某大型工业企业工资核算资料管理规范.docx
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某大型工业企业工资核算资料管理规范
附件1：
工资核算资料管理规范
第一章总则
第一条为了提高工资核算资料提交的准确性和及时性，明确工资核算资料的要求、规范和职责，确保每月员工工资能够准确、按时发放，特制订本规范。
第二条各部门务必严格执行和贯彻落实本规范的条款，不得因个人意志而随意改变此规范的相关规定。
第三条本规范适用公司所有在职员工。
此规范具体适用人员，依据规范具体内容规定为准。
第四条本规范至下发之日起实施，本规范最终解释权归人力资源部。
第二章考勤表制作规范
第一条考勤表上的所有文字及数据必须准确清晰、字迹工整，不允许有任何涂改，不允许用涂改液等涂改或粘贴，若有涂改或粘贴的，必须及时重新制作，制作完毕的考勤表必须给车间主任或班组主管确认签字，再递交给生产部文员整理收齐，最后上交给生产部经理审核签字，才能生效，才能作为工资核算依据，否则不得作为工资核算依据。
第二条如果部门主管或车间主任不在岗，则由部门副主管或车间副主任代签；如果部门经理不在岗，则由副经理或经理助理代签。
第三条如果因考勤制作不规范影响工资核算、发放的，则打考勤人员及负责人承担相应责任。
第一节普工考勤表制作规范
第一条生产部一线员工和安全员统一使用《#####有限公司考勤表（生产员工和安全员）》（参见附件2）制作考勤，否则无效且承担重打考勤等相应责任。
各车间班组每月月底最后一天下午要按照规范制作汇总本月班组考勤，制作好之后必须在车间张贴公示，2号上午上班前必须递交给生产部文员。
第二条普工考勤制作细则
一、姓名。
考勤表上姓名的填写必须与员工入职身份证上的一致，如果制作考勤时写错员工姓名导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放的，则打考勤人员及负责人承担相应责任；如果是人力资源部档案管理员将员工姓名录入错误，导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放的，则由档案管理员及负责人承担相应责任。
二、工种岗位。
各班组打考勤人员根据员工实际工作岗位填写员工工种或岗位名称。
三、出勤天数。
此栏填写本月总出勤天数，天数必须与后面每天日期的出勤时间之和一致；如果合计错误，不得涂改，必须重新打考勤。
四、工分系数。
对于工分系数，各班组打考勤人员必须按照公司相关规定，公正客观地为各工种或岗位打写工分系数。
五、全勤奖励。
此栏无需填写金额，而只需在没有全勤奖的员工用“无”字样填写全勤奖励栏，有全勤的不用填写。
六、夜餐补助。
此栏根据员工夜班出勤实际情况计算填写相应金额即可。
七、津贴补助。
此栏按照公司相关规定填写相应金额即可。
八、班内补助。
此栏各班组根据实际补助情况填写。
第三条出勤情况填写细则
一、如果当天正常出勤则在对应日期栏打“√”；
二、如果不满一天或加班，则不用打“√”，直接写上对应的出勤时间，1.5表示当天除正常出勤外，另再加班了半天（正常出勤时间的一半）；0.5表示出勤半天；0.8表示相应的出勤时间，以此类推；
三、如果当天休息或请假，则均在对应日期栏打“×”；
四、如果员工从一个车间调到另一个车间，则调出车间在考勤表上必须在员工调出后面的日期栏写上“调去**车间/班组”字样，调入的车间在考勤表上必须在员工调入本车间出勤日前面的日期栏写上“从**车间/班组调入”字样；并且，严禁出现两个车间考勤重复，一旦出现，两个班组均要承担相应责任。
五、如果员工跨公司调出，则本车间要在该员工调出之日后面的日期栏写上“调去**”字样；
六、如果员工新入职或从其他公司调入，则本车间要在该员工调出之日后面的日期栏写上“新入职”或“从**调入”字样；
