辽阳市档案馆接收档案标准试行.docx

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辽阳市档案馆接收档案标准试行

附件3：

辽阳市档案馆接收档案标准（试行）

（本标准适用立卷改革前档案的整理）

一、按全宗整理

1、进馆档案必须以全宗为单位进行整理,在本单位保存十年后向市档案馆移交.

2、凡反映立档单位主要职能活动（包括党、政、工、团等机构）和基本历史面貌，需要永久和长期保存的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整。

二、分类清楚

1、根据机关内组织机构的设置，业务分工，档案数量多少编制本单位分类方案。

2、一个全宗（立档单位）应按统一的分类方案进行分类，不能随意变动，必须保持前后一致。

3、分类方法，一般要求按年度——组织机构（或问题）分类。

专业档案按有关规定执行。

三、保管期限划分准确

1、2008年前档案根据国家有关档案保管期限规定，准确判定档案文件的价值，区分永久、长期、短期三种保管期限。

2008年后档案按国家档案局第8号令规定划分保管期限。

2、进馆档案必须是经过整理、鉴定，具有永久、长期保存价值的档案。

四、组卷合理

　　组卷应以“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，一般要求以问题特征为主，灵活运用其他五个特征（时间、名称、责任者、通讯者、地区），并按照文件的不同价值，数量进行组卷，便于保管和利用。

具体要求是：

1、同一类型的文件，如一个问题，一宗事件、一次会议、一起案件所形成的文件要作为有机联系的一个整体立卷。

密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件、来文与复文应立在一起，不得分开。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。

其它应归档文件材料的整理，按有关规定执行。

3、同一问题、同一会议、同一案件形成的文件以及正文与附件、正文与底稿、请示与批复，转发文与原件等应立在一起。

4、文件和电报要按其内容的联系，统一进行组卷。

5、照片和声像档案整理按有关规定执行。

6、绝密文件单独组卷。

7、案卷厚度一般不超过2厘米。

五、卷内文件排列系统

　　卷内文件材料排列条理有序，保持文件之间的联系，使之成为一个有机整体。

1、密不可分的文件材料应依序排列在一起。

即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。

2、重要文件的历次稿依次排列在定稿之后。

3、非诉讼案件卷结论、决定、判定性文件材料在前，依据材料在后（司法部门形成的档案材料，按本部门的规定排列）。

4、案卷内问题单一的，卷内文件可按责任者——时间次序排列。

5、案卷内有两个以上问题的，卷内文件按问题——责任者——时间次序排列。

6、专业档案等有明确排列次序规定的按有关规定执行。

六、正确编写页号或件号

　卷内文件材料应按照卷内文件排列的先后顺序依次给每一页文件编上顺序号。

卷内文件经过编号，可以固定排列顺序，便于保护文件的完整和安全，便于统计页数和查找利用。

卷内文件，除空白纸外，凡载有信息的正、反面均应一页编

一个页号。

编号应尽量做到细致，务求准确，不得遗漏。

如果发现有重号和漏号，应立即重新编号。

编号宜使用铅笔，以区别于原有文件页码并便于编错时修改，必要时也可用打号机。

1、装订的案卷，统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编写页号。

2、2003年以后的档案按辽市档发[2004]9号《关于印发〈辽阳市归档文件整理实施细则〉的通知》整理。

卷内文件页号的位置，一卷之内应尽可能统一。

还有一些文件比较特殊，应视情况具体处理。

照片或图表等正面难以编号的，在其背面左上角编号；文件折叠装订的（即筒子页），上下两面文件内容若是分别排印的作两页编，若是连接起来排印的，作一页编号；如果卷内一页纸上贴有数页小纸笺，凡是掀得起来的都算是一页，各页纸笺只要有信息的都编一个页号；大开面的文件、图表、图纸等，须折叠成16开后，再在右上角编页号；卷内有小册子的，也应一页编一个页号。

卷内如有信封，信封及封内文件均须编号。

七、填写卷内文件目录

　　凡进馆档案必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录；对文件题名不能随意更改或简化，没有题名的应拟写题名，有题名但无实质内容的亦应重新拟写，重新拟写的题名外加“[]”；没有责任者、时间的文件要考证清楚，填入有关项目；会议记录应填写每次会议的主要内容和时间；各项报表、登记表等要按照文件内容逐项登记。

