归档文件整理操作程序.docx
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归档文件整理操作程序
归档文件整理操作程序
主讲：
王瑞旦
一、几个概念
1、机关文件材料
是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
2、归档文件
是指立档单位是指在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
科技、会计等专业（专门）档案和声像、电子等特殊载体档案，一般不适用于归档文件整理操作规则。
3、归档文件整理
是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
4、件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
二、整理原则与要求
1、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
具体按国家档案局2006年第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》实施。
2、质量要求
（1）归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、整理方法和程序
1、加强收集
档案收集是档案工作的起点和第一个环节。
档案员必须要做到二点：
（1）一要平时归档；
（2）二要集中收集：
在整理档案前一个月内，要按照分类大纲将本单位年度内形成的反映本单位实际工作活动的具有保存价值的文件材料全部收集，杜绝机关本年度文件整理归档后还有遗漏、散失文件材料的现象存在。
（3）剔除不归档的文件
2、分清年度
（1）几个时间的文件：
一份文件有多个时间的，比如有成文日期，有签发日期、有批准日期、有公布日期，统一以签发日期（即落款日期）为准。
（2）工作跨年度的文件：
跨年度的会议文件，放闭幕年；跨年度的请示与批复，放批复年；跨年度的计划，放第一年；跨年度的总结，放最后一年；跨年度的案件材料，放结案年；跨年度的法规性文件，放公布年。
（3）两件相关联文件为一件的文件：
有正本和附件的以正本日期为准，有转发文和被转发文的以转发文日期为准，有请示和批复的以批复文日期为准。
（4）无落款日期的文件：
要考证文件日期，不能不写日期。
3、确定分类方案
归档文件分类可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等复式分类方法进行分类。
采用年度—机构（问题）—保管期限进行分类，优点是按年度上架，无需预留空位；缺点是同一保管期限不便于编流水号，也不便于接收。
采用保管期限—年度—机构（问题）进行分类，优点是同一保管期限便于编流水号上架，也便于接收；缺点是要分柜存放，要预留空位。
我县采用较多的是保管期限—年度—机构（问题）的分类方法。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
分类方案确定以后，要形成文字并制表，存放在全宗卷备考。
（1）保管期限—年度—机构进行分类：
要严格按编委核定的机构来进行文件归档，不能以年度形成的文件材料多少来随意确定机构的存亡。
临时机构可视为内设机构，如果能挂靠其它科（股）室的也可随挂靠，但必须在编写归档说明时注明。
如：
安化县委政法委，二00二年安化县编委核定其内设机构有办公室、政工室、稳定办、执法监督室、综治办五个室办，属临时机构的“严打办”可挂靠稳定办。
机构分类时要注意三点：
①是以哪个机构名义发的文就归入哪个机构中
②是由几个机构共同办理的，应归入主办机构
③以机关名义发的文，但这个文纯属于业务部门的文件，应归入业务部门类中。
按机构分类一般于适应较大的机关。
（2）保管期限—年度—问题进行分类：
首先问题要明确：
不能甲问题文件与乙问题文件混淆，分类设置的问题一般是：
综合类、人事劳资类、业务类。
有些单位还有计财类等，视各单位具体情况设定。
其次要注意三点：
①不要分成文件类和材料类；
②不要按文件名称分类。
不能出现通知类、会议记录类、通报类等；
③不要随意变更问题。
问题一旦设定，就必须保持连续性，不能随意增减。
按问题分类一般于适应单位较小、内设机构不稳定、分工不太明确的立档单位。
（3）按保管期限—年度进行分类：
对个别归档文件数量少的基层单位可采用此方法，便于操作，如林业站、移民站等。
设置的问题可填一个“综合类”，也可不填。
附件1：
乡镇大全宗的分类方法及归档范围
1、综合类：
计划、总结、工作汇报、会议记录、领导讲话、年鉴、大事记、目标管理考核、扶贫、安全生产等文件材料；
2、党务工作类：
组织、纪检、宣传、统战工作计划、总结、汇报典型等文件材料；
3、人事劳资类：
机构设置、启用、任免、奖惩、招工、招干、转正、定级、离退体、干职工、公务员名册、年服及工资福利等文件材料；
4、人大政协类：
人大、政协工作计划、总结、提案答复、代表视察、典型介绍等文件材料；
5、群众团体类：
工会、团委、妇联、科协工作计划、总结、会议记录、典型材料、会议材料、领导讲话等文件材料；
6、武装政法类：
武装、民兵工作、综合治理、普法依法、行政执法、安全保卫、司法调解等文件材料；
7、农林水牧类：
农业、林业、水利、畜牧工作的文件材料；
8、工交经贸类：
工业、交通、企业、煤冶、电力、电信、盐业工作的文件材料；
9、财税审计类：
财政、税务、审计、供销、商业、金融、保险、工商工作的文件材料；
10、科教卫体类：
文化、教育、卫生、体育工作的文件材料；
11、城土环保类：
建设、国土、环保、房产规划工作的文件材料；
12、民政计生类：
民政、移民、计划生育工作的文件材料。
附件2：
乡镇小全宗的分类方法及归档范围
1、党委全宗
①、综合类：
