采购流程制定规范及设置方案范文.docx
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采购流程制定规范及设置方案范文
采购流程制定、规范及设置方案
一、背景资料：
北京天堂伞业制造有限公司成立于2001年，是一家专注于生产各类中高档洋伞的企业，公司现在生产的广告雨伞的主要品种有：
直杆伞（直骨伞）、折叠伞（缩骨伞）、高尔夫伞、礼品伞、太阳伞（沙滩伞）、帐篷、钓鱼伞、儿童伞等。
特殊的雨伞品种有：
直骨自动开收伞、三折自动开收伞、夜光伞、帽伞、情侣伞、拐杖伞等。
产品远销欧美、日本、澳洲、中南美及非洲地区，是中国较大的出口雨伞生产基地之一，在行业中被誉为“制伞专家”。
公司本着“以质量求发展，以信誉求生存”的理念，面向国内外客户，以提供优质广告雨伞为根本目标，一路坚持。
与此同时，在服务上不断改进和完善，以严谨的作风、专业的操作、过硬的质量、合理的价格、永恒的信誉，为客户提供尽善尽美的服务。
企业的组织结构
1、采购部门的背景：
北京晨光文具公司采购部是该企业生产部下属部门之一，受企业管理，采购公司所需物资，保证生产经营活动持续进行，具有很重要的、不可取缔的作用。
2、采购部门的职责：
（1） 掌握市场信息，开拓新货源，优化进货渠道，降低采购费用。
（2） 会同库管部、会计部确定合理物资采购量，及时了解存货情况，进行合理采购。
（3） 根据生产计划，制定物资供应计划并组织实施。
（4） 汇总各部门的采购申请单，编制采购作业计划。
（5） 选择、评审、管理供应商，建立供应商档案。
（6） 组织供货合同评审，签订供货合同，实施采购活动。
（7） 建立采购合同台帐，并对合同执行情况进行监督。
（8） 进行市场寻价，采购所需物资。
（9） 采购物资的报验和入库工作。
（10） 采购过程中的退、换货工作。
（11） 采购部合同、供应商档案、各种表单的保管与定期归档工作。
（12） 做好保密工作。
3、采购部人员设置及职责：
采购部人员设置：
设主任1名、审核员1名，采购人员若干。
采购部门的组建方式如下：
3.1采购部主任的工作职责：
（1）、提出物资采购计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。
（2）、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。
（3）、指导并监督下属开展业务，确保公司物资的正常采购量。
（4）、监督参与物资采购的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
（5）、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。
（6）、新产品、新材料供应商的挖掘、资料收集工作。
并对其进行合格评审，保证供应商的合法性。
（7）、及时了解供应市场价格变化及产品品质情况，保证产品品质和降低采购成本。
（8）、在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来
负责采购工程管理制度的适时修订和并负责对外解释；
（9）、拟定部门工作计划和目标；
（10）、主持采购工程中心日常工作；
（11）、定期对合格供应商的质量、服务进行考核；
（12）、考核部门员工工作绩效并进行内部监督；
3.3审核员岗位职责：
（1）协助组织评审合格供应商和考核合格供应商；
（2） 负责审核所有订购单的采购价格、质量及供应商的资质；
（3） 监督本部门采购流程的实施，不参与采购具体，不直接与供应商发生关系；
（4） 协助组织采购或工程的招标、评标工作；
（5） 监督、协调采购部工作人员的工作
（6） 审核本部门的报帐工作；
3.4采购员岗位职责：
（1）、主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。
（2）、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。
（3）熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。
（4）按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量；
（5）及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，严格执行酒店采购管理制度，采购均以“物资申购单”为依据。
（6）严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。
共同把好质量、数量关。
（7）服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。
