对外接待管理制度.doc

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鑫塔投资集团－综合《对外接待管理制度》2014-10-9

版本号：

2011版

附件数：

6

密级：

机密

撰写人：

审核人：

副总裁

审批人：

董事长

对外接待管理制度

目录

1.目的 2

2.范围 2

3.名词解释 2

3.1对外接待 2

3.2普通接待 2

3.3集团高层活动接待 2

3.4重大业务活动的接待 2

3.5接待费用 2

4.职责 2

4.1集团综合部 2

4.2分子公司综合部 3

4.3接待部门 3

4.4财务中心 3

5.管理制度 3

5.1接待的规格和礼仪 3

5.1.1接待规格 3

5.1.2接待礼仪 3

5.2招待和宴请的审批和标准 4

5.2.1招待用餐 5

5.2.2宴请 5

5.3住宿接待标准 7

5.4接待费用控制及报销 7

6.工作流程 8

7.注意事项 10

8.附件 11

1.目的：

对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为了使对外接待工作规范有序，树立公

司统一形象，本着“热情周到、严格标准、合理开支、勤俭节约”的精神，结合公司实际，

特制定本制度。

2.范围：

2.1适用范围：

鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司

2.2发布范围：

鑫塔投资集团有限公司各部门、各分子公司（以下简称“集团”）

3.名词解释：

3.1对外接待：

主要是指公司及所属各部门，以及各分子公司经营管理活动所必需的接

送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

3.2普通接待：

是指对正常工作时间内到集团来访客户的接待工作，如各子公司、各职能

部门的业务接待活动。

3.3集团高层活动接待：

是指各级领导到集团和各子公司考察的接待。

3.4重大业务活动的接待：

主要指对集团投资项目考察、重大业务项目洽谈、重大业务的

签字仪式等活动的接待工作。

3.5接待费用：

指用于招待来宾的住宿费、餐饮费、旅游费、娱乐费、烟酒费、礼品费等

相关费用。

4.职责：

4.1集团综合部：

4.1.1归口管理接待工作，负责集团的接待策划、组织、管理、协调工作；

4.1.2负责公司高层接待活动、重大业务接待活动组织、策划和实施工作；

4.1.3负责与宾馆、饭店等对口单位签订服务合同或协议，并每年评估协议单位的综合

情况，确定是否续签协议；

4.1.4负责礼品的策划、选择和采购；

4.1.5负责对相关部门人员进行接待礼仪等知识培训.

