应用指引第07号-采购业务.pptx

应用指引第07号-采购业务.pptx

《应用指引第07号-采购业务.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《应用指引第07号-采购业务.pptx（98页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

,应用指引第7号,采购业务,2012年项目物资管理培训,*,1,第一部分采购业务16条原文第二部分解读和案例,11/6/2019,2,第一部分,采购业务16条原文第一章总则1-4条第二章采购5-12条第三章付款13-16条,11/6/2019,3,第一章总则（1-4）,11/6/2019,4,第一条为了促进企业合理采购，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本指引。

第二条本指引所称采购，即购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

第三条企业采购业务至少应当关注下列风险：

（一）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。

（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

11/6/2019,5,第四条企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

11/6/2019,6,第二章购买（5-12）,11/6/2019,7,第五条企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。

企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。

重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。

企业除小额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。

第六条企业应当建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划;,11/6/2019,8,具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

11/6/2019,9,第七条企业应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。

11/6/2019,10,第八条企业应当根据市场情况和采购计划合理选择采购方式。

大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

11/6/2019,11,第九条企业应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。

大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。

11/6/2019,12,第十条企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。

企业应当根据生产建设进度和采购物资特性，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

11/6/2019,13,第十一条企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。

涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。

验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

11/6/2019,14,第十二条企业应当加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

企业应当做好采购业务各环节的记录，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确,11/6/2019,15,保采购过程的可追溯性,第三章付款,第三章付款（13-16）,11/6/2019,16,第十三条企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。

企业在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。

发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。

企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。

企业应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。

第十四条企业应当加强预付账款和定金的管理。

涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。

第十五条企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

11/6/2019,17,第十六条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。

涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内及时办理索赔。

11/6/2019,18,第二部分,解读和案例一、采购业务流程二、主要风险点及管控措施三、采购业务后评估,11/6/2019,19,制定本规范的意义,采购业务:

对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。

采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。

采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。

采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很1大1/6/2程019度上决定了企业的生存与可持续发展。

20,一、采购业务流程,采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货/付款、会计控制等环节。

*,21,下图的采购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。

企业在实际开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。

11/6/2019,22,采购业务流程图,11/6/2019,23,H公司设备采购流程图,资产管理部,总经理,年度计划,提出采购计划,审批,需求部门提出书面申请报告,专家论证，形成书面意见,总经理,设备采购项目执行组,提出采购可行性报告及具体方案,确定采购方并根据式规，定报总经理审批,外部审计师审计,重大设备,批准立项,重大设备,采购合同,财务部,设备采购项目执行组,资产管理部登记并通知财务部,相关部门保管、使用,相关资料归档,11/6/2019,24,采购内部控制流程图,11/6/2019,25,11/6/2019,26,二、采购业务的主要风险点及管控措施,从业务流程上关注主要风险点，并对其进行控制.,*,27,采购业务流程图,1,2,3,4567,8,9,11/6/2019,28,

（一）编制需求计划和采购计划,11/6/2019,29,采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

企业实务中，需求部门向采购部门提出物资需求计划-采购部门统筹安排采购计划-按规定的权限和程序审批后执行。

该环节的主要风险是：

需求或采购计划不合理；不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：

第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。

对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批；第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低；第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

11/6/2019,30,案例1：

某公司制定了严格的内部控制制度，规定：

各需求部门按月填报产品需用计划，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加计划也要履行上述审批程序。

电务中心接到产品需用计划后，复核各下属单位和专业主管处室上报的产品需用计划，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。

请分析该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的哪些风险？

11/6/2019,31,【案例1分析】该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的如下风险：

（1）采购需求计划是否经过必要的审批；

（2）采购需求计划与实际需求是否相符。

该公司通过以上控制措施，不仅保证了需求计划经过必要的审批，而且保证了采购需求计划与实际需求相符。

11/6/2019,32,

（二）请购,11/6/2019,33,请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

该环节的主要风险是：

缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：

第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划；第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续；,11/6/2019,34,第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。

对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

11/6/2019,35,案例2：

某公司为了防范内控风险，制定了详细的内部控制制度，其中关于采购业务请购申请的部分内容如下：

（1）纳入采购部统一采购的，均须进行一般采购申请，经有效批准后方可进行实施采购。

（2）使用部门根据生产消耗和业务需要，向请购部门提出采购需求计划。

（3）请购部门审核采购需求计划（是否必要、库存是否满足、是否可以调剂，是否超出预算等），确认在预算内且需要采购的，审查使用要求，提出采购申请。

（4）请购部门业务主管填写或创建采购申请单，常用类按类别和部门汇总申请，项目类一项一申请。

（5）