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会计电算化基础知识
第一章会计电算化基础知识
【学习目标】
1．了解会计电算化的含义和发展过程，掌握电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系。
2．了解会计信息系统的基本概念，掌握会计信息系统的物理结构和功能结构。
3．了解会计软件的概念、分类，掌握商品化会计软件的优缺点。
4．掌握会计电算化的实施过程。
第一节会计电算化
一、会计电算化的含义
会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。
会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且必将对会计理论和实务产生深远的影响。
随着会计电算化事业的发展，“会计电算化”的含义得到了进一步的引申和发展。
它不仅指“计算机技术在会计工作中的应用”，而且指其他相关的工作，如会计电算化制度的建立、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观管理、计算机审计、会计电算档案管理等。
所以“会计电算化”有两层含义：
－是狭义的会计电算化，是指电子计算机技术在会计实务中的应用；另一层含义是广义的会计电算化，是指会计电子化及其相关工作，也可称之为“会计电算化工作”。
会计电算化是研究如何利用电子计算机信息处理技术进行会计核算、会计管理、会计辅助决策及有关的所有工作。
它的主要任务是：
研究如何在会计实务中应用计算机来提高会计核算和会计管理水平，及时、准确地提供会计实务信息。
从会计电算化的研究对象和主要任务来看，它不仅是研究如何通过电子计算机及相关技术获取会计信息的全过程，而且也研究如何按管理的需要，对现行会计工作进行改革和发展。
二、会计电算化的发展过程
（一）国外会计电算化的发展过程
1954年10月，美国通用电气公司第一次使用UNIAC-1型计算机计算职工工资，电子计算机开始进入会计数据处理领域。
50多年以来，随着会计本身和电子计算机硬件、软件技术的不断进步，电子计算机在会计中的应用也逐步普及和深入发展。
纵观整个发展过程，计算机在会计中的作用大致经历了以下三个阶段：
1．单项数据处理阶段（20世纪50年代初～60年代中期）
这是电子计算机在会计中应用的初级阶段。
这一阶段中电子计算机逐步取代了沿用近半个世纪的以穿孔卡片为输入方式的会计机器，成为数据处理的重要工具。
电子计算机主要用于数据量大、业务简单、重复次数多的经济业务中，如工资计算、库存材料的收发核算等。
它以模拟手工会计的核算方式，替代了部分手工劳动，提高了这些业务的工作效率。
限于当时计算机硬、软件的技术水平，这一阶段的数据处理方式一般采用单机的批处理方式。
2．数据处理系统阶段（20世纪60年代中期～70年代初期）
这是电子计算机在会计中应用的第二阶段。
在这一阶段中采用小规模集成电路的第三代计算机得到了比较广泛的应用；出现了能随机存储的外存储设备——磁盘；操作系统日趋成熟，具有处理机管理、存储管理、设备管理、文件管理、作业管理和信息定时处理功能的通用操作系统问世。
计算机软、硬件技术的不断发展为计算机在会计中的应用开辟了广阔的发展空间。
会计数据的处理基本实现了自动化，逐步形成了完整的电算化会计核算系统。
电子计算机几乎完成了手工簿记系统的全部业务，并打破了手工方式下的一些常规结构，更重视数据的综合加工处理，更好地为分析、预测、决策和日常管理服务。
3．管理系统阶段（20世纪70年代至今）
20世纪70年代以来，计算机技术发展迅猛，微型计算机出现并迅速得到广泛的应用。
计算机网络和远程通信技术的出现以及数据库管理系统的应用，电子计算机的功能大大增强而价格不断降低，这一切为计算机在各个领域广泛应用提供了良好的条件，计算机化的管理信息系统逐步形成和发展。
会计信息系统开始从主要处理历史数据的日常业务型发展为能够向各管理层提供各种管理信息，进行财务计划、分析、预测、决策，具有管理信息系统特征的电算化会计信息系统，并在企业的管理信息系统中占据中心和主体的地位。
（二）我国会计电算化的发展过程
我国的第一台电子计算机诞生于1957年，此后的半个世纪中我国计算机事业有了突飞猛进的发展。
特别是近年来，汉字处理技术取得了突破性的进展，这一切为计算机在各个领域中的应用特别是经济管理领域的应用奠定了坚实的物质基础。
我们会计电算化的发展经历了以下四个阶段：
1．科研试点阶段
1983年以前，我国的会计电算化工作以理论研究和试验准备为主。
该阶段的代表项目是1979年财政部直接参与和支持的长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。
这个阶段的主要特点是：
电算化工作主要是单项会计业务的电算化，最为普遍的是工资核算的电算化。
整个会计电算化工作处于试验探索阶段，发展非常缓慢。
发展缓慢有两个方面的原因：
一方面，当时我国经济改革刚刚起步，尽管企业管理的重要性逐步得到重视，管理现代化的呼声日渐高涨，部分企业已开始会计电算化的试验工作，但相当多单位的领导还没有树立以效益为中心的思想，更没有向管理要效益的观念，可以说会计电算化还没有列入各级领导的议事日程。
另一方面，当时我国计算机设备十分缺乏，性能相对较低，价格又十分昂贵，汉化的工具软件很不齐全，既懂计算机又懂会计的人才更是寥寥无几，缺乏会计电算化的物质、技术和人才基础。
2．以单项实用为主的自发发展阶段
这一阶段大致在1983—1987年。
1983年国务院成立了电子振兴领导小组，从此我国电子技术进入了一个新的发展阶段。
在这一时期，全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型计算机在国民经济各个部门得到广泛的应用。
不少单位自主开发一些单项会计电算化软件并应用于具体工作中，取得了一些成就。
这一阶段的发展特点是：
（1）我国电子计算机尤其是微机数量大幅度增加，计算机硬件软件技术逐渐成熟，性能价格比不断上升。
计算机汉字处理技术在这阶段有了重大突破并走向实用，在很大程度上排除了电子信息处理的语言障碍。
这一切都为会计电算化提供了重要的物质保证。
（2）全国掀起的应用计算机热潮，极大地推动了会计电算化的普及过程，各大专院校纷纷开始培养会计电算化专门人才，为今后会计电算化的稳步发展奠定了坚实的基础。
（3）会计电算化理论研究受到重视。
1987年11月中国会计学会成立了会计电算化研究小组，为有组织地开展理论研究作了准备。
（4）会计电算化发展比较盲目，低水平的重复开发现象严重。
3．以全部会计核算电算化为目标的有组织、有计划的稳步发展阶段
1987—1990年，计算机在整个管理领域的应用处于缓慢发展阶段，但是会计电算化的发展却一直保持良好势头，初步走向正规。
这一阶段的特点是：
（1）计算机性能价格比呈几何级数上升。
