ISO9001文件和记录操纵程序.docx
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ISO9001文件和记录操纵程序
1目的
为了确保质量治理体系所要求的文件和记录取得有效操纵，使其适用、有效、完整、统一。
以利于识别、检索和标准化治理。
2适用范围
适用于公司与质量治理体系有关的文件和记录的治理，对文件和记录的分类、编审批、发放、编号标识等进行操纵。
3引用文件
无
4术语和概念
文件——信息及其承载媒体，包括标准、标准、报告、图样、记录等。
技术文件——与产品的设计、制造、查验有关的标准和文件。
包括产品图样、产品技术标准、零部件明细表、外购件明细表、技术通知、产品说明书、工艺文件、工艺标准、工艺装备的图样、查验标准、实验规程等。
治理文件——除技术文件外的其它文件。
受控文件——指在公司质量治理体系文件中，直接阻碍产品质量或有较大的阻碍，须操纵其分发范围和利用版本，须追溯并进行相应更改、换版、收回等操纵的文件。
非受控文件——不属于受控文件范围的文件。
5职责
总经办负责公司文件和记录的归口治理。
公司各部门负责按本程序的要求操纵本部门文件和记录发放、接收、利用等，各部门编制的文件和记录编号由各部门按本程序规定编号。
文件和记录的编审批职责
编制者责任：
对文件内容的正确性、完整性和合理性负要紧责任，对在校对、审核及审批进程中发觉的错误和改良意见进行修订。
校对者责任：
对编制出的文件的准确性、和谐性、合理性和完整性负责。
审核者的责任：
对编制出的文件的内容进行全面检查，对文件编制者因考虑不周而产生的原那么性过失负要紧责任。
标准化审查者责任：
对技术文件贯彻有关法律、法规、标准（尤其是强制性法规、标准）的标准性、正确性、完整性进行审查。
会签者责任：
审查文件中与本部门相关的内容的合理性、经济性负责，并对会签文件与本部门有关部份的过失和原那么性错误负责。
工艺审查者责任：
对设计图纸的结构、尺寸和公差等的工艺（如机加、装配、调试等）符合性和和谐性进行审查。
批准者责任：
对文件贯彻国家、行业的有关方针、政策、法规情形及正确性、经济性和完整性负责。
6程序
文件分类
质量治理体系文件包括质量手册、质量体系程序文件、作业文件、质量打算、质量记录及其它与质量有关的文件（如质量报告）等。
本公司将质量体系文件分为四个层次：
第一层次：
质量手册，包括质量方针、质量目标；
第二层次：
质量体系程序文件；
第三层次，公司级的作业文件：
如公司的产品标准、产品图样、技术工艺规程、产品查验规程、设备操作规程、生产打算、年度质量工作打算等。
公司级的治理文件：
a.公司内各项与质量工作相关的治理文件，如《员工手册》、制度、条例、绩效考核规定等；
b.设备治理文件，包括设备的申请、审批、采购、验收、安装、调试、鉴定、交付、利用、保护、修理、报废等。
c.工艺装备治理文件，如工装申请、设计、制造/采购、查验、验收、鉴定、试用、保护、修理等。
公司级技术文件：
与产品的设计、制造、查验有关的各类标准和文件。
包括产品图纸、标准（企业标准、技术标准）、工艺文件（如工艺规程、工艺进程卡、工序卡、作业指导书）、查验标准、产品的包装防护标准、技术计划部的技术通知单、产品图样及技术文件更改通知、实验规程、产品说明书等。
外来文件和其它治理类文件：
包括法规性文件、标准（指国际、国家和行业标准，如国家产品平安法规、质量体系标准），顾客提供的与产品有关的文件，随设备而来的设备利用说明书等。
第四层次，部门级的作业文件：
公司各部门为确保本部门工作的有效策划、运行和操纵，依据质量手册、质量方针、质量目标、程序文件、公司级作业文件等，所编制的内部治理和技术文件，如各部门自编的现场作业规程等。
部门内组织机构及机构的要紧质量职责；
