商务主管岗位说明书.docx
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商务主管岗位说明书
商务主管岗位说明书
部门
商务部
职务
商务主管
工作隶属
商务部
工作汇报
销售副总
权限范围
协助业务部门完成销售合同的签订和跟踪合同的执行
职权超越
商务助理（专员）
晋升方向
经理
轮转岗位
采购主管
工作规范
收集本公司各类产品报价信息，建立报价信息系统；及时准确为业务和客户提供产品报价；准备合同、标书等文件资料；跟踪合同订单的执行，建立生产和销售、客户之间联络渠道，及时反馈产品信息。
岗位内容
1.主持商务部的日常工作及内部人员工作调配；
2.严格遵守公司合同订单跟踪流程，商务部各项工作流程；
3.负责对客户报价的审核工作；
4.负责销售合同的起草、签订及合同的登记工作；重要合同提请《合同评审小组》会审；
5.负责部门人员的培训工作，不断提高部门人员的专业素质和业务水平；
6.倡导队伍的创新和团队精神，提升公司销售市场的核心竞争能力；
7.对补充合同及客户增补的零配件，应收款项和补发产品、退货等按公司规定流程或合同的规定追踪，出现问题及时汇报、请示并处理；
8.及时、准确、全面地采集各类产品报价所需信息，按时做好业务报价，及时、准确地提供给业务人员和客户，并保管好信息载体；
9.负责投标项目的全过程，协调标书制作中技术、采购等部门配合工作，确定招投标的标的、完成招投标工作；
10.遵守保密规定及工作制度，防止泄密、差错和失误；
11.做到上传下达，下情上报工作，深入调查研究，了解掌握情况，发现问题及时向领导汇报；
12.执行公司保密制度，对违反保密规定的人员提报行政部处理。
考核标准
评价
因素
考核期间工作评价要点
评价尺度
优
良
中
可
差
勤勉
态度
A、出勤状况（迟到早退、事病假、加班、旷工等）。
B、对新工作环境适应性、积极学习态度。
C、尽职尽责、忠于职守，严守岗位。
D、自觉遵守公司各项规章制度，劳动纪律。
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
协调
沟通
A、工作规划、推动计划、实施能力。
B、人际关系方面，下属没有不满意或怨言。
C、部门之间、同事之间协调配合力。
D、提高团队凝聚力、激励员工士气。
5
4
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3
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1
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3
2
1
管理
监督
A、依下属能力和特长合理分配工作，开发其工作潜力。
B、善于放手让部下去工作，鼓励其乐于协作的精神。
C、十分注意现场的安全卫生和整理整顿工作。
D、妥善处理工作中的失误和临时追加的工作任务。
5
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3
2
1
5
4
3
2
1
督导
执行
A、对部下的过失勇于承担责任，并及时纠正。
B、严格履行岗位职责，积极改善工作方法和提高效率。
C、通过指导和培训，提高下属劳动技能和素质。
D、实事求是，敢于讲真话，揭示工作中问题和矛盾。
5
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3
2
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3
2
1
5
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3
2
1
5
4
3
2
1
工作
绩效
A、富有敬业精神，具有良好的职业道德。
B、工作方法正确，勤奋努力，合理有效利用时间和费用。
C、预期工作目标或计划达成情况，取得好的绩效。
D、汇报工作、总结内容，真实准确。
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
5
4
3
2
1
工作流程
工作区域
商务部报价员岗位说明书
部门
商务部
职务
报价员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
报价
职权超越
做合同，下单，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的报价，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份报价需达到准确，快速。
3．严格按照报价流程及岗位职责执行。
岗位职责
1负责所有区域的的报价。
做报价时需准确，快速。
2熟悉各区域的报价价格及相关供电局的规定。
3接到客户的图纸，能看懂报什么样的柜型，里面的元器件的型号/参数大小及技术要求。
进一步达到对我司产品及同行业产品的了解。
4熟悉我司常用元器件的价格及下浮点。
5对一份图纸不能出现少报,错报,多报,漏报等情况.
