连锁零售信息系统建设方案.docx

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连锁零售信息系统建设方案

连锁零售信息系统建设方案

xxxx电子科技XX

二零一三年十月

1、技术方案概述

1.1、建立系统的原则

✧一次规划设计，逐步开发实施

企业的业务发展是逐步扩大和发展的过程，信息系统硬件设备的价格是呈下降趋势的，而性能是呈上升趋势的，所以对信息系统平台的投入也应该是一个逐步投资的过程，每一阶段的投入只要能满足这一阶段需求或略超前一点即可。

软件系统的开发也是一个连续的过程，切忌后面的工作否定前面的工作，造成资源的浪费，所以在新建立一个企业的信息系统时应采用一次规划设计，逐步开发实施的原则，即根据企业的长远战略目标规划系统的目标和信息平台，在实际建立系统平台时，分阶段开发和实施系统，先实现企业近期需要的功能，支持近期企业的业务运作，一次规划又能保证后续开发的工作能延续前期的工作，保持工作的一致性。

✧先进性原则

规划设计系统时，应充分考虑采用先进的信息技术和管理手段来支持企业的业务运作，保证技术体系、管理理念的先进性。

充分利用各种先进的技术和管理流程规X日常业务的操作，提高作业效率、降低操作出错率。

✧实用性原则

系统开发实施时，将针对该公司的具体业务流程及管理流程进行设计，系统充分支持操作流程的实现，并就具体方案设计管理信息系统平台，力求操作简单、标准。

数据采用代码、字典选择等多种录入方法。

数据采集采用现场实时录入和事后录入的两种方式，数据的处理采用当时实时处理和批量处理相结合的方式进行，提高系统的工作效率。

✧可扩充性原则

企业的发展既有可预见的规律，也一定存在其不可预测性，在设计系统时将充分考虑以后的升级和扩充功能的问题，系统留有一定冗余度和扩充部分，设有增加业务接口，可随时增加业务，采用程序和数据分离的原则，设计参数，业务的变化只要调整参数即能满足需要。

数据结构留有适当的冗余以备将来扩充功能，冗余数据可通过参数设置成为显式数据。

系统的扩充性能满足新的功能需求。

✧可靠性原则

Ø数据录入的检查、纠错和审核；

Ø事务定义，保证数据的一致性；

Ø数据备份，系统提供应用级的备份能力，数据库提供数据级的备份能力。

Ø系统数据应方便维护，并易于实时恢复。

✧安全性原则

数据存储将采用高可靠性的存储设备；系统的使用和数据的查阅有完整的授权限制；数据传输过程采用加密手段，网络系统有严密的安全措施，使系统数据免受外界侵犯，保证数据安全。

数据库采用大型数据库系统，能保证数据安全存放。

✧适应性原则

查询、统计的需求，可能会根据业务发展而变化，用户可自行组织查询、统计条件，适应各种不同的需求，并设有多种应急情况设置及处理。

✧可维护性原则

系统的日常工作有日志，对任何意外事件的发生系统可根据日志情况进行分析、判断。

1.2、系统总体目标

从系统的X围和功能上，系统要做到：

Ø总部用信息化手段控制、监督、服务、指导全公司业务运作

通过对系统中的基础数据的设置，总部可控制采购、配送、门店的经营行为；通过对各部门发生的业务数据的查看，监督其实际的执行情况，对数据进行分析可进一步指导业务的运作，从而可更好地为各部门服务。

总部对信息的控制可精细到每个单品和每种业务类别的每一笔发生的业务。

总部的管理报表和分析报表可从部门、商品、供应商、时间四个维度组合产生进销调存资等各业务环节的数据，保证了公司高中低各管理层人员对信息的需求，达到管理的全面信息化。

Ø配送中心业务数字化

系统实现配送中心业务的全面数字化管理，包括：

采购订单/补货、仓库管理、进货验收、入库、配送分拣、出库、盘点、库存管理等各个业务环节，系统对这些业务的处理精确到单品、单笔管理。

Ø加工管理

系统支持配送中心的加工业务的数字化，包括：

加工商品配方管理、原料采购、加工成本核算、返加工、加工商品配送和库存管理。

Ø支持第三方物流运作

系统支持配送中心作为第三方物流企业的运作模式，具有与外界系统进行数据交换的接口和相应的代码转换机制，以及第三方物流企业复杂的物流费用计算功能。

系统允许配送中心作为一个纯物流中心运作，即，配送中心只管数量不管金额和结算，同时系统也允许配送中心兼作利润中心来运作，即，配送中心有完整的价格体系和金额管理、结算的功能。