4、采购工作流程：
①下单：
1）.通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：
存货编码，产品型号，数量。
2）.分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：
材料型号，数量， 单价，金额，计划到货日期。
3）.采购审核员根据具体情况进行定单审核
4）.定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。
②跟催：
采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。
③入库：
1）实物入库：
收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：
供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。
2）单据入库：
采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。
但也存在些问题，表现为：
1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库定单号和数量比较混乱。
④对账：
1）月结表
每月月初，采购员根据公司收货员签字的送货单、入库单据和单价表核对月结表。
2）增值税发票
校对发票上的以下信息：
公司名称、帐号、税号、材料名称、数量、金额。
5、付款
根据付款周期编制付款计划，安排付款。
二、企业产品设计：
1、主要产品以雨伞为例：
产品BOM表
企业产品表格式BOM表：
层数
物料号
物料名称
单位
用量
成品率
0
ys300
雨伞
把
1
1
1
sj203
伞架
套
1
1
1
sm204
伞面
平方米
1
1
2
sb201
伞柄
根
1
1
2
sg202
伞骨
套
1
1
2
fyb101
防雨布
平方米
1
1
3
ft100
辐条
根
20
1
3
fl
辅料
根
1
1
三、雨伞的采购计划：
现有商家向北京天堂伞业制造有限公司购买成品伞500把，定单生成日期为2010—10—11购买负责人要求在2010—10—21交货，现天堂伞业制造有限公司根据要求制定生产计划如下：
北京天堂伞业制造有限公司主生产计划（10月份）
雨伞（把）提前期=1
日期名称
15
16
17
18
19
20
21
雨伞
计划产量
500
计划投入量
500
伞架（套）提前期=1用量=1
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
500
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
500
预计定货
500
预计定货下达
500
伞面（平方米）提前期=1用量=1
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
500
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
500
预计定货
500
预计定货下达
500
伞柄（根）提前期=1用量=1
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
500
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
500
预计定货
500
预计定货下达
500
伞骨（套）提前期=1用量=1
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
500
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
500
预计定货
500
预计定货下达
500
防雨布（平方米）提前期=1用量=1
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
500
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
500
预计定货
500
预计定货下达
500
辐条（根）提前期=1用量=20
日期
15
16
17
18
19
20
21
毛需求
10000
预计到货
0
0
0
0
0
0
0
现有库存
0
0
0
0
0
0
0
净需求
10000
预计定货
10000
预计定货下达
10000
四、供应商的选择：
1．分析市场环境
我们经过上网搜寻资料，了解到雨伞原材料供应市场的基本情况。
