供应商管理手册52169.docx
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供应商管理手册52169
受控状态
受控
分发编号
文件编号：
ZG/YC33000030-2012
供应商管理手册
（A版）
编制：
米购部审核：
吴凯批准：
陈宁斌
广西玉柴机器股份有限公司
1.目的
2.适用范围1
3.引用文件1
4.术语1
5.配套原则2
6.业务流程
6.1供应商布点流程3
6.2新品开发流程4
6.3供应商重大变更管理流程6
6.4采购计划及订单流程7
6.5产品验收及不合格品控制流程8
6.6供应商质量索赔流程9
6.7供应商质量改进流程11
6.8供应商召见管理流程12
6.9供应商业绩评价及供货份额调整流程13
6.10供应商停装/复装流程14
6.11物料贮存管理流程15
6.12商务及付款流程16
6.13供应商淘汰（退出）17
7.附件
7.1采购配套管理规范18
7.2供应商服务人员管理规定25
1目的
为了便于供应商了解、掌握与供应商有关的业务流程要求，有效执行相关业务流程,特编制本手册。
2适用范围
本手册适用于进入玉柴供应商开发程序的供应商及现有合格供应商
3引用文件
3.1QG/YC33000003（k）《采购件布点和试制管理办法》
3.2QG/YC37000034（Q《零部件质量开发管理办法》
3.3QG/YC33000005《采购计划管理办法》
3.4QG/YC25000025《不合格品控制程序》
3.5QG/YC33200017（K）《玉柴产品质量保修责任索赔管理规定》
3.6QG/YC33000002《采购部质量监控及故障闭环管理办法》
3.7QG/YC33000009（Q《供应商综合评价管理办法》
4术语
4.1供应商布点
选择供应商参与新产品开发或成熟产品新供应商开发的过程
4.2供应商召见
由于供应商产品质量出现严重状况（如产品质量异常波动/严重/恶性质量故障/重要质量整改无效/多次重复出现低级质量问题），供应商领导被要求到玉柴进行质量汇报和整改商谈的管理行为。
4.3供应商计划
即预测需求计划，是根据销售预测订单通过跑MRFW出的需求活单并结合历史消耗量、现有库存而模拟出后续预测需求的计划,是供应商提前生产或储备的参考依据。
4.4采购订单
由玉柴股司采购部正式给供应商下达且必须要按时交付完成的订单，为供应商正式发货订单。
4.5新品试制订单
是指新发图纸首轮、二轮试制样品订单。
扩能试制订单是指为满足产能需要而扩点开发的首轮、二轮试制件订单。
4.6通用常用件（常备件）
是指每周或每月都有装机需求的零部件。
包括状态定型或未定型的零部件。
4.7玉柴库存
是指在玉柴股司SAP系统可以查询得到的库存。
供应商库存是指在供应商生产工厂内部的成品、半成品、毛坯以及在玉柴周边租用仓库临时存放的库存。
5配套原则
5.1注重国际化、行业最优化、发展持续化;
5.2企业文化相通
5.3公平、公正、长期合作
5.4优质优供、优胜劣汰
6业务流程
责任
流程说明
工程研究院/
产品应用开
发部
工程研究院/产品应用开发部向采购部提供产品图样、工程规范等技术文件和新产品采购件清单。
采购部
布点原则：
（1）伸发谁受益；
（2）优先
选择现有供应商，选择顺序：
故略供应商
—核心供应商优秀供应商重要供应商’
获得ISO/TS16949质量管理体系认证的
供应商'。
（3）同一系列同类零部件供应商
数量控制在2家以内，最多不能超过3家。
品质工程部/
工程研究院/
产品应用开
发部/采购部
布点原则：
（1）“2+1”原则；
