行政事务部标准运作程序.docx

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行政事务部标准运作程序

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-001

日期2012年08月04日（修改）

主题：

招聘&面试

程序：

1、所有前来求职的人员必须首先在办公室进行面试，填写“职位申请表”，提供有关证件并进行初试后，再由办公室安排进行第二次和第三次面试。

2、所有主管级以下员工必须经过2次面试，主管及以上员工必须经过3次面试，并正确填写求职申请表。

求职岗位

第一次面试

第二次面试

第三次面试

员工

人事专员/办公室主任

部门主管

主管

办公室主任

项目总经理

总经理

3、对于已获正式通知的人员，应由部门派专人带领并持由面试人批注完毕的“职位申请表”至办公室进行登记，以便办理后续手续。

同时，“职位申请表”应交办公室及时存档。

4、定于每周一至周五下午14:

30——16:

30为求职接待时间，此时间会根据具体情况进行调整。

5、办公室职责范围：

a.帮助应试者正确填写求职申请表。

b.确认其户籍、身份。

c.核对其成交的有关资料。

d.根据公司缺员情况对其所申请的职位提出建议。

e.协助进行安全检查。

f.讨论员工待遇。

g.推荐他们去合适的部门。

h.获取其他与工作有关的信息。

6、各部门招聘程序列出如下以供参考。

各部门面试内容：

a.专业知识。

b.职业技能。

c.介绍工作职责的主要内容。

d.仪容仪表。

e.制服要求。

f.工作时间。

7、主管级及以上员工在雇佣前必须经总经理批准。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-002

日期2012年08月04日（修改）

主题：

人事档案管理

政策：

公司的政策是保证所有人事档案有序并保密。

程序：

1、办公室需保存以下档案：

a.求职申请表

b.身份证复印件

c.入职通知单

d.所有假期记录

e.学历证明

f.人事变动表

g.劳动合同

h.试工期考核表

i.员工转正谈话记录

j.绩效考核表

k.员工受奖励和罚款的相关表格

l.保密协议

m.员工家庭状况、学历等情况的变更资料

n.其他人事档案相关资料。

2、所有人事档案不允许擅自取走和查看，除非事先得到办公室主任和项目总经理的批准。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-003

日期2012年08月04日（修改）

主题：

入职程序

程序：

1、员工通过初试、复试，企业决定正式录用后，应由人事专员通知该员工入职时间，并告知所需提供的相关资料。

（如：

身份证、无犯罪记录证明或暂住证、学历证、资格证书复印件；免冠彩色1寸近照两张）

2、员工需于人事专员所通知的入职时间，并携带相关资料至办公室报到。

3、人事专员收齐、审核员工资料，并告知该员工试工期培训安排。

不参加入职培训的员工将延长其试用期。

培训内容：

·公司简介

·公司组织架构

·公司员工手册

·入职管理流程

·离职管理流程

·保密制度

·员工休假管理制度

·打卡管理制度

·工服管理制度

·培训管理制度

·其他相关制度

4、员工入职当日办公室需进行1个小时的入职指引。

详见培训安排。

5、人事专员通知该部门主管至办公室引领其至相关工作岗位，由该部门主管引导其认知其他岗位员工。

如该员工为主管级及以上员工，由办公室主任引领其至各部门及其所在部门认知其他岗位员工。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-004

