X部档案数字化解决方案1.docx
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X部档案数字化解决方案1
1.1.1XX中央档案馆数字化加工中心
为了规范目前各自为政的档案数字化加工工作，二OO一年九月，中央档案馆、国家档案局成立档案数字化工作领导小组，结束了原来不规范、实验性的数字化加工的局面。
在领导小组的统一规划下，中央档案馆与北京XX科技发展有限公司合作建立了中央档案馆数字化加工服务中心。
为各进馆单位提供全面的专业、规范的档案进馆整理、档案数字化加工一条龙服务，以保证符合中央档案馆档案进馆要求，顺利进馆。
1.1.1.1角色分工
中央档案馆负责业务管理、技术管理、提供主要设备、场地、客户业务指导、内部协调。
XX公司负责数据加工管理软件、综合档案馆软件、日常管理、数据加工、部分设备、软硬件系统维护、客户服务。
1.1.1.2日常管理
由于档案业务的机密性，因此凡是数据加工人员都必须进行政治审查，审查通过并签订数字化保密协议，方可上岗。
同时数据加工人员还必须遵守：
●《中华人民共和国保密法》
●《中华人民共和国档案法》
●中央档案馆的现行管理条例、规章制度
●北京XX科技发展有限公司的有关规范制度
●数据加工操作规章、加班制度、考勤制度
●安全防范条例
1.1.1.3数据处理
所有加工验收后的数据均以光盘形式提供给客户，数字化光盘可以进行单盘检索、调阅。
标引著录后的目录数据与扫描影像图像的挂接通过XX提供的数字化挂接工具进行自动挂接、自动批量上载，同时XX公司会将数据校验工具提供给客户，方便客户对加工后的数据进行抽检验收。
档案数字化后在中央档案馆技术人员的指导下，把档案整理按数字化前的恢复装订；同时向客户提交数字化光盘。
1.2数字化工程经验和典型案例
第2章卫生部档案数字化加工需求分析
●将总量为100万页的纸质档案全部通过扫描或其它形式转化为电子化数据，并有10万档案目录的录入。
●布置良好并安全的加工场地。
●加工时数据备份的有效合理设计。
●加工好数据要以安全的存储方式来移交。
●保证扫描成为电子原文的高质量和著录的高准确率。
●目录与原文的准确挂接。
●卫生部将应用原有的OA中的档案管理子系统来管理档案，档案目录及数字化后的电子原文需要导入到此子系统中，实现档案目录和电子原文有机结合的方式，方便档案信息的管理、利用。
●在数字加工期间保证档案的完整、安全和保密。
第3章关键技术解决方案
3.1保证数字化质量采用的技术
为保证档案数字化的图像的质量，在扫描纸质文件时，利用XX自主开发数字加工系统将进行相应的技术处理，并遵守中央档案馆关于档案数字化的有关规范，以保证纸质清晰文件扫描图像，充分体现档案原貌。
3.1.1污渍、黑边、偏斜处理
XX数字化加工系统中，包含去污、去黑边、纠偏等功能。
支持两种去污方式一是局部去污，如去除黑边、污点；二是整体去污，可一次性去除页面上的污渍。
纠偏可做到任意角度的校正。
3.1.2全文字页面的扫描密度
保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写印刷字的情况。
为此，采用各种专业化的扫描仪，扫描文件存储为国际通用的TIFF格式，支持多级别分辨率的扫描方式，如黑白、灰阶、彩色等；针对不同的档案图像质量采用不同的扫描精度。
扫描精度在200~600DPI，以清晰为准，不盲目增加精度而造成存储压力。
并采用国际标准的传真文档压缩格式进行压缩，A4标准幅面的黑白二值图像压缩后平均约为30KB/页。
可保证图像存储空间要求的合理性。
3.1.3粘贴页与表格
在XX数字化加工系统中，提供了局部去污的功能，对于页面中不应有的表格线污染能够完全清除；对于粘贴折页问题，我们通过大幅面扫描仪来解决这一问题；采用局部淡化技术可以解决碳素墨水导致的字迹与表格颜色深度不同的问题，确保数字档案的可阅读性。