4.1.6负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。

4.2分子公司综合部：

4.2.1负责所属的公司普通接待的策划、组织、管理、协调和实施工作；

4.2.2负责本公司普通接待费用的年度资金计划申报与报销。

4.3接待部门（集团及各分子公司各中心、各职能部门及项目部）：

4.3.1负责本公司普通接待中的策划，并配合协调和实施工作；

4.3.2配合接待费用的报销工作。

4.4财务中心：

负责接待计划费用预支、审核、报销。

5.管理制度

5.1接待的规格和礼仪

5.1.1接待客人的规格

应根据具体客人情况确定。

一般情况下遵循以下原则：

5.1.1.1高规格贵宾接待：

市县级以上领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的总经理

以上领导，公司领导的重要客人或外宾的接待，由公司领导参加，陪同人员由

公司领导指定，招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。

准备：

水果、湿巾、香烟、茶水、资料、音像、投影、欢迎语，视需要赠送礼

品、安排用餐等。

5.1.1.2对等接待。

适用于一般性接待活动。

准备：

湿巾、香烟、茶水、资料，视需要准备音像、投影设备等。

5.1.1.3低规格接待。

陪客比来宾职务低一些。

适用于经常性业务往来。

准备：

湿巾、茶水，视需要准备资料、音像、投影设备等。

宾客的级别划分原则上参考其职务，如需提高接待级别的，事前应向总经理申请。

需提高接待级别的情况主要含：

代表更高级别职务的领导出席的；事件关乎重大，需提高接待级别方能解决的。

5.1.2接待客人的礼仪

在与客人见面时，应为主动、热情、礼貌。

见到客人后应主动起迎，问明来意。

5.1.2.1在与客人见面后，应根据来客来意和身份，安排适当地点（洽谈室、接待室、

会议室）进行交谈。

比较忙一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或

另商时间，切忌让客人久候而无人问津。

5.1.2.2客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，

介绍后再行离开。

5.1.2.3在接待客人中进行引见时，首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。

通

常的引见顺序为：

5.1.2.3.1把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；

5.1.2.3.2按职务高低，依次介绍一行来客；

5.1.2.3.3职务相同，先介绍年纪大的。

5.1.2.4领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。

5.1.2.5陪同客人行路时，请客人走在自己右侧。

自己处于主陪地位，应并排在客人

旁边，不要落在后边。

乘上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。

5.1.2.6陪同客人坐车时，应遵循以下乘车礼仪：

5.1.2.6.1如陪同人员领导开车，应让客人或最重要客人（有多个客人时）坐在副

座（领导旁边），其他客人坐在右后座，陪同人员坐在左后座；

5.1.2.6.2如司机开车有领导在时，应让客人坐在右后座，领导坐在左后座，陪同人

员坐在副座；

5.1.2.6.3如司机开车没有领导在时，陪同一个客人时，应让客人坐在右后座，陪同

人员坐在左后座；陪同两个客人时，陪同人员坐在驾驶副座；陪同三个客

人时，陪同人员坐在后座中间。

5.1.2.7接待客人时，穿着不宜过于随便，应按公司规定着装，衣着整洁得体；主动

照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；尊重属不同国家和民族来宾的

风俗习惯和礼节。

因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。

5.2招待和宴请的审批和标准

公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。

根据来宾身份、活动目的等因素，确定招待或宴请的方式。

5.2.1招待用餐：

针对对等接待或低规格接待，主要适用于来宾职务较低的、一般性接

待活动或经常性业务往来活动。

5.2.1.1招待用餐标准：

招待用餐分为工作餐和招待餐两种：

5.2.1.1.1工作餐的标准：

早餐10元，中餐20元，晚餐20元。

5.2.1.1.2招待餐根据来客用餐人数，核定用餐标准。

具体标准如下：

A标准：

二菜一汤（2—3人），60元

B标准：

四菜一汤（4—5人），100元

C标准：

六菜两汤（6—8人），150元

5.2.1.2当各部门需要安排招待就餐时，由各部门相关人员填写《工作餐审批单》，