七、如果员工已退厂，制作考勤时，则分情况处理。
若员工结现金退厂，则制作考勤时不得再打其退厂当月考勤；若员工未结现金而打卡发放退厂的，则制作此员工退厂当月考勤时必须打其退厂当月考勤；若考勤制作完毕并已上交后员工退厂的，原则上有银行卡的员工必须打卡发放，对于特殊情况急辞工结现金的，则要经部门经理、人力资源部经理和财务部经理同时批准，才能以现金结算；若是没有办银行卡的员工，可以结算现金退厂。
对于结现金退厂的员工，核算工资时，人力资源部薪酬专员必须依据生产部提供的退厂情况表将该员工在结现金月份的工资表上删除此人。
八、自离员工的考勤，也必须按照自离前的实际出勤制作，并在自离日期起后面写上“自离”字样。
九、补打以前月份的考勤表时，必须将补考勤的人员单独制作一张考勤表，不得跟当月考勤表制作在一起，且所属期栏必须填写补的考勤所属月份，另外，补打以前月份考勤必须打日薪，不打工分。
十、考勤表上的人员顺序必须严格按照上个月的工资表人员顺序进行制作（正副班组长工天达到14天及以上的考勤必须放在定编内人员的前面，不受考勤顺序要求的限制）。
调出或结现金退厂的员工，则直接删除，不可以把新员工插入，而要把新进车间的员工直接在后面加。
十一、工序车间员工出勤天数也必须根据实际出勤情况，制作纸质版考勤表，同时按要求递交纸质版和电子版的员工产量明细表。
十二、新进员工三级培训前的考勤由员工实际被安排工作的车间班组负责制作考勤，不得有遗漏，否则按规定承担责任。
十三、车间产量质量表生产部文员必须在每月2号下午下班前将生产部经理签字的原件递交到人力资源部薪酬专员处。
否则罚生产部文员20元/天，不满一天按一天处罚。
以上情况，哪个环节出现问题，则相应责任人承担相应责任。
第二节管理人员考勤表制作规范
第一条办公室管理人员必须使用《####有限公司考勤表（管理人员）》（参见附件3）制作考勤，否则无效且承担重打考勤等相应责任。
第二条管理人员考勤表制作细则
一、姓名。
考勤表上姓名的填写必须与员工入职身份证上的一致，如果制作考勤时写错员工姓名导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放的，则打考勤人员及负责人承担相应责任；如果是人力资源部档案管理员将员工姓名录入错误，导致员工银行卡或工资未能及时办理和发放的，则由档案管理员及负责人承担相应责任。
二、出勤天数。
此栏只填写本月总出勤天数，天数必须与后面每天日期的出勤时间之和一致；如果合计错误，不得涂改，必须重新打考勤。
三、津贴补助。
此栏按照公司相关规定填写相应金额即可。
四、餐费补助。
此栏按照公司相关规定填写相应金额即可。
五、全勤奖励。
此栏无需实际情况填写。
六、班内补助。
此栏各班组根据实际补助情况填写。
第三条出勤情况填写细则
一、如果当天正常出勤则在对应日期栏打“√”；如果当天放假休息或请假，则均在对应日期栏打“×”；
二、如果员工从一个部门调到另一个部门，则部门在考勤表上必须在员工调出后面的日期栏写上“调去**部”字样，调入的部门在考勤表上必须在员工调入本车间出勤日前面的日期栏写上“从**部调入”字样；并且，严禁出现两个部门考勤重复，一旦出现，两个部门均要承担相应责任。
三、如果员工跨公司调出，则本部门要在该员工调出之日后面的日期栏写上“调去**”字样；
四、如果员工新入职或从其他公司调入，则本部门要在该员工调出之日后面的日期栏写上“新入职”或“从**调入”字样；
五、如果员工已退厂，制作考勤时，则分情况处理。
若员工结现金退厂，则制作考勤时不得再打其退厂当月考勤；若员工未结现金而打卡发放退厂的，则制作此员工退厂当月考勤时必须打其退厂当月考勤；若考勤制作完毕并已上交后员工退厂的，原则上有银行卡的员工必须打卡发放，对于特殊情况急辞工结现金的，则要经部门经理、人力资源部经理和财务部经理同时批准，才能以现金结算；若是没有办银行卡的员工，可以结算现金退厂。
