入伙方案.docx
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入伙方案
遂溪玥珑湖（一期）入伙方案
一、活动目的：
Ø营造高效、有序、喜庆现场氛围，保障客户顺利收房。
Ø提供优质的客户服务、塑造项目品牌形象。
二、活动时间：
Ø2018年10月31日——2018年11月3日AM:
9:
00－－PM5:
30
三、活动地点：
Ø小区物业服务中心（具体位置联合会讨论决定）
四、“玥珑湖一期6-24栋楼洋房住宅及别墅”入伙总体方案
分批入伙方案：
在合理时间段内，分批入伙，缓解工作人员压力，降低客户产生纠纷的风险，提高入伙效率。
玥珑湖目前准备入伙6—24号楼洋房住宅及别墅合计491套（签约），我们根据业主数量和我方可安排的人员量来计划入伙天数时间，建议如下：
方式及步骤：
Ø从10月31日开始，共4天的时间集中办理入伙手续，对于入伙时间安排及相关程序在入伙通知书予以详细说明。
Ø按流程办理具体入伙手续，具体安排见后表：
第一天（10.31）
第二天（11.1）
第三天（11.2）
第四天（11.3）
第五天（11.4）
栋号
套数
栋号
套数
栋号
套数
栋号
套数
零星办理
6
100
6
100
6
178
别墅
113
合计
491套（签约）
1、入伙原则：
分批入伙应遵循二个原则，一是根据工作人员数量安排每天的入伙数量，二是依照各个楼栋的轻重问题来划分，问题较多的单位后入伙。
2、入伙前准备
入伙前对社区相关配套设施设备的要求：
--社区标识：
要求所有房号标识、单元标识、栋号标识、警示标识、导向标识全部制作安装完成。
（公告栏、宣传栏、消防疏散示意图、设备标识、社区平面图、交通标识、草牌及楼层标识视社区情况安装。
）
--信报箱：
要求社区各个单元大堂内的信报箱全部安装完毕并验收，钥匙移交到物业服务中心。
--清洁设施：
要求楼栋内垃圾桶、室外垃圾箱、电梯门口垃圾桶安放到位；
--安防系统：
要求在入伙前安防系统正常启用、可视对讲全部移交到物业服务中心。
--社区中央园林景观：
要求入伙前中央园林的夜景灯能投入使用。
--临时围合：
一至四号楼、低层住宅（连排别墅）要临时围合，围合高度不低于2.2米。
--停车场：
地面停车位要能投入使用。
入伙前工作节点安排
准备事项
时间节点
内容及要求
责任人
入伙方案联合会谈
10月5日前确定文字内容，10月20日制作完毕。
发展商、顾问公司、物业公司确定入伙方案，对以下方面予以明确：
入伙时间、地点、入伙工作节点划分、入伙活动流程、活动区域划分、人员职责划分、入伙活动宣传、入伙现场包装、入伙活动物料准备、制定工程类问题的统一说辞。
花样年物业、中原顾问、玥珑湖项目办、营销策划部
入伙人员分工培训
10月15日至入伙前一日
对各入伙人员针对工作区域、工作职责、工作内容及上文提到的可能发生的问题进行培训，并统一说辞、10月7日前提交培训计划。
营销策划部、中原顾问、花样年物业
入伙前客户动向摸底
9月9日至入伙前一日
随时留意现场客户情况（包括访谈会、上门、QQ群、论坛等）。
针对所了解到的状况整理汇总，及时反馈到营销客户服务部，做好整改及回复。
中原顾问
《住宅使用说明书》（洋房、别墅）
10月7日前文字定稿
参考“住建局”格式的说明书，内容力求全面，对使用中重要环点进行提示，做到图文并茂。
项目办、中原顾问、工程部
10月20日前制作完成
《住宅质量保证书》
10月7日前文字定稿
说明保修责任、保修期限、免责条款等。
项目办、工程部
10月20日前制作完成
《临时管理规约》
10月7日前文字定稿
10月20日前制作完成
建设部示范文本