Ø灵活的财务接口

系统有灵活的、可通过参数定义的财务接口功能。

Ø齐全的查询报表和数据分析

系统能提供面向不同管理层的全面的业务数据查询/报表和数据分析的功能。

从支持公司运作的效果上，系统要做到：

Ø业务透明化、操作规X化

业务透明化是指基于信息平台上的业务全程可视化，对不同层次的人按不同的业务开放程度，对相关人员开放；操作规X化是指按标准的作业要求对各个环节进行规X。

Ø全程物流监控、全程结算监控

全程物流监控是指从供应商到超市、门店等实行货物的追踪，掌握货物的收发、仓储、配送、客户回签、路损情况等全程信息；

结算监控是指通过信息平台的财务接口实现配送中心借助网络与集团总部、各网点的全程网络结算。

Ø成本明显下降

成本下降是指通过信息化减少了重复劳动，减少了在现有业务流程中为了维持相应服务而花费的大量不必要的费用。

Ø效率明显提高

效率提高是指工作流程更加合理、有效和到位，将更多的管理工作如报价管理、客户管理、代理费管理等交由计算机完成；

Ø服务质量明显提高

服务质量提高是指客户对货物在发送运行过程中享受更为直接的服务和更为及时的服务。

Ø提升企业核心竞争力

提升企业核心竞争力是指增加了企业的业务操作能力、管理能力、对市场的反应能力。

2、连锁零售系统整体解决方案

2.1、构建系统的原则

1、以XX锁、大物流的思想建立信息系统

xxx拥有多家门店的的连锁零售公司，采用连锁的方式经营，随着公司的发展门店数不断增加，分布的地域也将进一步扩大，这样的连锁超市公司最适合采用XX锁的方式管理和建立相应的信息系统。

所谓XX锁就是采用中央集权的方式经营管理，采用统一采购、统一进货、统一补货、统一配送，统一结算、统一管理的XX锁模式，信息系统也采用信息统一集中处理的方式进行。

xxx科技将用这种大物流的思想构建MIS信息系统平台，使系统有很大的发展空间，支持XX锁、多业态的经营管理模式。

2、商流、物流、信息流、资金流有机统一

系统提供管理人员对商流的管理功能，当有关单位（供应商、配送中心、门店和客户）执行商流的指令后，发生物流变化，系统将在物流变化的现场采集物流变化的信息，并用商流控制和监督物流变化的合法性和合理性，形成信息流，对信息流做相应的处理，为财务结算提供结算依据，支持正确的资金流，这样在信息系统的支持、控制、监督之下商流、物流、信息流和资金流有机地结合，正确地流动，完成了整个公司的业务运行。

3、系统将用流程化、标准化、透明化支持业务开展

●流程化

xxx科技将辅助贵公司制定合理、高效、可操作的业务流程，系统将以流程为主线设计系统的功能，系统将根据设计的流程控制业务的操作，监督流程的执行。

●标准化

在统一的信息管理平台上，可以通过制定统一的集团财务会计制度，实施统一的核算方法，统一的业务流程，去规X企业的管理信息，使用各业务数据的计算口径一致，更具可比性。

比如，在公司内部采用标准的会计科目，成本分摊方法，业务审批流程等，在此基础上可以通过合并报表功能，轻松的出具公司与下属分公司的合并报表。

●透明化

统一的集中式信息管理平台，标准的会计科目，统一的业务流程将使得整个集团内部所有的信息从统一的来源获得，各机构之间的信息汇总更及时，更透明。

集团管理层可以在任何时候实时查询分析财务的信息，追踪销售状况，获取资金周转的情况，从而更及时的做出决策。

●用客户-服务的两层架构体系（C/S结构）和客户-应用-服务的三层架构体系（B/S结构）相结合的方法构造系统

系统的构建采用C/S结构和B/S结构相结合的方式完成。

C/S结构和B/S结构各有优缺点。

我们将利用C/S结构的交互灵活、方便、高效的特点实现输入/输出数据量大、交互频繁的总部系统和配送中心数据管理和日常业务的操作；利用B/S结构门店管理系统和适用用户分布广、用户端无须安装应用软件的特点，实现用户数多、分布随机、流动性强、变化多的其他系统。