日期2012年08月04日（修改）

主题：

试工期结束

程序：

1、主管级及以下员工入职后均有7天试工期。

2、在办理完入职程序后，员工可上岗工作。

3、试工期第5日，由人事专员将该员工所在岗位《试工期考核表》递交于该部门负责人（员工递交于主管；主管级员工递交于办公室主任）。

4、部门负责人须于第6日内将已评分考核表反馈至办公室，并由办公室主任签署意见，人事专员负责跟进此考核过程并负责表格的回收、归档。

5、《试工期考核表》满分30分，每位试工期的员工考核均需高于20分，方可正式进入试用期。

6、不符合公司录用条件的员工，部门主管需提供不符合条件的证明材料及说明，公司将不予继续留用，人事专员需于试工期第7日内告知该员工考核结果及结束用工之决定。

7、所在部门负责人在对该员工进行考评时需同时告知该员工考评结果及公司决定。

8、员工入职7日并通过试工期考核的员工，由人事专员于该员工入职10日内至办公室录入指纹、工牌等。

在进行以上工作时，需再次向员工重申《工服管理制度》、《打卡制度》、及其他相关赔偿制度，并请员工在《员工入职发放表》上签字确认。

9、员工通过试工期考核后三日内（员工入职10日内），人事专员需请该员工所在部门主管、办公室主任、项目总经理在该员工《应聘人员登记表》后页签署意见后完成该员工档案的建立。

10.员工试用期满一个月后，由人事专员通知该员工至办公室领取工服（具体标准根据所在部门不同而不同）。

11.员工入职30日内，由人事专员通知该员工至办公室签订《劳动合同》。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-005

日期2012年08月04日（修改）

主题：

试用期结束

程序：

1、每位员工入职均有为期2个月的试用期。

2、2个月试用期满后，由部门主管决定该员工是否适合该职位。

3、经部门主管同意、办公室主任、项目总经理审批后，确认员工可结束其试用期。

4、每位员工试用期结束10日以前，人事专员将给相关部门即将结束试用期人员《员工申请转正谈话表》转交相关部门负责人对需转正员工进行谈话及评定。

（班长及以下员工递交于主管；主管级员工递交于经理；以此类推，逐级递送。

）

5、部门负责人须于每月15日前将经部门主管、经理签署意见后的《员工申请转正谈话表》反馈至行政事务部，并由行政事务部经理、行政副总签署意见，人事专员负责跟进此考核过程并负责表格的回收、归档。

以上过程需于每月20日前完成。

6、对于试用期内工作表现不令人满意的员工，可延长其试用期，但最多不超过4个月，并经项目总经理批准。

7、对于试用期内表现突出、工作优秀的员工，可由所属部门提出申请，行政事务部审批，项目总经理批准后方可予以提前转正。

8、对延迟转正的员工及因不符合工作标准予以劝退的员工，行政事务部需协同所在部门负责人于23日前共同告知该员工本人，并办理相关手续。

9、员工结束试用期，由主管填写《员工转正谈话记录表》并经部门经理签字批注意见，主管结束试用期，由部门经理填写《员工转正谈话记录表》。

10.《员工转正谈话记录表》内所有项目必须填写清楚，部门经理签字后，送至行政事务部、项目总经理分别批署意见后，员工正式转正。

11.在经过所有人同意后，这是指该员工已转为正式员工，将可以获得《薪酬福利制度》所定的工资和福利。

12.已通过转正的员工需在每月报送财务的《考勤汇总表》中加以备注，以便财务在制作工资时及时调整，避免疏漏。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-006

