某华星贸易大厦物业管理中心行政部制度.docx
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某华星贸易大厦物业管理中心行政部制度
某某西直门华星贸易大厦有限公司
物业管理中心行政部规章制度
第二时间管理规定1
中心印章管理规定3
经理办公例会制度4
信息反馈制度5
文档管理规定6
公文管理规定8
更衣柜管理规定10
标识管理规程11
工服管理规程13
第二时间管理规定
一、目的
落实对第二时间的各项管理要求，保证华星大厦在“第二时间”的正常运营和安全，及时处理各种突发事件。
二、范围
适用于第二时间内对华星大厦人员、物品、安全检查及突发事件的管理控制。
三、职责
1、值班经理负责在第二时间内各项工作的正常开展，积极妥善的处理好本职的一切业务，对各岗位的工作情况进行监督、巡查、并做好工作记录。
2、遇到重大紧急和超出职责范围的事件，值班经理须及时向有关部门和物业管理中心领导汇报请示。
3、行政部经理负责对值班经理的工作进行指导，检查。
四、程序
1、值班经理上岗时间为：
（1）周一至周五当日17：
00至次日8：
30
（2）周六、周日及法定节假日全天
2、值班经理上岗前，由行政部经理负责传达物管中心经理会议的精神、指示，传达其他部门的信息，通报需要注意的工作事项，转交需由下一班人员处理的工作。
3、值班经理负责向各岗运行值班人员传达上级指示，听取各岗位工作的汇报，布置当天的重点工作，对特殊情况亲自处理。
4、值班经理按照有关岗位职责的要求，巡视各岗位人员的上岗情况，对重要设施及水、电、空调、电梯、锅炉等运行情况进行检查，对严重违规行为进行处罚，并认真做好记录。
5、负责对客户二次装修的进程和施工队的人员情况进行监督、控制，及时发现并处理违反大厦制度、破坏大厦设施的行为。
6、受理第二时间内大厦客户的各项服务要求，遇客户搬迁需要进出货，须严格按规定的程序办理，并认真检查物品与单据是否相符，确认无误后方可放行。
7、负责检查警卫人员和消防中控人员的上岗情况，督导保安人员对大厦进行巡查，控制人员的进入，对所发现的问题及时进行处理，并认真做好记录。
8、发生严重突发事件（包括火灾、严重设备意外、重大治安案件等）时，要组织相关人员抢险、保护现场、及时向物管中心相关部门经理及中心领导报告。
9、根据公司“竭诚服务”的方针，对客户的服务需求，尽力予以解决，但对于无理的要求，要在有礼有节的原则下，婉言拒绝。
10、每日工作后，值班经理须认真填写《值班经理日报表》并办理好工作交接手续，对于需要移交解决的问题，要有明确的文字说明。
五、监督执行
由中心领导监督执行。
中心印章管理规定
一、中心的印章是公司授权物业管理中心用于办理各项公事、公函、签署协议合同等事宜的非独立法人印章，由物业管理中心行政部负责保管。
二、大厦各部门因公用章，须经大厦物管中心领导审阅批准后方可使用。
1、所有涉及合同、协议方面的文件，需加盖印章时，必须经中心领导亲自审阅批准后，在中心行政部登记使用。
2、所有涉及物业管理中心以外的重大办公事务（如对业主、外单位和公司）需用印章时，须经中心领导亲自审阅并批准后，在中心行政部登记使用。
3、对于物业管理中心内部的一般性办公事务需用印章时，须经中心领导批准后，在中心行政部登记使用。
三、在中心领导因公不在大厦时，各部门因公使用印章，须经行政部经理批准后，方可使用。
四、凡不符上述用章规定的，行政部有权拒绝办理。
经理办公例会制度
一、物业管理中心经理办公例会是在中心主任主持下召开的物管中心部门经理的例行工作会议。
二、例会包括每日例会（晨会）、周会、月会和专项例会。
