订单管理引擎说明书.docx

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订单管理引擎说明书

订单管理引擎说明书

1订单管理引擎产品说明

1.1产品定义

订单管理引擎，是帮助企业管理订单和建设组织架构的平台，科学的订单处理流程树，使多人分岗位多角色协同处理订单，帮助企业提高后端运营效率。

同时该系统还是企业与客户交互的管道，并且提供与第三方平台对接接口，帮助企业降低后端运营成本。

1.2适用客户

1.拥有众多销售平台，如官网、淘宝等

2.多销售体系：

直营、分销等

3.多区域分仓库发货，或第三方仓储代发货

4.业务量每天超过50单以上，需要分岗位，分角色协作处理订单

5.使用第三方软件如ERP、财务软件等

1.3系统角色说明

名词

说明

系统管理员

系统管理员，分配权限

订单调度员

分派订单处理权限，使订单确认组或组员可以处理订单

订单确认员

确认订单信息正确：

如配送信息、确认货品货存，确认发货仓库

售后服务人员

对售后服务申请的内容进行申核和补充的人员，同时对于已经质检的商品进行退换货类型确认和通知财务退款

财务

确认订单付款、确认订单退款

仓库单据打印员

单据打印（拣配单、发货单、快递单、发票、录入快递单号）

仓库备货员

根据拣配单去仓库拿货和配货

仓库校验员

检查单据和商品信息是否匹配

仓库发货员

打包、移交商品给快递公司、包裹重量的录入

仓库退货收货人员

收取退回的货物，录入退回货物的快递信息

仓库质检人员

退回货品的质量检验，提供检验的结果

1.4产品亮点

1.支持多销售平台数据同步

2.提供多角色、多岗位分工协作，紧密结合工作流、业务流

3.支持CSV、EXCEL等格式数据导出

4.内置自动确认，拣配排序等提升内部工作效率方法

5.提供售后服务信息跟踪处理方案

6.提供与第三方软件平台对接的标准接口

1.5产品模型

2订单管理引擎功能说明

2.1数据同步（即API）

2.1.1库存同步

●功能简介

首先该同步是通过csv表格方式运作，主要用来使第三方库存管理系统更新订单管理引擎中的商品库存数量和存储商品所属仓库编号及货架位置

●用户说明

用户名称

说明

A-1

第三方库存管理系统处理人员（如:

