城建档案整理标准规范.docx

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城建档案整理标准规范

机关关于部门、直属公司事业单位、区内各建设施工单位：

为了保证保税区、空港加工区建设工程档案完整、齐全、精确、系统、规范，使之在生产、建设、运营、服务中更好地发挥作用、并使各建设单位、施工单位在建设工程档案中有章可循，依照上级部门关于规定，结合保税区详细状况，特制定本规范，现印发给你们，请依照执行。

附件：

《天津港保税区、空港物流加工区建设工程文献整顿规范》

二00八年四月二十日

一、建设、勘察、设计、施工、监理单位建设档案整编职责分工

（一）建设单位职责：

1、应负责基建文献管理工作，并设专人对基建文献进行收集、整顿和归档。

2、在工程招标及与参建各方订立合同或合同时，应对工程资料和工程档案编制责任、套数、费用、质量和移送期限等提出明确规定。

3、负责收集、整顿工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成文献以及在建设过程中形成声像材料，并应进行立卷归档。

4、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文献形成、积累和立卷归档工作。

负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档工程档案。

5、在建设工程规划验收前15日内应提请档案中心对已形成建设工程档案进行预验收，在备案前，应提请对工程档案进行验收，并获得相应工程档案承认书。

建设单位应在工程竣工验收后15天内将工程档案移送保税区档案中心。

（二）勘察、设计单位职责;

1、勘察、设计单位应将本单位形成工程文献立卷后向建设单位移送。

（三）监理单位职责：

1、负责监理资料管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整顿和归档。

监理文献应单独组卷后归入工程档案中统一排序和编目。

2、应按合同商定，在勘察、设计阶段对勘察设计文献形成、积累、组卷和归档进行监督、检查，在施工阶段应对施工资料形成、积累、组卷和归档进行监督、检查、使施工资料完整性、精确性，符合归档规定。

（四）施工单位职责：

1、施工单位负责整编承包范畴内工程施工技术文献和工程竣工图。

工程项目实行总承包，由各分包单位负责收集、整编分包范畴内工程档案并对施工资料真实性、完整性和有效性负责，分包单位竣工图加盖本单位竣工图章并交总承包单位汇总、整顿，竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、精确工程档案。

建设项目由几种单位承包，各承包单位负责收集整顿立卷其承包项目工程文献。

2、总包应在工程竣工验收前，将工程资料整顿汇总完毕，并应及时向建设单位移送。

二、建设工程档案组卷（整顿）规定

（一）按单项工程组卷。

普通按文字材料、竣工图纸、工程照片、光盘等不同载体形式分别单独组卷。

（二）文字材料及图纸可分别构成工程立项与管理文献、设计基本材料及设计文献、招投标文献及合同、监理文献、施工技术管理文献、质量控制文献及竣工图、设备文献、工程经营文献、竣工验收及备案文献和声像档案等若干卷（文字材料、图纸分别组卷）。

1、文字材料按事项、专业顺序排列，同一事项请示与批复、同一文献印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后顺序排列。

2、外文资料（如：

进口设备资料）要有译文，有译文外文资料译文在前、原文在后。

（三）竣工图按单项工程不同专业（建筑、构造、给水、排水、暖通、电气、燃气等专业）分别组卷。

竣工图纸较少时，几种专业可合并组卷。

（不能超过４公分厚）同专业图纸按图号顺序排列，既有文字材料又有图纸案卷，文字材料排前，图纸排后。

（四）变更文献组于施工技术管理文献中，设计变更文献、现场洽商记录等变更文献可以单独组卷，并按照不同专业形成时间及变更部位等排列。

（五）案卷排列原则（见建设工程归档范畴与排列原则）

一种工程案卷按照工程立项与管理文献、设计基本材料及设计文献、招投标文献及合同、监理文献、施工技术管理文献、质量控制文献及竣工图、设备文献、工程经营文献、竣工验收及备案文献、声像档案顺序排列。

