往来财务管理制度.docx

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往来财务管理制度

标准操作规程

往来账款财务管理制度

文件编号：

版次：

***有限公司财务部

往来账款财务管理制度

第一章总则

1、目的

为加强往来账目的相符性、加快资金周转，减少坏账风险，实行“源头控制、过程监控、责任到位”的原则。

2、范围

本制度所指的往来包括个人及单位往来，指企业在经营活动中发生的应收账款、应付账款、其他应收应付款。

3、职责

往来账款的直接责任人为各业务部门经办人，移交时接收人为直接责任人，部门负责人负管理责任，财务部负责定期对账和跟踪监督工作。

4、合同

签订合同时，一般需要明确发货、款项、发票等时点要求，便于财务付款时审核。

第二章应收账款管理

5、定义

应收账款是指因销售商品、材料、提供劳务等，应向客户收取的款项，以及代垫运杂费等，包括应收账款、应收票据、预收账款。

6、管理部门

应收帐款的管理部门为公司的财务部门和销售部门，财务部销售会计负责数据传递和信息反馈，销售部门负责客户的联系和款项催收。

7、客户资信管理方式

7.1客户基础信息档案，由各归口销售部门指定专人在ERP系统中建立，由财务同步编码至财务软件系统中，销售会计确保ERP系统与财务系统客户编码的一致性，便于做好账目核对工作。

7.2客户基础信息档案建立，其包括4个方面：

A、基础信息资料，指客户的名称、地

址、电话、所有者、经营管理者、法人代表等信息；B、客户特征，指市场区域、代理商还是直接客户、销售能力、发展潜力等信息；C、开票资料；D、核定信用等级（信用额度和信用账期）。

7.3每年（或半年）由销售部门对ERP系统中客户基础信息档案进行维护及更新，特

别对信用等级进行重新调整。

8、应收账款内部控制管理

8.1回款形式，应当以银行转账形式操作，避免接触现金，若遇特殊情况有个别小额现金结款的，立即上交财务部，不得挪用和积压收款。

8.2销售发票抬头与回款方一致，尽量避免第三方回款、个人汇款、多头汇款的形式操作，如有这种情况，应提供相关关系证明材料至财务部备案。

8.3财务部销售会计根据“客户签收回单”作为收入确认并开具发票，在不确认收入时不得开具发票（除内贸小包装10万元以下的客户），对已发货未确认收入开票的客户，实行“发出商品”核算，“发出商品”中超过1个季度仍未确认收入开票的，应跟踪业务员直至处理完毕。

8.4仓库销售发货，一律凭ERP系统出单发货，其发货信息受控于财务部，避免发货后未入ERP系统最终造成已发货而未结算现象。

8.5逾期货款催收，财务ERP系统中已设置“客户欠款超账期表”进行跟踪，归口业

务员进行催收，并将结果以书面形式反馈至财务销售会计处，将此项纳入交叉考核中（由财务考核提供至人事部，作为对该业务员的月底考核，体现在工资中）。

8.6对逾期超过3个月的，由销售部门负责以公司名义发出追账通知，逾期超过半年的，提请总经理审批后采取法律诉讼。

8.7发生销售退货、质量赔款等问题，按财务规定的方式处理（原财务已发出的“质量赔款的处理方式）

8.8建立应收票据台账（由资金核算组负责）

8.9每月月末，销售部门将次月收款计划报送至财务部，便于财务及时编制月度资金计划预算表。

8.10财务部销售核算组应于次月5日前提供一份当月“应收账款账龄明细表”，提

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交给销售部副总经理进行账款回收工作。

为了掌握客户的信用状况及往来情况，业务人员对于所有逾期应收账款，均应将未收款的理由，详细陈述于账龄分析表的备注栏上，以供

后期跟踪，否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时，业务人员应负责赔偿25%以上的金额。

8.11每年销售核算组对国内不正常客户进行实地对账（不正常客户：

指期账较长、收回难度较大），至少3家

8.12公司与客户之前货款及返利等款项，由公司直接与客户之间转账划拨，未在公司许可的前提下不得私自收取。

8.13发生逾期欠款、呆死账，根据销售部制度进行考核奖惩。

9、问题账款及坏账损失的管理

9.1业务人员访问客户时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议采取的措施，或视情况填写“坏账申请书”呈请批准。