日期2012年08月04日

主题：

申请假期时应附的有关证明材料

政策：

1、公司的政策市密切关注和控制所有请假表格，部门负责人必须注意避免随意批假。

2、除突发意外情况，员工必须在请假前申请。

否则，员工将不可休假或享受任何补偿。

3、员工请假需提供真实证明，如有虚假将被追回相关部分薪资、补贴，并予以口头警告处罚。

程序：

员工无论申请何种假期必须填写《请假申请单》（属换休的需填写《换休单》）并附下列相关证明：

1、病假：

a.市级以上医院开具的休假证明；

b.病历；

2、事假：

1）家庭原因：

a.公安机关或医院等相关部门开具的相关证明；

b.可获得相关证明的联系电话；

c.可证明此原因的其他相关材料。

2）个人原因：

a.相关证明

3、婚假：

结婚证书复印件

4、丧假：

医院或公安局证明复印件

5、产假：

a.医院证明

b.病历

6、换休：

以考勤为准，并经行政事务部确认的换休假期备注。

7、工伤假：

a.部门经理书写的详细的书面报告；

b.指定医院的证明；

c.由劳动部门认定的工伤报告。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-007

日期2012年08月04日

主题：

员工提升/降级/调职

程序：

1、职务变动调整：

员工因工作岗位调整及职务变动，其岗位工资应予以相应的调整和变动，体现岗动薪动的原则。

2、越级调整：

除工作岗位调整及职务变动外，原则上每年只在年度绩效考核完成后根据公司经营业绩和员工绩效考核结果调整岗位工资。

除工作岗位调整及职务变动外，原则上不得越级调升岗位工资。

3、岗位内调整：

员工在同意工作岗位进行调整工资，需由所在部门提出申请，员工在同一工作岗位一年内调升岗位工资原则上不超过两次。

所在项目总经理、部门经理等工资管理权限属公司总部管理的员工，须报公司总部审批。

4、奖励调整：

员工因工作表现突出、绩效考核优秀，为企业经营发展做出突出贡献或获得多次嘉奖，可由员工所在部门提出书面申请、行政事务部审核，报项目总经理批准后，可上调一级岗位工资。

工资管理权限属公司总部管理的员工，须报公司总部审批。

5、处罚调整：

员工因工作表现不佳、绩效考核成绩连续三个月不达标，有违规违纪行为、重大失误者。

由行政事务部提出降级或处罚意见，如所属部门无异议，经项目总经理批准后，下调一级员工工资直至开除处分。

工资管理权限属公司总部管理的员工，须报公司总部审批。

6、整体调整：

项目处根据年度内实现的利润和综合经营业绩情况，以及物价浮动情况，制定普涨方案，向总公司申请审批后统一调整岗位工资。

7、以上1-5项变动需附相关申请、说明，并填写《员工变动通知单》，注明变动原因，由部门经理、行政事务部经理、项目总经理批准后予以实施。

人事专员负责跟进此过程的进行，并负责表格的回收及归档。

8、调职：

员工需要在本部门工作至少1年才可要求调职，并附上相关申请。

9、行政事务部根据各部定编情况及相关部门的考评情况对该员工建议调职与否。

10、对可调职的员工，需由行政事务部填写《员工变动通知单》，并由双方部门负责人签署意见、行政事务部签署意见并由项目总经理批准后方可认定调职生效。

11、集团内部的调职需由集团总经理批准，并由总公司办公室下达调令后方可认定调职生效。

a）对以上任何变动，生效日期应为每月的1日。

管理权限属公司总部的员工，任何变动均须通报公司总部审批后，方可认定生效。

b）以上变动产生的任何表格、记录（如：

《员工变动通知单》、调令等）将保存至员工人事档案中，相关复写联、复印件会发至相关部门留存。

c）以上任何变动，人事专员需以《员工变动通知单》、调令等文书为准，在每月报送财务的《考勤汇总表》中加以备注，以便财务在制作工资时及时调整，避免疏漏。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-008

日期2012年08月04日

主题：

考勤

程序：

1、考勤表是计算工资的依据。

2、每月月底时每个部门都应填写考勤表，以便于行政事务部及时的核查及财务部计算工资。

3、每月2号以内，各部门需给行政事务部递交部门经理已批准的考勤表。

如不能按时递交，部门将对推迟发放工资负责。

4、考勤表需有相关的统计。

病假、事假等证明齐全，如相关证明不全，则按事假或旷工处理。

5、行政事务部人事专员需于每月5日前请项目总经理在核查后的考勤表上签字。

6、人事专员需于每月5日前录入打卡机记录，根据考勤表予以核查，并统计相关扣款（如：

工服、工牌等扣款、处罚单，等等）、餐补天数、工龄、加班补助等事项，并制作当月员工考勤表汇总。

7、根据《薪酬福利制度》统计当月报销话费人员并制作报销名单，请项目总经理审批签字后生效。

8、每月10日前，人事专员需将行政事务部经理签字确认后的考勤表汇总报送至财务部做工资。

9、各部主管、经理有责任确保员工考勤的正确性。

10.每月15日发薪后，人事专员负责跟催财务部，收回考勤表并留存备查。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-009