营销部、花样年物业、中原顾问
《入伙通知书》
10月7日前确定文字10日前印刷完成
入伙时间、地点、资料和应交费用
营销部、花样年物业、中原顾问
《入伙会签单》
10月7日前确定文字
包括：
发展商财务结算房款、物业服务公司签约、结算物业费、业主确认（移交钥匙）共四部分。
花样年物业印刷
《前期物业服务协议》
10月7日前确定文字
房地局格式合同
花样年物业印刷
《楼宇交接验收表》
10月7日前
为入伙时业主对物业验收的证明。
花样年物业
统一说辞
10月7日前
花样年物业于12月7日前编制物业工作方面的统一说辞，其它关于交楼的统一说辞由中原顾问于12月7日完成。
中原顾问、花样年物业
礼品确定
10月7日
钥匙包
中原顾问、营销策划
“入伙流程”展板
10月7日确定文字内容，入伙前一周完成制作。
为入伙活动当日作现场导视用。
中原顾问、营销策划、花样年物业
工程自验收
工程部、花样年物业、施工单位进行联合验收，工程部事先排工作计划。
（入伙前二周必须开展此项工作。
）
对房屋墙、柱、梁、楼板、门窗、水电、天燃气情况进行评判。
工程部、花样年物业、施工单位
针对验收中发现的问题维修
针对验收中查出的问题必须一周内整改完毕。
由工程部明确整改单位、时间，并派专人跟踪落实，物业公司协助。
发展商、建筑商、花样年物业
钥匙（入户门、信箱、（别墅）车库
入伙前一周由工程部移交给花样年物业
施工单位、工程部、物业共同对预交房进行验收，合格后移交物业，按栋分类，标注房号，以防混乱。
项目办、花样年物业、施工单位
物业保洁
入伙前三天完成
各楼栋特别是卫生死角的清洁，做到公共通道、电梯无灰尘、杂物，户内无杂物、窗户玻璃干净明亮。
花样年物业
封楼
开荒完成后即时封楼
对已通自验收、保洁的房号进行锁门。
对电梯内进行软包保护。
施工单位、花样物业
入伙活动彩排
正式入伙前3日
提前3日进行入伙工作彩排，发现入伙流程中存在的问题，及时进行整改。
发展商、中原顾问、花样年物业
3、入伙期间物资配备：
现场配置物料如下：
项目
细目
数量
责任单位
现
有
物
料
照相机
2部
工程部、花样年物业
办公桌
6张
花样年物业
办公椅
20把
花样年物业
验钞机
2部
花样年物业/发展商
保险柜
2个
花样年物业/发展商
饮水机
2台
花样年物业
一次性水杯
1000个
发展商
签字笔
100支
发展商
胶水
10支
花样年物业
订书机
5个
花样年物业
复印机
1台
花样年物业
电脑、打印机
1台
花样年物业
冷餐用条桌
6张
花样年物业
物业费用明细表
2份
花样年物业
需采购的物料：
细目
数量
时间
工作要求及费用测算
复印纸
2箱
入伙前三天
由发展商采购
指示台牌（物业接待处、发展商业务办理处、签约处、收费处、验楼处、钥匙移交处、咨询处）
7块
营销设计、中原顾问审核于10月10日定
稿，10月15日制作完成。
营销设计、中原顾问审核，交发展商确认并支付费用。
资料袋
600个
营销设计、中原顾问审核于10月7日定稿，10月15日制作完成。
营销设计、中原顾问审核，交发展商确认并支付费用。
手提袋
600个
发展商现有手提袋
硬文件夹（验房用）
20个
10月10日前
花样年物业自行采购
客户资料（分栋）
5套
10月15日前
营销部提供
实测面积表及补差款
2套
10月15日前
工程部及财务部
工作牌
120个
发展商已经制作完毕
礼品（钥匙包）
500份
营销设计、中原顾问审核于10月7日定稿，10月15日综合部制作完成。
费用由发展商支付
机动车辆
2台
综合部
午餐
项目办食堂做，综合部统计人数
费用由发展商支付
欢迎回家门封
520
营销设计、中原顾问审核于10月7日定稿，10月15日营销部制作完成。
