招商秘笈之一未雨绸缪－招商运筹.docx

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招商秘笈之一未雨绸缪－招商运筹

招商会是现在很多企业拓展的要紧手段之一，也是其企业与产品走向消费者的一个重要的方式，笔者见过好多企业疯狂的拥挤一条道路，君不见，千万企业广告投，恰似一江钱水向东流，招商的拥挤原因很简单就是成本低，企业亏钱的机会不大，但是结果是亏是没有大亏，赚钱的确也不多，大都是在支出与收入平衡的左右摇摆，究其原因，事实上很简单，招商会的筹备与召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，有可能花了几十万的广告，仅仅是解听电话技巧有点只是关，就使参会人数减少一半，有可能来了上百人，仅仅对一个挑剔的客户语气凶了一点，极有可能要签约的人就少了一半，招商会的过程就是一个对极品赛车的拼装与磨合过程，稍有不甚，前功尽弃。

职责与分工的细化是招商会成功的基础。

笔者曾经成功召开了众多会议，一些心得与大家进行分享。

招商会程序确认：

招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分，

招商会运筹期:

一、招商广告的公布

二、会场的选定及布置

三、会前费用预算（需要各个部门配合完成）

四、接听电话的技巧

五、资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认

招商会筹备期

一、资料的准备

二、人员分组与协调

三、课程的审定与演练

四、会前动员会及各小组工作流程演练

五、工作人员提早进驻会场

招商会运作期：

一、会务组的工作流程

二、登记组的工作流程

三、接站组的工作流程（需要配合完成）

四、会场组的工作流程

五、后勤组的工作流程（需要配合完成）

六、业务组的工作流程

七、沟通组的工作流程

八、主持人的工作流程

九、授课人的工作流程

十、公司留守人员的注意事项

十一、用餐时注意事项

十二、员工如何合理休息

十三、突发事件及客户投诉的处理

招商会促进期：

一、招商会结束来宾的撤离与返程安排

二、会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）

三、后勤组与酒店结算与注意事项（需要配合完成）

四、业务组后期追款注意事项（需要配合完成）

五、会后总结

六、宣传材料编辑与制作

招商会运筹期:

一、招商广告的公布

1、公布时间：

公布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。

通常定在招商会前半月左右公布，要做到投资者在看到广告后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约与其有充分的准备时间参加招商会议。

如区域招商会可适当将公布时间提早到10天之内。

2、公布内容：

突出优势与重点，言简意赅，有限的空间说清晰有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个项目，来参加有何好处就足够了。

3、公布形式：

通常以平面/半通栏/黑白稿形式公布，如与当地媒体关系较好，可选择通栏或者彩稿形式公布。

4、公布媒体选择：

以投资者偏好媒体为主，如《中国经营报》、《销售与市场》等，如区域招商会应选择当地发行量较大的媒体。

现在网络招商信息的公布也是一条方便快捷的途径。

5、公布注意事项：

内文一定要反复校对，以免出错；公布版面一定要选择效果好的版面，另外版面设计一定要有冲击力，即使与其它小广告挤在一起出能清晰的分辨出广告的位置；招商内容主题突出，一目了然；咨询电话到少留两部以上，确保每个咨询者能充分熟悉招商内容。

二、会场的选定及布置

1、会场选择标准：

A交通便利：

便利的交通可为参会者与举办者减少很多烦恼；

B在当地比较知名：

会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；有的时候候特别高的档次反而会起到反作用，由于投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生不明白：

这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？

C具备同时开会、住宿、就餐的条件：

根据不一致的会议规模选择不一致的会议地点。

会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，通常不要选择全是白色或者者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，通常以蓝色何浅灰色为主。

会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。

卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。

（如不具备投影仪的会场则要提早与投影仪设备公司租用，通常一天的使用费在500元左右，压金能够争取不交）

住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或者便于查找的位置，如到会人员在50人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；与酒店楼层或者总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话/课前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提早将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。

就餐要求：

就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。

就餐按当地标准适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐能够争取免费）；招商会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤酒或者低度酒为主，高度酒容易喝醉，使会议结束后的沟通不能顺利进行，因此会议后的聚餐通俗的讲是喝好不能喝倒，特别是自己员工不能喝倒。

D会场的布置：

为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。

从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且同意挂条幅可挂上一条欢迎主题的条幅，进入会场大厅要有登记处，（区域招商会或者小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组），有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。

引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或者协助。

“禁止吸烟”，“请将手机关闭或者调至无声”，“会场内请勿打电话与走动”等警示语分别贴在会场明显处。

类似大型喷绘或者条幅的布置事先要考虑好悬挂或者粘贴方式并提早两天布置完成。

2、会场的费用的结算：

又专人负责与一人签字负责制，一定要与酒店负责人协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清晰只有会务方的总指挥才有资格给开长话，这个有的时候候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总台开长途，结果有一次一个企业搞会议，光电话费就多付了2000多元，悔之不及呀。

三、会前费用预算：

把各个能想到的提早预支，特别是当着客户的面不能透露消息与让客人感受公司很斤斤计较，招商会有的时候候需要打肿脸充胖子。

四、接听电话的技巧：

1、话接听程序：

招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者者相同于整个职能的部门，假如同时有几部电话打过来，内线再转到分管市场副总与常务副总处。

每一个接听招商电话得人务必正式填写招商电话接听表，全面填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。

（区域招商会也务必安排专人负责接听招商电话）

2、前台接听电话的标准语言是：

“你好，某某某公司！

”或者者“你好，这里是某某公司。

”

对方假如询问招商信息，就直接转到商务部，假如几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：

“你好，他现在不在，你能否留下你的联系方式，等他回来后我转达给他，让他直接打电话给您”。

等等，千万不可说他不在或者者没有人接听就挂断。

3、在接听招商电话时，首先是聆听，听清晰对方要问什么，关心什么，再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点与优势。

公司的产品遴选，区县级招商的区域垄断保护，比较丰厚的价差，文化营销与体验营销，驻店营养师的咨询。

这几个方面一定要熟悉清晰与解释清晰。

4、全面记录客户的信息：

所在城市，性别，职业或者从事行业，有无医药保健品操作经验，信息来源，有无时间参加招商会，是否需要寄资料，联系电话（如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认全面地址用，不否则快件公司不受理）。

5、假如遇到语言比较猛烈或者者偏激的询问者，一定要不卑不亢，首先不要顶撞，最多说你在考虑考虑，我们在电话里只能谈个框架，要不用传真或者者电子邮件的方式进行交流等等。

6、言出必践：

一旦承诺经销商或者者咨询者的情况，一定要按时答复，即使是没有结果，也要通知一声。

比如说：

我下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了，过来两天再想起来打电话过去，对方说不想作了，一个小小的失误就有可能造成很大的缺失，由于对方会想你连这点的承诺都做不到，况且复杂的营销服务承诺呢。

7、超过自己范围的事件不要轻易作出承诺，一定要留有余地，以便让上级有回旋余地，但是在自己职权范围以内的情况要大胆拍板，避免给对方以罗嗦的印象。

8、公司的谈判机密不能泄漏。

比如说别的经销商成交的金额，打款的阶段等等。

接听交代的情况不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清晰的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。

接站人员一览表

日期姓名来自何方航/车次何时到电话备注

7．25王XX广东广州T551次早9：

30133654*****两人到

会议的运筹期十分重要，他是成功的基础与保障，招商要想成功首先得有人来，而这个阶段就是解决能否有人来得重要环节。