日期2012年08月04日

主题：

辞职程序

程序：

1、正常辞职程序：

a.意欲辞职员工应向部门负责人提交书面辞职申请已获得同意。

在得到允许后，从行政事务部人事专员处领取《员工离职表》并认真填写，完成表中“离职审批”程序。

b.试用期员工需提前1周，转正后员工需提前1个月办理如上程序。

c.如果员工立即离职，公司会根据其劳动合同扣除其7天或是1个月的工资。

若员工被派出参加过相关培训，公司会根据培训协议扣除相关比例培训费用。

若该员工工作年限不足，公司会根据《工服管理制度》扣除相关比例工服折旧费用。

d.所在部门负责人需在“离职审批”栏中签署意见时标注该员工最后工作日。

e.在其最后工作日之后，员工应携带《员工离职表》按表中各项至相关部门办理工作交接、物品归还手续。

f.所属部门、行政事务部需在《员工离职表》中注明款项扣除情况。

并由人事专员在每月递送财务部的《考勤汇总表》中予以备注。

g.待该员工领取末次薪资后，由财务部出纳在该员工《员工离职表》的末栏标明应领薪资、扣缴金额、实发薪资并签字确认后，由人事专员将此表归入员工档案中备查。

h.所有辞职员工在半年内不允许再次加入公司及再聘用。

2、特殊情况的辞职程序：

在试用期内，员工表现不令人满意，延长2个月试用期后仍无法胜任工作，所在部门应协同行政事务部通知其离职，但必须提前7天通知。

在这种情况下，公司会在其完成离职手续后，根据其实际出勤截止日期计算工资。

3、所有离职员工的工资结算必须遵循财务工资结算制度。

按财务正常发薪日领取。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-0010

日期2012年08月04日

主题：

物品采购程序

程序：

1、审批流程

   a、各部门负责根据本部门业务需要,填写《采购申请单》，经部门主管签字确认；

   b、行政事务部负责结合各部门《采购申请单》询价，仪价，报价；

c、财务部审核《采购申请单》并查核库存量；

   d、项目经理最终签核审批各部门《采购申请单》；

   e、行政事务部采购人员凭项目经理最终审核的《采购申请单》开始采购工作；

2、工作程序

   1〉计划内采购

   a、各部门每月25日前根据本部门物品需求情况填写《采购申请单》,经部门主管签字确认后交行政事务部审批（办公用品、保洁用品为半年采购一次）。

   d、行政事务部根据公司与合格供方确定的价格在《采购申请单》中填写单价,如无单价,则由行政事务部询价，货比三家报批后填写价格。

   c、行政事务部将填写好价格的《采购申请单》报财务部负责人审核及查核库存,财务部于每月28日前将审批后的《采购申请单》送行政事务部。

   d、行政事务部将《采购申请单》于每月30日前呈总经理批准。

   e、行政事务部根据总经理批准的采购计划,通知合格供方于3个工作日内按要求送货至公司。

如购置特殊要求的物品,需由相关专业人员与行政人事部同时前往采购。

   2〉计划外物品采购

   a、各部门如因业务需要采购超出计划内的物品时,由申请人先填写《采购申请单》,仔细填写时间、材料名称、规格型号、单位、数量、用途,如有特殊要求,可在备注栏内注明,经部门主管确认后送至行政事务部

   b、行政事务部根据公司与合格供方确定的价格如实填写单价、总价。

   c、行政事务部将《采购申请单》报项目经理审核,呈执行总经理批准。

   d、行政事务部根据批准后的《采购申请单》通知合格供方于3个工作日内按计划送货至公司,合格供方不能提供的物品,行政事务部应进行市场询价后进行报批.