以软件工程、数据库理论、计算机网络理论为代表的软件科学的发展，使计算机应用软件的系统设计水平大为提高，涌现出了一批既懂会计又懂计算机的复合型人才。
这一切都为开发高质量的会计电算化系统创造了良好的技术、物质和人才条件。
（2）各级财政部门加强了会计电算化的管理工作。
1989年12月财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年7月又颁发了《关于会计核算软件评审的补充规定》，这两个文件的颁发是我国会计电算化事业发展的一个里程碑。
它们对于发展我国会计电算化事业，提高会计核算软件开发质量，形成和完善我国的会计电算化软件市场，具有重大的现实意义和深远的历史意义。
（3）在财政部的支持下，相继出现了一批专业的会计软件公司。
通用会计软件的研制得到发展，商品化的会计软件市场初步形成，这一切为我国会计电算化事业的发展注入了新的活力。
4．以管理型会计信息系统为目标的深入发展阶段
1990年开始，有关会计电算化方面的著作大量出现，理论研究空前繁荣，并对电算化的实践做了总结，提出了会计电算化的理论体系，使会计电算化的发展逐步深入。
实现会计电算化，既是会计改革的重要内容，也是会计工作现代化的必然趋势，已成为国有大管理部门和整个会计界的共识。
为了推动我国会计电算化事业的发展，财政部于1994年颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，同年7月又颁布了《会计电算化管理办法》等三个规章，这一切给我国会计电算化工作注入了强大的动力，从此，会计电算化工作在管理型会计信息系统这一更高层次上深入发展。
经过十多年的发展，我国会计电算化已经取得了可喜的成绩。
据初步统计，截至1998年年底，已有38个商品化会计软件通过了财政部的评审，160个软件通过了省级财政部门的评审。
全国已有近30%的单位不同程度地开展了会计电算化工作。
1994年，财政部提出了会计电算化知识的初、中、高三级培训计划，已有近200万会计人员接受了会计电算化初级培训，基本缓解了会计电算化人才匮乏的问题。
会计电算化法规、标准体系不断完善，从软件开发到应用的规范现已基本齐全。
会计电算化带动了企业管理信息化的进程，成为企业信息化的一个热点。
但是，也应看到，我国目前会计电算化发展还很不够。
一是会计电算化软件缺乏统一的标准；二是商品化会计软件的市场有待于进一步形成；三是会计人员专业素质较低，会计软件还不能得到很好的推广应用。
其中关键是人才问题。
三、会计电算化的意义
会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革，对会计工作的各方面产生了深远的影响。
其主要意义如下：
1．减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率
实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作，全部由计算机完成。
这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱了出来，减轻了劳动强度。
同时，由于电子计算机处理速度快，是手工处理速度的几百倍、几千倍，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，提高了工作效率。
2．促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量
手工会计工作中，由于工作量大、业务繁杂等原因，易出现错记、漏记，账证表难以规范、统一。
实现会计电算化后，软件采用先进的技术对输入数据进行校验，防止非法数据的进入，如一张借贷不平的凭证，计算机拒绝接收，从而保证了会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计信息的质量。
3．促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平
会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析，进行预测并参与经济决策。
手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。
同时，由于手工处理方式的客观限制，会计信息难以得到全面、详细、及时、准确的处理，使分析、预测缺少科学的依据。
会计电算化后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们把主要精力用于经济活动的分析、预测，同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能。
4．促进会计队伍素质的提高
会计电算化的实现，对会计人员提出了更高的要求。
一方面，会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识；另一方面，会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。
5．促进会计理论研究和会计实务的发展，促进会计制度的改革
由于会计电算化改变了传统的会计信息处理技术，必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生一定的影响。
同时，会计电算化提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计方法等，促使会计理论和会计实务工作者去研究、探索，推动会计理论研究和实务的发展。
6．为整个管理工作现代化奠定基础
会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。
实现会计电算化后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，有助于管理者及时做出决策。
同时，实现会计电算化后，大量的信息可以得到共享，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，为整个管理现代化奠定基础。
四、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系
（一）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的共同点
电子计算机应用于会计信息系统，也是一种人造系统。
这里将人造系统区分为不使用电子计算机的手工系统和使用电子计算机后的人机系统，仅是便于叙述，本书大量论及的系统是指电算化会计信息系统。
手工系统和人机系统有以下几个共同点：
1．系统目标一致
无论是手工系统还是人机系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。