对部分粘贴页的字体很小、字迹密集的情况，可适当采用提高扫描分辨率、灰度扫描或彩色扫描，以及结合图像局部深化技术等方式，确保数字档案的可阅读性。
3.1.4一般文本流程图
采用适当的分辨率扫描以及图像局部深化技术可以确保文本流程图清晰。
随时调用采用不同设备满足文本流程图的扫描工作。
3.1.5插图
采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描，保证原来的页面布局和保证插图清晰可阅读。
3.1.6照片
对于页面中有黑白或彩色照片的文件，采用TIFF格式扫描，确保照片清晰度，同时可以避免图像存储空间过大。
3.2安全存储
数字化后的图像文件，直接由网络，通过FTP协议，直接与XX管理信息系统条目数据进行挂接。
在批量上载前的机器上，数据以刻录光盘的形式每天做增量备份。
根据档案管理软件开发标准，此次数字化采用的是200dpi以上的TIFF国际标准格式，采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后，分别按页编号后分页存储。
本次档案信息的电子转化工作，100万页的图像数据存储容量约为30~50G。
服务器的硬盘完全可以解决数据备份问题。
最后以刻录光盘的形式移交给卫生部文档处。
3.3数据的导入完整性
由于卫生部将应用原有的OA中的档案管理子系统（假设此管理子系统有管理电子原文的功能）来管理档案，XX将根据OA采用的开发平台，由专业软件开发人员开发出相应的数据转换工具，完整的将目录和电子原文导入到OA的档案子系统中，来进行检索和利用。
3.4加工过程档案的完整、安全和保密措施
3.4.1档案运送
卫生部的档案由中央档案馆派专车、专人来押运到中央档案馆数字加工中心。
3.4.2档案存放
由中央档案馆保管部提供档案存放库房，并保证温湿度和安全性。
3.4.3档案整理加工
由中央档案馆和卫生部相关人员督导，对档案进行安全、科学、规范的整理。
为保护档案，根据不同的纸质选择不同速度的扫描仪，确保档案原件不受损坏。
第4章卫生部档案数字化加工生产线的规划
4.1场地规划及工位设置
为方便人员管理，减少由档案数字化给卫生部文档处带来的工作的不便，建议卫生部文档处档案数字化在XX中央档案馆数据加工中心进行。
XX中央档案馆数据加工中心提供面积为16m*16m房间做扫描加工；6m*6m房间做档案整理、还原和分盘校验、光盘刻录等工作。
安全：
与其他大部委进馆档案的保管方式相同。
使用的用电负荷：
10KW。
网络布线：
根据实际需要，由中央档案馆铺设内部网络。
照明：
应尽量改善照明状况，保证无死角。
4.2设备配置和加工所需软件
4.2.1设备配置情况
设备
柯达3500D
柯达
I250
柯达I50/虹光AV830
A3平板
扫描仪
A4平板
扫描仪
PC
打印机
服务器
48口交换机
数量
1
2
各5
2
6
28
2
1
1
4.2.2备性能指标
性能参数
设备型号
黑/灰/彩色
扫描
双面
扫描
扫描速度
备注
3500D
黑灰
能
85张/分
每天按8小时
I250
黑灰彩
否
50张/分
每天按8小时
I50/AV830
黑灰彩
否
20张/分
每天按8小时
A3平板扫描仪
黑灰彩
否
2张/分
每天按8小时
A4平板扫描仪
黑灰彩
否
2张/分
每天按8小时
以上各种设备根据其性能和特点，分别适用于不同纸质档案的加工要求。
柯达3500D、i250适用于纸张质量较好的档案扫描；
柯达I50具快速扫描和平板扫描功能，适用于纸张较薄及幅面不规范的档案扫描，起到保护档案的作用；
A4平板扫描仪适用于各种特殊要求的档案扫描，如粘贴页、表格页、一般文本流程图、插图、照片页、字体不规则的全文字页及各种字迹不清晰的原件和复印件；
A3平板适用于A3幅面的档案扫描；
加工过程中如需要其他特殊扫描仪，随时应需调用。