（2）优先选择现有供应商，选择顺序：
战略供应商核心供应商'r优秀供应商'r重要供皿获得ISO/TS16949质量管理体系认证的供应商。
质量部/工程
研究院/产品
应用开发部/
采购部
品质工程部牵头，技术、质量、米购部门参与成立审核小组对潜在供应商进行现场审核。
供应商
按照产品图样、技术条件、联合开发协议
进行过程开发，并按节点向玉柴提供样件
和PPA以件等资料（详见“新品开发流程”）
采购部
（1）获得生广件批准的供应商'按机型建立
新品供应商利益保护名单，利益保护期3
年（从新品供应商选定起）；
（2）保护期内供应商供货份额得到确保；
（3）在保护期内，如供应商产品质量、交
货、成本不能满足要求，则对供应商进行
警示，并限期整改。
经整改达到要求，继续维持供应商利益保护期限；如果整改无效，则取消供应商利益保护资格（从新品供应商利益保护名单中剔除）。
供应商'选择
V
签订联合开发
协议
V
零部件设计
V
制7E开发计划
1F
产品过程开发
及样件提供
V
样件检验
V
样件验证
■，
责任
流程说明
品质工程部/
工程研究院/
产品应用开
发部/采购部
采购部组织品质工程部/工程研究院/产品应用开发部按照“6.1供应商布点流程”选择供应商。
采购部
供应商
米购部与供应商签订〈〈联合开发协议》。
工程研究院/
产品应用开
发部/供应商
1、工程研究院进行零部件的设计。
2、对丁有设U贝任的供应商'，供应商'根据玉柴的需要，与玉柴工程研究院产品应用开发部进行零部件的联合设计开发，开发联合开发协议。
工程研究院/
品质工程部
1、工程研究院/产品应用开发部负责制定零部件质量开发计划；
2、品质工程部根据项目主计划及零部件
质量开发计划，制定零部件过程开发计
戈|J。
供应商
供应商按照〈〈联合开发协议》的约定，组织产品过程开发，按节点提供样件和过程开发材料。
供应商
质量部
1、供应商'负责提供全项目/性能检验报
告，并将报告与零件进行一一对应编号区分。
2、质量部负责零部件的全项目/性能检
验。
发动机厂/工程研究院/供应商
1、发动机厂负责样机零部件的装配验证。
2、工程研究院负责零部件的专项试验和定型试验。
3、供听负责按照〈〈联合开发协议》进行相应的专项试验，提供相应的试验报
告。
责任
流程说明
工程研究院
工程研究院实验室负责整机验证。
供应商
1、采购部把检验/验证过程中发生的零部件1可题反馈供应商。
2、供应商'对质里1可题进行原因分析，米取
E措施，按照限期整改闭环，并提供整改报告和整改后样件。
供应商/品质
工程部
1、供听按照〈〈联合开发协议》要求，向
品质工程部提供全套PPA以件。
2、品质工程部办理供应商零部件生广■件
批准手续，并向供应商反馈生产件批准结果。
责任
流程说明
供应商
供应商'发生以下变更，必须向玉柴米购部
提出书面申请：
1、广品设计变更（包括主要零部件、材料、
外观等）；
2、生广工艺变更；
3、生产场地变更；
4、主要二级供应商变更。
采购部
米购部SQ%理受理供皿申请，并走OA
流程办理审批手续。
玉柴职能部
门
玉柴职能部门对供应商变更申请进行审批
采购部
米购部把审批结果回复供应商'。
供应商
供应商'按照审批结果执行。
责任
流程说明
销售公司
销售公司在每月25日提供后三个月的销售
预测计划，每月5日、15日分别提供后三旬的销售预测计划。
采购部
将销售公司的预测扣掉子公司装机需求及
预测已下订单机型后，录入SAP系统得出股司零部件预测未下单需求，结合前三个月装
机历史，扣减现有库存及已下单需求，编制后三月供应商预测计划，按系统配额分配给各供皿，经审批后发布。