2．遵守会计法规及财政制度
人机系统的应用，不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的弊端。
3．保存会计档案
会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。
人机系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。
4．编制会计报表
会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，人机系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。
5．遵循基本的会计理论与会计方法
会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。
人机系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。
目前建立的人机系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。
6．信息系统的基本功能相同
任何一种信息系统都有五方面的基本功能，即：
①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。
无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目际，必须具备上述五个功能。
人机系统由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，其功能应当比手工系统更强。
（二）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的区别
这里的人机系统不是一般意义上的电算化系统，而是有数据输入终端（如收款机或终端输入设备）的比较完整的电子计算机会计信息系统，或者是从属于管理信息系统网络中的一个子系统，能实现数据共享。
这样的人机系统与手工系统相比，有着许多显著的区别，表现在：
1．运算工具不同
手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算过程中每运算一次都要重复一次。
由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。
人机系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完成。
由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。
2．信息载体不同
手工系统中所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。
人机系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料（磁带、磁盘等）作信息载体，它占用空间小（一般企业一年的信息量只占用一本明细账册的空间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。
3．簿记规则不同
手工系统规定的日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线划销。
人机系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。
一个成熟的人机系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。
手工系统用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而电子计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题。
凭证正确，输入无误，皆对，否则皆错。
由于打印量大，成熟的人机系统一般都将数据存储在磁盘中。
人机系统不可能采用手工系统完全一致的改错方法。
为了保证审计的追踪线索不致中断，人机系统规定，凡是已经登过账的数据，不得更改（当然还要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以更改，以便留下改动痕迹。
对于需要打印的账页的空行、空页可用人工处理。
4．账务处理程序（会计核算形式）不同
手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员、环节与差错的增多。
人机系统的账务处理程序有两种方案可取。
按目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植。
第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：
（1）会计凭证磁性化（或用条形码）。
在规格化的会计凭证上，用磁性墨水书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到中央处理机。
（2）中央处理机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。
（3）由用户定义输出形式与结果，输出设备（显示器、打印机）提供查询与打印。
人机系统的账务处理程序不因企业或成本核算对象不同而不同，成熟的人机系统应当用同一模式来处理会计业务。
成本核算只是其中的一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。
这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。
5．会计工作组织体制不同
手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。
一般的手工系统划分如下的专业组：
材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。
人机系统的会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。
一般的人机系统可划分如下的专业组：
①数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作）；②凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；③数据处理组（包括数据输入、处理、输出等各项操作）；④系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。
