Word常识3.docx
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Word常识3
Word“插入”菜单里的常用功能讲解
提起Word软件中的插入功能，也许许多朋友都会说：
这个我当然知道了，不就是插入图片、符号等功能吗？
其实插入图片、符号等功能只是最简单的基本功能，Word的“插入”菜单下还有很多选项，灵活应用它们的功能能帮助我们更快更好的处理文档。
一、插入页码
当我们选择“插入”→“页码”选项时，会弹出“页码属性设置对话框”。
（图1）
①页面顶端（页眉）
对于一些书刊或是报纸，在发行时都会在每页的最上方打上自己刊物的名称或是重要的章节说明，使用插入页码中的页面顶端，然后双击页码，将文字改为刊物名称就可以做到。
②页面底端（页脚）
一般的页码都插入在页面底端，这时可再用对齐方式对页码的位置进行编辑。
③页面纵向中心
④纵向内侧
⑤纵向外侧
这三项是对一些侧边装订的文件以及书籍的页码与角边说明的应用方式，利用这三项，可以对侧边装订的刊物居中或是正反页的页码进行编辑。
应用实例图：
图一：
应用页面顶端（页眉）以（居中）方式显示页码来编辑出书刊页眉标头。
（图2）
图二：
页面纵向中心，对齐方式为外侧。
这种页码插入方式对于打印胶片、排版装订有非常多的好处，双面的文章就以这种方式排版较好。
（图3）
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二、插入符号
插入符号选项一般朋友们是了解的，但是有没有试过改改里面的字体看看呢？
当我们有时在排版中需要为文章加上一些装饰的小图，如果都插入外部的图，文件体积就会变的很大，那么现在就要用到这里的插入符号了。
选择“插入”→“符号”，打开“符号属性对话框”，在“字体”的下接框中拖动滑块向下移动到最后，这时会看到以W开头的字体，这几个字体显示出来的都是一些图形或另类的符号。
Webdings是以一些简单但是比较有特色的图形，Wingdings则是以电脑类图形和一些花边方向标为主，Wingdings2则是碎花边以及时钟和小花形为主。
（图4）
如果这些字体还觉的不够用，我们可以从网上下载一些比较另类的字体，下载完字体文件后，将字体文件放到C:
\Windows\Fonts目录下，然后在“插入符号对话框”的“字体”下拉框中就可以找到此文体，选择相应的图形字体即可。
这样插入的图形虽然没有华丽的色彩，但是它对于黑白版的印刷品来说是再好不过的了。
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三、插入图示
有时在文章中要加入一些说明图来表示某种实物之间的关系，但是如果自己画真的是太麻烦了，在Word中准备了一种叫图示的功能，它分为以下几部分：
组织结构图、循环图、射线图、棱椎图、维恩图、目标图。
（图5）
（1）组织结构图：
用于显示层次关系。
当我们插入时，默认是二级层次，当我们想添加固定的框时，只要我们右键单击某一个框，然后就可以看到其“下属、同事、助手”等选项，而且在版式中更可以调整其悬挂方式。
（图6）
这里的技巧就是当我们有些图框无法用右键快捷菜单以及版式中的内容进行调整时，就需要手动了。
单击某一个图框，按下Ctrl键，当箭头右方出现+号时按下鼠标拖动所选图框，这时就复制出了一个图框，在这个图框上出现绿色以及黄色的提示滑动点，绿色的滑动点可以对图框进行旋转，黄色的可以对图框进行变形（只改变边角度）
（图7）
（2）循环图：
用于显示持续循环的过程。
（3）射线图：
用于显示核心元素的关系。
（4）棱椎图：
用于显示基于基础的关系。
（5）维恩图：
用于显示元素间的重迭关系。
（6）目标图：
用于显示实现目标的步骤。
（图8）
其它图示与组织结构图不同的就是右键点击小框时，弹出的菜单中选择“插入图形”就可以在其环形基础上插入小框。
共同点是在在“图示工具栏”中可以使用“自动套用格式”选项，可以选择几种不同的格式，比如：
双边框、三维颜色、渐变等。
最重要的是可以通过“图示工具栏”改变成其它的形状。
只要合理利用图示中的这六种图示再加上自己简单的手动调整，就可以轻松的制作一些层与层、级与层关系类型的文件了。
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四、插入文件
如果我们在编辑一份文件时，想加入以前或已经编辑好的文件，一般我们的操作方法是打开两个文档，然后将要加入的文档复制下来，再找到要插入的地方进行粘贴，但是这种方法不但费时费力，而且有时因为文档内容过多而影响了编排速度。