营销设计、营销部制作、物业张贴
水、电、燃气、电信收费方式
工程部8日前确定
工程部负责
装修户型图
10月15前准备完毕交物业
工程部负责
4、现场环境布置：
为了欢庆业主入伙乔迁新居，创造一个喜庆的入伙氛围，对入伙现场进行如下布置：
（1）业主休息区；
（2）入伙办理区；
入伙现场易拉宝制作
为方便业主了解入伙及装修的各项工作流程，快速办理入伙及各项手续，须在入伙现场展示入伙及装修相关文件及资料。
名称及内容：
《入伙流程图》、《装修流程图》、《各类样表》、《物业公司简介》、《入伙缴费一览表》、《委托银行代收费协议》。
（3）环境礼仪装饰
●在社区入口处放置带有“品格生活之都”或“品格生活之都－－幸福家园欢迎业主回家”的充气拱门一个、氢气球二个；
●小区门口、别墅、公寓入口处布置氢气球八个，标语分别为各有关单位贺词，如“深圳花样年物业恭祝玥珑湖业主顺利入伙”、“发展商置业恭祝玥珑湖业主安居乐业”；
●悬挂“欢迎玥珑湖（一期）业主回家”的横幅；
●住宅入口、社区入口两侧摆放鲜花若干；
●门口铺设红地毯；
●正门口以气球制作拱门；
●服务中心门口设置迎宾导示牌；
●服务中心悬挂“品格生活之都”、“幸福家园欢迎业主回家”条幅；
●入口处放置收房流程、费用明细等易拉宝展架。
●小区门口挂二个大灯笼。
●入户门上制作“欢迎回家”字样的门封。
现场布置物品清单：
序号
名称
数量
摆放位置
责任单位
1
气拱门
1
社区入口处
发展商
2
氢气球
4
门口
发展商
3
横幅
1
楼顶
发展商
4
横幅
1
二楼
发展商
5
绿化（三色堇、蝴蝶花、石竹）
社区门口
物业公司提交摆放方案、发展商
6
展板制作
根据实际需要
一楼
营销策划
7
灯笼
2个
门口
发展商
8
欢迎回家门封
520
入户门
营销设计、营销部制作
（4）礼品采购
●每位业主均可领取的礼品：
钥匙包（印有项目LOGO）；
入伙前一个月发展商确定所购礼品的名称及数量。
10月15日采购到位。
（5）入伙通知书的寄发。
●入伙前半个月开始寄发入伙通知书。
●入伙前三天由置业顾问电话通知。
（确认入伙通知书是否收到、实测面积情况、入伙时间确定）
5、其他工作准备
1）楼宇的清洁
物业服务中心在入伙前三天结束对所有楼宇的清洁开荒。
2）设备的试运行
为了保证社区各项设施设备在入伙时能正常的运转，在入伙的前三天，将由物业公司工程主管组织专业技术人员对各项楼宇设备检查调试，确保入伙时的安全运行。
3）培训
入伙前一个月，组织所有人员进行系统培训；入伙前三天进行现场摸拟演练并进行一次有针对性的培训。
五、入伙流程及区域划分：
（一）入伙现场分为业务办理区、业主休息区、协调区。
1.业主等候区
A.地点：
具体位置联合会讨论决定。
B.功能：
检查业主资料、签到与等候并提供冷餐。
2、业务办理区
A.地点：
具体位置联合会讨论决定。
B.功能：
发展商业务办理；物业签约、收款、验房，领取钥匙
3.协调区
A.地点：
贵宾室或者业主户内
B.功能：
协调处理业主对入伙过程中出现的一些突发事件及接待个别意见较大业主。
C.工程部、营销部、物业、中原顾问等相关部门负责人负责接待。
处理突发事件尽可能地处理在业主户内。
4．协调新闻媒体
报社；；搜房网、亿房网。
（二）遂溪玥珑湖一期”入伙现场示意图
（示意图待联合讨论决定集中入伙区具体地点后出图）
①
①
1签到、休息区（解释面积和流程）；
2发展商业务（清算单、退款并开发票、核对实测面积后据实结算房款并开发票）；
3登记签约（发放资料）；
4物业财务（交3个物业服务费）；
⑤验房组：
业主在交完物业费后，由验房组人员领取钥匙（包括信箱、入户门A、B钥匙、别墅还有车库钥匙及钥匙包），然后带领业主去验房。
