服装公司合同管理制度.doc

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XX服装公司

XXXX-005号

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合同管理制度

1．目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。

2．适用范围

本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括采购合同、贷款合同、租赁合同、加工承揽合同、委托加工合同、经营门点承包合同、产品销售合同、服务合同等。

3．职责

3．1董事长负责标的超过100万元的经济合同；投资50万元以上的联营、合资、合作、涉外合同；租赁合同的审批。

3.2总经理负责原料、主料、坯布的采购合同；染整、织造加工合同；集团订单销售合同及50万元以上外采商品经济合同的审批。

3．3销售副总负责订单式常规产品的销售合同；50万元以内的外采商品合同的审批。

3．4生产副总负责缝制加工合同；辅料、配件、机物料、包装物采购合同的审批。

3．5总经办负责对各部门提交的各类合同的合法性、有利性审查。

3．6总经办负责除销售、采购、加工合同以外其它合同的管理工作，具体职责：

3．6．1负责除销售、采购、加工合同以外，其他类合同的谈判工作并根据公

司法定代表人的授权签订合同；

3．6．2负责制定不同类别合同统一文本、编号；

3．6．3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理；

3．6．4负责经济合同的档案管理；

3．6．5负责本制度的监督执行。

4．合同的签订

4．1合同的主体

4.1.1订立合同的主体必须是公司，或经法定代表人授权的能独立承担民事责任的组织。

4.1.2订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与该单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

4.1.3公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理批准或授权。

4．2合同的形式

订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

“书面形式”是指合同书、协议、补充协议、公文信件、数据电文（包括传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

4．3合同的内容

4．3．1当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的内容应保持一致。

4．3．2合同编号：

公司简称首字母-部门首字母/HT-年份（四位）-号码（四位）

公司简称首字母：

CH

部门首字母：

销售部：

YY

采供部：

CG

生产部：

SC

技质部：

JZ

行政部：

XZ

财务部：

CW

例如：

CH-YY/HT-2016-0001（XX公司销售部2016年第1号合同）

4．3．3合同标的：

合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定产品名称、型号规格、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

4．3．4数量：

合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如传真、送货单、发票等）。

4．3．5质量：

有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的确认方式和留存。

4．3．6价款：

价款应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、现金等应予以明确；价款的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

4．3．7履行期限、地点和方式：

履行期限应具体明确；

合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区；

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

4．3．8合同的担保

合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

4．3．9合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

4．3．10保密条款

对涉及经营信息、技术信息、价款的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

4．3．11违约责任

根据《合同法》作适当约定。

4．3．12解决争议的方式

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

4．4签订合同的工作程序

4．4．1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1条款对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。

4．4．2原料、主料、坯布的采购合同须由总经理审批。

辅料、配件、机物料、包装物原则上须签订合同的（不能签合同的，需采用《订货通知单》），由总经理授权生产副总审批后，总经办加盖合同专用章。

2000元以内的现金采购和经总经理批准现金采购的原料可不签订合同。

4．4．3集团订单销售合同及50万元以上外采商品经济合同须经总经理审批；订单式常规产品的销售合同、50万元以内外采商品合同由总经理授权销售副总审批后，总经办加盖合同专用章。

4．4．4染整、织造加工合同须经总经理审批，缝制加工合同由总经理授权生产副总审批，由总经办加盖合同专用章。

4．4．5除销售、采购、加工合同以外，其它经济合同由总经办与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报部门经理、总经理审批后，加盖合同专用章。

4．4．6标的超过100万元的经济合同；投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同经董事长审批后，由总经办加盖合同专用章。

4．4．7合同正式签订后，合同文本除经办人或所在部门指定人自行保管外，交财务一份，《合同会签审批表》交公司总经办备案。

4．5签订合同应注意的主要问题：

4．5．1合同谈判须由部门负责人和经办人共同参加，经办人不得一个人直接与对方谈判合同，特殊情况经上级领导授权的除外。

4．5．2签章部分：

注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。

4．5．3签订合同：

除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。

4．5．4任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

5.合同履行

5．1合同依法成立，既具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。

严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

5．2合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，产品完工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

5．3总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理并向上级汇报。

否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

6.合同的变更、解除

6．1对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

6．2变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。

6．3变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。

6．4变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

6．5变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意的例外。

6．5因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

7.纠纷处理

7．1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

7．2合同纠纷由经总经理授权的有关业务部门负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

7．3在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动。

7．4合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。

7．5对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。

7．6合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关部门，并将有关资料汇总、归档，以备查考。

8.合同管理

8．1本公司对合同实行二级管理、专业归口制度。

8．2本公司合同管理具体是：

公司由董事长授权总经理总负责，归口管理部门为财务部、总经办；各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。

9、本管理制度规定自颁布之日起实施，其解释权、执行权归总经办所有。

批准：

XX公司

2016年3月20日