从目前的采购市场状况看，属于买方市场；整个市场原材料供应商之间的竞争非常激烈，对于我们来说，非常有利于我们进行采购。
2．建立供应商评价小组
为了能以适中价格买到高质的原材料，我们成立了供应商评价小组，这个小组负责评价企业所中意的一些供应商，给出不同的意见和建议，为选择供应商提供依据。
小组成员都是处于与供应商有密切关系的一些部门，如采购部、生产部，质量把关部门、财务部等。
小组的成员都具备很高的职业素质和良好的团队合作意识，相信由这些成员组合成的供应商评价小组会做好本职工作，为供应商的选择做出巨大贡献。
3．建立供应商评价选择标准
3．1商品质量
采购物品的质量要合乎我企业的要求，采购的原材料符合要求是生产经营活动正常进行的必要条件，是我单位进行商品采购时首要考虑的因素。
质量次的商品，采购成本低，但会导致企业的信誉降低，会降低企业产品的质量。
我们评价供应商产品的质量，一要从商品检验入手，二要从供应商企业内部去考察，如企业内部的质量检测系统是否完善、是否已经通过了质量管理体系认证等，三要从供应商的信誉去考察，看该供应商在行业中的信誉如何。
3.2成本
采购价格即采购成本的高低直接关系到企业最终产品或服务价格的高低，因此，在确保满足其他条件的情况下力争取得最低的采购价格是采购的重要工作。
对供应商的报价单进行成本分析，是有效甄选供应商的方式之一。
成本不仅仅包括采购价格，而且包括原料或零部件使用过程中或生命周期结束前所发生的一切支出。
采购价格低对于降低企业生产经营成本，提高竞争力和增加利润，有着明显的作用，因而它是选择供应商的一个重要条件。
总成本最低是选择供应商时考虑的主要因素。
在选择供应商时因首要考虑成本。
3.3交货及时性
供应商能否按约定的交货期限和交货条件组织供货，直接影响企业生产和供应活动的连续性，因此交货时间也是选择供应商所要考虑的因素之一。
我们在考虑交货时间时，一方面要降低原料的库存数量，另一方面又要降低断料停工的风险。
由于我们企业是雨伞生产企业，我们所要采购的原材料几乎不会涉及到售后服务和技术方面，所以不需要靠虑供应商的整体服务水平和技术支持服务。
4．选择供应商
我们将在对供应商充分了解的基础上，再经过认真考核、分析比较后选择出最设和的供应商。
我们对供应商的调查，分为初步调查和深入调查。
首先，我们对其产品的品种规格、质量价格水平、生产能力、地理位置、运输条件进行初步调查。
在这些条件合适的供应商中选择几个，就是我们的初步调查对象。
深入供应商调查对象的选择，一是根据ABC分类确定自己产品的重要程度，二是根据供应商企业的生产能力水平的实际情况。
对于企业的关键产品、重要产品、我们要认真地选择供应商。
这些产品，或者是精度高、或者是价值高、或者是技术先进、或者是本企业的关键零件等，要对这些产品的供应商进行深入研究考察考核，选择真正能够满足本企业要求的供应商。
对于那些辅料例如普通的，零件、部件等可以不进行深入调查。
深入供应商调查对象的选择标准主要是企业的实力、生产能力、质量保证体系和管理水平等。
初步确定供应商还要进入试运行阶段进行考察。
在运作过程中，就要进行所有各个评价指标的考核评估，包括产品质量合格率、准时交货率、准时交货量率、交货差错率、交货破损率、价格水平、进货费用水平、信用度、配合度等的考核和评估。
在单项考核评价的基础上，还要进行综合评估。
由于我们采购的物资数量大、供应市场竞争激烈，所以采用公开招标方法来选择供应商。
五、招标文件
项目名称：
北京天堂伞业制造有限公司材料供货
第一部分招标公告
北京天堂伞业制造有限公司材料供货招标公告
【招标编号：
BJTTSY-10/10/11-21-001】
我企业对生产原材料年供货进行公开招标，诚邀愿意承担雨伞材料和辅料的潜在投标人前来投标。
公告日期：
2010—10—11
截止日期：
2010—10—16
招标单位：
北京天堂伞业制造有限公司
采购分类：
材料
地区：
北京
资金来源：
筹集资金
第二部分投标须知
一、招标项目及投标人资格条件
1、招标项目
1.1项目内容：
北京天堂伞业制造有限公司原材料及辅料
本项目以按照国家和直辖市有关规定旅行项目审批手续并获得批准，采购项目的资金来源已落实，项目的招标方式和范围已获得财政部门批准。
1.2具体的采购清单：
详情见第三部。
1.3采购产品外观及质量标准技术要求：
见第三部分。
2、投标人资格条件
2．1投标人必须是中国境内注册的独立法人或法人联合体，在北京地区注册，或在北京地区注册设有分支机构。
2.2投标人要求为国内独立的事业法人，注册资金不少于人民币100万（联合投标人的各方必须满足此要求）的企业法人。
二、招标文件的澄清和补充方式
3、招标文件的澄清
投标人对招标文件如有疑点可以采取以下方式之一要求澄清
3.1投标人应在截标10天前，将要求澄清的问题以书面的形式向招标方提出。