   3、采购价格控制

   a、行政事务部对公司常用采购物品,每月进行一次询价。

   b、各部门对采购物品的价格及质量每月进行评价,将价格偏高，质量较差的物品以书面形式上报行政事务部,由行政事务部与供方洽谈调整价格事宜。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-0011

日期2012年08月08日

主题：

培训管理程序

程序：

1、入职培训：

在一周内，由人力资源部组织新录用人员进行《西安新荣基物业管理有限公司员工手册》的培训，内容包括：

公司简介、公司各项规章管理制度、安全卫生管理等培训。

2、上岗培训：

a、新进人员由其本部门主管按照《岗位说明书》安排员工培训或实习，所有参加培训成员需填写《培训签到表》交由人力资源部存档。

b、上岗培训完成并考核通过后,其上级主管应将有关资料交给人力资源部,（考核可以是笔试或者口试）。

3、在职培训：

本公司各部门主管应最迟于每年12月份提出次年度员工培训需求计划,并填写《培训需求申请表》，呈项目经理核准后，送至行政事务部。

如因新技术或新设备引进或招募新员工需临时提出培训要求，需提前15天提出申请。

各部门如需开展外部培训,应填写《培训需求申请表》报行政事事务部审核与备案。

4、确认及汇总：

行政事务部确认各部门培训计划内容及课程时数安排的适宜性，并汇总成培训计划报项目经理批准。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-0012

日期2012年08月14日

主题：

奖惩管理程序

程序：

1、本公司员工之奖惩，由各主管严加考核，并于具体事由发生后一周内，以《奖励单》或《处罚单》送至行政事务部。

2、行政事务部收到单据后，应即转知受奖惩之员工。

若受惩之员工对提报内容有异议时，应于五个工作日内向行政事务部提出申诉。

逾期未提出申诉者视同接受惩处。

行政事务部需先参照惩处相关规定作出最后评议。

3、行政事务部将评议好的《奖励单》或《处罚单》交项目经理最终审批。

本公司奖惩可分为

1.嘉奖、记功、记大功、其他。

2.警告、记过、记大过、其他。

4、奖惩作业采实时公告制，并于每季底汇整公布。

5、员工犯有罪嫌，如涉及法律范围者，除按本办法规定处理外，并得移送治安机关法办。

标准运作程序

参考部门行政事务部

标准运作程序号码XZ-hr-0013

日期2012年08月16日

主题：

工服管理程序

程序：

1、公司统一为每位员工购买两套工服，行政事务部以员工入职表为依据，负责发放工服，各部门员工经试工期正式录用后，方可到行政事务部领取工服，行政事务部在《员工入职发放表》上做好相关主录。

2、公司入职员工领取工服时公司不收取任何押金，办公管理人员（含客服专员）工服折旧期为三年，工作未满三年的员工离职时需扣除折旧费，工服归个人所为，公司不做回收；工服折旧费计算方法：

如某员工工服总计价格为500元，工作满7个月时离职，需扣除工服折旧费为：

500/36*（36-7）=402元；工程部、保洁部、协防部工服折旧期为二年，员工离职时视个人工服情况而定，如工服从外观上看无破损，员工在离职时须将工服清洗干净交回至工服管理员，如不能清洗的须缴纳相应清洗费用（具体费用以洗衣店报价为准）并将工服交回，如工服因个人原因造成的破损后不能循环使用且员工入职不满两年的，按照折旧费的扣除方法扣除相应费用后，工服归个人所有，公司不做收回；

3、行政事务部应建立各类员工领用工服的《工服领用明细表》，标明员工姓名、性别、部门、及工服领用数量、领取时间等。

4、行政事务部应以部门为单位，分类放置工服，妥善保管，建立各类工服明细帐，月终结出余存数量，上报项目经理，对丢件或需要报废的工服应做出原因说明，并填写《报废单》，批准后做报废处理。

5、员工及行政事务部管理员因个人原因或工作马虎丢失工服者，应根据工服具体情况折价赔偿，赔偿方法参考工服购入价格。

6、员工变动职务应主动至行政事务部更换工服。