工作计划、总结、会议记录、工作汇报、领导讲话、典型材料及党代会的文件材料；
②、党务类：
党委线的发文，任免、奖惩、表彰、党员名册、党员年报、以及宣传、纪检、统战工作的文件材料；
2、政府全宗
①综合类：
工作计划、总结、会议记录、领导讲话、年鉴、大事记、目标管理考核办法、典型材料等文件材料；
②人事劳资类：
机构设置、启用、任免、奖惩、招工、招干、转正、定级、退休、公务员名册、工资福利等文件材料；
③农林水牧类：
农业、林业、水利、畜牧、扶贫工作的文件材料；
④工交经贸类：
工业、交通、供销、商业、煤冶、电信、电力、盐业工作的文件材料；
⑤政法武装类：
武装、公安、检察、法院、司法工作的文件材料；
⑥财税审计贸类：
财政、税务、银行、保险、工商工作的文件材料；
⑦科教卫体类：
文化、教育、卫生、广播、体育工作的文件材料；
⑧城土环保类：
建设、国土、环保、房产工作的文件材料；
⑨民政计生类：
民政、移民、计划生育工作的文件材料。
3、人大政协全宗
①综合类：
工作计划、总结、会议记录、工作汇报、代表视察、提案答复、任免、奖惩等文件材料；
②业务类：
人大政协会议材料等文件材料。
4、妇联全宗
①综合类：
工作计划、总结、会议记录、任免、奖惩、工作汇报、名册、典型材料等文件材料；
②业务类：
妇代会议材料等文件材料。
5、共青团全宗
①综合类：
工作计划、总结、会议记录、任免、奖惩、名册、典型材料等文件材料；
②业务类：
团代会议文件材料。
注：
当妇联全宗和共青团全宗的归档文件实在太少时，可以考虑其归档文件并入党委全宗。
4、划分保管期限
根据每个文件材料的保存价值，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期又分为30年、10年。
按国家档案局第8号令，永久和定期保管的文书档案主要包括：
（1）永久：
凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，都应定为永久。
永久档案以“我”为主。
①本机关制定的法规政策性文件材料；
②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料；
⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
（2）定期：
定期保管的文书档案主要包括：
①本机关职能活动中形成一般性业务文件材料；
②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
④本机关一般性事务管理文件材料；
⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
其中属于30年保管期的文件主要包括：
本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、工青团、妇联代表大会的重要的贺信、贺电、筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料；
本机关召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报；
机关联系召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报；
本机关为协会议的请示、批复、通过、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本；
本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道；
上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般的文件材料和本地区、本机关工作汇报材料；
本机关一般业务问题的文件材料；
与同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿；
本机关为主与外机关一般业务问题的联合行文及本机关协办的重要业务问题的联合行文；
20年以下有效的许可证、执照、资格证等的审批、管理文件材料；
一般性行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料；
出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录；
本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作制度、规定、办法，受县级以下表彰、奖励、警告处分等文件材料；
本机关处理人民来信来访有处理结果的文件材料；
重要的接待工作的计划、方案；
机关财务预算；
机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料；
职工作住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请；
下级机关报送的重大问题的专题报告。
其中属于10年保存期的文件主要包括：
各级各类会议讨论未通过文件材料、本机关召开会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本；
本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会及其委员会、分会会议和学术会的的讨论记录，会议代表登记表、接待安排等；
本机关一般业务问题的文件材料；
本机关编辑、编写的文件材、简报、情况反映、工作信息等；
本机关在行政管理工作中形成的备案文件材料、年度以下的计划、总结、统计材料、一般活动的总结、一般问题的调研材料、情况反映、工作简报、保卫部门的安全检查、调查记录；
本机关事务管理一般性接待工作的计划、方案；