三、建设工程档案整编质量规定：

（一）案卷内文字材料必要是原件，排列有序。

文字材料准时间顺序排列，图纸按固有编号排列。

规格规定Ａ４幅面（２９７×２１０）大小。

不规格文献材料如：

不不大于或不大于A4分别采用折叠或托裱空白A4复印纸办法解决，要按照规定规格进行托裱或剪裁以保持整洁，如反正有字把Ａ４纸挖空进行托裱。

托裱纸质要优良，不能用带字纸，最佳用Ａ４复印纸。

随设备来不合格阐明、原目、照片等档案材料按特殊档案保管，规定放在资料盒里排列有序并附有阐明及目录。

特殊状况不能提供原件时，规定提供笔迹清晰复印件并做抄件（注明原件存储处，抄件人签字、抄件日期并加盖公章）。

复印材料一律采用Ａ４规格。

（二）案卷内容必要真实、精确，与工程实际相符合，齐全完整并有完备签章手续。

格式统一、笔迹工整、图样清晰、图表整洁，文字应采用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

不得使用红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔或铅笔、复写纸等易退色书写材料。

传真纸需复印后归档，并做抄件。

（三）一种保管单位内不准有重份文献。

（四）保管单位内文献材料用线绳装订，不准使用金属物装订，文献上原有金属物要所有拆除。

文字材料及图纸案卷采用软卷皮左侧三孔一线装订，孔与孔距离为八公分，横向书写文献字头应朝向装订线，装订要结实美观做到不掉页、不压文字、不妨碍查看。

每卷文字材料厚度不超过２公分厚，卷盒用３公分厚卷盒，图纸厚度不超过４公分，用５公分卷盒，每一盒内只能装一卷档案。

四、竣工图编制

（一）竣工图应在新蓝图上绘制，不容许使用复印图纸，不同幅面竣工图统一按４号图幅面（２９７×２１０）折叠手风琴式，薄厚要均匀，规定折叠后白面朝外，并在装订线内加厚纸衬，使整个保管单位厚度一致，进行装订。

（二）竣工图编制后，应逐页加盖竣工图章，竣工图章一律使用不易褪色红印泥，加盖在图纸折叠后白面右下角。

图章内容涉及：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下：

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

竣工图章尺寸为５０×８０ｍｍ

（三）竣工图凡按图施工没有变动，由施工单位运用新施工设计图加盖竣工图图章即可作为竣工图。

（四）普通设计变更可在原施工图上加以修改作为竣工图，

（五）运用施工图改绘竣工图：

变更用文字表达，可以将文字变更抄写在图纸阐明或其他空白处;涉及到图形变化，要将图中废弃某些划去，对原图修改并用引出线标明此部位变更修改根据。

（六）凡施工图构造、工艺、平面布置等有重大变化，或变更某些超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。