2.2、系统逻辑结构

为实现系统的总体目标，根据构建软件系统的原则，该MIS信息系统的核心业务系统的逻辑结构设计和说明如下：

其中：

1、总部系统

总部系统是整个信息系统的核心和基础，是公司控制整个公司业务运作的中心。

公司通过总部系统的基础数据的设置体现公司的经营策略，控制公司各部门的业务运作，通过对全公司的业务数据的查询/报表，掌握整个公司的经营状况，监督公司的运行，通过对业务数据的分析进一步指导公司业务的开展和调整公司的经营策略。

若公司的日常补货也由贵公司总部管理，总部系统也支持公司日常补货业务。

总部系统也是整个信息系统数据中心和数据通讯中心，包括与外部系统的数据通讯。

2、配送中心系统

配送中心管理信息系统实现配送中心业务的数字化功能，用信息技术支持配送中心业务操作。

系统提供完整的作业流程并严格按流程的执行操作，使配送中心的作业效率和作业正确率提高，系统支持的配送中心的作业包括：

补货、进货验收、入库、分拣、出库、库存管理、盘点管理、越库配送、对供应商结算和对客户结算等。

系统同时支持第三方物流的配送中心管理和商业企业内部的配送中心管理。

系统功能包括三大部分，第一，交易平台，其中有：

电子要货，主动配货，电子订单，供应商信息服务，客户/门店信息服务；第二，配送中心内部管理，其中有：

仓位管理、进货验收，仓库管理，配送管理，库存管理；第三，清算计费系统，其中有；对供应商的供货结算，对供应商的仓储费和运输费的计算，对客户的配货结算，对客户的出库费和运输费的计算。

3、加工中心系统

配送中心可以带有加工功能，系统将加工中心在逻辑上相对独立，物理上是配送中心的一部分。

加工中心根据客户的要货或市场的需求确定加工的成品数量，根据成品和原料的对应关系，采购原料，进行加工包装，成品后配送客户。

加工中心信息管理系统支持加工的上述业务，对整个过程提供信息支持和相应的数字化工作，并按多种成本核算的方式计算成品的成本，提供完整的报表查询体系。

4、门店系统

零售门店是连锁企业实现商品销售的部门，是企业为消费者服务的主要场所。

现代连锁企业经营的商品众多、销售方式多样，销售交易频繁，工作量大、要求速度快，结算准确，零售门店必须采用商业自动化设备和计算系统辅助销售、结算和管理。

零售门店的POS系统（销售管理）和MIS系统（进销调存管理）的优劣将直接影响零售门店和整个企业的服务质量和管理水平。

零售门店POS系统是安全、稳定、功能齐全、高效的计算机辅助销售系统。

POS系统按MIS系统制定的商品价格和促销方案，实现商品的销售；支持多种促销方法：

价格促销，数量促销，买A送B，按时间段促销；支持多种折扣方式：

单品折扣，单笔折扣，折扣可以按比例实行，也可以按金额实行；支持由用户定义多种支付方式，如：

现金，信用卡，抵扣币券，铺礼券，支票等；系统设有强大的授权操作的辅助功能，如：

销售挂起，取消交易，销售查询，退货，暂离锁机等等。

系统可在断网络时，继续单机销售，网络恢复联结后系统自动将销售数据传到后台服务器。

零售门店管理信息系统（MIS）负责整个零售门店管理工作。

零售门店MIS系统包括：

从总部得到基础数据，在有限权力X围内的编辑商品基础数据和价格信息，订货，验收进货，货架管理，退货，调拨，批发，库存管理，盘点，标签打印，日结处理，报表打印，与总部数据的交换。

5、结算系统

作为中央集权式的管理模式，整个公司的结算，原则上在公司总部完成，结算系统根据公司的经营数据，包括：

进货、销售、配送、调拨、库存、退货、报损报溢等等情况，按照与供应商和客户的合同计算出对供应商和客户的应收/应付帐的金额，按用户指定的周期生成数据，以用户需要的格式和载体，提供报表和凭证。

