文件、资料编号规则.doc

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管理制度

编号

WNO/QL04—2013

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文件资料、记录编号规则

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第A版第0次修改

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4.文件资料、记录编号规则

1目的

确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。

2范围

适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。

3文件的编号与格式

□□□/××××—××××

编制年份（发文年）

顺序号

分类号

企业代号

4质量体系文件编号格式说明

4.1质量体系文件编号规则

4.1.1企业代号标识：

用企业名称简写的汉语拼音字母表示：

WNO——机动车检测有限公司

4.1.2文件分类号标识：

QM——质量手册QP——程序文件

QR——质量记录QJ——检测作业指导书

QL——管理制度QS——设备操作规程

QZ——仪器设备自校规范QH——仪器设备期间核查规程

QT——其它

4.1.3顺序标识：

此文件在系列文件中的顺序号。

4.1.4年份号标识：

发布此文件的年份编号。

4.1.5版次编号：

对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需

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要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。

4.1.6例如：

质量管理体系质量手册编号：

WNO/QM01—2013

表示该文件是：

公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。

4.2外来文件编号

4.2.1外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件。

外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号。

4.2.2企业代号标识同4.1.1。

4.2.3文件分类号标识：

FG——法律法规

BZ——国际国家标准

JS——技术资料

QT——顾客和供方等相关方文件

4.2.3顺序标识：

按收集先后顺序编号

4.2.4年份号标识：

按收集时间的年份编号。

4.3行政性文件收发编号

行政性文件编号如下：

XXX[XXXX]第X号

发文顺序号

发文年份

公司代号

公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识。

4.4文件的发放

4.4.1对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，以加盖“受控文件”章方式手动填写，“受控文件”章应包含一下内容：

受控文件

分发号

持有人

发文时间

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4.4.2受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别，其编制年号由发文年月来代替，按部门分类应有唯一性代码予以区别。

4.4.3文件分类号标识：

JZ——机构认证

GL——管理层（总经理、质量负责人、技术负责人）

CD——档案室存档

XZ——办公室

SL——受理大厅

AJ——安检车间

HJ——环保监测车间

4.4.4顺序标识：

按各部门编制人员顺序编号，应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。

顺序号以01开始编号。

4.4.5年份号标识：

按发放时间的年份编号。

4.4.6文件层次标识：

可省略。

4.4.7发文时间：

按持有人签收的时间编写。

机构认证需要的文件可以不用填写。

4.4.8例如：

受控文件

分发号

WNO/SL02-2013

持有人

Xxx

发文时间

2013年10月21日

表示该文件为：

机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有，分发时间为2013年10月21日，WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。

4.4.9非受控文件的发放以行政行文形式分发。

4.5文件的存档

存档文件的编号按《档案管理程序》执行。

5相关文件

《文件控制程序》。

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《档案管理程序》