6随时了解市场情况。
7收到图纸先与业务员或客户沟通。
如图纸为非标柜、户外开闭所的尺寸、箱变、与别的厂家并柜的环网柜需与技术部沟通。
8报价之前需先编写报价编号（报价统计表里）；报价做好传给客户之前需与业务员沟通确认后，传真至客户并确认是否收到。
当日报完的价格需当日归档，“报价统计表”请及时登记，以便查询。
9如果客户图纸上的型号与我司常规型号不相同，需与业务员或客户沟通是否可以更改图纸型号；如果不可以，商务部可向采购部询价或自询价，确认价格并做好报价给客户。
另把所询元器的价格请登记到电脑里的“参考”里。
10如果报了价格需做合同，需把报价给到做合同人员。
11标准柜：
收到图纸当日且与业务员确认报价基准后4小时内报出，
12非标柜：
收到图纸及技术确定且与业务员联系确认报价基准后，6小时内报出一下
13须询价的开关柜或图纸上有须询价的元器件及箱变/低压柜；定后询到价格且与业务员报价基准后，2日内报出。
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现报价错误（如少报,错报,多报,漏报等情况）
0
1
2
3
5
B:
偶有报价错误，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上报价，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D:
二次以上报价，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因报价，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A:
报价，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B:
有延误，但不影响生产及客户要求，为非重要报价
0
1
2
3
5
C:
造成延误报价导至业务员或客户投诉。
0
1
2
3
5
D:
造成延误报价，影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E:
延误报价，造成客户丢失，导致公司经济损失。
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各产品型号的价格,
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C:
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D:
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
收到图纸→认真审图:
标准图由报价员自审,非图由技术员审→与业务员沟通价格→或与技术员沟通技术→做报价→报价单审批→发报价
单给客户及确认→做报价统计→报价单整理及归档→询价单整理及归档
工作区域
商务部
商务部合同员岗位说明书
部门
商务部
职务
合同员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
做合同
职权超越
报价,下单，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的合同，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份合同需达到准确，严谨,快速。
3．严格按照合同流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．负责所有区域的的合同及有关合同事宜联系函。
做合同时需认真，仔细,严谨,准确，快速。
2．熟悉各区域和每一个客户的价格及相关特殊要求规定。
3.接到业务员做合同的通知，了解客户需订购产品的型号,数量,要求,产品的交货期,付款方式等.
4.负责销售合同的起草和合同签订工作，以合同为先的原则，第一时间做好合同。
并做好合同相关资料的收集、整理、登记、存档工作。
5.做合同时需明确合同编号、签订日期并与业务员确认客户全称、价格、数量、品名、规格、型号、交货期、付款方式、是否含税。
做合同时附上一份我司的技术图纸请客户确认签字回传；图纸与订购内容需一致。
6.需及时跟进合同的签订情况并登记、存档。
7.做好合同由领导签批并盖章。
盖好章的合同和技术部出的图纸一起传给客户确认回传。
当天做的合同须催业务员或客户当天确认回传，以便下单。
8.如果客户所订购的产品为非标柜、户外箱、进口产品、断路器、箱变等都需要有订金。
9.客户确认回传的合同和图纸需仔细审查，如果有更改需与业务员或沟通，客户提出的特殊条款须上报领导。
10.把回传的合同和图纸给到下单人员。
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准
确
A:
未出现合同错误（如做错金额,数量,订购内容等情况）。
0
1
2
3
5
B:
偶有合同错误，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上合同，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
D:
二次以上合同，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因合同上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉。
0
1
2
3
5
时
效
A:
做合同，迅速，无延误。
0
1
2
3
5
B:
且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求。
0
1
2
3
5
C:
造成延误合同导至业务员或客户投诉。
0
1
2
3
5
D:
造成延误合同，影响订单丢失至后果严重。
0
1
2
3
5
E:
延误合同，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失。
0
1
2
3
5
技
能
A:
了解各产品型号的价格
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C:
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D:
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到做合同通知→编制合同编号→制作合同→请技术部出一次图给客户确认→确认合同和图纸客户是否收到→跟踪合同回传情况→回传的合同图纸交到下单员→我部门复印一份双方确认的合同→第二天把前一天的合同原件交到财务部→合同整理及归档
工作区域
商务部
商务部下单员岗位说明书
部门
商务部
职务
下单员
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
下单
职权超越
报价,合同，请车，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的下单，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份备货通知单需达到准确，,快速。
