第八章公文处理办法.docx

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第八章公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条为使内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理质量和效率，根据公文处理的有关规定，结合公司经营管理实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本公司的公文处理工作。

第三条公文处理是指公文的收发、制发、管理、立卷归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规、内蒙古自治区（或地方）有关保密工作规定以及公司保密工作制度。

第五条公司综合管理部负责处理本公司日常公文处理工作。

第二章公司常用公文种类

第六条公司常用公文种类主要有：

决定、通告、通知、通报、报告、请示、签报、批复、意见、函、会议纪要等。

（一）决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员等。

（二）通告：

适用于公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知：

转发上级机关和不相隶属政府机关的公文；传达要求公司部室执行或周知的事项；任免干部。

（四）通报：

适用于表彰先进；批评错误；传达重要精神或者情况。

（五）报告：

适用于向上级机关（单位）汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关（单位）的询问。

（六）请示：

适用于向上级机关（单位）请求指示、批准。

（七）签报：

请示、报告的简化,主要是为了简化流程,提高工作效率而产生的,事实上签报的使用范围是有限的,对于一些不是太重要、不太方便采用报告或请示形式的问题,为了尽快得到解决就可以采用签报的形式。

（八）批复：

适用于答复公司内部的请示事项。

（九）意见：

适用于对重要问题提出见解和处理方法；明确要求公司部室贯彻执行的事项；报请上级机关（单位）予以批转或者转发的事项。

（十）函：

适用于同级单位商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关机关请求批准和答复审批事项。

（十一）会议纪要：

适用于记载会议议定事项和传达会议重要情况与精神。

第三章公文格式

第七条公司发文执行国家行政机关公文格式。

第八条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文曰期、印章、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数等部分组成。

（一）涉及国家或公司秘密的公文，应当在首页右上方标明密级和保密期限。

“绝密"、“机密”级公文应当在首页左上方表明份数序号。

（二）紧急公文，应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识，应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位名称排列在前。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号，应当在首页发文单位标识下方标明，年份、序号使用阿拉伯数字。

（五）上报的公文，应当注明签发人，其姓名平行排列于发文字号右侧。

联合上报的公文，主办单位签发人姓名排列在前，其他单位签发人姓名按顺序排在主办单位签发人姓名之下。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（七）主送单位，指公文的主要受理单位，应当使用全

称或者规范化简称、统称。

（八）公文附件，指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

附件顺序使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖单位印章。

联合上报公文加盖主办单位印章。

单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文，主办单位印章在前，其他单位印章按顺序排列。

（十）成文日期，以本单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。

会议决定的事项以会议通过日期为准；成文日期使用汉字，并标全年、月、日，“零”写为“○”。

（十一）制发公文应当标注主题词。

上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。

主题词在公文的抄送栏之上标注。

（十二）抄送机关（单位），指除主送机关（单位）外需要执行或者知晓公文的其他机关（单位），应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十三）印发单位名称和印制日期，应当在公文抄送栏之下标明，当公文无抄送机关（单位）时在主题词之下标明。

（十四）上报的请示性公文，应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人姓名和联系电话。

（十五）公文尾页如果出现无正文情况，采取加宽行距方式排列页面，不再使用“此页无正文”字样。

（十六）在尾条中，一律用“抄送”字样。

（十七）公文文字从左至右横写、横排。

第九条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》执行。

第十条公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米），左册装订。

张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十一条行文要符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司有关规章制度。

第十二条行文应当确有必要，注重效用。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级单位。

第十四条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关（单位），需要同时抄送其他机关（单位）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，也不得抄送个人。

第十五条“请示”与“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求批示或者批准的事项。

第十六条请求上级机关（单位）批转或者发文的事项，应当在“请示”中说明发文依据、理由，并附带拟稿。

第五章收文办理

第十七条收文办理指对收到公文的办理过程，包括交换、签收、登记（编号）、审核、传阅、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十八条公司所属部门应指定专人负责本单位文件交换、签收工作。

第十九条综合管理部对收到的公文应当及时进行登记（编号）、审核。

审核重点是：

是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；公文文种、格式是否规范等。

第二十条经审核通过的公文，综合管理部应当及时提出传阅和拟办意见。

传阅文件附“文件传阅单”后送有关领导传阅；批办文件在“收文批办单”上提出拟办意见并报负责人批示、阅知后，转有关部门办理。

第二十一条承办部门收到交办的公文，应当及时处理，并将办理情况告知综合管理部。

对不属于本部门职权范围或者由本部门办理的，应当及时退回综合管理部或交办部室，并说明理由。

第二十二条报公司负责人批示的公文，负责人应当及时批示。

对有具体请示事项的公文，主批人应在“收文批办单”上明确签署意见，并写上姓名和批阅时间，其他阅批人圈阅应视为同意。

对没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。

第二十三条公司负责人批阅后的公文，综合管理部应当在当日（特殊情况下不得超过次日）按批阅意见送交有关领导或承办部门。

第二十四条公文批示后或者办理过程中，批示人或者承办人不得将文件横传，应及时退回综合管理部，由综合管理部按规定程序办理，避免公文传失。

第二十五条在办理过程中的公文，综合管理部有权对公文的办理情况进行监督与检查，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止积压和延误。

第二十六条传阅文件应严格遵守传阅和保密规定，不得将有密级的文件带出办公室或带到公共场所，也不得将文件转借他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄漏其内容。

第六章发文办理

第二十七条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、编号、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十八条草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规、规章及其他有关规定，符合公司有关规章制度。

（二）情况属实，观点明确，表述清晰，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词准确，修辞规范，标点正确，篇幅简短。

（三）选择公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权以及与主送机关（单位）的行文关系确定。

（四）人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引用标题，后引发文字号。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，

第三层为“1．”，第四层为“

（1）”。

（六）公文中应当使用国家法定计量单位。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字应当使用阿拉伯数码。

（八）公文主题诃要符合有关规定。

第二十九条公文送公司负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。

审核重点是：

是否确需要行文，行文方式是否妥当，是否符合规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求，逻辑是否合理，表述是否准确顺畅、有无错别字等。

第三十条以公司名义制发的上报公文，根据与上报的机关的管理关系以及行文内容，按本公司职权划分分别由公司领导签发，并在公文发文字号右侧注明签发人姓名。

第三十一条公文正式印制之前，综合管理部分管文秘工作的人员应当进行复核。

复核的重点是：

审批与签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。

第三十二条上报公文要直接报给上级单位办公室（文秘部门）按规定公文处理程序进行办理，不能直接交给上级单位的其他部门进行办理。

第七章公文归档

第三十三条公文办理完毕后，承办部门应立即将原件退回综合管理部（文秘部门）存档，承办部门和承办人不得保存应归档的公文。

第三十四条归档公文，应根据其相互关系、特征和保存价值进行立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和查阅。

第三十五条属于归档范围内的公文，要按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十六条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十七条员工调离工作岗位时，应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十八条不具备存档价值的公文，经过鉴别和公司负责人批准后，定期销毁。

第三十九条附则

第四十条本规定由综合管理部负责解释并从下发之日起执行。

附件1：

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司收文处理单。

附件2：

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司发文拟稿纸。

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司收文处理单

来文单位：

来文文号：

来文标题：

紧急程度：

□急□特急密级：

收文日期：

页数：

领导批示：

综合管理部处理意见：

部门、单位阅办：

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司发文拟稿纸

风电号

缓急

密级

签发：

会签：

综合管理部审核：

主送：

抄报：

抄送：

拟稿部门：

拟稿人：

核稿：

拟稿日期：

校对：

页数：

份数：

附件：

标题：

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内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司收文登记表

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