三、经理办公周会一般于每周一上午9时召开，由大厦物管中心主任主持，中心各部门经理以上人员参加，会议内容主要包括汇报各部门日常工作的进展情况、各部门工作协调、确定中心和部门的工作重点等。
晨会于每日上午9时召开，月会于每初五个工作日之内召开，专项例会针对专项工作，由物业管理中心行政部统一组织安排。
四、例会一般由中心各部门经理参加，部门经理因故不能参加例会的，需要提前请假，经批准后，指派专人参会，代理人应如实汇报部门工作情况，并做好会议记录，及时向经理汇报。
五、部门经理应按时参加例会，不迟到、不早退，注意仪容仪表。
六、例会除晨会外均需记录会议纪要，周会、月会纪要由中心行政部记录成文，专项会议由牵头部门记录成文，中心主任签发，报公司总经理办公室。
信息反馈制度
一、反馈内容：
1.大厦领导在工作例会、晨会、专题会上就部门工作下达的有关指令的落实情况；
2.大厦领导通过电话、口头等方式对部门、专业、岗位等具体工作做出临时性安排的落实情况；
3.大厦各项规章制度的贯彻落实情况；
4.各部门参加政府有关会议及与政府部门、同行业间沟通交流的情况；
5.其它需要大厦领导了解、协调的工作情况。
二、反馈时间：
1.凡会议工作落实情况，有时限要求的，在时限内反馈，无时限要求的，在下次同类会时反馈；
2.凡临时性工作落实情况，有时限要求的，在时限内反馈，无时限要求的在第二天晨会上反馈；
3.规章制度落实情况，有反映和发现问题时，随时或在第二天晨会上反馈；
4.与政府部门和同行业交流的情况及其他临时情况随时反馈。
三、要求：
1.充分认识信息反馈的重要性；
2.建立登记制度，做到有登记、有安排、有落实、有回复。
文档管理规定
为加强物业管理中心文档的管理和收集、整理工作，使文档管理工作规范化，有效地利用和较好地保存文档资料，特制定本暂行条例。
一、物业管理中心行政部主管中心的文档管理工作，对中心各部门的文件、档案资料实行统筹管理，组织协调，统一调度，监督指导，并对部门的档案管理人员进行培训。
二、中心各部门及全体员工均有保存好档案的义务，各部门须指定专人负责本部门的文档保管工作，文档工作人员应当遵守制度，认真负责，具备专业知识，保守秘密。
三、中心文档是指中心各部门及个人在从事公务活动中直接形成的对大厦物业管理具有保存价值的各类有关文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。
四、各部应按大厦文档管辖的有关规定收集、整理、保管归属本部门的文档资料，并向有管辖权的或相关的部室转交有关文档资料，按规定统一编号、分类管理，实现电脑化管理。
五、各部门因工作需要需查阅有关中心文档资料时，须经借阅部门经理同意，并按规定办理借阅手续进行登记，阅后及时归还。
六、物业管理中心文档资料立卷归档的几点说明：
1.中心对外的往来文件资料由行政部归档。
2.中心内各种规章制度、会议纪要，公司各部门与中心的往来公文等资料，由行政部归档。
3.各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档。
4.各种公约、协议等客户资料由客务部存档。
5.相关单位、各地方职能部门发给大厦物业管理中心的文件、综合性的总结、工作计划由行政部归档。
6.各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须由相关部门归档。
7.有关大厦物业管理服务的重要照片和底版、音像带、题词等亦须由行政部归档。
8.关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。
本条例由物业管理中心行政部负责解释。
公文管理规定
为使物业管理中心公文管理标准化、规范化，提高办公效率，特作如下管理规定。