验完后业主现场在《楼宇交接验收表》签字确认后发放钥匙与礼品。
有疑问的业主由验房人员通知咨询组相关工程师去现场处理。
工程与物业服务咨询：
贵宾室、或者业主户内，工程部、营销部、物业、中原顾问等相关部门负责人负责接待。
处理突发事件尽可能地处理在业主户内。
玥珑湖入伙流程图
六、入伙资料准备
入伙资料清单：
序号
编号
名称
数量
纸张要求
责任单位
1
QR-POLY-750.1-03
客户情况登记表
500份
70克书纸
花样年物业
2
QR-POLY-750.1-04
客户档案目录
500份
70克书纸
花样年物业
3
QR-POLY-750.1-06
楼宇交接验收表
500份
无碳纸一式四份
花样年物业
4
QR/POLY-750.3-01
装修备案登记表
500份
无碳纸一式三份
花样年物业
5
QR-POLY-750.1.2-04
房屋托管交接表
200份
70克书纸
花样年物业
6
QR-POLY-750.03-02
装修缴费通知单
500份
无碳纸一式二份
花样年物业
7
QR-POLY-750.3.0-01
装修人员留宿担保书
500份
无碳纸一式二份
花样年物业
8
QR-POLY-750.3.0-05
自装申明书
500份
无碳纸一式二份
花样年物业
9
QR-POLY-750.03-03
装修施工许可证
500份
120克铜板纸
花样年物业
10
QR-POLY-750.03-04
装修人员登记表
800份
70克书纸
花样年物业
11
QR-POLY-750.03-05
装修巡查记录表
1000份
70克书纸
花样年物业
12
QR-POLY-750.03-06
装修验收记录
400份
70克书纸
花样年物业
13
QR-POLY-750.03.1-02
防火责任书
400份
70克书纸
花样年物业
14
QR-POLY-750.03.1-03
装修承诺书
400份
70克书纸
花样年物业
15
QR-POLY-750.7-01
管理处日工作记录表
30本
70克书纸
花样年物业
16
QR-POLY-750.7-02
维修登记表
30本
70克书纸
花样年物业
17
QR-POLY-750.7-03
派工单
50本
无碳纸一式二份
花样年物业
18
QR-POLY-750.10-01
动火作业申请表
300份
70克书纸
花样年物业
19
《前期物业服务协议》
1000本
花样年物业
20
《房屋装修管理协议》
1000本
花样年物业
21
QR/POLY-750.3-07
装修出入证（主证）
2000张
名片纸
花样年物业
22
装修出入证（副证）
2000张
名片纸
花样年物业
23
外来人员工作证
500张
名片纸
花样年物业
27
委托银行代收费协议
850份
无碳纸一式三份
花样年物业
28
入伙会签单
850份
70克书纸
花样年物业
29
客户投诉记录表
300份
70克书纸
花样年物业
30
《临时管理规约》
500本
发展商印刷
31
入伙通知书
500份
发展商印刷
32
住宅使用说明书
500本
发展商印刷
33
住宅质量保证书
500本
发展商印刷
七、人员安排
（一）接待组8人——签到区4人（中原顾问）等候区接待4人（物业服务员）
职责：
1、引导业主签到，提供入伙咨询。
2、发放《入伙会签单》、《临时管理规约》、《前期物业服务协议》。
并说明该资料在后续办理过程中须携带。
验证内容：
1、业主亲自办理入伙收楼手续时需验证以下物件：
（1）《入伙通知书》；
（2）业主身份证、护照或军官证原件和复印件（二份）；（用于物业资料登记、办理银行托收手续）