对于结现金退厂的员工，人力资源部薪酬专员必须依据退厂情况表将该员工在结现金月份的工资表上删除此人。
六、自离员工的考勤，也必须按照自离前的实际出勤制作，并在自离日期起后面写上“自离”字样。
七、补打以前月份的考勤表时，必须将补考勤的人员单独制作一张考勤表，不得跟当月考勤表制作在一起，且所属期栏必须填写补的考勤所属月份。
八、考勤表上的人员顺序必须严格按照上个月的工资表人员顺序进行制作。
调出或结现金退厂的员工，则直接删除，不可以把新员工插入，而要把新进员加在后面。
第四条实验室、仓库、开单房和总经办后勤一线员工必须使用《####有限公司考勤表（仓库、开单房、实验室及后勤一线）》（参见附件4）制作考勤，必须将岗位、夜餐补助、餐费补助及全勤奖励等信息对应填写，否则无效且承担重打考勤等相应责任。
以上情况，哪个环节出现问题，则相应责任人承担相应责任。
第三节考勤制作问题的相关责任
第一条各部门内勤到财务部出纳室领取各自部门的考勤表，出纳室相关人员应提供相应的考勤表并做好登记。
第二条迟交考勤相关责任规定
一、考勤表未能在规定时间内递交到人力资源部薪酬专员处的，超过规定时间不足一天的按一天算，处罚未交部门或班组的打考勤负责人10元/天，罚部门主管或车间主任20元/天，罚部门经理50元/天/批。
二、如有特殊情况不能及时上交的，则需书面申请，经人力资源部经理签字同意后方可缓交且最迟3号下班前递交到人力资源部薪酬专员处。
三、如果遇节假日，考勤表递交时间以人资部通知为准，超过通知规定时间的，罚相关责任人100元/天/批。
第三条涂改考勤相关责任规定
一、若考勤表使用过涂改液的，无论涂改次数及涂改面积大小，则一律重新制作；
二、若单张考勤表出现面积性涂改，无论涂改之处达几次，则必须重新制作；
三、若单张考勤表无面积性涂改，但笔画性涂改超过5处，无论涂改面积大小，一律重新制作。
以上三种情况下，若此考勤表递交给生产部经理处，则罚款打考勤人员和部门主管或车间主任各30元/张；若此考勤表递交到人力资源部薪酬专员处，则罚生产部经理20元/张，罚款负责打考勤人员及车间主任各50元/张。
第四条漏打考勤相关责任规定
一、若在4号之前（不含4号）补打考勤的，不处罚；
二、若在4号至10号之间补打考勤的，则罚相应负责打考勤人员20元/次，罚部门主管或车间主任40元/次；
三、生产工人的考勤表，若在11号至一次工资表下发之前补打考勤的，则罚相应负责打考勤人员40元/次，罚部门主管或车间主任60元/次，罚部门经理经理50元/次；若在一次工资表下发之后补打考勤或在任何时候补打以前月份考勤的，则罚相应负责打考勤人员50元/次，罚部门主管或车间主任80元/次，罚部门经理60元/次；若在二次工资表下发给之后，不得再补打任何考勤，漏打的考勤需在下月补打，按照补打以前月份考勤处罚。
第五条重复考勤相关责任规定
在两个部门或班组调动员工的考勤如果出现重复打考勤时，追究正确记录考勤部门或班组打考勤负责人沟通不到位责任，罚负责打考勤人员20元/人；追究打错考勤部门或班组的主要责任，罚负责打考勤人员40元/人；如果两个部门或班组均打错考勤，则各罚班组负责打考勤人员30元/人。
第六条错别字考勤相关责任规定
一、如果考勤表上写错员工姓名，则罚打考勤人员10元/人，罚部门主管或车间主任20元/人。
二、如果考勤表上信息有误的，不得涂改，必须重打考勤，并按照漏打考勤相关超出日期规定处理。
三、生产工人的考勤表，如果在一次工资表下发之后才发现制作递交的考勤表上数据有误的，则除了重打考勤和罚负责考勤人员10元/处、车间主任20元/处之外，车间主任和班长还要负责跟员工解释因改变个别数据而产生的整个班组人员工资变动的原因。
第七条模糊考勤相关责任规定