3．严格按照下单流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．1．负责所有区的下单及有关下单方面的更改联系函。
下单时需认真，仔细；准确，快速。
2．下单需注意客户的原图，确认图，技术要求，审图意见，合同，柜子的尺寸，眉头，铭牌，钣材，颜色。
3．下单之前先编写下单编号（备货单--货款）。
4．对回传来的合同及图纸需认真审查
5．做备货通知单时，连同备货申请单，发货单一起做出。
备货申请存档以备随时查询。
6．备货通知单所下的产品需与合同，确认图，技术要求一致。
7．备货时若有特殊的元件或附件，或元件货期较长，或合同货期紧急的，请技术部确定好技术后交采购部提前订购元件或钣金。
如果是货期紧急需在备货单上注明“加急”。
8．收集每一客户的技术要求及外观要求信息。
9．下完单的合同需及时交到合同员。
10．协助售后部整理售后服务信息，如接到业务员或客户的售后转交到售后部
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现下单错误（如下错数量,柜型，钣材，颜色等情况）
0
1
2
3
5
B:
偶有下单错误，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上下单，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D:
二次以上下单，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A:
做下单，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B:
且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求。
0
1
2
3
5
C:
造成延误下单，导至生产延误，货期交不上至业务员及客户投诉
0
1
2
3
5
D:
造成延误下单，影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E:
延误下单，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失。
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各产品型号的价格,
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C:
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D:
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档
商务部标书员岗位说明书
部门
商务部
职务
标书
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
标书
职权超越
报价,合同，请车，下单
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的标书，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份标书需达到准确，,快速,符合招标要求。
3．严格按照制作流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．接到招标书，先把标书认真的看一遍,了解里面什么时候开标,需投标什么内容;投标书的制作组成等
2.按照投标书的要求及格式制作商务标及报价，技术标由技术部制作;如果有保证金的，需按照标书上的要求填写保证金或银行保函。
3.如需相关部门配合的需找到投标小组成员。
4.制做标书人员需负责把标书做好，打印，签字，盖章，装订，密封，到标书寄出。
5.一定要按期交标书。
考核标准
评价因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现标书错误（如没有符合招标要求等情况）
0
1
2
3
5
B:
偶有标书错误，但不影响我司损失或至废标
0
1
2
3
5
B:
偶有标书错误，但影响我司损失或至废标
0
1
2
3
5
时效
A:
做标书，迅速，无延误
0
1
2
3
5
D:
造成延误标书，影响废标
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各产品型号的价格,
0
1
2
3
5
B:
了解各产品型号的用途
0
1
2
3
5
C:
了解各区域的市场情况
0
1
2
3
5
D:
了解各种柜型的报价算法
0
1
2
3
5
F:
了解各种柜型的铜排算法
0
1
2
3
5
团队精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到确认合同→编制下单单号→制作备货通知单→与客户确认眉头钣材颜色等→下发备货通知单给技术部→备货申请单自已留存→发货单给跟单人员→合同交到合同人员→备货申请单整理归档→整理客户技术要求及外观要求并归档
工作区域
商务部
商务部请车员岗位说明书
部门
商务部
职务
请车
工作隶属
销售部
工作汇报
商务主管
权限范围
请车
职权超越
报价,合同，下单，做标书
晋升方向
主管
轮转岗位
工作规范
1．负责所有区域的请车，如高压柜，低压柜，箱变
2．做每一份备货通知单需达到准确，,快速。
3．严格按照请车流程及岗位职责执行。
岗位职责
1．负责所有区域的请车。
2．先有跟单人员把需所当天发货的合同号交到请车员，请车员根据合同号把准确的收货人，地址，电话，运费，方数填写在请车单。
3.请好车后，打电话通知物流公司或司机什么时候到我司来装货。
4.了解什么样的货请什么样的车来装并随时了解物流行业情况。
5.跟踪货物情况即时通知业务员或客户。
考核标准
评价
因数
考核期间工作评价要点
扣分尺度
优
良
中
可
差
准确
A:
未出现请车错误（如体积算错,运费算错,地址填错等情况）
0
1
2
3
5
B:
偶有请车原因，但不影响我司损失或客户投诉。
0
1
2
3
5
C:
一次以上请车，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户
0
1
2
3
5
D:
二次以上请车，出现同一种错误，影响我司经济损失及客户。
0
1
2
3
5
E:
因下单上原因，造成重大经济损失或延误交期或客户投诉
0
1
2
3
5
时效
A:
做请车，迅速，无延误
0
1
2
3
5
B:
且有延误，但时间短，不影响生产及客户要求。
0
1
2
3
5
C:
造成延误请车，导至客户延误接收货物;业务员及客户投诉
0
1
2
3
5
D:
造成延误请车，影响订单丢失至后果严重
0
1
2
3
5
E:
延误请车，做造成客户丢失及影响我司商誉及我司经济损失。
0
1
2
3
5
技能
A:
了解各地方的运费情况
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
0
1
2
3
5
团队
精神
0
1
2
3
5
工作流程
接到请车单→通知物流公司或司机→与物流公司沟通运费及送货等→填好请车单→在统计请车单里做好记录→跟踪货物情况→跟物流公司及司机对账→把一个月的单据交到财务部
工作区域
商务部
升级会员 