部门内设备治理文件，包括设备台帐、设备的申请、验证、调试、鉴定、利用、保养、修理等。
部门内工装模具治理文件，如工装模具台帐、申请、设计、制造、采购、查验、鉴定、利用、保养、修理等。
部门内工艺技术方面的文件:
如作业指导书、部门内关键特殊工序清单、计量器具分台帐、零部件清单、样件等。
部门内的各类表格、记录等。
文件和记录的编审批
公司质量治理体系文件在发布利用前须取得批准，以确保文件是充分与适宜的。
总领导负责制订发布公司的质量方针。
治理者代表负责制订公司的质量目标，总领导负责批准发布。
质量部负责编制公司的质量手册，治理者代表负责审核，总领导负责批准发布。
公司各进程归口主管部门负责编制公司的质量体系程序文件，质量部、总工程师负责审核、治理者代表负责审定，总领导批准发布。
副总领导负责生产等职责范围内公司级作业文件的编写组织和批准发布。
总工程师负责设计开发、工艺技术、查验和实验等职责范围内公司级作业文件的编写组织和批准发布。
总领导负责质量、商务、财务、人力资源、培训、绩效考核、平安等职责范围内公司级作业文件的编写组织和批准发布。
公司级作业文件由编写部门领导审核。
部门级作业文件由各编写部门领导批准。
其中编制的各工序作业操作文件，应经技术计划部主管工程师审核。
技术计划部负责依据质量手册、程序文件的要求，编制公司各类技术文件和相应记录的编写、校对、审核、标准化、会签、工艺审查和批准的流程表，即《公司技术文件和记录编审批流程表》。
《公司技术文件和记录编审批流程表》应明确规定编写、校对、审核、标准化、会签、工艺审查和批准的具体职位。
受控文件的治理
公司质量治理体系文件分受控文件与非受控文件。
受控文件范围
质量手册、质量方针和质量目标；程序文件，公司级作业文件，部门级作业文件中与产品质量有关的工艺技术规程、查验规程、作业指导书等，受控文件的更改通知单，公司所采纳国家、行业产品标准等。
受控文件的编号
受控文件应给出文件编号，具体的操纵规定和方式详见本标准条款。
受控文件的发放和归档
a.受控文件由文件编写的车间科室交规定的人员进行审批，批准人应明确受控文件的发放范围。
发放范围应确保在利用途取得适用文件；
b.受控文件分发时应标出不同的分发顺序号，确保能追溯；
c.受控文件发放：
在文件批准后，填写《文件发放记录表》（其中发放一份给档案室归档），由文件编写的车间科室按发放范围发放。
文件领用部门在《文件发放记录表》上签名领取，并及时将文件名称、编号等记录在本部门的《受控文件清单》上；
d.受控文件批准后均应在一周内及时归档，档案室在文件归档时按文件类别填写《文件归档记录表》，用软盘拷贝的文件，也应进行标识记录，必要时刻录光盘保留；
受控文件的治理
a.公司各车间科室应编制《受控文件清单》对受控文件进行动态治理（可采纳电脑文档），为便于检索，应进行文件分类，如工艺规程类、查验规程类、设备类等。
各车间科室应将现行清单文档拷贝给总经办，编制公司总的《受控文件清单》。
《受控文件清单》应说明文件编号、名称、版本、发放顺序号、保留人或保留位置（电脑文档应标明电脑编号/硬盘区/文件夹/文档）等。
b.公司各部门和文件利用人应妥帖保管好受控文件，应分类寄存，应防火、防潮、防晒、防鼠、防虫、防尘等，并常常检查，避免损坏和丢失。
当文件损坏或丢失，由文件利用人填写《文件和记录领用申请单》，说明缘故，经文件发放部门负责人批准后，由文件发放部门办理补发手续，损坏的文件须交旧换新。
补发文件应给出新的分发顺序号。
c.受控文件除发放部门外，其它部门和人员不许诺复印。
d.电子文档媒体的文件编制部门均应及时备份。
e.顾客、供方等外单位人员需领用文件时，由文件发放部门填写《文件和记录领用申请单》，经公司领导批准后，按非受控文件发放。
受控文件的监控
受控文件编写部门/或文件编写人应付受控文件进行监控，并负责说明，在必要时应付文件进行评审。
