采购管理制度.docx

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采购管理制度

物资采购管理制度

目录

一、目的

二、适用范围

三、职责权限

四、采购原则

1、寻价比价原则

2、低价搜索原则

3、廉洁原则

五、物资分类

1、物资类型

2、采购安排

六、采购流程

1、采购流程图

2、采购流程控制

七、供应商管理

1、供应商管理流程图

2、供应商选择

3、供应商评价

4、供应商奖惩

八、考核办法

九、相关表单

第一章采购管理

一、目的

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司运营所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度，

二、适用范围

本办法适用于百瑞源枸杞股份有限公司所有物资（包括固定资产、易耗品、营销礼品）的采购。

三、职责权限

1、计划部负责编制公司原辅料、包材等采购计划。

2、技术部负责原、辅料、包装物的检验。

3、采购部负责物资的采购、索要发票、结算。

4、仓储部负责物资的入库、储存、出库。

5、账务部负责供应商账务的核对及结算。

四、采购原则

1、询价比价原则

物资采购必须有两家或者三家以上供应商提供报价，供应商报价表需加盖厂家公章，由中心负责人审批，在权衡材质、价格、交货期、售后服务、资信、客户群及供应商规模等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步确定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员订购的物品必须与请购单或申请部门所列要求、规格、型号、数量一致。

在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息申请部门更改请购单。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则

4.1自觉维护企业利益，努力提高采购物资质量，降价采购成本。

4.2廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

4.3严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

4.4加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新设备及市场信息。

4.5工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

4.6严禁泄露公司的业务信息及客户信息

五、物资分类

1、物资类型

1.1原辅料、包材：

与公司产品有关的原料、添加剂及包装材料。

1.2营销礼品类：

节日礼品、营销活动礼品等

1.3办公用品：

与办公有关的物品

1.4后勤物资类：

指厨房、宿舍及劳保等方面的物品

1.5备品备件：

生产及各中心维修所用的零配件等物品

1.6其他类型物资：

其他需要采购的相关物品

2、采购安排

2.1原辅料、包材类物资由计划部下请购单至采购部，进行采购。

2.2各部门所需的物资由申请部门填写物资申购单至采购部，进行采购。

2.3原辅料、包材等常规物资的申购须经部门经理及总监审核，新购产品需经总经理审核。

六、采购流程

1、采购申请

1.1各部门需求的物资，由申请部门填写《物资申购单》经部门经理及中心负责人审批，交采购部采购。

1.2物资申购单要求注明名称、规格、型号、数量、需求日期、特殊要求、使用部门及用途等，如新购产品需总经理签字方可采购。

1.3原辅料及包材由计划部结合上年度各月的销售量、物资库存量及营销中心提报的销售预测编制物资需求计划，并录入ERP请购系统。

1.4采购部接到《请购单》，将物资分类进行采购，原辅料由一部负责，包材、代加工、设备配件等由二部负责。

1.5采购二部将请购的包材填写《广告宣传品、包装设计制作申请单》提交设计部，由设计部与供应商对接包材图稿、双方定稿签字后方可进行采购。

2、询价比价：

2.1每种物资原则上需三家以上的供应商进行报价，报价单需供应商加盖公章。

2.2采购员接到报价单后，需进行比价、并填写询价记录表，按低价原则进行采购。

2.3属下列情况者，无须进行比价：

独家代理、独家制造、专卖品、非标设备、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认

2.1若需进行样品提供和确认的，采购部须确定送样周期，并进行追踪。

2.2收到样品，第一时间送交需求部门及总经理进行确认，必要时会同新品推进小组进行确认。

2.2对于需要保存样品的，采购部留一份，同时提供给技术部一份做封样处理，以便订做大货时做为到货验收依据。

4、供应商选择

4.1从合格供应商名录中选择满足公司产品需求的供应商报中心总监审核，交总经理最终确定。

2.2供应商需提供新年检的资质及产品材料官方检测报告。

5、合同签定

5.1设计部与供应商签字确定图稿需提交采购部一份，采购部与首次合作的供应商需签订年合同，合同期内可直接下订购单。

5.2合同签订需经法务部、财务部、总经理审批流转至档案室存档。

5.3合同或者订单金额在1万元以内（含1万元）由物控中心总监签字，采购金额在1万元以上由总经理签字。

5.4合同需一试三份原件，供应商留存一份，档案室留存一份，财务中心留存一份。

6、进度跟催

6.1为确保准时交货，采购人员应在交货中期采用电话、传真或QQ形式与供应商跟催是否在线生产，在交货前一周再次以同样的形式跟催产品，以确保物资能及时供应。

6.2若采购物资在规定时间内无法交货的。

采购人员应提前通知需求部门，采取紧急补救措施，并须重新与供应商确定交货时间。

推迟交货时间均按合同条款及违约责任处理。

7、验收入库

7.1采购物资到公司后，如大宗劳保用品、办公用品、配件、耗材等常用品由仓储库管办理入库手续，各申购部门申领；如申购部门在使用中发现质量问题，可通知采购部门办理退换货。