卷内文件目录要在右上角标注档号。

卷内文件目录编印好后，放在卷首，同卷内文件一起装订。

卷内文件目录

全宗号—目录号—案卷号

顺

序

号

文

号

责任者

文件题名

日

期

页

号

备

注

八、填写卷内备考表

　　案卷卷末放置卷内备考表，填写有关卷内文件材料的情况说明，签具立卷人和检查人的姓名，并注明立卷时间，以示负责。

九、案卷题名打印规范

　　进馆档案要有案卷封面，封面上的项目填写齐全、清楚。

封面项目包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号等。

1、统一使用辽阳市档案局监制的紫色卷脊案卷封皮。

2、案卷封面和卷脊一律打印而成。

案卷封面采用与封面同色B5纸打印（详见案卷封面、案卷脊背、卷内文件目录样式）。

全宗名称为加粗黑体小初号字，类目名称为加粗黑体一号字，案卷题名为加粗仿宋-GB2312小一号字，保管期限为加粗仿宋-GB2312三号字，其它项目为加粗仿宋-GB2312五号字，案卷卷脊文字为加粗黑体5号字。

档号为加粗TimesNewRoman小二号字，由红色彩墨打印。

3、全宗名称要写单位的全称或通用简称；案卷题名要简明（一般不超过50个字），确切全面、概括地反映卷内文件内容，一般包括责任者、问题、文种；起止年月应填写卷内文件最早至最迟时间，用阿拉伯数字填写。

十、案卷装订整齐美观

1、案卷装订前要去掉文件上的金属物。

金属物时间久了会生了会腐蚀档案，在装订案卷之前，必须把文件上的金属物一一拆除。

2、取齐。

为把文件装订得整齐、美观、适用，要把卷内文件取齐才能装订。

文件装订外有字迹的要加边托裱，破损文件和字迹褪变文件要修复。

3、2002年以前形成的档案案卷采用"三孔一线"的方法装订，装订要结实、整齐，不掉页，不倒页，不压掉字迹，不妨碍阅读。

十一、案卷排列、编目统一

　　根据《机关档案工作业务建设规范》的要求，案卷应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

1、案卷排列要系统化，2002年以前形成的档案，每一年度内案卷排列，要遵循永久、长期分开，十年一个目录号，同一目录号内案卷大流水排列的原则。

同一年内的永久、长期两部分档案，按分类方案，将同一问题（或机构）的档案排列在一起，以保持案卷与案卷之间的联系；2003年以后的档案按辽市档发[2004]9号《关于印发〈辽阳市归档文件整理实施细则〉的通知》整理。

2、编制档号。

按照《档号编制规则》（DA/T13-94）要求，根据案卷的排列顺序编写案卷档号。

3、编制案卷目录。

编制案卷目录要以全宗为单位，将同一全宗，不同目录内的案卷按永久、长期、短期分别编制案卷目录。

案卷目录项目包括案卷号、题名、起止年度、总页数、保管期限、备注。

案卷目录的填写必须同案卷上所填项目完全一致。

案卷目录

年度：

保管期限

案卷号

题名

起止年度

总页数

保管

期限

备注

十二、数据采集

档案案卷级、文件级机读目录数据采集按《辽阳市文书档案目录数据库结构与交换格式（试行）》（附件：

4）规定执行。

档案全文数据采集应符合《辽阳市档案数字化技术标准（试行）》（附件：

5）规定。

十三、检索工具

向市档案馆移交档案时，应当同时移交下列材料

1、报送本单位重点档案（永久）全文数据。

2、报送所移交档案案卷级、文件级机读目录。

3、编制文件字号目录。

将本机关及上级主管部门同一年来文、发文按文件发文序号排列编制文件字号目录。

文件字号目录

文件字号

文件

日期

文件题名

全宗号

目录号

案卷号

页

号

案卷级、文件级机读目录数据采用DBF格式。

纸质检索工具：

案卷目录（一式二份）、卷内文件目录（一份）、文件字号目录（一份）；2002年立卷改革后档案移交时报送归档文件目录（一份）、文件字号目录（一份）。

纸质检索工具纸型为A4，字体均为仿宋-GB2312；纸质检索工具不装订，待移交进馆后统一装封。

十四、《全宗指南》、《组织沿革》等编研材料

　　《全宗指南》由封页、全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容和成分介绍、备注五部分组成。

《组织沿革》由机关成立的时间、原因；撤消的时间、原因；机关的性质、任务、职权和隶属关系及其演变，内部机构和直属单位的设置及其演变，机关负责人简历，反映机关历史的照片等。

编印的报刊、年鉴、方志、文件汇编、成果汇编、本系统的各类基础数字汇编等资料。

十五、交接手续

立档单位向档案馆移交档案时，应当按照国家和省、市有关规定，对其档案进行整理，经市档案馆检验合格后，方可移交。

交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签名盖章。

十六、本标准适用立卷改革前档案的整理，如与本标准有抵触者，以此标准为准。