（3）业主及家庭成员照片；（用于物业资料登记）
（4）购房合同原件；
（5）购房收据；
（6）请参照《入伙收费清单》带齐入伙预交费用。
另办理银行托收，需提交：
银联卡、存折原件及复印件（一份）；
（7）属公司购买的应带营业执照副本原件及复印件，法人授权委托书、法人代表身份证原件及复印件，法人代表和常驻社区成员的照片；
2、如业主不能亲自前来，委托他人办理手续，则受托人还应携带以下资料：
（1）业主的授权委托书（需公证）；
（2）业主身份证、护照或军官证原件和复印件
（二）发展商确认组4人（财务人员）
职责：
确认业主身份，收取剩余楼款，并在《入伙会签单》第一栏签章确认，并发放《住宅使用说明书》、《住宅质量保证书》；
（三）入伙登记、签约组3人
职责：
查验《入伙会签单》、回收《入伙通知书》，收集填写《客户情况登记表》、相片1张、身份证复印件1张及其它资料，签订《临时管理规约》、《前期物业服务协议》，并在《入伙会签单》第二栏签字。
（四）物业收银组3人
职责：
查验《入伙会签单》，收取现款，开具各类发票或收据。
业主提供银行帐号并签署《委托银行代收费协议》；并在《入伙会签单》第三栏签字盖章。
（五）验楼组：
物业20人、工程部（水、电2人、土建工程师2人）、置业顾问8人，共计32人。
职责：
陪同业主入室验收，抄水、电、燃气表底度，引导业主填写《楼宇交接验收表》。
验收完毕后回收。
如需整改，业主填写《房屋托管交接表》，并留钥匙一把给验楼组。
现场受理房屋质量问题投诉及解答；受理业主装修及物业服务咨询等。
（六）钥匙发放组2人
职责：
引导业主签署《入伙会签单》，后发放全套入户门、信箱钥匙，礼品（钥匙包），回收《入伙会签单》。
（七）现场复印1人
职责：
为未带复印件的业主提供复印服务。
（八）安保组23人
岗位分配：
安保组长1人；社区出入口1人，公寓出入口1人，低层住宅（连排别墅）出入口1人，地面停车服务2人，社区巡逻1人，中控室1人，入伙现场2人，湖边1人，机动2人，电瓶车3人，晚班7人。
职责：
负责社区安全、现场秩序及停车引导工作。
（九）保洁组15人
岗位分配：
组长1人；高层外围2人，低层住宅（连排别墅）1人，社区外围2人，各楼栋4人，地库1人、样板房1人，会所2人，湖边1人，机动1人。
职责：
负责入伙现场正常的清洁工作。
（十）特殊事务处理
职责：
入伙期间突发事件及其它不可预见事项的处理
（十一）现场总协调
职责：
现场人员的调配，突发问题的处理，投诉处理，入伙协调会的召开等。
以上参加入伙人员共需99人，其中物业服务中心73人，发展商22人，中原顾问4人。
玥珑湖项目组
2018-11-18
附：
入伙现场常见问题说辞
1、一层为什么要承担电梯费？
答：
电梯是公共设备，为全体业主共同所有，也是您购置****物业的一部分，是您的财产自然要承担维护义务；目前我国物业收费制度是综合收费，不能也没有必要按照楼层高低或乘梯次数的多少来区分收费。
2、物业服务合同为什么没有期限？
答：
根据国家物业管理条例，前期物业服务人由发展商通过招投标的方式确定，当业主委员会成立后，继签物业服务合同或与新的物业服务企业签订新的服务合同时，前期物业服务合同自然终止。
3、物业服务费为什么一次性要收半年？
以后会怎么收？
答：
物业服务前期集中投入较大，并且前期大部分房产都是装修或空置阶段，业主不便于按月缴费，为方便业主与参照行业贯例，入伙时一次性收半年的物业服务费，以后是每月十日前缴纳当月的物业服务费。
4、我没有居住为什么还要交物业服务费？
答：
物业服务费是一种综合性的收费，您虽然没有居住，但所有公共设施设备一样需要运行与维护，总服务成本并不会因为你未入住而减少。