以上设备配合XX数字化加工系统及相关软件即可完成卫生部档案的扫描加工工作。
4.2.3数据加工所需软件
XX数字化加工系统
●win2000
●win98
●photoshop5.0
●SQLSERVER7.0
以上所列软件在本次数字化工程中，完全由中央档案馆数字加工中心提供。
4.3流程设计和人员分工
4.3.1流程设计
4.3.2数字化加工工序分解
扫描前整理：
档案拆卷、分件、分页、重新编写页号；
批量扫描：
将整理好的档案按页进行扫描。
如果有问题，将任务回退，重新处理；
一次校对：
针对文件扫描的情况，标示图像的质量情况。
如果有问题，将任务回退，重新处理；
图像优化处理：
根据一次校对的标示内容，对图像文件作图像优化处理。
如果有问题，将任务回退，重新处理；
二次校对：
察看图像的情况，并结合一次校对标示内容，对图像进行质量检查。
如果有问题，将任务回退，重新处理；
批量上载：
将优化完的图像，如果有问题，将任务回退，重新处理；
光盘刻录：
质量检查合格，统一逻辑分盘同时刻录光盘；
条目数据的著录\校对：
根据案卷封面和卷内文件目录进行条目数据的著录；
档案恢复/还原：
档案信息电子转化完成之后，需要将数字化后的档案进行重新整理，恢复档案原貌，以便档案完整保存。
4.3.3人员分工
本次数字化工作人员总配置：
整理工作5人；著录标引/校对工作6人；数字化处理18人；分盘校验、光盘刻录工位2人；档案恢复4人；系统、硬件维护1人；管理1人。
共计37人。
4.3.3.1整理工作
建议整理工作设置6个工位，主要将档案拆卷、分件、重新编写页号，扫描文件页号、件号的标注，填写《数据加工过程处理单》。
人员配置：
整理6人。
共计6人
4.3.3.2著录标引/校对
建议著录标引工作设置4个工位，2个校对工位。
人员配置：
著录标引4人，校对2人。
共计6人
4.3.3.3扫描加工
与上述整理工作相对应，每天把整理过的档案进行扫描。
平均每天流水线作业量至少2万页。
主要工位如下：
8个扫描工位；
1个一次校对工位；
6个图像处理工位；
2个二次校对；
1个批量上载工位。
人员配置：
扫描8人；一次校对1人；图像处理6人；二次校对2人、批量上载1人。
共计18人。
4.3.3.4档案恢复
按照卫生部档案整理要求和中央档案馆档案整理标准，将数字化后的档案进行档案恢复和装订工作。
人员配置：
4人。
共计4人。
4.3.3.5刻录数据光盘
数字化后，将数据逻辑分盘，校验没有问题，将挂接后的条目数据和图像文件刻录光盘备份。
人员配置：
分盘校验、光盘刻录工位1人。
共计2人。
4.3.3.6其它
数据处理、系统维护、硬件维护、网络管理、数据库管理、日常工作管理等协作配合本次数字化工作。
人员配置：
数据处理1人；系统维护、硬件维护、网络管理、数据库管理、日常工作管理1人。
共计2人。
第5章数字化加工质量控制
5.1文字录入质量
文字录入员将条目/索引著录完后，由专业校对人员逐条、逐字节进行校对，保证正确率不低于99.9‰。
5.2图像质量
指对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到标书要求的图像质量。
保证扫描后的数字图像清晰，便于清楚阅读，适应各种纸张和手写印刷字的情况。
支持多级别分辨率的扫描方式，如黑白、灰阶、彩色等；针对不同的档案图像质量采用不同的扫描精度。
扫描精度在200~600dpi，以清晰为准。
5.3一次校对
对纸质文件扫描后形成的图像文件质量程度进行标注，便于纠错人员进行图像处理。
如出现问题较多，则回退给上一工序，要求重新扫描；
5.4图像处理
根据一校对图像文件的标注进行去污、除黑边、纠偏等图像处理工作及对《数据加工过程处理单》所标注的特殊文件进行补扫和重扫。
若不符合要求则回退给上一工序，要求重新校对；
5.5二次校对
