建设项目资料管理工作流程.docx
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建设项目资料管理工作流程
建设项目资料管理工作流程
1、资料收集
（1）整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件，包括立项、可研报告、评估、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。
（2）文件材料来源：
1）公司各部门发文、批文；
2）分部各部门发文；
3）政府部门发文、批文；
4）工程部内部形成的文件材料；
5）与工程部相关单位联系的各种文件材料；
6）工程部执行、办理的外来文件材料；
7）其它
2、资料分类
文件材料分类及内容根据工程部实际情况，对需要归档保存的文件材料可分为以下两类：
（1）文书类资料：
公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性的发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。
（2）技术类资料：
工程部（建设）、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料。
技术类文件材料可划分为：
基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。
3、资料管理要求
（1）文件材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。
（2）文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。
字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。
（3）文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸统一折叠成A4幅面，内折外翻图标。
卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，时间顺序编排，一个工程要在一起立卷，如果资料多（每卷一般不超过4cm），可立数卷。
（4）内业管理人员应保证经办文件的系统完整（文件中的各种附件一律不准抽存）。
内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理、归档保存。
（5）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
竣工验收归档文件套数规定为三套，一套由工程部保管、一套（原件）移交采购人档案馆、一套由公司保管。
（6）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
4、资料管理职责
（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
（2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
（3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
（4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。
（5）在工程完工后20日内在提交验收资料前应提请采购人档案管理部门对工程档案、资料进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
在工程完工后30天内将正确、完整的工程竣工验收资料提交给采购人。
（6）工程竣工验收后30日内，向采购人档案馆移交一套符合规定的工程档案。
5、资料借阅及销毁
（1）建立查阅、借阅登记制度，公司人员调档查阅，必须由内业管理人员统一进行登记。
外单位人员查阅文档，必须经部门经理批准。
（2）需借阅文件的人员，应填写“文件借阅单”，并经部门经理批准，借阅者应在7天内归还，逾期不还由内业管理员收回，原件原则上不得外借，以防止丢失或损坏。
（3）文件作废时，由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位/部门，并将已发放文件全部收回作废。
（4）为避免的文件积压，业内技术管理人员需要定期清理文件材料，将过期或无保存价值的文件进行剔除和销毁。
6、信息管理措施
信息是工程建设三大监控目标实现的基础，是决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是做好协调组织工作的重要媒介。
信息管理是工程建设中的重要组成部份，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。
本工程既涉及到众多的承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的；因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，确保信息资料收集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才能有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。
我公司通过ISO9001质量体系认证工作，从文件体系中就涵盖了信息管理和资料管理，而且对信息资料管理有了明确、规范的管理制度和方法。