这里其实大家都可以试试使用插入文件的方法。
（图9）
选择“插入”→“文件”，会弹出“插入文件”对话框，插入的文件类型可以有好几种：
“Word文档、Web页和Web档案、文档模版、RTF格式、文本文件”，我们大家可以自行选择，而且单击“范围”按钮，还可以用插入文档中的书签名称和Excle单元格来限制插入文件的范围。
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五、插入对象
插入对象是插入选项中功能最多的，它可以插入系统中安装的许多文件类型，比如：
ACDSeeBMP图像、AdobePhotoshopImage、Flash影片、媒体剪辑、视频剪辑等选项。
不过我觉的在Word中实用的就是图像、工作表、Excel图表以及工式编辑器等比较实用。
（图10）
（1）首先就拿插入Photoshop图像来说吧，一般情况下我们在打开文档的情况下，想用Photoshop制作一个图片，再插入到文档中来，得先回到桌面，打开Photoshop程序，然后进行制作，制作完成后保存，再进入Word文档中，选择“插入”→“图片”→“来自文件”，然后选择制作的图片插入进来。
这种方法比较麻烦，如果想修改图片还得再进行打开Photoshop软件修改、保存，进Word插入图片等步骤。
但是使用了插入对象就不同了，当我们选择“插入”→“对象”中的AdobePhotoshopImage选项后，系统自动会调出Photoshop软件，这时我们只要直接在Photoshop中进行制作，完成保存关闭，这时在Word中奇迹就发生了，刚才制作的图片就已经插入到文档中了，如果想修改，只需要双击此图片，系统又会调出Photoshop，是不是非常方便呢？
（图11）
（2）再拿“公式编辑器”来说，当我们在进行试卷以及一些特殊符号的输入时，就不用再着急了，只要选择“插入”→“对象”中的Microsoft公式3.0，就会打开如图12的公式编辑器，在这里我们不但可以用最简便的方法输入又长又难的各种公式，而且就连数学中常用的一些数学符号、字母等代码都可以轻易的找到。
在数学试卷或是一些文件中，常有一些重复或近似的公式出现，那时我们只需要选中一个相同的公式，进行复制并粘贴到相应的位置，双击这个公式进行编辑修改即可。
（图12）
（提示1：
在输入公式后，默认版式为“嵌入型”，但是有时“嵌入型”并不能与文档同行保持平行，那么就右键单击此公式，在右键快捷菜单中选择“设置图片格式”，将其版式改为“浮于文字上方”，然后按下Ctrl键的同时，用键盘上的方向键进行位置的微调.
提示2：
如果公式输入后大小与中文的大小不符，可以拖动四边边框进行调整，但是那样每输入一个公式就要调整，而且大小不准确，其实我们可以在公式编辑器中进行调整，当我们打开公式编辑器后，选择菜单中的“尺寸”→“定义”，在这里就可以定义其大小，不但可以定义其主符号大小，还可以定义上标下标、次上下标以及一些公式中其它的符号，这样再次输入公式时整篇文章的公式就一致成为设置的合适的大小了。
）
（图13）
用Word也能看电视
没错！
用Word确实能看电视！
只要动动脑，稍加改造，就可用Word实时接收网络电视台的节目了。
在工作之余，直接在Word中看看新闻、欣赏一下MTV，可谓劳逸结合，工作娱乐两不误！
现在，我们就以收看中央电视台新闻频道的节目为例介绍一下。
第一步：
在Word中添加媒体播放器
首先，请确认Word版本为Word2000或WordXP，接着建立一个新的Word文档；在菜单命令栏中依次选择“插入→对象”，打开“对象”对话框，在“新建”标签卡的“对象类型”列表框中浏览挑选一个媒体播放器，如WindowsMediaPlayer（建议版本为9.0）或RealOnePlayer等。
如果所需的媒体播放器不在该列表框中，请点击“由文件创建”标签卡，通过“浏览”按钮选择电脑中的播放器，而后“确定”退出，就能够在Word文档中看到所插入的媒体播放器图标了，双击该图标即可激活此播放器。
此时，“控件工具箱”将同时弹出。
第二步：
播放器属性设置
在文档所插入的播放器上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“属性”项，出现“属性”对话框！
该对话框有“按字母序”和“按分类序”两大标签卡，其中都有“URL”一项，双击“URL”，使其旁边的地址取值栏变成可输入状态，在此输入中央电视台新闻频道的流媒体URL地址mms:
//
查看对话框中的“uiMode”项，在此设置播放器的控件布局模式。
此处的取值栏有多种模式可供填写：