通常在每月的
29日、9日及19日发布供应冏U戈
供应商
供应商在3天内对预测计划进行确认，并对
不能按预测进行供货的或对存在的问题通过玉柴HSP供应商门户进行反馈。
采购部
小批量零件，按预测需求下达米购订单。
批量采购件，当库存结余低于订购点时按SAP系统设定的采购批量下达采购订单。
供应商
供应商及时对米购订单进行确认，并在玉柴
HSP供应商门户填报供货进度。
采购员
米购员对米购订单进行监控，对不能按要求进行供货的供应商取消采购订单，将订单调整到其它有能力的供应商。
供应商
供应商在送货的当天或前一天创建和打印送货传票。
供应商
供应商按米购订单凭送货传票送货入库。
责任
流程说明
仓储公司
供应商来货后，仓管员根据传票信息对货
物进行清点核对，并挂"待检”标识牌，
并将来货数量、批次等信息录入SAP系统。
仓储公司
在QAS质检系统上创建报检单。
质量部
根据零部件抽样管理办法，对应抽取检验样件。
质量部
对抽取的样件进行检验，将检验数据录入
QAS系统，并做出检验结论。
质量部、采购部、工程研究院、产品应用
开发部
根据检验数据启动不合格品评审裁定流程，并做出评审结论。
采购部、仓储
公司、供应商
1、米购部组织供皿进行挑选返工，并
对供应商返工情况进行监督和确认；
2、挑选返工完成，并经米购部确认后，
仓管员在QA涝艮复检。
采购部、
仓储公司、供
应商
1、对于检验评审结论为合格、让步接收的产品，仓管员挂标识待领用；
2、对于评审结论为拒收的产品，挂红牌，并办理退货手续退货处理。
责任
流程说明
玉柴服务站
玉柴服务站把故障信息维护到YCSS系统
中。
客户服务中
心
客户服务中心对故障信息进行分析，初步判定故障责任，并提交责任单位（玉柴各工厂/供应商）确认。
供应商
1、供听登陆＜供应商质量管理系统＞,并在5个工作日内，根据故障信息对故障贝任进行确认。
超过5个工作日既不确认也不申请仲裁的，视为默认。
2、如对故障责任初判结论有异议的，应在
确认期限内通过＜供^商质量管理系统＞阐述异议（理由应可能详细），向玉柴提出仲裁申请。
质量部
1、质重部对责任单位提交的仲裁申请进仃
裁iTE,并将初裁i结果提交页任单位。
2、鉴于主机厂服务信息的特殊性，不支持以信息不全为由的仲裁申请。
供应商
供应商在5个工作日内，初裁结论进行确认。
超过5个工作日既不确认也不申请仲裁的，视为默认。
如对初裁结论有异议，应在5个工作日内通过＜供应商质里首理系统〉提出终裁申请。
质量部
质量部对供应商提交的终裁申请进行裁定。
采购部
米购部根据供应商'认可/默认结果或质量部仲裁结果执行索赔。
流程图
责任
流程说明
故障信息维护
玉柴各工厂/
各子公司
玉柴各工厂/各子公司把故障信息维护到
QAS系统中，并判定故障责任。
T
采购部/供应商
1、玉柴各子公司提交故障信息，由供应商
登陆＜供皿质量管理系统＞，在5个工作日内进行故障责任确认。
超过5个工作日
既不确认也不申请仲裁的，视为默认。
如
对故障责任初判结论有异议的，应在确认期限内通过＜供听质量管理系统＞阐述异议（理由应可能详细），向玉柴提出仲裁申请。
2、玉柴总部各工厂提交的故障信息，由米购部进行故障责任确认。
责任确认
＜
认可/默认
1
＞
有异议
f
质量部
质量部对责任单位提交的仲裁申请进行裁定，并将初裁结果提交责任单位。
仲裁
1
F
采购部
米购部根据供应商'认可/默认结果或质量部仲裁结果执行索赔。
—►
执行索赔
责任
流程说明
采购部
收集来自QAS质量系统、各单位或部门的供应商质量故障信息。
采购部
对故障信息进行分析、归纳、处置。