ERP）

B-1

仓库货品货架位置更新人员

C-1

订单管理引擎中货品库存信息更新人员

●场景描述

ØC-1更新订单管理引擎中的库存，A-1按C-1提供的csv格式导出货品库存信息，C-1将货品库存信息导入到订单管理引擎中完成货品库存信息更新

ØB-1更新商品的货架位置，使用指定的csv格式的表格，录入商品和货位等必要信息，导入到订单管理引擎中完成货品货架位置更新

●界面原型

新建一个界面，有上传的功能，界面如下：

●案例描述：

打开批量更新库存信息界面，点击下列模块中的“浏览”按钮找到需要上传的已经存储在本地库存更新csv表格，点击上传按钮，系统即将表格中的数据更新到订单管理引擎中。

2.1.2订单同步

●功能简介

i.可以设置订单同步功能打开或关闭，

ii.可设置订单同步功能运行的间隔时间

iii.可将已对接的销售终端的新增订单和内容变更订单更新到订单管理引擎中

iv.可将更新库存到销售终端

●订单同步内容详细

2.2订单确认中心

2.2.1角色说明

名词

说明

系统管理员

系统管理员，分配权限

订单调度员

分派订单处理权限，使订单确认组或组员可以处理订单

订单确认员

确认订单信息正确：

如配送信息、确认货品货存，确认发货仓库

售后服务人员

对售后服务申请的内容进行申核和补充的人员，同时对于已经质检的商品进行退换货类型确认和通知财务退款

财务

确认订单付款、确认订单退款

2.2.2订单调度

●功能详细

1.系统自动将订单分派给已经建立好的订单处理小组或组员，异常情况下手工分配

2.订单列表分类显示：

未分派订单（n）、已分派长（n）、全部订单（n）

3.高亮度显示长时间确认订单

4.可根据条件对订单进行搜索

●操作

●UI

订单列表页

订单详细

订单调度

工作流程图

2.2.3订单确认

●简要说明：

对订单信息进行审核和确认

●功能详细

1.处理人员可查看所有订单，可操作所属订单处理组的订单

操作：

查看订单、确认订单、取消订单、售后申请提交、异常订单、编辑订单

注：

确认订单界面可选择发货仓库、快递公司、配送信息编辑

2.搜索（普通搜索、组合搜索）：

支付方式、收货人、收货人电话、收货人E-Mail、分公司，会员名称、淘宝ID、旺旺账号、拍拍ID、QQ号、商品编码、商品名称、快递单号、快递公司、订单状态。

●操作

●UI

订单列表

订单确认界面（编辑发货信息）

订单确认界面（分仓模块）

退款申请界面

售后服务申请界面

操作流程图

2.2.4单据管理

●简要说明

退货单、发货单、退款单、付款单单据管理

●功能详细

a.发货单：

在货品已发货后，系统生成发货单

b.退货单：

在订单管理引擎售后服务中的收货界面录入快递信息后，系统生成退货单

c.退款单：

财务点击退款按钮，录入退款信息并点击确认后系统生成退款单

d.付款单：

财务点击付款按钮，录入付款信息并点击确认后系统生成付款单，若为先款后货即时到账的，第三方支付平台在反回支付成功的状态后，系统自动生成付款单

●UI

收款单列表

收款单详情

退款单列表

退款单详情

发货单列表

发货单详情

退货单列表

退货单详情

2.2.5售后服务

●简要说明

售后服务申请的审核和确认商品的退换货在订单确认中心，退回商品的收货和质检在订单处理中心。

●名词解释

名词

说明

退换货收货库

线下存放售后服务中退回货品的地方

终端平台

订单管理引擎连接的b2c、b2b、淘宝店等等

终端用户

各终端平台提交售后服务申请的会员

用户

售后服务人员（包含了申请审核员、收货员、质检员）

系统

订单管理引擎（订单确认中心、订单处理中心）

退货总数量

核对最终质检的商品总数是否和应退回的商品总数相等

●角色说明：

名词

说明

申请审核员

1.审核申请的商品是否可以退回和退回货品寄回的地址

2.确认退回并已质检的货品的退换货类型

3.确认退款详细，提交退款详情

收货员

收取退回的商品，查看是否按要求寄回商品，录入退回货物的快递信息和商品

质检员

退回货物的质量问题检查

注:

角色与实际操作人并不是一对一的，会存在一个人身兼多角色，一个角色身兼多权限

●功能详细

1.1订单管理引擎下载终端平台的售后服务申请到订单确认中心的售后服务申请审核中，售后服务人员审核申请，确认用户是否可以把所申请的商品退回售后服务中心质检

1.2同意退回货物，申请审核人员给用户留言，告诉终端用户退回货物的寄回地址并要求用户寄回货物的同时寄回发货单

1.3货物退回后，收货员根据根据售后服务申请的内容，首先确认终端用户是否按要求寄回，然后录入寄回的快递信息和退回货品的货号。

若未按要求寄回，线下电话和申请审核员沟通。

收回的货物放入虚拟的退换货收货库

1.4质检人员在退换货收货库中拿出同一订单同一申请的所有货物，对每一个货品进行质检，并录入质检的结果。

1.5审请申请员根据质检界面清算售后服务中的费用（退款、折旧价、快递费、差价）和终端用户沟通后，确认货品的退换货类型，根据退换化类型提交退款申请和发货请求

●操作

Ø申请审核和退换货类型确认（客服中心）

Ø终端用户退回货品的收货（仓库）

Ø退回货品的质检（仓库）

●UI

售后服务申请详情

退换货类型确认

退货收回

质检

●工作流程图

2.2.6财务（付款、退款）

●简要说明：

确认付款，确认退款

●业务规则

1.一张订单可以有多张付款单

2.应收金额=0,付款单的状态为未付款

3.0<应收金额<实收金额，付款单的状态为部份付款

4.应收金额=实收金额，付款单的状态为已付款

5.将退货申请中的退款的订单单独罗列出来，退款信息读取在退货申请界面已经录入的信息

6.退款单是在退款后生成，生成的退款单需要绑定到订单中，且订单实收金额需要减去退款的金额

7.搜索：

支付方式、支付账号、支付人、收货人、收货人电话、收货人E-Mail、分公司、会员名称、淘宝ID、旺旺账号、拍拍ID、QQ号、商品编码、商品名称、快递单号、快递公司、订单状态。