本单位一般的国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料；
上级机关制发的属于本机关主管业务一般的文件材料；
上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。
确定永久档案的比例，可借鉴现代企业管理中广泛应用的ABC管理法来认识档案的价值。
根据ABC管理法的基本思想，是把管理对象按一定标准划分为A、B、C三类，并认为事物价值的80%集中在20%的比例中，档案的价值表现也会大体如此。
因此，永久保管的档案一般应控制在单位文件总量的20%左右，不超过30%。
由于机关、单位的级别、职能、业务性质等不同，形成文件的总量、永久保管档案的比例应该是不相同的。
在划分保管期限时，可先把最重要、最有保存价值的文件按30%左右的比例将其划归永久保管，其余的划归定期保管，再视重要程度和保存价值分别确定是30年还是10年保管期限。
我县各机关文书档案永久保管期限的比例超过了40%的，视为确定保管期限不准确。
特别注明：
盒号现在的“永久”接原来的“永久”。
现在定期的“30年”不接原来的长期，现在定期的“10年”不接原来的短期，要另开始排流水号。
每个单位科（股）室年度内形成的文件材料，其保存价值是不同的。
按照三个保管期限将每个科（股）室的文件材料进行分类。
以县档案局为例：
按机构分类：
按问题分类：
永久永久
办公室：
30年综合类：
30年
10年10年
永久永久
业务股：
30年政工类：
30年
10年10年
法制股：
永久
档案馆：
业务类：
30年
监察室：
10年
特别提醒：
如果单位比较小，每年的文书档案只有10盒左右，可以考虑变通只设“永久”“30年”两个保管期限，将“10年”的材料靠向“30年”。
但设“永久”“10年”两个保管期限不妥，设“30年”“10年”两个保管期限更是错误。
5、排列顺序
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按同一事由集中并结合时间、重要程度来排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
具体考虑两方面：
（1）定盒时要注意3点
①排列顺序要有规律性。
比如今年盒号排列顺序是办公室、政工股、监察室、业务股、法制股、宣教股、计财股等，明年也要一样；
②厚薄要适当。
为了排列整齐，一般用中号盒，同时不要装得太满；
③属不同机构（问题）类的文件材料不能装同一盒，该断则断开。
（2）盒内文件排列要注意5点
①是一个事由、又是一个作者的文件，按时间顺序排列。
比如会计报表等。
②几个事由、一个作者的文件，先按问题再按时间排列。
③一个事由但有多份文件的，按重要程度排列。
一般综合性的排前，业务性的排后；重要活动的排前，其他活动的排后。
④同一个作者、同一事由内的文件按文号的大小排列。
比如干部任免，先按县委任免的文件文号顺序排完，然后按政府任免、人大任免、本机关的任免的顺序依此类推。
⑤按地域习惯顺序排列。
比如各基层上报的工作计划、总结、报表、名册等可按乡镇、块口、战线排列，但要遵循规律。
6、文件编号
（1）首先盖归档章
①盖的位置，要盖在文件首页的上端的居中位置。
②盖章不能压字。
③盖印的归档章要清晰，不能模糊。
④如果文件上面到处都写满了字迹，可另贴一张文件处理签，将归档章盖在文件处理签上。
（2）然后填写归档章
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号（见图A1）。
每个档案盒内的每个文件都要编号，从而固定其在盒中的位置。
书写工具用碳素墨水钢笔，并写正楷字。
①全宗号：
档案馆给立档单位的数字代号。
②年度：
文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：
2008年的文件，要填2008，而不能只填08。
③室编件号：
文件的排列顺序号。
室编件号的编写方法是同年度、同机构（或问题）、同保管期限的文件编一个流水号（也俗称“三同一串”），从“1”开始标注。
如：
永久123456……
办公室30年123456……
10年123456……
同年度、同机构（或问题）、同保管期限的文件数量多，一盒装不下，分两盒子以上装。
如共有50个文件：
第1盒装的文件件号定为1—30号，第2盒装的文件件号则为31—50号。
④机构（问题）：
指分类方案中的机构（问题）名称或规范化简称。
⑤保管期限：
归档文件保管期限的简称。
填“永久”、“30年”、“10年”。
⑥馆编件号：
馆编件号在档案进馆时标注，暂不填。
（2）最后编页号
页号是给每个文件的页数编流水号，便于统计和利用，要注意6点：
①正面位置，编在文件的右上角；反面有字的，编在文件的左上角。
②每个文件为一个流水号。
强调正本与定稿编一个流水号，转发文与原文编一个流水号。
④原来文件有页号且归档时页号没有变化的，可以利用原来的编号，但底稿要接着编页号。
⑤手风琴折叠的大纸，只要编一个号
⑥垫纸粘贴的文件，每张要编一个页号。
比如，介绍信需粘贴，一版贴有几张，就要编几个页号。
7、文件装订
归档文件应按件装订。
装订是指每个文件用档案专业的装订机装订好，材料是不锈钢夹；也可用80克无酸牛皮纸封套，幅面尺寸为210mm×150mm。
我县目前推行的是前者。
装订时要注意6点：
①去除金属物。
比如，订书针、回形针、大头针等。
②修补受损文件。
有孔的要进行补缺，磨损的要进行修复。
③对字迹模糊的文件要进行手工复制。
④对纸张大的要折叠。
单张折叠，手风琴式。
⑤装订前要检查文件的排列是否正确。
比如，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
⑥装订的位置要整盒文件考虑。