包括Full模式（全显示），Mini模式（迷你）、None模式、Invisible模式等，建议输入“Full”，该模式可全部显示播放窗口、状态窗口及播放、暂停、静音等功能按钮。
接下来，要更改播放器窗口大小，默认的高和宽分别是180和183.75，如果不满意，可分别双击“Height”和“Width”，修改数值以改变窗体大小。
最后要激活几项必须用到的功能！
请单击“enableContextMenu”项，取值栏中将出现下拉列表，从列表框中选择“True”，激活“上下文菜单”功能；单击“Enable”项，同样出现一个下拉列表，从列表框中选择“True”，激活“启用控件”功能。
其余属性参数保持默认即可。
至此播放器属性设置完成！
第三步：
收看电视节目
OK，经过以上设置后，我们已经可以在Word中收看电视节目了。
方法是点击随播放器弹出的“控件工具箱”最左边的“设计模式”按钮，播放器即自动开始连接到所设置的电视台，只要你网速够快，稍等一会，就能够在Word中收看到中央电视台新闻频道的节目了！
如何给Word文档减肥
.doc格式是Word常用的文件保存格式，如果.doc格式占用了较大的磁盘空间，对文档的使用和传输都是不利的。
如何使自己的Word文档保持最苗条的身材呢？
不妨按下面的方法试一试，使你Word文档的字节数降到最低的限度。
1.将文档另存
在Word中打开一个“.doc”文档，在菜单栏上选择“文件→另存为”命令，将文件换名另存，现在对比一下两个文档，你会惊奇地发现，换名另存后的文档一下子减少了很多“KB”。
还有一招也有异曲同工之妙。
先在Word中打开一个“.doc”文档，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一个空白文档，将文本粘贴，最后保存。
现在再比较一下两个文件的大小，怎么样，处理后的文档苗条了不少吧。
2.取消嵌入TrueType字体
在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。
在菜单栏上选择“工具→选项”命令，把弹出的“选项”对话框切换到“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消“嵌入TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，可以只嵌入文档中使用的字体样式，减少了文档的尺寸。
3.合理插入图片
文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。
尽量插入小尺寸的图片，尺寸较大的图片，可用图形工具将其长宽缩小。
图片格式最好是GIF、JPG等，少用高位真彩图片。
4.删除老版本
同一文档中若保存了多个版本，会增加文件的尺寸。
在菜单栏上选择“文件→版本”命令，如图4所示，在弹出的对话框中可以查看文档是否有其它版本，如果有其它版本，可以通过把没有保存价值的老版本删除，以减少文档字节。
Word文档页码从第二页起出现的设置方法
某日，一位经常为校办公室打印材料的同事找到我，请求我帮他解决这样一个问题：
按惯例，在装订打印的文件或材料中，大多数情况下要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页（也就是正文）开始显示。
而他惯用的手法是通过把封面和正文做成两个文档来解决，但感觉这种做法很不“正规”，不知能否在一个文档中就能解决这个问题。
在我的指点下，他很快解决了问题。
现在我把这种方法告诉朋友们，具体步骤如下：
1.将光标移到首页中最后一行的末尾处，单击“插入→分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，选择“分节符”类型中的“连续”一项，单击[确定]按钮。
2.删除第二页产生的空行，并把光标移到第二页任意位置，执行“插入→页码”命令，在随后出现的“页码”对话框中，单击[格式]按钮，在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。
3.按两次[确定]按钮后，退出“页码对话框”，这时会看到首页和第二页的页码均为“1”，把光标返回到首页，再次进入到“页码”对话框中，去掉“首页显示页码”复选即可。
简单三步解除Word文档保护密码
WORD文档有两种密码，一种是打开密码，一种是文档保护密码。
我所说的方法适用于文档保护密码。
第一步：
打开加密文档，选另存为WEB页（图1）
之后会出现如图2的废话，不管它，点继续。
第二步：
用WORD打开这个另存的WEB页面。
什么?
没变化?