●操作

●UI

付款列表和付款详情

详情界面

付款窗口

退款窗口

2.2.7管理员

●简要说明：

分配订单确认中心和订单处理中心权限

●业务规则

1.可添加管理员并编辑信息，并将管理员与相应发角色绑定

2.可添加角色并编辑信息，并将各界面权限与角色绑定

3.订单处理中心人添加管理员时需要能与仓库绑定

4.可添加订单确认小组与订单确认人员，并且订单确认小组可与订单来源平台绑定

5.可对订单来源平台、仓库进行管理

●操作

●UI

管理员列表

编辑权限

订单确认中心权限分配

订单处理中心权限分配

用户信息编辑

角色管理列表

角色新增

角色编辑

订单确认组列表

订单确认组编辑

订单确认组新增

2.3订单处理中心

2.3.1角色说明

名词

说明

单据打印员

单据打印（拣配单、发货单、快递单、发票、录入快递单号）

备货员

根据拣配单去仓库拿货和配货

校验员

检查单据和商品信息是否匹配

发货员

打包、移交商品给快递公司、包裹重量的录入

退货收货人员

收取退回的货物，录入退回货物的快递信息

质检人员

退回货品的质量检验，提供检验的结果

2.3.2单据打印

●简要说明：

处理发货单列表

●业务规则

1.单据的打印：

拣配单、发货单、发票、快递单（需在系统中录入快递单号）

2.所有的单据可多次打印，若出现n+1次打印，需要弹出框提醒

3.若订单确认中心选择的快递公司不可到达用户所在区域，则可在此更改快递公司

4.若无法正常配货或发货，则将发货单打回“订单确认中心”做异常订单处理，同时需要填写备注

5.系统货品库存量不足的情况下，仍可以继续发校验，出库操作

6.可导出导入运费表格，批量录入快递费

7.可搜索：

订单来源、订单号、发货单号、收货人电话、收货人E-Mail、会员名称、淘宝ID、旺旺账号、拍拍ID、QQ号、商品编码、商品名称、快递单号、快递公司、订单状态

●操作

●UI

联合打印

快递费用导入表格

快递公司编号

快递公司

快递单号

包裹重量

快递费用

打印快递单界面

2.3.3校验（单据+商品）

●简要说明：

快递单号录入系统后，单据和商品数据流到此处

●业务规则

1.扫描订单号，显示“扫描入的订单”所生成的且属于校验员所在仓库的发货单的配送信息，正确后点击下一步，显示发货商品和数量，扫描货品号，所配货品和数量与发货单信息一致，则点击下一步扫描入快递单号，若快递单匹配成功，校验完成

2.所有扫描入的信息与系统中的不一致或者查询不到，弹出提示框提示

3.在扫描货号时，初始状态下，“需要扫描数=发货单的发货数量”、“未扫描数=需要扫描数-已扫描数”

4.不能正常发货，扫描订单号，在显示出来的界面中显示“打回发货单”按钮。

5.若不能正常发货，点击打回发货单功能，填写备注后，发货单中的商品被打回订单确认中心重新分派

●操作

●UI

扫描货品号

快递单号扫描

2.3.4出库（发货）

●简要说明：

校验成功后商品和单据数据会流到此处

●业务规则

1.扫描快递单号，系统匹配发货单信息，匹配后的信息不需要显示在界面上

2.录入实际包裹重量后系统提交，系统根据实际重量和算法获得实际快递费。

3.快递单和包裹重量提交后，发货单状态变更为已经发货，仓库消减库存，消减订单确认中心总库存

●操作

●操作说明

用户：

扫描快递单号，录入包裹重量

系统：

计算实际的递费用，记录到系统中，变更发货单状态为已发货，消减仓库货品库存，消减订单确认中心总库存

●UI