我公司在大型建设项目建设项目信息管理工作中拥有广泛的经验，这使我们能帮助承包商同业主、各级政府机关等单位保持联络，保证向业主等部门提交的各种文件形式符合要求，对业主提出的任何要求我们能做出恰如其分、令人满意的回答。
从信息收集上来区分，信息管理将由施工前期信息收集，施工中信息收集和竣工交验后信息收集整理三部分组成。
（1）信息管理的主要任务
1）及时与业主沟通信息，使业主了解项目进展情况；
2）工程建设中出现的影响项目目标的问题，及时通过信息传递，报告业主；
3）超出合同约定的各种变更，均应得到业主的批准指令；
4）定期向业主书面报告（监理月报或周报）项目三大目标的执行情况；
5）建立工程会议制度；
6）督促承包商整理工程技术资料；组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，处理工程技术、经济、管理；以及材料物资供应、管理等方面的信息。
（2）信息管理的主要内容
1）信息收集
a、建设前期要收集信息；
b、施工图设计阶段信息收集；
c、招投标合同文件及有关资料的收集；
d、施工过程中的信息收集；
e、工程竣工阶段的信息收集。
2）信息的加工处理
a、根据投资控制信息，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示；
b、依据质量控制信息，对工程设计质量进行指示；
c、依据进度控制信息，对设计进度进行指示。
3）信息的检索和传递
我公司计划在项目部设置专职信息管理员，采用计算机进行信息分类，
以便快速检索和传递。
提高信息的使用效率。
4）信息的使用
信息通过有条件共享，以便更好的进行投资、进度、质量控制以及合同管理。
（3）信息管理的主要方法
1）建立计算机信息动态管理系统进行信息管理
公司根据项目进展的需要，配置足够的计算机及网络传输设备，配置足够的计算机专业人才。
项目部运用计算机进行文档管理，基本实现信息管理自动化。
我公司目前已经建立公司内部的信息库和网络平台，使公司各部之间、公司与各项目机构之间通过网络平台确保信息畅通，资源共享。
2）通过建立完善的信息、档案管理制度进行信息管理
设置专职资料档案管理人员，负责项目档案资料的收集、编目、分类、整理、归档。
资料归档管理按国家档案管理制度执行。
3）建立文件传递程序、搜集和整理制度进行信息管理
在文件编制、编号、登记、收发制度上，有明确的规定的，力求做到体系化、规范化、标准化。
信息搜集内容应包括必要的录相、摄影、音响等信息资料，重要部分刻盘保存。
及时准确地收集、传递、反馈各类工程信息；审核原始工程信息的真实性、可靠性、准确性和完整性。
4）通过会议制度进行信息管理
注意会议信息的收集，会议纪要按有关规定的要求存档。
（4）信息管理制度
1）确定信息传输流程
为了保证工作顺利进行，使信息在工程项目管理的上下级之间、内部组织与外部环境之间流动，在第一次工地会议上，项目将明确工程项目信息传递程序，对各种类型的信息的传递过程项目部以发文的形式传达到与项目有关的各方。
从信息结构图及其关系看到，在施工中我们将派专业工程师和信息管理工程师进行信息方面的管理工作，每月定期收集国家、建委等上级主管部门发布的信息，对于新规范、新标准必须贯彻到施工阶段中去，防止失效的规范、标准及建材用到本工程项目中去，从而影响工程质量甚至使业主造成不必要的损失。
在施工准备阶段将做好与设计阶段的信息衔接，同时，我们会及时收集政府各部门和业主对本工程的所有回复、批示、要点等，落实并细化到工程中去。
在工程保养阶段，我们将继续密切跟进信息管理方面的工作，做到有始有终。
同时在项目部内部亦通过组织各标段驻地学习明确各项管理制度，例如组所有指令均须经总工程师签发，人员只能按照总监制定的岗位职责权限为承包单位签认各种检查签证。
2）信息管理组织制度
本工程机构内建立健全的信息管理制度并明确机构内各监理人员的分工职责，并且责任落实到个人。
a、信息管理人员负责工程施工信息收集、整理、保管。
b、总监理工程师组织定期工地会议或监理工作会议，监理信息管理人员负责整理会议纪录。
c、专业工程师定期或不定期检查承包商的原材料、构配件、设备的质量状态以及工程实物量和工程质量的验收签认。
d、专业工程师督促检查承包商及时整理施工技术文件。
e、随时向工程师报告工作，并准确及时提供有关资料。
f、每天填写监理日志，如实记录施工情况；每周召开工程例会，及时作出会议纪要；针对专项问题召开的会议作出专项纪要；对调查处理性的问题整理出专题资料。
g、对在监理过程中应形成的各类监理控制资料（如各类报验单）做出及时掌握，并检查其规范性、完整性。
h、建立计算机辅助管理系统，利用计算机进行辅助管理，对各类施工与监理信息有选择地进行输入、整理、储存与分析，提供评估、筹划与决策依据，为提高监理工作地质量和效率服务。
i、做好各项监理资料的日常管理工作，逐步形成完整的监理档案，在内容和形式、在质量和数量上都达到有关规定的要求实施。
3）通过建立计算机网络管理系统进行信息管理
为此我公司将在本项目监理工作中采用计算机辅助信息管理，并利用公司的局域网，使监理项目部与公司实现信息共享，从而提高工作效率和管理水平。
微机的应用使监理工作在一定程序上更加规范化、程序化，绝大部分监理文件均放于计算机中，纳入信息管理系统，统一分类、编号、查询，调档十分方便，
提高了文件、资料管理的自动化程序。
定期报送业主内容全面、装帧精美的文件，使业主能够及时全面了解工程进展情况，增强业主对监理方的信任。
4）系统的信息收集、检索及传递程序进行信息管理
在工程建设过程中自始至终都在产生大量信息，监理工作中的信息不但量大，而且分类复杂，利用计算机进行项目管理，是现代项目管理的必须手段。
5）信息的加工整理
为了有效地控制工程建设的投资、进度和质量目标，在全面、系统收集信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。