供应商
供听接收到玉柴反馈的信息，作进一步，
找出原因。
供应商
供应商针对找出的原因，提出改进措施，并提交玉柴。
玉柴相关部
门
对供应商的措施进行确认，对整改效果进行验证。
玉柴相关部
门
通过验证，如改有效，对措施进行固化到相关技术文件中；如整改无效或不彻底，再次反馈供应商改。
责任
流程说明
米购部质量
部品质工程
部工程研究
院等
根据质量问题的严重程度，提出召见供应商领导级别（董事长总经理技术质量副
总总工质量部长等），以及召见资料准备、时间等要求。
米购部质量
部品质工程
部工程研究
院等
根据召见要求，将质量问题、召见时间、
地点等信息要求发函通知供应商。
玉柴、供应商
1、供应商针对玉柴反馈的质量问题组织
讨论，从人、机、料、法、环等方面对质量问题进行分析，并根据要求整理汇报材料；
2、玉柴召见部门对质量问题等进行统计分析，并整理会议资料。
米购部质量
部品质工程
部工程研究
院等
召见部门组织供应商召见会；
召见部门、供
应商
根据会议纪要工作要求以及时间节点，对各项工作进行落实；
召见部门、供
应商
对质量问题整改情况及效果进行跟踪验证
召见部门
1、对整改有效的质重1可题做闭环处理；
2、对于整改无效的供应商再次实施召见。
责任
流程说明
采购部
1、米购部从技术、质量、响应、交货、成本、环境、社会责任方面对供应商进行综合评价。
2、根据评价结果，确定合格供应商资格，对供应商进行分类。
3、依据评价结果，确定年度优秀供应商。
采购部
米购部根据供应商年度综合评价结果和供应商'供货能力确定供应商'年度供货份额。
采购部
米购部对供应商产品质量和交付情况进行月度评价。
采购部
米购部根据供应商月度评价结果、质量情
况对供应商供货份额进行动态调整：
1、对表现差的供应商，削减其供货比例
30%〜100%。
2、所调减的份额分配给问类其它供应商。
责任
流程说明
采购部、质量部、
品质工程部等
接收来自QAS质量系统、各单位或部门发出的供应商质量故障信息或故障件。
采购部、质量部、
品质工程部等
对故障信息或故障件进行分析。
采购部、质量部、
品质工程部等
根据〈〈供应商'综台管理办法》或其它要求，
对符合停装条件的下发停装通知
采购部
对库存件退货，同时反馈供应商'改进
供应商
供皿对询问题进行分析整改，并向玉
柴采购部提交整改报告和整改件。
采购部
组织对供听的措施、整改件进行效果验证。
如整改无效或不彻底，再次反馈供应商改。
玉柴相关部门
经验证供应商存在1可题得到有效整改，停装通知下达部门办理复装手续，并下达复装通知。
采购部
米购部向供应商下达米购订单。
供应商
供应商按照采购订单要求供货。
仓储公司
仓储公司负责做好米购物料的贮存管理：
1、物料按供应商、按物料、按批次分区存放，并进行标识。
2、物料存放方式（存放器具、堆放局度等）、符合仓库管理制度要求。
3、物料存放环境（温度、湿度等）符合物料对贮存条件的要求。
4、定期检查库存物资的质量状况和库龄情况，发现质量发生变化或库龄接近贮存期限的物资及时报告采购部处理。
仓储公司
仓储公司根据工厂生产需求按照以下原则
发料：
1、先进先出原则（不包括技术质量文件指
定供应商的情况）
2、采购份额原则（按采购份额比例发料）
采购部
供应商
1、对于米购部组织质量发生变化或库龄
超出贮存期限的物料，由采购部组织相关部门评审、处理。
2、供听根据评审处理要求，配合完成相应的处置工作，承担相应的积压责任。
责任
流程说明
采购部
供应商
1、米购部（商务价格科）与供应商进行商务谈判。
采购部
供应商
1、米购部（SQS管理科）组织供应商签订质量协议；