对供应商的结算，系统支持各种不同的经营方式，包括：

经销，代销、联销、租赁；经销的方式中支持各种帐期的结算。

对门店的结算，支持各种门店的结算，包括直营门店和加盟点的结算。

对门店的核算方法可以有：

加权移动平均法，批次先进先出法；对配送中心的核算采用批次先进先出法。

6、财务业务接口

在本公司的系统解决方案中，不提供财务系统，建议采用目前社会上较标准、成熟的财务软件，由业务系统向财务系统提供数据，供财务记帐结算。

财务系统和业务系统可定义数据交换接口，使业务/财务系统融为一体，尽可能做到系统的无缝连接。

2.3、网络拓扑结构

根据我公司的经验，本项目网络架构图如下所示：

其中，总部将实现系统的服务和数据的提供，在总部搭建数据服务器和应用服务器，为了保证数据的安全和传输速度，将通过SAN存储方式实现数据的安全存储，同时为了减轻应用服务器的压力，采用两台应用服务进行均衡负载。

因为其各个门店和配送中心基本上通过internet网络进行与总部系统连接，为了数据和应用传输的安全，在总部服务出口架设VPN防火墙，各个门户和配送中心的终端通过VPN连接到总部系统，进行系统的访问和应用。

3、总部系统

3.1、总部系统的业务X围

纵览国内外连锁经营管理公司，无不采用中央集权的管理模式。

中央集权式连锁公司的总部是整个公司决策、经营、管理的核心，支持总部运行的信息系统是整个公司信息系统的核心和基础，是公司控制整个公司业务运作的中心。

公司总部的业务包括：

基础数据管理、全公司业务数据的处理和储存、报表/查询/数据分析、对供应商/客户的结算、全公司的核算、数据通讯。

公司总部通过系统基础数据的维护体现公司的经营策略，控制公司各部门的业务运作；总部系统利用通讯模块与公司的各部门和外界系统通讯交换数据，存储全公司的业务；通过对全公司的业务数据的查询/报表，掌握整个公司的经营状况，监督公司的运行，通过对业务数据的分析进一步指导公司业务的开展和调整公司的经营策略。

