总经理秘书岗位职责及工作内容.docx
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总经理秘书岗位说明书
岗位名称
总经理秘书
所在部门
总经办
岗位定员
1
直接上级
总经办主任
直接下级
---
职位编号
职系
职级
员工级
修订日期
所辖人员
本职：
负责公司层面的会议管理、计划管理、对重点工作进行督办，做好总经理的日常办公服务及出差行程安排。
岗位目标：
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
会议管理
工作任务
1、建立、完善会议管理制度
2、公司级会议的筹备及组织
3、做好会议记录，根据会议需要整理会议纪要并发布
4、对会议决议和布置的工作负责跟进督办，并及时向总经理汇报完成情况
职
责
二
职责表述：
计划管理
工作任务
1、建立、完善计划管理制度
2、负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知
3、负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理
4、协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解
职
责
三
职责表述：
文档管理
工作任务
1、集团下发的各类通知的宣贯及督办
2、总经理要求下发的各类通知的发布、存档
3、人事任命发布、存档
4、公司大事记资料存档
5、建立、完善文件管理规定
6、公司级文件格式及模板规范
职
责
四
职责表述：
总经理日常事务管理
工作任务
1、总经理日常工作事务安排
2、总经理出差行程安排（预订机票及酒店、联系预约人及接机人、准备差旅费及材料等）
3、总经理费用报销
4、总经理日常办公服务（茶水、加湿器、文件整理、工作提醒、来宾接待等）
5、总经理演讲报告及演示材料的制作
6、需总经理签批的各类文件整理、报批
7、总经理邮箱管理
职责五
职责表述：
总经理相关的外联事务沟通协调
岗位工作标准：
序号
工作内容
工作标准
年度工作
1
每年10-12月根据集团安排组织《年度经营计划研讨会》会务服务工作
及时、高效
2
每年12月-次年2月向集团提报次年年度经营计划及预算
及时、无误
3
每年1-2月份组织系统年会的外联事宜
细致、礼貌
4
每年10-12月份制作总经办次年预算
精确、合理
月度工作
7
每月5日前将公司月度工作计划与总结的制作及上报集团
及时、无误
8
月度经营分析会的通知、材料制作、组织召开、会议记录、督办汇报等
及时、高效
日常工作
9
总经理邮箱每日管理、每周反馈
每日查看、合理反馈
10
总经理办公服务及日程安排
细致、周到、
11
规范上报文件并报批
合规
12
工作流流转
及时
13
公文撰写、发布及存档
细致、齐全
14
公司级会议的组织、记录、督办及汇报
及时、负责
15
总经理出差行程安排及预订工作
及时、周到
16
更新行政督办表并发布
按时
17
总经理票据报销
细致、无误
18
外来拜访人员的接待及总经理指定人员的约见
礼貌
19
撰写总经理需要的有关报告、文件等
20
总经理交办的一切临时办公事务
权力：
1、对各部门上报文件有规范性的审核权
2、对总经理交办事项有跟踪督办权
3、对公司级工作计划有到期催收权及修改建议权
工作协作关系：
内部协调关系
与公司各部门进行业务协调及集团相关部门；
外部协调关系
与总经理及公司相关的合作单位；
任职资格：
教育水平
大学本科以上学历；
专业
文秘及管理类相关专业；
培训经历
秘书培训，公共关系、文书写作及行政管理培训等；
经验
1年以上相关工作经验；
知识
结构知识全面，了解基本管理、财务及法律方面知识，能迅速掌握与公司业务相关的各类知识，精通秘书知识，掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件，具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写作知识等；
技能技巧
具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的职业道德及高度的责任心等；
其它：
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、录音录像等
工作环境
办公室，间或出差；
工作时间特征
正常工作时间，偶尔加班；
所需记录文档
各类会议纪要、通知、发文、报告、材料、工作计划、工作总结等公司文件；
备注
本人签字：
日期：
部门经理签字：
日期：
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