如果因为考勤制作不规范，字迹潦草、看不清、有歧义或少许涂改而导致数据录入错误，影响整体班组工资和员工情绪的，则除了重打考勤和罚负责考勤人员40元/处、车间主任60元/处之外，车间主任和班长还要负责跟员工解释因改变个别数据而产生的整个班组人员工资变动的原因。
第八条自离员工考勤相关责任规定
没有按照规定制作自离员工考勤的，一经发现，罚打考勤负责人60元/人，罚罚车间主任和部门负责人80元/人。
第九条退厂员工考勤相关责任规定
一、各部门打考勤负责人如果打错了退厂员工的考勤，则重打考勤，同时罚款20元/次。
二、如果车间制作考勤前（每月最后一天上午）员工结现金退厂的，下午车间制作考勤时，仍然打了该员工考勤的，罚负责打考勤人员10元/人，罚车间主任20元/人；如果导致该员工工资重复发放的，则罚负责打考勤人员100元/人，罚车间主任和部门负责人200元/人；
三、如果车间制作考勤完毕（以递交至生产部经理处审核为界）员工再结现金退厂的。
若生产部提供给人力资源部的退厂情况表上没有该员工的，则由生产部负责退厂登记的文员负责，罚20元/人；若生产部提供的退厂情况表上有该员工，但是人力资源部薪酬专员没有扣除而重复发放的，则罚人资源部薪酬专员50元/人，并追究相关责任。
第十条如果制作考勤时没有按照薪酬专员提供的考勤人员顺序打考勤的，则罚负责打考勤人员20元/次，罚生产部车间主任和部门负责人30元/次。
第十一条如果有员工投诉或举报车间考勤天数、工分、计件数量等存在虚假和不客观公正，经领导调查证实的，则重罚相关人员，且具体处罚方案由公司领导研究确定。
第十二条凡根据规范要求重打考勤而不重打考勤的，罚打考勤负责人100元/次，罚车间主任和部门负责人200元/次。
严重影响工资发放的，由公司相关领导处理。
第十三条如果考勤表上有必填信息没有填写的，则罚打考勤人员20元/张，罚车间主任和部门负责人30元/张。
第十四条所有重新制作的考勤，必须将重新制作签的考勤一并递交给人力资源部薪酬专员。
第二章奖罚及其它补扣资料递交规范
第一节奖罚资料递交规范
第一条奖罚资料递交内容：
奖罚资料的统计内容包括：
序号、姓名、身份证号码、部门或车间班组（生产部的最好精确到班组）、罚款/奖励单号、总金额及备注等，奖罚统计样表见附件5《工资核算奖罚统计样表》。
内容要准确无误，并按照规定顺序制作表格，个人奖罚必须要有本人身份证号码，罚款必须统计单号。
同一个人在奖励或罚款资料中只允许出现一次，有多张罚款的必须将其合并。
奖罚资料必须递交纸质签字版和确定签字的电子版。
第二条递交时间：
生产部奖罚资料的统计要在每月4号下午下班前在一楼公布栏张贴公示2天，同时将罚单汇总表递交给财务部核销，7号下午下班前必须将符合核算规范的奖罚资料的纸质签字版和相应的电子版递交给人力资源部薪酬专员。
第三条华南片区的奖罚单由文员统一于每月1号下午下班前将上月所有奖罚单递交给人力资源部内勤统计。
第四条相关奖罚规定
一、如果内勤统计奖罚资料连续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励统计奖罚的文员30元，连续超出三个月则算到下一个统计周期。
二、如果提交资料给生产部的部门资料错误，则处罚提供错误资料的人员20元/人；如果生产部文员统计错误，则罚生产部统计文员20元/人。
三、如果同一个人在奖单或罚单汇总表中出现两次及以上，则罚生产部统计文员10元。
第二节其他扣核算资料递交规范
第一条其他扣资料包含：
1．当月需办银行卡人员的相关资料；2．餐费（包括管理人员餐费、办事处人员餐费、员工借款充值餐费、客餐餐费等）；3．新老厂宿舍水电明细表；4．岗位津贴明细表；5．司龄补贴明细表；6．起薪表、岗位变动调薪表及转正调薪表；7．普通夫妻房租金表、桶装水领用表、工作服领用表；8．新进管理人员岗前培训考勤表及讲师津贴表；9．社保及公积金申报表；10．生日聚会扣款明细表；11．高温补贴明细表；12．员工退厂及调动登记表；13．其他需从当月工资扣除的资料等。