5、物业服务都用于哪里和支出情况会公示吗？
答：
物业服务每季度会公示一次费用收支情况，每年底会公示当年总费用决算和下年度的财务预算；
6、停电时会有什么应急措施？
答：
社区配有自动启动发电机，供电梯、走道、大堂、地下停车场、水泵房和消防、安防等设施用电。
7、可以装防盗网吗？
为什么？
答：
社区内阳台不允许安装防盗网，原因有：
1、物业公司将提供24小时周到安防服务，加上社区外围的红外报警系统与监控系统、单元门的门禁系统以及社区封闭式的管理服务，尽可能保障社区安全。
2、如安装防盗网不可避免会对楼宇的安全及立面效果将造成很大影响，大大降低楼盘的品质和观感，不利于楼宇的保值、增值。
3、阳台为紧急急救窗口，消防法规不允许封闭；窗户可在不影响社区外观的前提下安装内置式的窗花或防盗网，但须留有紧急窗口。
8、****属于哪个街道管理？
归哪个派出所管辖？
电话？
答：
金银湖街道办事处:
83082508；金银湖生态园派出所：
83214413
9、****是智能化管理吗？
答：
1、社区围墙周界有红外报警系统；
2、电梯、车库、社区主出入口有摄像监控；
3、社区入口、单元门、车库道闸实行一卡通；
4、消防系统智能化控制。
10、****物业服务费内包含哪些服务？
答：
1、共同事务与共用部分管理服务；
2、房屋建筑本体共用部位（包括楼盖、屋顶、梁、柱、内外墙体和基础等承重结构部位、外墙面、楼梯间、走廊通道、门厅、设备机房、内天井、文化活动室、物业服务用房、岗亭等）的日常维修、养护和管理；
3、规划红线内的市政公用设施（包括道路、室外照明、室外上下水管道、化粪池、沟、渠、池、井、室外泵房、垃圾中转站、自行车房等）及建筑本体共用或预装设备（包括电梯、停车场、消防设施、公共照明设施、配电系统、给排水系统、避雷设施、文化活动室内设施、泳池、信报箱、垃圾道、烟囱、停车场等）的日常维修、养护、运行和管理；
4、物业服务区域内所有共用部位及相关场地的清洁卫生、垃圾收集清运、虫害消杀等服务；
5、物业服务区域内公共区域的园林绿化景观（包括绿地、花木、水景、建筑小品等）服务；
6、配合和协助当地公安机关进行物业服务区域内安全监控和巡视等保安工作（但不含人身、财产保险保管责任）；
7、规划红线内的附属配套服务设施（包括商业网点、文化体育娱乐场所、本物业配套会所等）的维修、养护和管理。
8、交通、车辆行驶、停放服务；
9、组织开展社区文化活动；
10、物业及物业服务档案的建立、保存及管理；
11、装饰装修服务；
12、房屋结构是否可以改动？
答：
业主装修前需将装修图纸交物业服务中心审批后方可进行装修作业，房屋主体结构不可改变，物业服务中心在装修审批中主要从三方面考虑：
不影响小区外观、不影响房屋主体结构的本体使用安全、不影响其他业主对自有房屋的使用；
13、入户门离地面太高？
答：
这个是为了考虑您在装修时要贴地砖。
14、****经常举办社区文化活动吗？
有哪些社区文化组织？
答：
物业公司会在小区会定期举办社区文化活动，根据小区实际情况开展诸如：
元宵节灯迷会；三月五学雷锋助人活动；妇女节鲜花慰问；五四歌唱比赛；母亲节晚会；趣味宝宝大比拼；六一亲子游园活动；欢乐社区总动员大型社区欢乐活动；中秋节赏月游园活动；重阳节登山活动；国庆节晚会；花样年物业业主运动会；圣诞节晚会以及各种主题的讲座等。
视情况会成立老年太极晨练团；老年舞蹈队；老年腰鼓队；合唱团；篮球队等社区文化组织。
15、办理两证问题
答：
对业主统一口径，按合同规定入伙3个月内大证分割小证完毕，我们尽量提前。
具体时间
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