看下一步。
第三步：
点解除保护（图3）。
Word表格操作常用技巧
三则小技巧
1.在表格上面加空行
在Word文档中，如果一个表格位于首页且上面是没有空行，要想在其上添加标题可以将光标置于左上角第一个单元格中（单元格内有文字则放在文字前），回车，表格上方就会空出一行了。
注意:
如果表格上方有文字或空行，这种方法无效。
如图1。
2.显示表格列（行）具体宽度两招
要知道表格列的具体宽度，除了可以在“表格属性”对话框里查看外，还有以下两种简单的方法。
方法一:
将鼠标指针放在表格内的任一列框线上，此时指针将变成等待手工拖动的形状，按下鼠标左键，同时按下Alt键，标尺上将出现每列具体的宽度;
方法二:
将指针置于列框线上，先按下左键，再按下右键（注意:
次序颠倒无效），也能看到每列的宽度。
如图2。
3.自动调整列宽适应文字宽度
将鼠标指针置于表格列的分隔线上双击，可以使左边一列的列宽自动适应单元格内文字的总宽度（注意:
如果表格列中没有文字，此法无效;如果文字过长，当前列将自动调整为页面允许的最适宽度，调整后如果继续在分隔线上双击，列宽还能以字符为单位继续扩大一定的范围）。
图3是对一个表格各列操作前后的对照。
事半功倍Word2000表格编辑自动化
编辑Word文档时，我们经常会用到表格。
这时，充分利用Word2000提供的一些“自动化”命令将会起到事半功倍的效果。
1.多页表格标题行快速设置
编辑Word文档时，经常会遇到表格内容多于一页的情况。
为了方便阅读，通常会将每页表格的第一行设置为标题行。
这时，只需选中已经设置好的第一页表格上的标题行，然后执行“表格→标题行重复”命令，其他各页表格的首行都会自动设置为标题行。
2.表格中数值型数据按小数点对齐
为便于比较，我们经常需要将表格中的某一列数字按小数点对齐，可用如下方法：
选中需要按小数点对齐的这一列，然后执行“表格→制表位”命令，此时弹出制表位对话框，在制表位位置中键入所需要的度量值，在对齐方式中选择“小数点对齐”，前导符中选择“无”，单击[确定]按钮，即可自动将选中列的数字按小数点对齐。
3.表格中数据的排序
当我们在Word表格中需要将数据排序时，可用Word2000提供的表格中数据的排序功能。
具体方法是：
执行“表格→排序”命令，此时，弹出排序对话框，在对话框中，选择合适的排序依据、类型，及递增还是递减。
然后单击[确定]按钮，表格中的数据排序即可按要求自动完成。
用WORD制表的一些技巧
一、快速插入表格
拖动“插入表格”能插入的最大表格跟该图标位置、显示分辨率有关。
如使用800×600分辨率时最大为18行×28列。
二、表格中的编号（项目符号）
选定需要进行编号的行或列后，可以用“编号”或“项目符号”图标对单元格逐项进行编号。
三、表格中的对齐
整个表格的水平对齐：
选定整个表格（包括表格右侧所有换行符）后，即可按格式工具栏上的左、右、居中对齐等按钮进行整个表格的水平对齐。
（如未选定所有换行符，上述操作则只对单元格中的文字内容进行水平对齐。
）
选定行的水平对齐，可以通过“单元格高度和宽度”对话框中的“对齐”设置。
利用表格工作栏还可对表格内容进行垂直对齐。
对齐表格中的内容：
在表格中也可用制表位对齐文本内容。
按CTRL+TAB组合键即可在单元格中插入一个制表位。
四、插入行和列的技巧
1.在表格上方插入空行：
将光标移到表格的第1行单元格内按回车即可在表格上方插入一空行。
2.将光标移到表格右侧换行符前按回车键可在下一行插入一行。
3.选定多行（列）后再执行“插入行（列）”可一次插入多行或多列。
五、选定、移动、复制文本的技巧
1.按住ALT键后双击表格中任意位置，可快速选定整个表格，再按CTRL+X可快速删除表格。
2.将鼠标移动到单元格左格线和文本之间的空白处，指针变为向右箭头后单击可选定单元格内容（包括单元格中的换行符）。
3.移动或复制单元格内容时如果选定内容不包括单元格结束标记，则只将文本移动或复制到新位置，并不改变新位置原有的文本，如包括则覆盖新位置中的内容。
六、设定与调整列宽
1.可以通过拖动标尺上的列标记（光标在表格中才会显示）或拖动列边框（将光标移到表格列线上变成双向箭头后拖动）来调整。
两种方法配合其他键的作用见下表：
方法按住ALT按住按住按住（或双拖）CTRLSHIFTCTRL+SHIFT
拖动列标记可精确在相邻两列间调整改变当前列宽时平
拖动列边框调整列宽同原文同原文均分配右边所有列