总部系统根据业务数据和合同，实现对供应商/客户的统一结算；利用业务数据核算整个公司的利润和经营情况。

总部系统管理的基础数据主要有：

系统参数，供应商分类，供应档案，供应商合同；客户档案，客户合同；商品分类，商品主档；商品价格管理，仓库/仓位设置；用户档案/用户授权管理；

公司总部通过实时和批交换数据的方式发布和收集数据，每日进行数据处理，集中存储全公司的业务数据，为公司的结算、核算和查询/报表/分析提供数据。

3.2、系统的基础数据管理

基础数据是信息系统的基础、也是物流公司控制整个公司业务的有效手段。

通过了解系统对基础数据的定义，可以知道系统对整个业务的管理的支持的力度和管理的精细程度。

公司总部管理的基础数据类型和具体数据内容如下：

3.2.1、公司管理架构的定义

系统提供用户定义超市公司的管理架构。

系统在各相关功能上会充分体现出按所定义的管理架构管理业务，包括：

权限控制，数据汇总，生成报表等等。

管理架构以树形结构呈现。

3.2.2、供应商分类

大型物流公司的供应商众多，为便于对供应商的管理和日后的分析处理，必定对供应进行分类，给每个供应商归属一个分类。

系统对供应商的分类采用树形结构，用两位十进制数表示一级分类，可分成若干级，具体的分类由用户自由定义，如：

01食品类供应商

0101生鲜食品类供应商

010101蔬菜供应商

010102家禽供应商

0102日常食品供应商

020101休闲食品供应商

020102保健品供应商

02日常生活用品类供应商

3.2.3、供应商档案

系统严格实现供应商的管理，系统为每个向公司供货的供应商设立一个独立档案，记录每个供应商的详细信息，其中记录的数据有：

编码（ID号）：

由用户录入，系统校验其唯一性，编码为C，12

全称：

简称：

拼音名称：

法人代表：

企业注册登记号：

公司注册日期：

地址：

邮政编码：

公司网址：

联系人：

：

移动：

传真：

：

分类：

企业性质：

（应对企业性质编码，让用户选择，编码由系统管理员维护）信用等级：

如：

AAAAA，AAAA，AAA，AA，A注册资金：

经营X围：

申请日期：

批准日期：

修改日期：

淘汰日期：

使用状态：

（建议该为，状态）引入人员：

申请人员：

复核人员：

结算单位编号：

结算单位的信息显示

3.2.4、供应商合同

与供应商的交易、结算均以合同条款为准，每个供应商至少有一个合同，一个供应商可以由多个合同。

合同规定的条款包括：

合同编码（ID号）：

签定日期：

有效日期：

只设置，不作处理和控制结算方式：

（不同的结算方式有不同的参数，如：

代销，用何种价格结算成本，联营，扣率为多少）帐期：

送货天数：

扣率：

保底金额：

未送货订单最大金额：

供货日程：

所供应的单品（供应商商品表），每个单品包括的条款有：

单品的编码，全称，规格，型号，单位，税率，含税进价，无税进价，建议零售价，最小订货量所供应的X围：

部门编码

费用条款：

返利：

返利结算时间（年，季，月，同帐期），返利率。

累进制返利和多次返利的设置。

其他费用条款：

费用编号，费用名称，费用结算时间（年，季，月，同帐期，特定日期），费用结算的方式（固定费用，按销售的比例），结算日期。

3.2.5、客户档案

编号：

分类：

全称：

价格类别：

简称：

负责人：

拼音名称：

地址：

：

传真：

营业面积：

其中用作营业的面积。

管理区域：

分公司下一级逻辑上的管理X围划分，如地区一部，地区二部，地区三部。

行政区域：

管理区域下一级逻辑上的管理X围划分，一般按政府的行政区域划分，如：

长宁，黄浦等。

所属督导：

一个督导管理若干家门店，实质上是一个门店的区域。

部门等级：

由商场的规模，决定门店能经营商品的X围，如便利店，标准超市，大卖场。

商圈类型：

由商场的商圈特点，决定门店能经营的商品X围，如：

医院、学校、社区、娱乐区、美食区。

物流费率：

价格类型：

决定门店的价格类型，系统允许分成若干个价格类型

送货区域：

归属哪个送货区域。

每日营业时间：

如：

24小时，16小时营业开始时刻：

打烊时刻：

送货时间说明：

状态：

修改日期：

结算单位和XX信息：

（对独立核算的门店有用）包括开户银行：

银行XX：

结算单位编号：

结算单位名称：

3.2.6、商品分类

超市公司的经营的商品可达几万种，为便于对管理和日后的分析处理，必定对商品进行分类，给每个商品归属一个分类。

系统对商品的分类采用树形结构，用两位十进制数表示一级分类，可分成若干级，具体的分类由用户自由定义，如：

01日配品

0101豆制品

010101低温保存豆制品

010102常温豆制品

0102盆菜

010201自加工盆菜

010202定制盆菜

02文化用品

3.2.7、商品档案

系统采用单品管理的思想，管理每一单品的经营情况。

系统实现单品管理的基础是系统必须详细描述每个单品的属性。

商品主档就是描述每个单品的详细信息的档案，分为七大部分：

商品基本属性，包括：

商品编码：