显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。
人机系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。
这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕，原系统就发生了质的飞跃。
6．人员机构不同
手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。
人机系统中的人员由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中的权威应该是系统设计师。
7．内部控制方式不同
手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证，此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。
人机系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的技术处理都由计算机部门负责。
很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为人机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。
从国内外资料分析，如不加强人机系统的内部控制，必将造成比手工系统更大的危害。
纵观上述种种区别，集于一点，就是由于人机系统数据处理方式的改变，引起了手工会计信息系统各方面的变化，这一变化将使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。
会计电算化是会计史上的崭新一页。
电子计算机的应用，不仅带来了数据处理工具的变化，也带来了信息载体的变化。
会计电算化后，对传统的会计方法、会计理论都将发生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。
会计电算化促进着会计的规范化、标准化、通用化和管理的现代化。
第二节会计信息系统
一、电算化会计信息系统概述
1．数据和信息
数据是对客观事物性质的描述。
它是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，其表现形式可以是数字、文字、图形、表格和专用符号等。
数据的概念包括数据的内容和数据的形式两个方面。
数据的内容是客观实体属性的反映，是属性名与属性值的统一；数据的形式就是记录的符号，借助于一定的符号来记录客观实体的属性的。
本书用到的是会计数据。
会计数据是指采用“单、证、账、表”等基本形式记录会计系统处理所需的各种未曾加工的数字、文字、图表与特性符号的集合。
信息是经过加工处理的有用数据。
它用文字、图形、数字等形式，对客观事物的性质、形态、结构和特征等方面进行反映，帮助人们了解客观事物的本质。
信息必然是数据，但数据不一定是信息，有用的数据才成为信息。
信息和数据既有联系，也存在差别。
信息具有共享性、时效性、压缩性、传输性、等级性、扩充性、转换性、寄载性等特征。
会计信息是指在会计管理中需要的各种数据，包括资产、负债信息，生产费用和成本信息，利润和分析信息等。
从其使用层次看，会计信息可分为如下几类：
（1）财务信息——指反映已发生的经济活动的信息，如凭证、账簿所反映的内容。
（2）定向信息——指管理所需的特定信息，如本期经营状况与计划或历史资料进行比较的分析报告。
（3）决策信息——指具有决策性质或为预决策活动服务的信息，如年度规划、量本利盈亏分析信息等。
对信息的加工过程称为信息处理，是指对信息进行整理、汇总、概括、归纳、压缩、分析研究等，使其浓缩、精炼或产生出新的信息。
综上所述，信息处理包括对信息的识别、信息形态的转换和内容的加工过程。
2．系统和信息系统
系统是指由一些相互联系、相互作用的元素，为实现某一目的而组成的具有一定功能的有机整体。
例如，一个企业是一个系统，由生产、销售、管理等部门构成，其目标是通过产品的生产、销售，提高企业经济效益。
系统可以划分为若干个子系统。
例如，企业这个系统可以划分为供应、生产车间、销售、财务、人事等子系统，而财务子系统又可以划分为会计核算子系统和财务管理子系统。
系统既有客观的，也有抽象的。
例如，会计学科理论体系构成一个系统，由基础会计、企业会计、管理会计、成本会计等子系统构成。
系统具有以下特征：
（1）独立性。
每个系统都是一个相对独立的部分，它与周围环境具有明确的边界。
系统与外部环境进行物质和信息的交流。
例如，企业从外界购入原材料，生产出产品后销售到外界，会计核算系统从外部取得原始凭证，经过账务处理后输出会计报表。
（2）整体性。
系统各部分之间存在着相互依存的关系，既相对独立又有机地联系成一个整体。
（3）目标性。
每个系统都有一定的目标或目的性，系统中各元素均为系统的目标服务。
（4）层次性。
任一系统都是由若干子系统构成的，每一个子系统还可分解为更细一级的子系统。
如财会系统可划分为账务处理子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统等。
以提供信息为目的，输入的是数据，经过加工处理然后输出的是信息的系统，称为信息系统。
一般信息系统都具有输入、加工处理、传输、存储和输出等功能。
如果这些功能是由计算机完成的，则称为计算机信息系统或电算化会计信息系统。
任何信息系统都具有以下功能：
（1）数据的收集和输入
信息系统要把分散的数据，多数情况下由人工收集起来，经过加工处理，形成输入数据。
对电算化会计信息系统而言，通过键盘及时将数据输入，以便系统处理。
（2）数据的存储
要将数据及经过加工整理的有用数据以适当的形式存储起来，做到一次存储，多次使用，且可为多个处理使用，实现数据共享。
人工处理时，数据的存储以单据、账册等文档资料形式存储。
在计算机信息系统中是以外存储器硬盘、软盘等来存储的。
（3）数据的加工处理和传输
信息系统应能准确、迅速地将有关数据或信息传送给各个处理部门，并对各种数据进行加工处理，包括分类、排序、汇总、查询等数学或运筹学运算等。
（4）数据的输出
信息系统无论是人工的还是计算机的，均能将处理的结果以直观的形成提供给信息使用人员。
3．管理信息系统
信息系统从功能层次来说主要有三种：
电子数据处理系统（ElectronicDataProcessingSystem，简称EDPS），管理信息系统（ManagementInformationSystem，简称MIS），决策支持系统（DecisionSupportSystem，简称DSS）。
信息系统从计算机数据处理方式上分类也有三种模式：
单用户、多用户及网络系统。
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