2.鼠标移动标尺上的列标记上变成双向箭头后双击会弹出“单元格高度和宽度”对话框，可以设置行列特征。
3.自动调整列宽：
选定要调整的多列（单列可不选定）后将鼠标放于最后一列的右格线上，变为双向箭头后双击可以使列宽“自动匹配”单元格的内容。
七、有关表格的其他技巧
1.在一栏中插入双表：
WORD中的表格两侧不能插入其他表格，不过把一个表格“一分为二”可间接得到双表：
选定表格中间作为“分隔”的某列后，通过“边框和底纹”对话框中的预览图取消所有的横边框，就可得到“双表”。
2.在表格左（右）边绕排文字：
如果在表格右侧（左侧）输入文字，WORD会提示“此操作对行结尾无效”。
把表格的最后一列（第一列）合并成一个单元格，并设置该单元格只有左边（右边）有边框，在该单元格输入的文字就天衣无缝地绕排在表格的一边。
当然，也可有文本框等“绕排”。
3.利用表格分栏、竖排文字：
各单元格中的文字可独立设置段落格式，横竖排版。
在进行一样灵活多样的分栏利用表格是再好不过了。
把各栏（块）内容分别放入根据需要绘制的特大表格单元格中，再合理设置好边框（如无边框）等，就能得到如报纸上的排版效果。
4.修改表格和边框工作栏，将常用的命令添加上去，并删除很少用的。
同时为常用的一些命令（如增、删行、列）指定键盘快捷键，可收到事半功倍之效。
Word表格行列的添加与删除
一、在表格中添加列
先将插入点置于要添加位置的左边一列或右边一列中的任意一个单元格中。
方法一：
打开“表格”菜单，根据需要选择“插入”项下的“列（在左侧）”或“列（在右侧）”。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“在左侧插入列”按钮。
注意：
如果要使用此按钮在表格的最后一列后添加一列，可以将插入点置于表格行后的任意一个段落标记前，然后再使用此按钮。
如果选择了多列中连续的单元格，则可以用上述两种方法插入相应数目多列。
二、删除表格列
如果只删除一列，将插入点置于要删除列的任意一个单元格中；如果要删除连续多列，则需先要选中这些列中的连续单元格。
方法一：
打开“表格”菜单，选择“删除”的子命令“列”。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“删除列”按钮。
注意：
Word2003版本可以按住Ctrl键在表格中选择不连续的单元格，但这样选择以后不能进行增删行列的操作。
三、删除表格行
如果只删除一行，将插入点置于要删除行的任意一个单元格中；如果要删除连续多行，则需先要选中这些行中的连续单元格。
方法一：
打开“表格”菜单，选择“删除”的子命令“行”。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“删除行”按钮。
四、在表格中添加行
先将插入点置于要添加位置的上一行或下一行中的任意一个单元格中。
方法一：
打开“表格”菜单，根据需要选择“插入”项下的“行（在上方）”或“行（在下方）”子命令。
方法二：
利用“表格与边框”工具栏中的“插入行”按钮，可以在插入点所在行上面插入一新行。
注意：
如果要使用此按钮在表格的最后一列后添加一列，可以将插入点置于表格行后的任意一个段落标记前，然后再使用此按钮；如果选择了多行中连续的单元格，则可以用上述两种方法插入相应数目多行。
方法三：
如果想在某一行下添加一新行，可先将插入点置于此行表格后的段落标记前，然后回车。
方法四：
将出入点置于表格右下角的最后一个单元格中，按Tab键可以在最下面增加一新行。
注意:
将插入点置于表格的任一个单元格中，依次选择“表格”→“删除”→“表格”，可以删除整个表格。
具体操作的演示过程如下：
Word表格中单元格的合并与拆分
一、单元格的合并
方法一：
选中待合并的单元格区域，单击右键，选择快捷菜单中的“合并单元格命令”。
方法二：
选中待合并的单元格区域，单击“表格与边框”工具栏上的“合并单元格”按钮。
注意：
如果选中区域不止一个单元格内有数据，那么单元格合并后数据也将合并，并且分行显示在这个合并单元格内。
二、单元格的拆分
将插入点置于需拆分的单元格中，单击右键，选择快捷菜单中的“拆分单元格...”命令，键入要拆分成的行数和列数，单击“确定”按钮即可将其拆分成等大的若干单元格。
具体操作的动画演示过程如下：
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