对图像处理后的文件进行查看验收的过程，检查一校统计的《数据加工过程处理单》中的问题是否全部处理了。
如果已全部处理，则提交给自动上载任务，若不符合要求则回退给上一工序，要求重新进行图像处理。
5.6挂接准确率
指项目档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制。
主要分为如下三个步骤：
5.6.1资料整理
通过对扫描和非扫描文件的分捡，对扫描文件进行分件处理，标明页号，对于需要特殊处理的文件，填写《数据加工过程处理单》；
5.6.2扫描前的标引
根据管理控制台分配的任务，对任务进行批量扫描前的页号、件号的标注，如果资料整理结果中的件数、页号与扫描前所标引的件数、页号不一致，则将资料重新进行整理；
5.6.3文件数核查
在生成裸数据光盘之前，根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等，如不相等则不能生成裸数据光盘，但可打印出清单，回退给图像处理人员补扫。
第6章数字化加工操作员守则
由于档案业务的机密性，因此凡是数据加工人员都必须进行政治审查，审查通过并签订数字化保密协议，方可上岗。
同时数据加工人员还必须遵守：
●《中华人民共和国保密法》
●《中华人民共和国档案法》
●中央档案馆的现行管理条例、规章制度
●北京XX科技发展有限公司的有关规范制度
●数据加工操作规章、加班制度、考勤制度
●安全防范条例
具体可以参阅《数据加工工位操作规范.》
第7章数字化加工项目组织及工程进度
为严防项目档案在数字化加工过程中丢失与毁损、保证工程质量和进度，最终顺利移交，根据卫生部的要求，北京XX科技发展有限公司将与中央档案馆和卫生部组建有关领导小组来组织协调整个数字化工作。
7.1工程组织与协调
为保证工程按计划实施，届时由XX中央档案馆数据加工中心和卫生部成立“卫生部档案信息数字化工程实施项目组”。
具体如下：
●数字化小组组长：
卫生部指定人员
XX中央档案馆数据加工中心指定人员
●业务指导：
中央档案馆数据保管部、利用部
●数字化小组成员：
XX中央档案馆数据加工中心工作人员
卫生部有关人员
角色分工如下：
组 长：
卫生部指定人员，负责工程宏观管理、组织和协调；
XX中央档案馆数据加工中心经理：
负责数字化工程的具体组织和实施工作；代表XX科技发展有限公司协调有关资源，全力支持工程的实施；项目组成员及卫生部有关人员沟通协商重大事宜；
业务指导：
负责数字化项目的档案业务把关。
在工程开始的初期，与卫生部文档处一起，对档案进行全面的分析，做出符合卫生部文档处要求的整理方案；在数字化加工过程中，负责指导中央档案馆数字化加工中心数字化操作员按标准整理档案、恢复档案。
全体项目组成员：
数字化实施过程中XX科技发展有限公司的人员主要负责数字化工程的具体实施工作；卫生部文档处有关人员主要负责各阶段的业务指导和工作检查，并进行必要的参与和协助。
定期召开数字化小组会议，讨论和总结本期工作并计划下步的具体工作；如有特殊需要可由小组成员建议召开临时会议，讨论协调有关事宜。
7.2工程实施计划
计划整个数字化工程为期60天。
数字化具体进度如下：
类别
阶段
阶段名称
天数
备注
第一阶段
数字化前期
准备工作
2
布置场地，布置数字化加工工作所需的局域网络、操作台、扫描仪和电脑等设备；人员组织，根据加工要求和需要组织相应的各类专业人员和数据加工操作员，并运送要加工的档案到中央档案馆。
第二阶段
数字化过程
52
卫生部相关人员对档案从专业角度进行鉴定，剔出无需加工的档案；档案的扫描加工。
扫描前的标引、文件扫描、一次校对、图像处理、二次校对、数据处理、恢复案卷原貌（案卷整理）、装箱。
第三阶段
数字化验收
2
由卫生部相关人员对数字化后的电子档案进行数据质量验收、按标准检查档案，数字加工中心按手续移交刻录好的数据光盘和还原后的档案。
第四阶段
目录数据和