文件评审由文件编写部门/或文件编写人提出（包括评审方式），经文件批准人同意后进行。
受控文件的更改
a.文件需要更改时，应履行原编审批手续，并由文件编写人填写《文件更改通知单》，说明更改缘故、更改内容及更改方式，通知文件持有人进行更改。
当原编审批人不在时，由代行其职责的人员进行。
b.文件更改方式：
可采纳换页、换版、划改（对须更改的内容划二道细实线，并在旁更改，同时签上更改人姓名和更改时刻）。
c.编制的文件经多次更改或需大幅度修改，阻碍利历时，应考虑换版。
文
件换版时，由文件发放部门按条款规定发放新版文件，同时收回旧版文件，并在原《文件发放记录表》上注明收回。
d.对收回的旧版文件应在旧版文件上注明“作废”，并填写《文件和记录销毁申请单》，注明销毁时刻和销毁人，由文件发放部门负责人批准后统一销毁。
需作资料保留的旧版文件，应在原《文件发放记录表》上注明“作废保留”并在受控文件上注明“作废保留”后方可保留。
e.非受控文件一样可不予以更改。
外来文件的操纵
a）公司采纳的有关产品的技术、平安、质量等国际标准、国家标准和行业标准，由公司领导确认后，由档案室按受控文件的相关规定进行发放治理。
b）设备利用说明书之类的外来文件，应先交档案室记录，由档案室按受控
文件的相关规定进行发放治理。
c）供方和顾客提供的文件由商务部记录后,及时传递到其它有关部门。
记录操纵
公司各车间科室应成立本部门的《记录清单》，各车间科室应将现行清单文档和表样挎贝给总经办，由总经办编制公司总的《记录清单》和空白表样台帐。
《记录清单》应说明记录属性编号、记录填写部门、保留部门、保留位置（电脑文档应标明电脑编号/硬盘区/文件夹/文档）、保留期限等。
长期利用、定性的记录，要紧利用部门应设计表样，并进行属性编号，具体的编号方式详见本标准条款。
大量利用的表样交质量部会签后由总经办印制。
记录填写应清楚标准、内容完整，不得污秽，不得漏填少填，乱写乱画。
记录一样不许诺更改，因笔误须更改时，采纳划改的方式。
记录的审批传递和发放，由填写记录的车间科室进行。
记录的治理
a）公司各部门和记录利用人应妥帖保管好记录，集中保管。
对本部门填写的记录和接收的记录均应分类治理、寄存，以便于存、取及检索，并常常检查，避免霉变、虫蛀、污秽、受潮、褪色损坏和丢失。
记录的责任保留部门为记录填写的部门，并负责按期归档。
b）保留期限
公司生产进程的查验、实验记录（包括供方出具的外协件的查验、实验记录
和顾客提供的查验、实验记录），一年后交档案室归档保留，保留期为10年。
档案室归档时按记录类别填写《记录归档记录表》，用软盘拷贝的记录，也应进行标识记录，必要时刻录光盘保留。
其它记录由公司各部门自行保留，保留期按质量手册和程序文件的规定,未明确规定的记录保留期三年。
c）对已经超过保留期、失去保留价值的记录，应填写《文件和记录销毁申
请单》，注明销毁时刻和销毁人，由文件保留部门负责人批准后统一销毁。
d）顾客、供方等外单位人员需复制记录时，由记录填写部门或档案室填写《文件和记录领用申请单》，经公司领导批准后复制发放。
文件和记录编号方法
企标类文件编号
常规标准文件编号
由企标（企业标准）代号、公司隶属代号、文件类别代号、文件顺序号和文件形成年代号组成，文件顺序号和文件形成年代号之间用短划隔开，其组成形成如下：
Q/SE×××－××××
年代号
文件顺序号
文件类别号
公司隶属代号
企标代号，用“Q/”表示
企标代号
指企业为保证生产、经营活动正常进行而制订的标准性文件代号，用“Q/”表示。
公司隶属代号
用SE两位大写字母表示上海宏达发动机（下同）。
文件类别号
文件
类别
标准文件
质量手册
程序文件
作业文件
技术类
综合管理
计量类
工艺类
设备工装
培训类
目录类
会议类
信息类
技术协议
质保协议
试
验
环保安全
代号
B
M
P
C
J
G
L