一、公文分类
收文：
各部门在日常工作中所收到的文件、资料，应按规定登记、保管、存档。
对涉及中心全局工作及客户发来的文件、信函，应及时呈报相关领导，并跟进办理、回复；同时，将处理结果等全套材料交行政部存档，如有特殊需要时，相关部门可复印备存。
涉及有关部门的文件，由行政部统一签收后转发。
发文：
凡以中心的名义对外发文，必须呈报相关领导阅签后，方可发出，未经相关领导阅签的文件，不能代表中心。
对上级公司、客户的发文，必须以中心名义发出，部门不能直接对上述机构、组织发文。
注：
对大厦客户有关防火、安全检查及工程紧急抢修的事宜，可以保安部、工程部的名义发文。
二、行文程序
1.公文要明确公文种类，用词严谨，如实反映情况，准确阐明行文的意图。
2.各部门所有上报材料文件，必须注明编号，严格按呈文格式自行打印成稿，并一式两份，一份上报行政部，一份存入部门档案。
部门经理应负责校稿、审阅，不得出现错误。
3.各部门必须建立文档登记制度，设立专用的文件收发册，按科目分立，文件的收发以签字为依据，责任到人，应妥善保管、存档备查。
4.严格按公文的上报程序办理，其中：
上行文件：
指各部门需向中心主管领导及华星大厦呈送的文件。
此类文件应由：
各部门行政部中心主管领导（或大厦主管领导）行政部相关部门（或机构）
下行文件：
以中心名义下发的文件。
此类文件应由：
行政部中心主管领导（或大厦主管副总）行政部各相关部门
三、公文的类别
1．请示、报告：
QB编号：
HXWY[2002]QB（*-000）第号
向上级申请批复的用“请示”，向上级反映情况汇报工作等用“报告”。
2．通知：
TZ编号：
HXWY[2002]TZ（*-000）第号
下发的有关规定、要求、办法、通报等，要求各部门办理和需要共同执行的事项用“通知”。
3．会议纪要：
HJ编号：
HXWY[2002]HJ（*-000）第号
工作例会，（办公会、工作协调会、洽商会等）有问题、有措施、有布置、有结论的会议记录，用“会议纪要”。
4．函：
XH编号：
HXWY[2002]XH（*-000）第号
注：
内部行文须加注部门编号：
A-行政部B-工程部C-客务部D-保安部
例如：
编号HXWY[2002]QB（A-001）第号
含意为：
华星大厦物业管理中心行政部2002年第1号请示、报告。
四、格式
1.公文一般由标题、内容、编号、保密程度（绝密、机密、内部文件、其它），紧急程序（加急、紧急、急、其它），签发、呈报（抄报）领导和部门、时间、拟稿（人）、审核（人）、打印（人）、及印章等部分组成；
2.标题一般由发文部门、事由、文种三部分组成，应当简要概括公文的主题，使用文种要恰当；
3.公文如有附件，应在公文末尾注明附件名称和顺序等。
更衣柜管理规定
1.更衣柜是企业在员工入职时配备的用于存放个人衣物的公共设施，员工有责任保持更衣柜的卫生整洁，不得在里面加放、拆除任何设施。
2.任何员工未经物业中心行政部的允许，不得两人合用同一个更衣柜或随便更换更衣柜。
3.更衣柜内只允许存放更换的衣物及卫生用品，不得存放食品、玩具等物品，严禁将贵重物品、现金等存放在更衣柜内，如有丢失责任自负。
4.严禁有各种故意毁坏更衣柜的行为，如有发生将根据规定进行处罚。
5.根据需要物业管理中心行政部有权会同中心保安部，对员工的更衣柜进行开启检查。
标识管理规程
1.目的
规范物业管理中心标识管理。
2.范围
适用于服务过程中的各类标识。
3.职责
3.1行政部负责标识的审批及台帐的管理。
3.2行政部负责需外购标识的制作。
3.3客务部负责公共区域标识的维护。
4.程序
4.1华星大厦标识分为：
A.人员标识
B.交通标识
C.消防标识
D.设备标识
E.物资标识