第二条其他扣资料递交内容要求
一、办卡人员资料：
必须统计序号、姓名、身份证号码、所在部门、入职时间、性别、岗位名称、身份证地址、证件有效期及出证机关等资料，同时必须确保提交的资料与原件一致。
如果资料递交人连续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励统计奖罚的文员30元，连续超出三个月则算到下一个统计周期。
如果提交资料不符合要求，则罚款资料提交人20元/次。
二、餐费统计表、宿舍水电表岗位、津贴明细表、司龄补贴明细表、起薪表、岗位变动调薪表及转正调薪表、普通夫妻房租金表、桶装水领用表、工作服领用表、高温补贴明细表、社保及公积金申报表、员工退厂及调动登记表、其他需从当月工资扣除的资料、新进管理人员岗前培训考勤表及讲师津贴表：
以上所有资料，要求信息正确无误，按时递交。
当统计资料人员超过20人时，要求必须包含人员的身份证号码信息。
如果资料递交人连续三个月没有任何不规范和工作失误问题，则奖励统计奖罚的文员30元，连续超出三个月则算到下一个统计周期。
如果提交资料不符合要求，则罚款资料提交人20元/次。
第二条其他扣资料递交时间要求
所有工资核算资料按照《工资核算资料递交部门及时间规定》递交，其他需当月核算过期工资中扣除的资料，必须有相关负责人前字后，于10号之前递交给人力资源部薪酬专员。
第三节工资核算中有关问题反馈流程
第一条员工一次工资表发放及反馈流程
员工一次工资表发放及反馈流程图如下：
薪酬专员每月16号左右下发一次工人工资表给生产部
生产部文员调整好
版式打印出来
生产部经理初步审核
通过审核有问题
反馈给薪酬专员，核实后
更改，再下发
下发给各个车间班组核对
没有问题有问题
各班组统一反馈给车间主任，再统一反馈给生产部内勤
员工核对，不得代签，没有问题签字确认
薪酬专员将处理后的情况
反馈给生产部内勤
生产部内勤将问题汇总反馈给人力资源部薪酬专员处理
生产部内勤将处理
情况告知车间
薪酬专员确定工人
二次工资表
一次工资表流程的相关责任说明：
一次工资表的下发主要是让车间核对薪酬专员在核算工资过程中数据录入及核算是否准确，使错误的数据能够及时得到更正，确保工资的准确及时发放。
而车间本身提供数据错误的，要追究相关人员责任。
一次工资表核对过程中，如果发现核算资料数据错误的，依据规定追究责任。
第二条员工二次工资表发放流程
员工一次工资表发放及反馈流程图如下：
薪酬专员每月20号左右下发
确定版的工人二次工资表
生产部内勤打印出来给各车间班组
员工签字确认，不得代签
员工签完字之后，部门主管或
车间主任签字
生产部经理签字
生产部内勤按要求统计本月未签名暂不发工资人员名单给薪酬专员
薪酬专员根据暂不发名单，确定发卡人员，准备发卡资料
二次工人工资表为确定版工资表，下发后不得有任何更改，生产部要统计当月全部暂不发工资人员相关信息给薪酬专员；生产部内勤要将回收的二次工资表按照工资表顺序核对是否收齐，收齐后递交给薪酬专员。
第三条管理人员工资条发放流程
管理人员工资条发放流程图如下：
薪酬专员根据资料核算管理人员工资
根据实际修改
薪酬专员将管理人员工资表给财务经理和人力资源部经理审核
未通过审核
通过审核
薪酬专员打印管理人员工资条发给各部门经理签收
工资条发给部门每位成员核对，
内勤汇总问题反映给薪酬专员
薪酬专员根据问题反馈核实、修改工资表，确定最终工资表
打印各部门工资表给人力资源经
理、财务经理和蒋总签字存档
确定打卡名单，准备打卡
发放资料
第三章工资核算资料递交部门及时间规定
第一条工资核算资料递交部门及时间规定如下表：
资料名称
资料要求
递交部门
递交人
递交时间
接交部门
接交人