（七）重新绘制变更图如果完全可以取代原图，要将变更图放于原图位置，被代替下原施工图不组进卷内。

如果竣工图编制单位以为有必要保存被代替原施工图，可以将原施工图放在最后，不加盖竣工图章，并在目录中按照施工图编号。

（八）向保税区档案中心移送建设工程档案要使用国标档案装具与表格（见附图）。

文字材料及图纸卷用软卷皮装订后装盒；工程照片装在相册内，并注有阐明。

（九）管委会投资建项目、大中型项目归档两套，其中一套为原件，普通项目及其他建设单位项目归档一套为原件。

（十）《竣工验收备案告知书》先用一张A4空白纸代替打页号、编制卷内目录，待质监站备案完毕后及时将竣工备案书送交档案中心。

五、建设工程档案案卷编目规定：

工程档案每个卷盒脊背、卷皮、卷内目录、备考表等要用微机进行打印，不可手写，备考表中立卷人、审核人要用碳素墨水签写。

（一）案卷封面填写规定

1、工程名称：

项目名称

2、案卷名称：

案卷提名应简要、精确揭示卷内文献材料或图纸内容，同一案卷标题文献材料厚度超过２０ｍｍ，需构成两个以上案卷时，应在文字材料名称后加注

（一）

（二）―――――依次类推。

管线工程竣工测量成果卷，案卷名称为所在道路全称+（起点道路全程—终点道路名称）+管线名称

3、建设时间：

从开工时间至竣工时间。

4、编制日期：

填写案卷内文字材料起始日期。

5、保管期限：

填写其划定保管期限（永久、长期、短期）。

6、密级：

根据保密规定填写。

（二）卷内目录填写规定：

1、卷内目录排列在卷内首页之前。

2、序号：

用阿拉伯数字从“１”起依次标注。

3、文献编号：

填写文献文号或竣工图编号；变更文献填写变更号。

4、责任者：

填写文献直接形成单位。

5、文献材料题名：

填写图纸或文献标题全称。

6、日期：

用阿拉伯数字填写文献或图纸形成日期。

7、页次：

填写每份文献在卷内所排起始页号。

8、备注：

填写需补充或阐明问题。

（三）卷内备考表填写规定：

1、卷内备考表排列在卷内文献尾页之后。

2、卷内备考表重要标明卷内文献总页数、以及在组卷和案卷使用过程中需要阐明问题。

（如：

原件存储处等）

（四）案卷内页号编写规定：

1、案卷内文献材料均按有文字内容页面打页号，每卷单独打页号，页号从“１”开始。

一种案卷内只能编一种流水号（卷与卷之间页号不能持续）。

2、页号打位置：

单面书写文献标注在右下角，1CM见方位置。

双面书写文献正面标注在右下角，反面标注在左下角，折叠后图纸一律在右下角。

3、页号需用打号机标注（黑色），不容许用其他颜色标注或书写。

4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

六、城建档案分类目录及建设工程档案移送清册接受规定

1、建设单位在办理建设工程档案正式移送时，除向保税区档案中心移送纸质档案外，规定移送电子城建档案分类目录，及建设工程档案移送清册。

2、移送城建档案电子目录所需表格样式，如：

“工程概况及档案整编阐明”“建设工程档案移送目录”、“卷内目录”、“分类目录”等均采用保税区提供原则化表格，可以通过u盘向保税区档案中心拷贝。

3、保税区档案中心提供“建设工程档案表格”既可用于城建档案电子目录移送，同步又可以直接打印出纸质卷内目录，组到相应案卷中。

4、电子目录移送前，应保证u盘已通过病毒检测和杀毒解决。

档案中心拒收具有病毒问题或其他隐患数据文献。

七、建设工程档案验收重点

建设单位在收集各单位工程档案后，一方面应当按照档案整编关于规定进行自检，自检合格后将所有档案移送档案中心。

档案中心在对工程档案进行验收时，重点检查如下方面;

1、工程档案齐全、系统、完整。

2、工程档案内容真实，精确地反映工程建设活动和工程实际状况。

3、工程档案以整顿立卷，立卷符合整编规定。

4、竣工图变更修改符合规定。

5、文献形成、来源符合实际，规定单位或个人签章文献，其签章手续完备。

6、文献材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合规定。

八、工程项目档案验收规定

（一）办理时间：

工程竣工验收后15日内。

（二）办理根据：

《天津港保税区、空港物流加工区建设工程文献归档整顿规范》

（三）提交材料：

1、建设项目全套工程档案，涉及建设单位、施工单位以及监理单位整顿该项目工程档案；（注：

《竣工验收备案告知书》待质检站备案完毕后反馈档案馆。

）

2、《保税区建设工程档案移送清册》、涉及《移送清册》封面、《工程概况及档案整编阐明》、《建设工程档案移送目录》、三张表单，规定装订整洁（一式两份）。

《移送清册》封面建设单位移送人签字，并加盖建设单位公章。

3、城建档案分类目录电子文献。

4、《天津港保税区建设工程档案验收表》（一式两份），用黑色碳素钢笔填写清晰，建设单位、监理单位项目负责人签字，并加盖建设单位和监理单位公章。

（四）办理程序：

电话预约档案报送档案审核合格发证。

（五）办理条件：

1、建设单位已办理《建设工程竣工规划验收合格证》。

2、建设工程档案正式验收时，建设单位应组织施工；

单位、监理单位等各参建单位有关人员到场，以便对工程

档案中也许浮现问题进行整治到位。

3、建设单位、施工单位以及监理单位等三方工程

档案已经收集齐全、完整，并且各参建单位应保证工程

档案真实、精确。

4、建设工程档案整顿符合《天津港保税区工程档案归档范畴与排列顺序》和《天津港保税区城建档案整编规定及质量原则》。