行政部日常管理制度.doc

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行政部日常管理制度目录

第一章印章管理

第一条印章保管

第二条印章使用

第二章文件收发归档、文印管理

第三条文件收发规定

第四条文印管理规定

第五条文件归档管理

第三章办公用品管理

第六条办公用品购置

第七条办公用品发放和使用

第八条话费、油料使用规定（待定）

第四章会议管理

第九条公司办公会议例会制度

第十条部门联席周例会制度

第十一条部门会议制度

第十二条公司工作述职会议制度

第十三条其他会议管理

第十四条会议纪律

第十五条会前准备和会后工作

第五章固定资产管理

第十六条固定资产的定义

第十七条固定资产管理体制

第十八条固定资产增加的管理

第十九条固定资产验收登记

第二十条固定资产使用的管理

第二十一条固定资产减少的管理

第二十二条部门管理职责

第二十三条固定资产移交

第二十四条定期进行固定资产清查

第二十五条普通资产的购置使用管理

第六章日常行为规范

第二十六条仪容仪表

第二十七条沟通

第二十八条来访来客接待

第二十九条电话接听

第三十条日常行为

第七章卫生管理

第八章车辆管理

第九章后勤管理

第一章印章管理

第一条 印章保管

1.1公章、领导人名章应有专人负责保管，专业印章由各部门指定专人负责保管；财务专用章和主管领导私章必须分开由专人保管。

1.2印章要放在保险、安全的地方，放置印章的柜子钥匙不得乱放。

1.3印章保管人外出时，由领导批准后交给指定人代为保管。

1.4如印章遗失，立即报告领导和上级机关，及时到当地公安部门登记，并声明作废，其补刻按印章颁发权限再行刻制，新刻制印章应与原印章有明显的区别。

第二条印章使用

2.1凡盖公章、领导人名章，必须经公司领导批准或授权。

2.2凡盖专业印章，须经部门主管批准。

2.3印章保管人在盖章前应认真检查领导签字，审阅用章文件和全部资料。

2.4印章保管人用章须登记，并填写《印章使用登记表》。

2.5盖章要符合要求、位置恰当、字迹端正、字图清晰。

2.6不准在空白信纸、信封、纸张和介绍信上盖章。

2.7在文件、文书、资料上盖错了章要及时销毁。

2.8严禁私自带印章外出，如因投标、签订合同须携带时，须经公司领导批准，由印章保管人或指定保管人携带，并按规定实施使用。

第二章文件收发归档、文印管理

第三条文件收发规定

3.1外来文件

1）外来的文件由行政部负责领取、签收、统一编号登记。

2）接件当日送交主管领导阅批，按照批示要求复印下发有关部门，原件由行政部负责存档。

属急件的，应在接件后即时报送。

3）各部门必须及时阅读文件并提出相应的处理建议（呈领导传阅、转发、制定实施细则等）报相关领导审批。

4）对有阅办要求的文件，相关部门应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至行政部。

三日内不能办理完毕的，应向行政部说明原因。

3.2内部文件

1）董事会和公司的文件由行政部拟稿。

文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

2）业务文件由相关部门拟稿，分管领导签发。

当年的相关业务文件由业务部门主管保管和使用，同时应于次年元月份装订、归档。

3）属于秘密的文件，应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件由专人印制、报送。

4）已签发的文件由行政部登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

经签发的文件原稿行政部存档。

5）文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

6）董事会和公司下发的文件由行政部负责报送。

送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

第四条文印管理规定

4.1所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

4.2打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后送交打印。

各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。

打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

4.3文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务。

4.4文件、传真等应及时发送给有关人员。

因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

4.5严禁擅自为私人打印、复印材料，违者视情节轻重给予处罚。

第五条文件归档管理

5.1凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

5.2各类文档由行政部按照发文或收文日期及文件编号统一编号归档，归档的文件材料均应齐全完整，并按年立卷。

5.3档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

5.4借阅文档应报请主管领导批准，登记后借阅，两周内经手人负责追回。

5.5因办理需要，复印后发给各部门的文件，由涉及部门按照收文日期编号造册管理。

第三章办公用品管理

 第六条办公用品购置

6.1办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由行政部统一购买。

各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，报主管领导审批后，由行政部统一印制。

6.2办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。

6.3各部门根据实际需求填写《办公用品申请（领用）表》，每月25日交行政部，由行政部核定汇总后报主管领导批准，再购置发放，并建立台帐。

6.4临时急需使用的办公用品由行政部报主管领导同意后采购。

大型办公用品采购必须报请主管领导审批后方可购买。

6.5采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。

6.6办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