2、米购部（商务价格科）组织供应商签订采购合同。
供应商
供应商按照米购订单要求供货。
仓储公司
仓储公司负责供应商所供产品的验收上
帐：
1、标准采购产品经进货检验合格即可验收上帐。
2、奇售米购广叩何■发料使用后才验收上帐。
采购部
财务部
1、按照合同约定，对达到账龄的货款，采
购部项财务部提出付款申请。
2、财务部向供应商支付货款。
责任
流程说明
采购部
供应商出现以下情况之一，由米购部提出供应商'淘汰（包括品质淘汰和供应商'淘汰）提议：
1、供应商'经营困难（财务困难、管理/、香等），无法维持正常的业务关系；
2、供应商停止供货一年以上；
3、供应商在技术、质量、价格、交付、服务等方面缺乏竞争优势；
4、年度供应商综合评价被评为不合格供应商；
5、其它原因导致供应商与玉柴合作关系破裂。
采购委员会
米购委员会对供应商淘汰提议进行审议和批准。
采购部
米购部对淘汰供应商予以公告并更新米购信息系统。
7.1采购配套管理规范
7.1采购订单管理要求7.1.1供应商计划
7.1.1.1供应商计划分月度计划和旬计划，月度按3个月滚动，每月26日至29日间发布,旬按上中下3旬滚动，下旬与月度合并发布,每月8日、18日发布。
7.1.1.2玉柴股司采购部根据销售提供的1+2个月度滚动预测计划和三旬预测计划，参考
历史消耗数、技术状态，扣除现有库存和未活采购订单，编制滚动1+2个月的供应商计划
或三旬供应商计划（即预计采购量）。
7.1.1.3玉柴股司采购部发布的供应商计划仅是在股司装机机型需求和子公司委托股司采购物料的需求，其它子公司的预测需求计划由各子公司自行下达。
7.1.1.4厦门玉柴的供应商计划由厦门玉柴公司提交给玉柴股司采购部，由股司采购部给供应商单独下达。
7.1.1.5供应商计划是提供给供应商做提前生产准备，是预测需求，不是正式采购订单。
7.1.1.6供应商接到供应商计划后，要求在4天内对第一个月及后续2个月的预测需求进行供货能力满足性评估，并把经销售主管签字的评估结果通过供应商门户网站反馈给采购
部主管采购员。
供应商要落实：
A/供应商要落实物料单日最大产能和每月的有效工作天数，计算出月最大产量。
B/供应商要落实月综合生产量是多少，即在多物料交义生产、调线影响情况下计算出月生产量。
C/供应商要落实为玉柴预留的月综合生产量是多少。
D/供应商根据月最大产量、综合生产量与玉柴预测需求做对比后,评估是否满足玉柴需求。
E/对不能满足的月份，供应商要调整生产计划或提前储备或增加设备投入或增加人力资源投入等措施来满足。
7.1.1.7玉柴采购员收到供应商能力评估反馈后进行满足性确认，如不能满足：
第一种情况，调整给有能力的其它供应商生产供货。
第二种情况，继续要求原有供应商供货，供应商接到必须要确保要求后，重新研究落实，采取有效措施保证，并重新确认回复。
7.1.1.8供应商要参考玉柴股司供应商计划和玉柴各子公司供应商计划对市场做需求分
析，提前准备好原材料、毛坯或半成品，月需求超过200件通用常用件随时保持至少两周
需求量成品库存，月需求少于200件通用常用件随时保持有1个月需求量成品库存。
7.1.1.9玉柴股司采购部每天滚动在供应商门户网站提供在玉柴股司库存三级报警信息，供应商要根据报警级别采取相应响应速度和措施。
7.1.1.10供应商每3天必须把排产情况和库存情况通过供应商门户网站或邮件、传真反馈给采购部主管采购员，以便对库存进行监控和生产调整。
7.1.2采购订单
7.1.2.1通用常用件采购订单是依据实际库存低于订购点库存时启动订单下达，高价值