7.2质检依据采购部提供的《原材料质检申请单》内容进行检验。

7.3检验合格的物料，质检需出具《原材料质检单》。

仓储部可依据质检单、送货单办理入库，并出具手工入库单。

7.4检验不合格，但不合格率高于10%低于20%，不影响产品本身的质量，可进行降价或者按比率扣除入库，但须经物控中心、生产中心、技术中心、仓储部负责人签字方可入库；如不合格率在20%以上，又急需此批物资，须总经理签字方可入库。

7.5如验收不合格率较高，又影响其产品质量，技术部通知采购部退、换货。

8、付款

8.1采购员每月将各种原始单据整理并进行付款申请，财务对采购业务的各种原始凭证进行审核，审核其真实性和准确性。

8.2预付款及货款在2000元以上的由部门总监、财务总监、总经理审批。

8.3预付款及货款在2000（含2000元）以内的由部门总监、财务总监审批即可。

8.4审核无误后交财务部出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

七、供应商管理流程

1、供应商管理原则

1.1公司采购部主管供应商，生产中心、财务中心、技术中心、仓储部等部门预以协助。

1.2对选定的供应商，公司与之签订年合同。

1.3采购部每半年会同技术部、生产中心、计划部对供应商进行一次评价，根据等级实施不同的管理。

1.4公司对重要的供应商可不定期对其进行所供物资的质量检查或现场检查。

1.5公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。

1.6公司可定期或不定期的对重点供应商进行考察，或请供应商对我公司相关人员进行物资材料知识及工艺方面的培训。

2、供应商选择

2.1采购部与使用部门根据公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商调查表”。

2.2采购员对“供应商调查表”进行初步筛选，挑选出值得进一步评审的供应商，交物控中心总监审核。

2.3供应商选择的标准

2.3.1选择供应商需具有合法经营的供应商，需提供企业资质证件及产品第三方检测报告，供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。

2.3.2品质（达到公司的验收标准）、交货期、价格、服务及售后等条件良好的供应商。

2.3.3信誉良好、客户认可的供应商或者服务于一些品牌客户的供应商。

2.3.4了解供应商产能需满足公司需求。

2.3.5同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近

2.4采购员在对供应商进行初步筛选时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。

3、供应商评价原则

3.1质量水平。

（1）物资到货的合格率

（2）质量保证体系

（3）样品质量

（4）对质量问题的处理

3.2交货能力。

（1）物资到货的及时率

（2）增减供货的排产能力

（3）样品的及时性

（4）处理问题的及时性

3.3价格水平。

（1）优惠程度；

（2）价格与同行业水平；

（3）成本下降空间。

3.4技术能力。

（1）工艺技术的先进性；

（3）产品设计能力；

（4）技术问题的反应能力。

3.5现有合作状况

（1）合同履约率

（2）合作年限

（3）合作融洽关系

3.6依据以上评价标准，制定《供应商评价表》，将供应商评价分为A级（考核分85-100分）、B级（考核75-84分）、C级（60-74分）、D级（60分以下不含60分）；由各评价部门对其提供的指标进行打分。

4、供应商奖惩措施

4.1评价为A级供应商的，公司可加大采购量

4.2评价为B级供应商的保持现有采购量

4.3评价为C级供应商的公司可适当减少采购量

4.4评价为D级供应商的终止合作

八、处罚办法

8.1采购过程中，如因采购部未及时追踪物资按时到货造成断货，月度部门负责人考核5分，业务负责人考核2分。

8.2每月度物资不合格率超出目标要求的，部门负责人考核5分。

8.3采购业务过程中需要签字审核的单据，如每个环节的审核人员出现审核错误，当月考核2分。

如因失误造成公司损失，失误人员处罚200元。

九、相关表单

《物资申购单》、《采购请购表》《采购入库单》

《广告宣传、包装制作申请单》

《质检申请单》《寻比价表》

《合格供方名录》《新供应商调查表》《供应商评价表》《供应商评价汇总表》

《供应商对企业诚信度评价表》《公司内部诚信度评价表》

《采购合同台账》《采购物资台账》《设备验收单》