通过对信息资料的加工整理，一方面可以掌握工程建设实施过程中各方面的进展情况；另一方面借助计算机监理软件预测工程建设未来的进展状况，从而为工程师作出正确的决策提供可靠的依据。
在建设项目的施工过程中，工程师加工整理的监理信息主要有以下几个方面：
a、工程程施工进展情况：
工程师每月、每季度都要对工程进展进行分析对比并作出综合评价，包括当月（季）整个工程各方面实际完成量，实际完成数量与合同规定的计划数量之间的比较。
如果某些工作的进度拖后，分析其原因、存在的主要困难和问题，并提出解决问题的建议。
b、工程质量情况与问题：
工程师系统地将当月（季）施工过程中各种质量情况在月报（季报）中进行归纳和评价，包括现场检查中发现的各种问题、施工中出现的重大事故，对各种情况、问题、事故的处理意见。
如有必要的话，可定期印发专门的质量情况报告。
c、工程结算情况：
工程价款结算一般按月进行。
工程师对投资耗费情况进行统计分析，在统计分析的基础上作一些短期预测，以便为业主在组织资金方面的决策提供可靠依据。
d、施工索赔情况：
在工程施工过程中，由于业主的原因或外界客观条件的影响使承包单位遭受损失，承包单位提出索赔；或由于承包单位违约使工程蒙受损失，业主提出索赔，监理工程师提出索赔处理意见。
6）信息的存储、检索和传递
为了便于管理和使用信息，在组织内部建立完善的信息资料存储制度，将各种资料按不同的类别，进行详细的登录、存放和放入计算机信息库。
无论是存储在档案库还是存储在计算机中的信息资料，为了查找方便，在建库时拟定一套科学的查找方法和手段，做好分类编目工作。
完善健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好，又查找方便。
我公司已建立完善的计算机网络系统，并建有丰富的工程数据。
我公司在各个项目部都建立了信息管理机构，并配用先进的计算机系统，负责工程信息收集、传递。
同时利用各个工具软件如“梦龙”、“神机妙算”等软件系统对工程的进度、投资、质量进行管理。
信息的传递就是工程建设各参与单位、部门之间交流、交换工程建设信息的过程。
通过计算机网络来传递各类信息和文件资料人工传递双重通道，确保信息流渠道畅通无阻，只有这样才能保证工程师及时得到完整、准确的信息，从而为工程师的科学决策提供可靠支持。
7）信息的使用
经过加工处理的信息，及时放入计算机网络共享数据库，便于访问检阅，同时整理编码归档。
（5）信息采集制度
由于本工程的信息量大，来源广，资料多，因此建立计算机管理系统十分必要，它不仅可以使信息处理简单化、规范化，大大提高信息管理的效率，还可以通过计算机系统对信息资源的高度共享和充分利用，使整个工程处于动态控制中，实现质量、进度、投资目标控制的科学化。
1）组织管理制度
a、开工前项目组织内部研究，项目部根据公司要求制定信息采集、编报的管理办法，确定本项目资料收集的具体内容、分类方式和编码方式，确保业主所要求的竣工结算方面资料齐备。
b、配备一人专门负责前述资料收集、整理、存放、编目。
c、配备传真机，电脑、扫描仪。
电脑均与internat网络连接，确保信息及时、准确传送。
d、为确保完成的档案系统准确无误、与现场一致，要求资料提供者签名，资料录入后由其它人员仔细核对。
e、执行定期汇报制度。
监理员每天均应向主管专业工程师汇报情况，专业工程师每周向主管负责人书面汇报质量、进度情况，重大事情必须当天汇报。
按合同规定向总监办、业主定期书面汇报。
f、会议制度：
各级主管定期不定期开会，研究情况及时解决问题，或汇报信息。
通过多种方法、途径进行信息的收集，令项目部充分掌握本工程的详细、准确、齐备的资料。
2）及时完善监理台账
开工前组织制备监理台账和各类统计报表、监理周报样式。
本工程建立的台账主要有：
a、承包商人员、机械设备投入台账
b、工程变更台账（包括业主指令变更和设计单位提出的设计修改）
c、工程洽商台账
d、新增单价台账
e、计量支付台账
f、工程索赔台账
g、完成工程量台账
h、工程材料见证取样台账
i、平行检验台账
j、所有台账由监理组负责建立和更新。
除书面递交外，监理组每周通过网络发送到项目总监，信息管理员每周一次对台账内容进行检查。
3）分类信息采集
在工程建设期间应注意从以下几方面收集信息：
a、收集业主提供的信息
业主作为工程项目建设的组织者，在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时表达对工程各方面的意见和看法，下达某此指令。
因此，应及时收集业主提供的信息。
工程师及时督促承建商将工程材料在各个阶段的需求数量报业主及材料供应商，而材料供应商则要及时将材料的材料合格报告、试验资料、运输距离等情况告诉有关方面。
工程师应及时协助业主收集这些信息的资料。
工程师及时收集业主在建设过程中对各种有关工程进度、材料供应进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法。
同时也应及时收集业主的上级单位对工程建设的各种意见和指令。
b、收集承建商提供的信息
承建商在施工中，现场所发生的各种情况均包含了大量的信息内容，承建商自身必须掌握和收集这些内容，工程师在现场中也须掌握和收集，经收集要整理后汇集成丰富的信息资料。
承建商在施工中必须经常向有关单位，包括上级部门、设计单位、材料供应商、监理单位及其他方面发出某些文件，传达一定的内容。
如向监理单位报送施工组织设计，报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。
工程师应全面系统地收集这些信息资料。
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