声像档案管理办法.docx

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声像档案管理办法

总则

第一条为加强管委会的声像档案，特制定本办法。

第二条管委会的声像档案是指本管委会各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像档案一般由录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等文字说明两部分组成。

第三条1、声像档案是本管委会全宗的组成部分，必须由行政管理部实行集中统一管理。

2、声像档案资料的收集

第四条收集范围

1、反映本管委会主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。

2、各级领导人和著名人物参加的与本管委会有关的重大活动的声像资料。

3、本管委会有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4、涉及本管委会和现代物流业发展内容的声像资料。

5、其它单位形成的与本管委会有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条收集时间

1、声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2、行政管理部应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条收集要求

1、录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

2、接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3、声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条声像档案资料的征集

1、行政管理部有责任随时征集重要声像资料；

2、在征集的声像资料中，凡涉及与本管委会相关工作等事件的，应向行政管理部报送目录。

第八条声像档案费用的报销

本管委会各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经行政管理部签字认可，应给予核报费用。

第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，行政管理部协助。

第十一条分类、编号

1、照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式：

全宗号-流水号。

2、录音带、录像带、摄像带按年代分类、按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3、编注与其他载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第十二条保管期限：

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1、文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

2、编写文字说明的要求：

（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。

录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。

一组声像资料联系密切的应加文字说明：

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1、照片编制采用横写格式。

其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2、录音带、录像带、摄像带的编制格式：

在盒套上置标注页。

按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1、将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2、卷内目录：

（1）照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

（2）录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条编目

声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

第十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第十八条保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

照片库温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。

如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。

利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由行政管理部负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。

如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。

声像档案管理的归档与整理（照片档案的归档）

声像档案管理

一,声像档案的概念

声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构,社会组织以及个人在行使职责或从事政治,经济,科学,技术,文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片,录音带,录像带,影片等不同材料为载体,以影像,声音为主,并辅以文字说明的历史记录.又称音像档案,视听档案.

声像档案作为档案的一种载体形式,是纸质档案的重要补充,是机关,企事业单位档案的重要组成部分,也是党和国家的宝贵财富.

第一节声像档案概述

（一）形象生动

声像档案以画面的可视形象,生动地将档案内容展现在利用者面前,有的配有声音,具有较强的形象性和直观性,能使利用者有"身临其境"的感觉,其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的.

（二）时空感受

声像档案运用先进科学技术,可将一瞬即逝的现场记录和再现,并可进行超越时空的传递,具有较强的时间感和空间感.

二,声像档案的特点

（三）便于复制和转换

声像档案复制简捷,并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换,利用数字多媒体技术进行存储和传播.

（四）携带使用方便

声像档案信息存储量大,体积小,携带方便,可多次重复使用.

（五）保管要求高

声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体,这些材料对温湿度变化,灰尘,有害生物和有害气体,外界磁场较敏感,保管要求高.

二,声像档案的特点

三,声像档案的作用

●

（一）较强的凭证作用

●

（二）重要的科研和宣传素材

●（三）便捷的信息交流手段

●（四）较高的艺术欣赏价值能

当前,我们在档案执法监督和业务指导中发现大部分单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象,应引起各单位足够重视.

第二节声像档案的收集归档

一,声像档案的收集原则

为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全,在收集工作中应遵循"以我为主,突出主题,质量精良,内容齐全"的原则.

（一）以我为主——即要以本单位形成的并反能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点.

（二）突出主题——即收集的声像材料要能反映出重要活动,会议等的主要内容,场景,人物的实况.

（三）质量精良——对收集来的声像材料必须进行精心挑选,把主题鲜明,影像清晰,画面完整,未加修饰剪裁的声像材料归档.

（四）内容齐全——归档的声像材料内容要完整.即照片档案要照片,底片,文字说明（应含事由,时间,地点,人物,背景,摄影者等诸要素）齐全,照片与底片相符;录像档案要录像片,解说词,文字说明（含录像片的片名,制式,语种等）齐全.

二,声像档案的归档制度

按照《中华人民共和国档案法》确定的档案管理原则和《机关档案工作业务建设规范》的有关规定,单位,部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档,任何部门或个人不得以任何借口据为已有.

（一）声像档案归档范围

1,记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;

2,领导人和著名人物参加与本单位,本地区有关的重大公务活动的声像材料;

3,本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料;

4,记录本单位,本地区重大事件,重大事故,重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;

5,记录本地区地理概貌,城乡建设,重点工程,名胜古迹,自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料;

6,其他具有保存价值的声像材料.

应根据实际情况,采取随时归档与定期归档相结合的方式.

随时归档.对具有归档价值的声像材料,其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后,向档案室归档,一般不应跨年度.

定期归档.依《档案法实施办法》之规定,声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交.特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交.

（二）声像档案归档时间

（三）声像档案归档要求

声像档案的搜集,征集和移交应符合《照片档案管理规范（GB/T11821—2002）,《磁性载体档案管理与保护技术规范》（DA/T15—95）等有关标准的要求.

对于录音录像带要特别注意保护好,防止被消磁,失去效用.

（一）集中收集

即有计划,有针对性地进行阶段性收集,这是声像档案收集的重要途径.

（二）定向收集

即向某项活动的主办,承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集.

（三）直接参与收集

即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法.

（四）随时收集

即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息,发现线索及时跟踪,及时收集.

三,声像档案的收集方法

声像档案的收集工作要注意"四结合",即:

1,档案部门与相关部门相结合,调动相关部门参与收集的积极性,多渠道,多层次地开展搜集工作.有条件的单位,应与岗位职责和财务报销,年终绩效考核,奖惩相结合,以取得更好的实效.实际工作中有的单位就采取档案移交与年度奖金相挂钩的办法,取得很好效果.

2,档案馆（室）收集声像档案与清理机关,团体,企事业单位的积存声像材料相结合,明确声像档案搜集的重点单位.

3,向机关,企事业单位征集与个人征集相结合,取得单位与个人的有力支持,进一步拓宽搜集渠道.

4,无偿收集与有偿收集相结合.

第三节声像档案的整理

●一,照片档案的整理

●二,录音录像档案的整理

●三,录音录像档案划分保管期限和价值鉴定

一,照片档案的整理

照片档案的整理应遵循"三个有利于"（即利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,有利于提供利用）的原则.归档的照片与底片影像应一致;无底片的照片应翻拍底片,无照片的底片应冲洗出照片;照片档案的底片,照片应分开存放.

目前的照片档案有两种:

一种是用一般相机和普通胶卷,采用可见光使胶片感光的照片;另一种是运用数字技术与光学技术相结合而形成的照片,即我们通常说的数码相片.

（一）照片档案的构成与种类

（普通）照片档案由底片,照片及文字说明三部分构成.

（1）底片——底片是与被摄景物颜色相反的负影像,以感光胶片为载体.底片是照片档案的重要组成部份,它可分为原底片和翻版底片（原底片的拷贝或通过原照片的翻拍形成）.对于一些重要的,珍贵的照片,应制作翻版底片,并与原底片同时保存.

（2）照片——照片是与被拍摄景物颜色相同的正影像,它是通过底片冲印而成的.

（3）文字说明——文字说明是对照片档案内容的介绍和补充,它与照片相