F.指示性标识
G.警示类标识
H.工作状态类标识
I.其它
4.2各部门需制作标识要向行政部提出申请，填写《标识制作申请单》，批准后交由招标采购部采购主管负责制作或自行制作。
4.3各部门的各类标识在行政部统一建帐管理，由各部门将本部门使用标识输入《标识清单》中的相应类别。
4.4各类标识的管理：
4.4.1行政部人培主管负责员工工牌的发放登记，并根据级别确定员工着装，通知库房。
4.4.2消防标识、交通标识需符合国家有关标准，由保安部负责标识台帐的登记检查及维护。
4.4.3设备标识由工程部根据设备台帐设置，并登记。
4.4.4物资标识由行政部负责设置、登记，区分各类物资。
4.4.5公共区域的各类指示性标识是指房间门牌、水牌、导向牌，与客户相关的指示性标识由客务部负责登记。
4.4.6各部门警示类标识统一输入警示类台帐。
4.4.7各类工作状态标识统一输入工作状态帐页，相关工作人员在操作过程中设置相关内容的标识。
5.监督执行
部门经理监督执行
工服管理规程
1.目的
为体现华星大厦的整体形象，规范员工统一着装，特制定本管理规程。
2.范围
适用于华星大厦物业管理中心员工工服的管理。
3.职责
3.1工服管理员负责大厦工服的更换、进行统筹管理及工服制作，统一安排，包括保管、更换、制作、洗涤、修补等。
3.2部门经理负责监督执行。
4.程序
4.1工服的管理
4.1.1公司统一为每位员工定期制做两套工服，工服管理员以人力资源部的入职单及财务部的押金收据为依据，填写《员工工服押金单据收取登记表》。
负责发一套，备一套，采取以脏换净，以一换一的换洗制度；更衣柜钥匙、工鞋、领带等按大厦的规定进行换领。
4.1.2工服管理员应建立各类员工领用工服的《工服卡》，标明员工姓名、性别、部门、工种、工牌号及工服原值、领用时间等。
4.1.3工服管理员应以部门为单位，分类摆挂，并编号妥善保管，建立各类工服明细帐，月终结出余存数量，上报主管，对丢失或需要报废的工服应查明原因，填写报损单，批准后下帐处理。
4.1.4工服管理员收回需洗涤的脏工服要填写洗涤清单，定期送交洗衣店洗涤，返回后照单接收，验收洗涤质量，对洗涤不干净的工服退回返洗。
4.1.5管理员应按部门编制工服洗涤明细记录，月终汇总，按计费标准核计洗涤费用，一式两份，审核签字，以便厂家结算洗涤费用。
4.1.6员工及工服管理员因个人原因或工作疏忽丢失工服者应根据具体情况折价赔偿。
4.1.7员工变动职务或辞职应主动更换或如数交回工服、钥匙等，由工服管理员收后签字。
4.2工服的洗涤
4.2.1工服的换洗周转:
对不同级别，岗位及工服的材料区别规定。
4.2.1.1经理、主管、文员、客务的套装两个月换三次，保安服半个月换洗一次，工程工服一周换洗一次。
4.2.1.2衬衫，白色的三天换洗一次，保安、工程衬衫冬季一周，夏季三天。
4.2.2换洗时间为每周一、三、五8:
00AM—4:
00PM（不分部门，随时提供换装服务）。
二、四办理工服缝补修改、整理清点及帐务处理工作。
4.2.3如因特殊工种，特殊情况致使工作服过脏确需临时换装须注明原因，经本部门经理同意后签字确认，工服管理员方可更换。
4.2.4任何员工不可在工服房内换工服，如有违反规定，无故刁难工服管理员或不听劝阻到工服房试衣、换装，管理员记下工牌号，报行政部按违纪处理。
4.2.5员工换洗工服前应把衣内物品掏干净，以免丢失洗坏，如因个人原因造成不良后果，损失自负。
4.2.6员工在工作中不慎损坏工服，应及时向工服管理员声明，进行修补，对确属有意损坏工服的员工，要上报予以严肃处理。
5.监督执行
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