3.1库房内对物资有相应的标识、符号，并分开放置。

4.3.2物品堆放应便于拿取，物品保存处应与物品卡对应。

4.3.3经常对库房进行清扫，保持库房内干净、整洁。

4.4物品出库

4.4.1领用物料由领用人填写《领料单》经主任批准后到库房领料。

4.4.2仓管员根据批准后的《领料单》发放物料，应体现“先进先出”的原则。

在紧急情况下可先行发放，但事后必须补办出库手续。

4.4.3物料发放后，仓管员进行出库登记。

4.5工具的领用及归还

4.5.1工具领用由领用人填写《工具领用登记表》后，报主任批准，向仓管员领取。

4.5.2根据《工具领用登记表》填写《工具卡》一式两份，一份领用人保管，一份存放备案，然后发放。

4.5.3工具归还时由仓管员核对领用工具的规格、型号、数量，在《工具卡》上做好清退登记。

5相关记录

5.1《领料单》ZYJ/QR/GR-357

5.2《工具领用登记表》ZYJ/QR/GR-322

5.3《仓库月报表》ZYJ/QR/GR-323

5.4《入库单》ZYJ/QR/XQ-599

浙江耀江物业管理公司工作规程东新园行政事务部工作手册

文件编号

ZYJ/WI/DXY-209-2.9

修订状态

第A版第0次修改

主题：

仓库管理工作规程

页码

共2页第2页

5.5《工具卡》