原文导入
2
将档案目录数据和对应的数字化后
的原文导入到卫生部的OA系统中的
档案管理子系统中。
第五阶段
导入验收
2
检查导入后的目录数据与原文的
对应情况是否正确，是否与原始
档案数量相符。
第8章档案及数据验收
为了提高验收效率，同时不增加卫生部档案工作人员的工作量，避免卫生部文档处投入更多的人力和物力。
XX科技发展有限公司提供加工数据和验收软件，由卫生部相关人员进行验收并签收意见。
8.1验收目标
验收总体目标：
目录和经过加工处理影像数据完全挂接，图像清晰，基本能完全反映档案原貌。
同时扫描前后的实体档案按进馆标准进行专业整理。
验收方式：
按照中央档案馆数字化加工标准和卫生部文档处要求对数字化后的图像文件和条目数据以及还原得实物档案进行检查。
8.2验收标准
确保扫描前后档案整理的一致性、标准性、专业性。
扫描图像与条目数据100%挂接。
文件图像按照，并按件编号存储；图像格式为国际标准TIFF格式。
文件图像扫描按卫生部文档处规定进行，保证提交的图像文件已经过去污渍、去黑边、纠偏斜等技术处理；保证照片页面采用整体彩色或整体黑白扫描，最终确保文字、粘贴页、表格页、流程图、照片等清晰。
检查导入到OA中的档案管理子系统中的目录和电子原文的对应情况是否正确，并检查是否与原始档案数量相符。
在每次验收时，XX科技发展有限公司需向卫生部文档处申请验收，并提供验收清单，卫生部文档处以验收清单上的数据为依据对数据的核对、验收。
8.3验收时间
数据加工中心每完成一定数量的扫描，即可交验收申请。
第9章技术支持与服务
北京XX科技发展有限公司（以下简称XX）的客户服务体系与开发体系、营销体系一起构成了XX运作的主要架构。
在此体系中，客户不仅可以便捷地买到科怡公司的系列化产品，也可以享受到高标准的服务和强有力的技术支持。
北京XX科技发展有限公司的科研和开发基地设在北京和深圳。
公司自成立以来，在技术方面和服务方面倾注了特别的力量，建立了安装培训、技术支持等一整套服务体系，具有一批经验丰富、责任心强、技术过硬的工程师，在全国已经建立了包括地区客户服务中心、省分公司、中心城市办事处和小型城市服务点的服务网络，全面覆盖所有用户群。
XX以服务为先，提出“让客户满意，让客户放心，服务出效益”的永续服务理念，同时在全国各级分支机构建立了三级客户服务体系。
9.1服务内容
针对卫生部项目的特殊性，XX公司客户服务部、卫生部数字化项目组实行经理负责制（项目经理），在项目结项后的技术服务（售后技术服务）。
一年的免费维护期内服务包括档案目录数据导入和电子原文在出现数据质量问题，一天内到现场解决。
并向卫生部文当处提供档案相关的信息咨询、演示和讲解、技术指导、收集专家意见和用户意见，预测市场和技术的发展趋势、提出档案管理软件产品的改进和升级建议等服务。
9.2技术支持措施
9.2.1成立专门项目小组和售后服务小组
项目组全面负责向OA系统中的档案管理子系统的导入、培训和技术支持等任务，明确各岗位职责。
项目组成员经验丰富，技术力量强，参与过多个大中型项目的开发工作，保证该档案目录数据和电子原文的导入质量并按时交付验收。
9.2.2设有专门的技术服务热线和客户服务队伍
客户服务部现有技术服务工程师10余名，技术过硬，有丰富的客户服务经验。
技术支持方式包括：
电话、传真、EMAIL、网站下载免费资源、现场支持等多种手段。
一般情况下，部分可利用资源均放入公司网站，以便用户及时免费下载。
10.3服务承诺
1、一年内因我方扫描造成的图像质量问题，我方免费对存在问题的文件重新加工。
2、一年内因我方扫描造成的图像挂接问题，我方负责免费上门服务，较短时间内解决。
3、一年内因我方著录造成的条目数据错误，我方免费更正。
以上更正数据，我方免费重新刻录光盘。
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