第七条办公用品发放和使用

7.1本着节约的原则使用办公用品。

7.2购置回的办公用品统一放在行政部管理、登记和发放。

7.3行政部管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请和购进。

7.4已配发的各种用具，由使用部门和个人认真保管、爱惜使用，不得私自转借和处理。

对无故损坏者，由个人负责。

7.5领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写《办公用品申请（领用）表》。

7.6各部门的电脑、打印机、复印机等设备由部门主管指定专人负责，禁止其他人员随便使用；出现故障需以报告形式交行政部，由行政部报请主管领导批准后联系维修，并对故障原因予以追查，属人为造成的对相关责任人给予物品价值一至三倍处罚。

7.7严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。

员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回行政部，并填写《物品交接表》。

7.8办公用品费用由行政部统一报销，其他部门不能报销办公用品费用。

7.9非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时，使用人应填写《办公用品报废申请单》，经本部门主管审核并报主管领导同意后，到行政部办理报废手续，由财务部扣除损耗。

第八条话费、油料使用规定（待定）

第四章会议管理

第九条公司办公会议例会制度

9.1、主持与记录：

办公会议由行政部负责召集，总经理主持，总经理未出席会议时，由副总经理或其他公司领导主持。

行政部负责会议记录。

9.2、召开时间：

办公会议召开的时间为每月xxx。

特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议的由行政部提前通知。

9.3、参加人员：

总经理、副总经理、各部门总监、各部门经理等。

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假，并报请主持人批准。

9.4、办公会议事规则是总经理决策制。

会议原则上每月度召开一次，也可以视工作情况适时召开。

9.5、会议内容：

1）、学习贯彻落实国家法律、政策、行业规划、主管部门决议、决定和批示；

2）、讨论和决定公司工作中的重大问题；

3）、按照干部管理权限，研究决定干部的任免、调动、培养和管理；

4）、研究制订公司经济发展战略、中长期规划、年度计划、内部机构设置和重要管理制度（年度）；

5）、研究公司价值观、廉政建设和纪律检查方面的重要问题并提出指导性意见；

6）、各与会人员在上月的工作情况汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。

全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。

7）、研究其他各部门提出议案需要审议的重大问题。

第十条部门联席周例会制度

10.1、主持与记录：

工作例会由行政部负责召集，总经理主持，行政部负责会议记录。

总经理未出席会议时，由副总经理或其他公司领导主持。

10.2、召开时间：

行政例会召开的时间为每周xxx。

特殊原因需要延期召开的由行政部提前通知。

10.3、参加人员：

各部门经理、主管级人员。

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。

10.4、会议内容：

1）各部门主管及部门经理汇报上周工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题解决办法。

2）各部门按照工作要求和指标提出下周工作计划。

3）各部门将工作的最新动向通报与会人员。

4）出席工作会议最高级别领导作总结和指导布置工作

第十一条部门会议制度

11.1、主持与记录：

部门会议由总监指定专人负责召集，部门总监主持，由总监指定专人进行会议记录。

11.2、召开时间：

根据部门需要确定每月召开次数，具体时间由部门总监安排。

11.3、参加人员：

部门需要参加人员，如有必要还可通知相关部门人员列席会议。

11.4、会议内容：

1）、本部门遇到的问题

2）、需要有关部门配合解决协调的问题

第十二条公司工作述职会议制度　

12.1、主持与记录：

工作述职会议由行政部负责召集，总经理主持，行政部负责会议记录。

12.2、召开时间：

每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政部预定并报总经理批准。

12.3、参加人员：

公司全体员工。

由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。

12.4、会议内容：

与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。

第十三条其他会议管理

13.1、行政部每周一应将公司例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给公司领导和各部门及有关服务人员。

13.2、凡已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前一天报请行政部调整《会议计划》。

13.3、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部应当建议合并召开。

第十四条会议纪律

14.1、会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

14.2、参会人员应提前进入会场，确保准时参加会议。

会前准备好与会议有关的资料（包括提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等），会中做好会议记录，对要求传达的会议内容会后要及时进行传达。

14.3、会议记录人要确保会议记录准确、完整，注意录音笔、摄像机等器材的使用正确，保证录音录像效果。

14.4、发言人员要尽量做到语言精练，主张鲜明，切忌长篇大论。

行政部文员要做好递送茶水的服务工作，做到轻手轻脚，不要制造响动，影响会议效果。

14.5、会议中途不允许无故退席，不允许接打私人电话。

特殊情况，需向主持人请示，禁止长时间离开会议坐席。

14.6、会议如涉及公司机密，所有与会者