9.2业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致我公司蒙受

损失时，业务人员应赔偿该笔损失的25%以上的金额。

9.3“坏账申请书”一式二份，有关客户的名称、负责人姓名、营业地址等信息均应一一填写清楚，并将申请理由的事实、收回的可能性等，做简明扼要的叙述，按流程批准后，连同相关取证资料转交财务部。

9.4财务建立坏账准备金制度，计提标准如下：

账龄

应收计提比例（

%）

其他应收计提比例（%）

一年以内

5.00

1-2年

10.00

2-3年

50.00

3年以上

100.00

10、例性对账管理

10.1财务例性对账管理，实行季度对账制，ERP系统（台账余额）=财务系统（应收账款+发出商品），对不相符的及时查清原因，以正确的方式进行处理。

10.2建立对账单档案，对已发出或已收回的对账单收集存档，作为后期诉讼资料等依

据。

第三章应付账款管理

11、定义

应付账款，是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付给供应商的款项，包括应付账款、应付票据、预付账款。

（供应商：

指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。

）

12、管理部门

公司应付账款的管理部门为供应部和财务部，财务部材料会计负责数据传递和信息反馈，供应部门负责供应商的联系和对账。

13、供应商资信管理方式

采购部（其他相关部门）在ERP系统中建立完整的供应商基础信息档案，由财务同步编码至财务软件系统中，材料会计确保ERP系统与财务系统客供应商编码的一致性，便于做好账目核对工作。

14、应付账款内部控制管理

14.1财务会计对采购订单、供应商发票、收料报告单进行审核，即“三单符合”审核后，制作记账凭证入账。

（三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同、采购订单、委托加工单等组

成的合同单据；第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成的发票单据；第三单“收料报告单”是指由ERP系统电脑出单、相关运输单据组成的收货单据。

）

14.2财务部在“三单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知采购

等部门，采购部等部门在1周内将问题查清楚并合理解决。

财务部应同时将所有三单不符的情况记录下来（建立台账），并定期跟踪和向财务经理（总监）发送汇报。

14.3采购等部门负责签订合同，合同中应当明确到票时间、付款时间等相关信息，并将其在付款单备注栏内标写，便于财务付款审核。

14.4每笔款项支付时，材料会计应认真审核，审核要点：

A、该供应商ERP系统往来余额与财务软件系统进行核对；B、按合同条款，款到发货、票到付款、货到付

款的条件审核支付；C、“三流一致”审核，指票、物、款相一致；D、发票数量、单

价、金额、单位名称是否与实际一致；E、其他异常情形；F、对审核过程中的相关异常情况应当进行记录台账，便于后期查阅。

14.5在ERP系统中申购，则付款也必须同步于ERP系统申请。

14.6应付款项支付以转账形式为主，避免使用现金支付。

14.7建立应付票据台账（由资金核算组负责）

14.8月末，材料会计冲销上月暂估入库，重新根据ERP系统中已入库未到票数据进行暂估入库，并建立暂估入库台账

第四章其他应收、应付款管理

15、定义

其他应收、应付款是指在生产经营活动的非购销业务中暂收或垫付形成的各种应收、暂付款项，包括公司应收的各种赔款、罚款、支付的各项押金、保证金、基建工程暂付款、替施工单位代垫款，以及向职工收取的各种垫付款项以及备用金项目等。

16、管理部门

16.1各部门负责人对其他应收、应付款承担领导责任，财务部资金核算组对其承担信息披露和监督清理的责任，相关业务经办人员对其承担直接责任。

16.2为保证责任落实，在初始借款凭证上落实具体责任人，确保每笔其他应收、应付款的形成责任到人。

16.3非经办人员对其他应收、应付款的清理工作时，其只承担相应的清理责任，不对

其承担直接责任。

17、其他应收、应付款内部控制管理

17.1支付审批程序：

按照《授权管理制度》执行。

17.2其他应收、应付款支付时必须取得真实、合法的单据和相关支付依据（单位签署的合同等）。

17.3为合理把握支付限额，财务部门在资金支付时，必须对资金支付的合理性参照相关合同、协议进行严格审查。

17.4备用金严格实行限额管理，切实保证“前账不清，后账不借”，每年12月底必

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须结清，次年1月份重新核定额度办理借款。

17.5在其他应收、应付款账龄的日常管理中，要防止有关债权超过法律规定的诉讼时效（期限为2年）

17.6财务部资金核算组根据其他应收、应付款的账面情况以及财务所能掌握的有关经

济事项向有关部门及个人进行通报，同时在工作例会上向财务负责人进行详实的汇报。

18、记录