Y
SG
PX
ML
HY
I
JX
ZX
S
H
表1
用以区分文件类型，用大写字母表示，经常使用文件类别代号见表1。
当文件类别超出表1指定范围时，由利用部门提出申请，报文件主管部门核预备案后，可另行追加。
文件顺序号
指同类文件形成的流水号，用二位阿拉伯数字表示。
年代号
表示文件形成的历法年份，用四位阿拉伯数字表示（下同）。
非企标类文件编号
由公司隶属代号、文件类别号、部门代号、文件顺序号和年代号组成，文件顺序号和年代号之间用短划隔开，其组成形成如下：
SE×××××－××××
年代号
部门代号（按表2）
文件类别号（按表1）
文件顺序号
公司隶属代号
部门代号
是公司指定给各级部门的识别代号，由二位阿拉伯数字表示。
表2
部门名称
部门代号
部门名称
部门代号
公司
00
电检室
34
总经办
10
计量理化室
35
管理科
11
商务部
40
基建后勤科
12
采购科
41
技术规划部
20
销售服务科
42
产品科
21
生产部
50
工艺科
22
设备动力科
51
质量部
30
物流科
52
质管科
31
机加车间
53
质检科
32
装配车间
54
产品试验室
33
财务部
60
技术文件编号
按上海宏达发动机企业标准Q/SEJ01-2020《技术文件编号规定》
执行。
各类通知编号
由通知代号、部门代号、年代号和通知顺序号组成，通知顺序号和年代号之间用短划隔开，其组成形式如下：
××××××—××××
年代号
部门代号（按表2的规定）
通知代号（按表3规定）
通知顺序号（2位自然数）
9
表3
通知类型
一般通知
更改通知
代号
TZ
TG
记录/表格编号
记录/表格编号由记录代号、公司代号、文件类别号、属性编号和记
录/表格顺序编号组成。
其组成形式如下：
记录/表格顺序号
指记录/表格在所属文件中的排列顺序号，用两位阿拉伯数字表示。
RSE×××—××
记录/表格顺序编号
属性编号
文件类别号（见表1）
公司代号
记录代号
属性编号
由记录归口治理部门给出的归类编号。
7支持性文件
SEP3001-2020《公司技术文件和记录编审批流程表》
7.2Q/SEJ01-2020《技术文件编号规定》
SEG1003-2020《档案治理方法》
8记录
RSEP01-01《文件发放记录表》
RSEP01-02《受控文件清单》
RSEP01-03《文件归档记录表》
RSEP01-04《文件和记录领用申请单》
RSEP01-05《文件更改通知单》
RSEP01-06《文件和记录销毁申请单》
RSEP01-07《记录清单》
RSEP01-08《记录归档记录表》
RSEP01-09《卷宗内容目录》
9流程图
略
文件发放登记表
序号
文件编号
文件名称
分发号
分发单位
接收人
接收日期
收回人
收回日期
RSEP01-01NO:
受控文件清单
RSEP01-02部门：
NO:
序号
文件编号
文件名称
分发号
版次
修订状态
保存位置
文件归档登记表
RSEP01-03NO:
文件编号
文件名称
编制单位
页数
归档日期
登记号
归档人
接收人
备注
文件和记录领用申请单
RSEP01-04NO：
申领部门
申领人
申领日期
联系电话
申领原因：
编号
名称
份数
备注
申领部门
领导意见
签字：
文件管理
部门意见
签字：
主管领导
批准
签字：
文件更改通知单
RSEP01-05NO:
文件名称
文件编号
更改处数
更改位置
生效日期
更改原因:
更改前内容:
更改后内容:
编制日期
审核/日期
会签日期
批准/日期
文件和记录销毁申请单
RSEP01-06NO：
申请人
所在部门
申请日期
部门意见
文件名称
文件编号
版号
分发号
销毁原因
审批意见
签字：
销毁人签字
记录清单
RSEP01-07部门：
NO:
序号
记录编号
记录名称
填写部门
其它部门
保存期限
保存位置
升级会员 