系统自动编码（流水码+校验位，类别+流水+校验位），用户自定义（系统校验唯一性）销售条码：

商品名称：

商品简称：

拼音名称：

商品单位：

规格：

型号：

等级：

产地：

商品分类：

品牌：

定价方式：

送货方式：

保质期天数：

中包装入数：

大包装入数：

厂方编码：

单位体积：

拆零系数：

物流费率：

配销加点系数：

缺省供应商编码：

供应商名称：

生产厂商：

采购员：

引进分公司：

该商品由下属哪家分公司引进的，便于集团化连锁管理。

进项税：

销项税：

销售价：

零售价：

批发价：

成本价：

含税成本价：

外观描述：

商品状态：

商品的其他特性：

食品、定牌商品、20商品、秤重商品、金额管理的商品、库存必备商品、分拣仓位商品、需周转箱的商品、赠送商品。

服务性项目：

计算公司运行性能表时，此类销售不记入净销售中。

商品的季节性：

由系统管理员设定季节的日期，在此选本商品的季节。

商品进货、配送属性：

描述每种进货和配送单位的商品属性，每种单位一条记录。

进货单位：

进货编码：

进货规格：

进货单位的单品入数：

存储仓位商品存放面数：

存储仓位商品存放段数：

配送单位：

配送编码：

配送规格：

配送单位的单品入数：

配送单位体积：

配送单位重量：

配送单位可回收纸箱数：

是否缺省包装：

本包装单位是否可点菜：

最大可点菜单品数量：

（N，5）

商品的销售属性：

销售单位：

销售规格：

销售条码：

外观描述：

单位入数：

是否为缺省包装：

不同价格类型的四种销售价格：

商品-供应商属性：

供应商编码：

结算方式：

含税单价：

不含税单价：

申请日期：

审核日期：

淘汰日期：

保修单位名称及地址：

状态：

是否为缺省供应商：

商品有关配送中心的属性：

所归属的配送中心编号；

商品经营X围的属性：

本单品所能经营的商场等级、本单品所能经营的商圈类型

商品-区域送货方式的属性：

商品分级地理区域：

送货方式：

（不经营，配送，直送，自营）

送货部门：

（可选具体配送中心，或供应商，以及第三方物流）

商品价格：

系统管理每个单品的价格，其体系如下：

系统的标准进价：

系统规定的标准进价

供应商的合同进价：

与供应商签定的合同进价，系统规定次价格不允许大于系统标准的进价。

采购订单价格：

向某供应商发出的进货订单的商品价格，系统缺省的是最后一次进货的价格，系统规定此价格不能大于供应商合同进价。

供应商实际送货的价格：

供应商实际送货的价格，系统规定此价格不能大于采购订单规定的进价。

库存的平均价格：

现有库存的平均价格

配送的标准价格：

系统为每个商品设定的标准配送价格。

批发价格：

对批发客户的标准销售价格。

零售价格：

标准的零售价格。

3.3、总部系统业务流程

信息系统的实施与连锁零售公司的管理流程是密切相关的，信息系统的功能必须支持管理流程，将系统功能溶入管理流程的每个环节中，才能体现出系统对管理的支持。

3.4、总部系统的报表体系

公司总部信息系统向不同的管理层人员提供三个层次的报表和分析数据，即：

3.4.1、日常管理报表

从业务部位（进、销、调、存），数据精度（大、中、小分类、单品），时间（年、季、月、周、日、时、分），部门（公司、配送中心、供应商、客户、业务人员）四维空间组合产生报表，如：

公司每日经营状况报表，各类商品周销售报表，门店每月进销存报表，供应商季度销售汇总表，采购员年度创利考核表等。

4.3.2、分析性管理报表

从商品、部门、供应商、销售、库存等角度作结构性分析，ABC分析，贡献度分析，趋势分析，成本分析，利润分析，促销分析。

4.3.3、数据挖掘

利用系统大数据量，使用各种数学模型对数据处理，挖掘出新的信息，进一步指导经营管理，如：

商品的相关性，客户的分类，地区差异分析，多因素相关分析等。

系统主要报表/查询/分析清单见系统功能清单。

3.5、总部系统的权限机制

系统包括总部系统、配送中心系统、门店系统都设有严格的授权机制。

用户可用的功能以树形菜单方式展现。

系统设有角色定义，系统允许给每个角色定义一棵可用的菜单子树。

系统允许定义用户，一个用户属于一个角色，这样一个用户就继承这个角色可用的所有功能，系统也允许禁止这个用户所对应角色中的某些功能。

系统管理员可以维护整个系统的模块体系，给每个角色定义可用的模块。

4、配送中心系统

4.1、配送中心系统的业务X围

配送中心的仓库管理和配送中心的业务操作管理物流公司的核心和基础。

配送中心信息系统管理的X围包括：

采购/补货管理，仓库/仓位管理，进货验收，配送管理，库存管理，盘店管理，退货管理，调拨管理，结算管理。

4.2、配送中心系统的基础数据管理

配送中心的基础数据分成两部分，一部分是来自总部系统，如商品、供应商方面的信息，另外一部分是配送中心自己维护，如仓库设置方面的信息。

配送中心系统有完整的和总部系统数据交换的机制，确保配送中心系统和总部系统的数据同步。

4.3、主要业务流和处理方法

4.3.1、采购管理

采购是指商业企业向供应商生成要货指令，补货是指门店向配送中心发出请求配送指