采用左侧装订，要将左边、下边对齐，位置和距离要合理、适中。
8、编写目录
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
（1）归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，
只对复文进行编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见下图）。
注：
在打印目录时，右上角的“保管期限、机构（问题）、盒号”上面一行是省略不要的。
归档文件目录
保管期限
机构（问题）
盒号
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
1
安化县政府
安政发
〔2008〕
3号
安化县人民政府关于加强森林防火的紧急通知
2008
0509
5
2
3
4
5
安化县政府
安化县人民政府常务会议记录
155
页号
（1）
［研究某某问题的会议］
2008
0315
1
（2）
［研究某某问题的会议］
2008
0327
4
（3）
［研究某某问题的会议］
2008
0411
10
（4）
［研究某某问题的会议］
2008
0508
25
①件号：
填写室编件号。
②责任者：
制发文件的组织或个人。
即文件的发文机关或署名者。
要写全称或通用的简称，不能写本局、同上或打点。
③文号：
文件的发文字号。
由机关代字、年度、顺序号三方面的内容组成，按三行写。
④题名：
就是文件标题。
一是有标题的要照抄原标题；二是没有标题的要重新自拟并在标题外加[]；三是既有主标题和又有副标题的，可只写主标题；四是会议记录一定要写详细目录，要将会议的时间、内容写出来；五是标题开头顶格写。
⑤日期：
指文件的形成时间。
以8位阿拉伯数字标注年月日，如2009，对没有时间的要推算时间，不能不写时间。
0915
⑥页数：
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
要注意两点：
一是大纸张折叠的，好象有几页，但只能算一页；二是正本与定稿、来文与复文及收发文处理签，均计算该文件的总页数。
⑦备注：
注释文件需说明的情况。
比如，缺什么和文件去向。
会议记录目录的拟写：
每种会议记录为一件。
为了查找利用方便，要对每次会议单独拟写目录（具体见上表内格式）。
（2）归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
（3）归档文件目录连同编制的封面要用装订机装订起来。
归档文件目录封面纸需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应写全称或规范化简称。
归档文件目录的封面纸，与盒内归档文件目录配套，年度、保管期限、机构（问题）都相一致。
（4）归档文件目录要打印四套。
其中一套用于装入档案，其余三套用于编制目录汇集。
9、装盒盖印
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表项目。
封面全宗名称和背脊字样要求全部盖印。
（1）档案盒封面
档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。
对标注全宗名称的要求：
我们要求实行油印或盖印。
如果用毛笔填写，但一定要规范，且每年一致。
（2）档案盒背脊
标注档案盒背脊时应对左边、底边背脊设置的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号进行标注。
（见图A4b、图A4c）。
标注背脊的说明和要求如下：
①全宗号：
县档案馆给
的数字代号，如没有的可
向县档案馆申请。
②年度：
标注“2008”。
③保管期限：
标注“永久、30年、10年”。
④机构（问题）：
按机构分类的标注机构名称；按问题分类的标注“综合、人事劳资、业务”等问题。
⑤起止件号：
起止件号是填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接，如1—15。
“室”的起止件号要填，“馆”的起止件号暂不填，在档案移交进馆时按进馆要求填写。
⑥盒号：
同一保管期限为一个流水号，并与上年度相接。
特别强调：
为了进馆时档案盒的外观整齐、美观，避免今后各全宗单位返工。
从今年开始，档案盒封面和背脊要全部使用印章盖印，颜色为黑色。
（3）备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）
盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：
负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：
负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：
归档文件整理完毕的日期
10、排架入柜
档案盒排架要规范，每个保管期限一个流水号,并预留空位。
档案盒排列时要从上格到下格，从左边到右边。
永久：
1234567891011121314151617
200420052006200720082009
30年：
123456789
200720082009
10年：
123456
200720082009
11、编制目录汇集
目录汇集就是将所有归档目录装成一本书，是档案馆、室最基本的检索工具。
县直一级机构和乡镇要每年装一次，比较小的二级机构可以二至三年装一次。
每次规范装订时要一式三套（每年向县档案馆送一套，本机关档案室备存一套，10年后再向县档案馆移交一套）。
目录汇集如何编制，有专题论述。
2010年4月
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