件、试制件、特定机型专用件、不常用件是依据实际需求下达，下达分几种类型，即月度采购订单、旬采购订单和日常滚动采购订单，月度采购订单在每月26日至28日下达，旬
采购订单在每月上旬（8日）和中旬（18日）下达，日常滚动采购订单在每天滚动检查下达。
7.1.2.2所有的采购订单均在玉柴供应商门户网站下达，除玉柴非正式供应商的零星采购
订单外。
7.1.2.3供应商要有专人负责玉柴采购订单的接收、回复工作，每天两次（上午和下午）登陆玉柴供应商门户网站查看采购订单信息。
7.1.2.4接到采购订单后，要求供应商对每一单采购订单进行供货评审，并在2天内在供应商门户网站《采购订单跟踪表》里答复、维护交付进度。
7.1.2.5通用常用件的采购订单为供应商正式发货订单，不是才安排生产订单，要求供应
商接到订单后在5天内发出货物。
广西区内供应商要求7天内送到玉柴指定仓库，区外供应商要求10天内送到玉柴指定仓库。
7.1.2.6送货传票一经打印就表示该订单开始交付发运，请谨慎打印，但零部件一经启动发运必须在当天打印送货传票，以便采购员对订单跟踪监控。
7.1.2.7货物发出后，当天或第二天在供应商门户网站＜采购订单＞里更新维护交付进度，再把汇总活单以传真或在供应商门户网站以邮件形式告知发出货物的品种、型号、数量以及承运车辆、司机和联系电话或空运的航班号、铁路车次号及其包裹单号等，紧急需求的订单在1个小时内电话告知玉柴相应采购员。
7.1.2.8供应商的销售人员要对货物运输进行全过程跟踪，随时给采购员通报在途情况，直至送到玉柴指定仓库。
7.1.2.9根据双方确定的配套关系，供应商必须要按时完成所有采购订单交付，不得随意拒绝采购订单执行。
7.1.2.10供应商要严格按照玉柴有关规定执行，如包装标识批次管理、14种零部件要上
传检验数据、传票打印、随货提供出厂检验报告等。
7.1.2.11如供应商提供的零部件经玉柴进货检验不合格评审拒收或现场装机有质量问题不能使用，责任供应商必须以最快速度补货，重新提供合格零部件。
7.1.3零星采购
7.1.3.1依需求信息，从指定供应商采购。
7.1.3.2零星采购订单下达主要是以书面传真形式发送，如在玉柴供应商门户网站开通登录权限的即在供应商门户网站发布。
7.1.3.3零星采购供应商在接到玉柴有关单位，如工程研究院、应用开发部、质量部、品质工程部、采购部的需求信息后就要按双方约定的技术状态和需求数量开始安排生产或备货。
7.1.3.4同时按玉柴提供格式报价,在双方协商供货价格期间,不得以价格未定为由停止或暂缓生产，以免影响最终按时交付。
7.1.3.5供应商要按照双方约定时间交付，每周主动通报两次生产和供货进度。
7.1.3.6供应商要按照玉柴提供的有关规定，做好零部件标识、包装，打印送货传票，随货提供出厂检验报告等。
7.1.3.7如发现所供的零部件不符合双方技术约定或有其它瑕疵不能使用，供应商有责任配合并在最短时间内给予更换符合要求的零部件。
7.1.3.8按照玉柴股司采购部通知，按时开出增值税发票，以便及时报账。
7.1.3.9对零星采购的供应商，采购员要及时督促供应商与价格商务科签订供货合同协议,并在签订供货合同后才能申请相关付款手续。
7.1.4新品订单
7.1.4.1新品采购分产能扩点样品采购订单和全新图纸首轮、二轮试制样品采购订单，此部分采购订单在SAP系统有专门识别。
7.1.4.2供应商接到新品图纸后在2天内进行开发评审，主要评审图纸完整性、技术工艺可行性、以及初步产出进度，按V玉柴新品开发评审表＞格式给予回复。
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