除生产部员工以外的考勤表（含片区）
不得有任何涂改，根据规范制度要求制作；考勤表制作人、部门主管和部门负责人签字
办公楼各部门
各部门负责制作考勤人员
每月1号下午下班前
人资部
薪酬专员
新入职办工资卡人员资料
包含当月所有需办卡人员；信息准确无误，全面无遗漏
人资部
档案管理员
每月1号下午下班前
人资部
薪酬专员
工序
车间质量产量报表
奖罚信息准确无误、全面无遗漏；车间主任、部门负责人签字审核
生产部
端杂人员
每月2号下午下班前
人资部
薪酬专员
工伤事故处罚决定罚单
信息准确无误、全面无遗漏；部门负责人签字审核；必须统计罚款单号
安全办
安全办员工关系专员
每月2号下午下班前
人资部
薪酬专员
生产部员工考勤表
不得有任何涂改，根据规范制度要求制作；考勤表制作人、车间主任及生产部经理签字
生产部
生产部内勤
每月2号下午下班前
人资部
薪酬专员
生产车间质量产量报表
奖罚信息准确无误、全面无遗漏；部门负责人签字审核
生产部
生产部内勤
每月2号下午下班前
人资部
薪酬专员
管理人员转正调薪表、岗位变动调薪表
信息准确无误、全面无遗漏；部门负责人签字确认、人力资源部经理审核、总经理审批
人资部
每月3号下午下班前
人资部
薪酬专员
新进人员起薪表
薪资信息准确无误、全面无遗漏；薪酬主管、部门负责人签字审核、总经理审批；
人资部
每月3号下午下班前
人资部
薪酬专员
餐费、员工借款充值
信息准确无误、全面无遗漏；部门主管签字确认、负责人签字审核、总经理审批
总经办
后勤文员
每月5号下午下班前
人资部
薪酬专员
水电表
信息准确无误、全面无遗漏；部门主管签字确认、负责人签字审核、总经理审批
总经办
宿舍管理员
每月5号下午下班前
人资部
薪酬专员
人力资源部统计的奖罚资料
奖罚信息准确无误、全面无遗漏；部门负责人签字审核、总经理审批；罚款资料统计必须有罚款单号
人资部
行政文员
每月7号下午下班前
人资部
薪酬专员
生产部部统计的奖罚资料
奖罚信息准确无误、全面无遗漏；要部门负责人签字审核、总经理审批；罚款资料统计必须有罚款单号
生产部
生产部内勤
每月7号下午下班前
人资部
薪酬专员
司龄补贴
信息准确无误、全面无遗漏；部门主管签字确认、负责人签字审核、总经理审批
人资部
每月6号下午下班前
人资部
薪酬专员
岗位津贴
信息准确无误、全面无遗漏；薪酬主管、部门负责人签字审核、总经理审批；
人资部
档案管理员
每月9号上午下班前
人资部
薪酬专员
夫妻房租金、桶装水、厂服扣款资料
信息准确无误、全面无遗漏；部门主管签字确认、负责人签字审核
总经办
宿舍管理员
每月5号下午下班前
人资部
薪酬专员
社保公积金
信息准确无误、全面无遗漏；
财务部
工资会计
每月12号下午下班前
人资部
薪酬专员
生产员工换银行卡
复印身份证正反面及银行卡号于同一张A4纸的同一面；写申请经车间主任和部门经理同意；规定时间内统一递交
生产部
生产部内勤
每月14号下午下班前和发工资前一天下午下班前递交
人资部
薪酬专员
月销量数据
信息准确无误
财务部
工资会计
每月3号和月底
人资部
薪酬专员
一次工人工资反馈信息表
确认问题出处，并初步解决；反馈信息表上信息准确无误；反馈问题表述清楚没歧义；
生产部
生产部内勤
一次工资表下发后规定时间内
人资部
薪酬专员
二次工人工资表
车间主任签字确认、生产部经审核；按照工资表顺序排序
生产部
生产部内勤
二次工资表下发后
人资部
薪酬专员
未签名暂不发统计表
信息准确无误、全面无遗漏；要包含班组、姓名、身份证号和实发工资金额及备注等信息
生产部
生产部内勤
二次工资表生产部经理签完字之后
人资部
薪酬专员
其他需补、扣的资料
信息准确无误、全面无遗漏；要包含部门或班组、姓名、身份证号和补、扣金额及备注等信息
相关部门
相关人员
每月8号之前
人资部
薪酬专员
升级会员 