经部门经理批准后，到公司或公寓食堂就餐。

5.2.1.3各部门申请派餐时，应提前1小时通知食堂，以便按用餐人数安排工作餐。

客人中有回民的，应在《工作餐审批单》上注明，以便食堂准备清真饭菜。

5.2.1.4工作餐由客人自行用餐，招待餐可有陪客1至2人，特殊情况要增加陪客

人数的，事先须经过审批。

5.2.2宴请：

针对高规格接待，主要适用于来宾职务较高的、上级政府部门、上级单位

派员来人、其他企事业单位来员商洽重要事宜、下属企业领导来访汇报情况、重要

客户拜访等。

5.2.2.1宴请的形式包括：

5.2.2.1.1宴会（早宴、午宴、晚宴）

5.2.2.1.2招待会（冷餐会和酒会）

5.2.2.1.3茶话会 

5.2.2.2宴请的审批

5.2.2.2.1因工作需要在外面宴请的，由各部门相关人员提出申请，按照宴请标准

填写《会议（活动）接待申请单》》，经部门经理审批后，预算在500元（含）

以内报副总经理批准；预算超过500元报总经理批准后方可宴请。

未经批

自宴请，费用一律不予报销。

5.2.2.2.2当部门经理因工作需要在外地宴请客人，或总经理/副总经理不在公司

时，部门经理在宴请前必须口头向总经理/副总经理申请，得到批准后

方可宴请。

否则费用一律不予报销。

5.2.2.2.3如遇紧急情况需先安排宾客就餐的，可直接电话请示公司副总及以上级

别的负责人，餐后按以上审批程序补办《会议（活动）接待申请单》，经

电话同意的领导签字后交行政部登记，否则一律不得办理费用报销手续。

5.2.2.3宴请的标准

因工作需要在外面宴请客人时，必须按照以下宴请标准严格执行，否则超过标

准不予报销。

接待标准

餐饮标准

接待性质

标准范围

最高规格

根据高管安排

由公司高管特批接待

公司高管接待的客人

高规格

200元/人/餐（不含酒水）

主要接待对公司业务与发展有重大促进的宾客

重大关联宾客或县级以上客人

中等规格

100元/人/餐（不含酒水）

主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等

重要合作伙伴或副县级以上客人

普通规格

50元/人/餐（不含酒水）

与公司业务相关的一般商务往来

一般客人

5.2.2.4餐饮酒店的选择

所有餐饮全部安排在集团协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在《会议（活

动）接待申请单》中注明并说明原因，报集团综合部批准后实施。

5.2.2.5其他

5.2.2.5.1在宴请过程中，本着勤俭节约的原则，要严格控制陪餐人员，不得一客多

请（多地点、多部门）。

陪餐人数要严格控制，一般为1—2人或按来客人

数的二分之一安排。

确因需要，最多不超过4人，更不得超过来客人数。

5.2.2.5.2在宴请过程中，如需要包租舞厅、卡拉ＯＫ厅、洋酒等特殊情况，需在《会

议（活动）接待申请单》中注明并报请总经理/副总经理批准。

5.2.2.5.3宴请结束后，按照《因公借款和报销管理制度》的规定办理宴请费用的报

销手续。

5.3住宿接待标准

5.3.1接待活动中的住宿或会务酒店均需安排在三星（含准三、三星）以上标准酒店；

5.3.2接待标准分为重要宾客和一般宾客两类，如下表：

接待标准

住宿标准

接待性质

费用结算

贵宾

5星

由集团高管特批接待

公司全部结算

重要宾客

4星

主要接待对集团业务与发展有重大促进的宾客

公司全部结算

一般宾客

3星以上（含准三、三星）

主要接待与公司有密切往来和重要合作的宾客等

公司承担对方报销标准以外的费用

5.3.3住宿酒店的选择

所有住宿全部安排在集团协议酒店，如需特殊安排，接待部门需在《会议（活动）

接待申请单》中注明并说明原因，报集团综合部批准后实施。

5.4接待费用控制及报销

接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致，节约开支、争取成果，充分考虑及

认清每次接待的目的，合理接待。

费用的支出原则上不得超出相应级别，如确实有必

要超支，须事前请示总（副总）经理核准。

5.4.1各子公司总经办按年（月）向集团综合部和财务中心、预算部提交本公司各部门

接待费用使用计划，在预算范围内控制使用。

5.4.2任何部门不能突破年度接待费用预算，接待费用使用情况作为责任部门考核标准

之一。

如果因业务发生重大变更，可按预算管理办法调整接待费用预算。

5.4.3接待规格的确定：

5.4.3.1普通接待由接待部门填写《会议（活动）接待申请单》，交由综合部审核，再

交由分管领导审批。

5.4.3.2公司高层接待活动、重大业务接待活动由集团综合部向分管副总裁报批。

5.4.4接待费用结算：

所有接待活动全部安排在集团协议酒店；原则上不得使用现金结算，由有签单挂账

权的人员签单挂账，挂账时必须注明接待事由，月底与各酒店统一结算；有签单挂

账权的人员无法到场时，需向酒店以《餐饮酒店接待通知单》的形式指派临时签单

人。

5.4.4.1普通接待：

各分子公司综合部指