招标方将在投标截止日5天前以书面形式作出答复，并分送给所有购买招标文件的潜在招标人。
3.2投标人可报名参加招标方组织的招标文件答疑会，将要求澄清的问题在答疑会前3天以书面形式送达招标方。
4、招标文件的补充
4.1在投标截止前5天，招标方可对招标文件进行修改和补充。
4.2对招标文件的补，以书面形式通知所有购买招标文件的潜在投标人。
三、投标文件的要求
5、投标文件包括
5.1投标书
⑴投标函（附件一）
⑵开标一览表（附件二）
⑶投标货物数量、价格表
⑷投标技术规格和商务条款偏离表
5.2有效资格证明文件包括：
（1）企业法人营业执照（加盖单位公章的复印件）；
（2）企业资质证明文件；
（3）产品质量体系认证证书、税务登记证、产品检验报告、产品授权书；
（4）投标单位情况表投标人过去两年的资产负债表、现金流量表复印件；
（5）投标人开户银行出具的资信证明文件；
（6）若投标人为法人联合体，则必须提交联合体各方共同签署的联合投标协议。
联合投标协议必须载明联合体各方承担的工作和义务。
5.3投标产品资料（技术文件）
6、投标文件的编写和签署
6.1投标文件的计量单位、币值和语言，人民币结算，汉语简体字。
6.2投标文件报价
投标价格应该已经扣除所有商业折扣以及现金折扣。
投标报价应已经包含了购买货物和相关服务所需缴纳的所有税费和货物发运到指定地点所需的一切费用。
最低报价不能作为中标的保证。
6.3投标文件的签署
投标人应按照招标文件要求，在投标文件适当的位置填写投标人全称并加盖公章，同时签署法定代表人或投标人代表的全名。
（1）如果要求提交投标文件电子文档，该文档应用不可擦写的刻录光盘（CD-R）为存储介质，并在盘面标注投标人全称、项目编号和所投的包号；投标文件电子文档应与投标文件正本纸介质的全部内容一致并按照正本的顺序编排，有关资格证明文件和证书、检验报告等应依原样扫描为彩色电子文档，且清晰易读；
（2）投标人应保证投标文件副本与正本、电子文档与文本文档的内容严格一致，否则投标文件被误读或被视为无效等不利后果由投标人承担。
（3）投标文件的正本必须用不褪色的蓝黑墨水填写或打印，注明“正本”字样，并由投标人的法定代表人或投标人代表签字。
（4）投标文件应字迹清楚、内容齐全、不得涂改或增删。
如有修改和增删，必须有投标人公章及法定代表人或其授权的投标人代表签字。
（5）因投标文件字迹潦草或表达不清所引起的不利后果由投标人承担。
7、投标保证金
7.1投标人应向招标方提交不少于投标总报价1.5％的投标保证金。
投标保证金形式：
银行汇票、常州地区支票、现金、电汇。
开户行名称：
农行北京海定支行
开户人名称：
常州33自行车厂
帐号：
/
7.2发生以下任一情况投标保证金将被没收：
（1）开标后投标人在投标有效期内撤回投标；
（2）中标人未能与业主签订合同；
（3）中标人未能按规定缴纳中标服务费；
（4）投标人提供虚假材料的。
7.3保证金返还
（1）未中标的投标人的投标保证金，将在合同签订后五日内予以无息退还。
（2）中标人的投标保证金，将予以扣除中标服务费，待中标人与招标人签订合同并提交履约保证金后，剩余部分无息退还。
8、投标文件的递交
8.1开标时投标人将开标一览表和投标保证金单独密封提交，供开标唱标用。
8.2每一密封上注明“于开标日之前不准启封”字样，并加盖骑缝章。
8.3招标方将拒绝在投标截止时间后递交的投标文件。
9、投标文件的补充、修改和撤回
9.1投标人可以在投标截止时间前,对所递交的投标文件进行补充、修改或者撤回，并以书面形式通知采购中心，补充、修改和撤标要求须经采购中心签字确认接受，否则无效。
9.2投标人撤回投标的要求应由投标人代表签署，补充、修改投标文件的书面材料，应当按照招标文件要求签署、盖章，作为投标文件的组成部分，密封送达采购中心，同时应在封套上标明“修改投标文件（并注明项目编号）”和“开标时启封”字样。
9.3在投标截止时间之后，投标人不得撤回投标。
10、招标文件发售。
招标文件将于2010—10—12到2010—10—14每日9：
00至17：
00（北京时间）在北京天堂伞业制造有限公司（北京海定区2号办公楼302室）发售。
整套文件售价为人民币五十元整。
联系人：
曹芹
电话：
（010）
传真：
（010）
地址：
北京市房山工业园区2号办公楼302室
开户行：
北京天堂伞业制造有限公司
帐号：
邮编：
网址：
四、废标和投标无效
1．在招标采购中，出现以下情形之一的，予以废标：
符合专业条件的投标人或对招标文件做实质相应的投标人不足三人的；
出现影响采购公正的违法违规行为的；
投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的了；
因重大变故，采购任务取消的。
2.在招标采购中，出现以下情形之一的，视为投标无效：
未按招标文件的规定编写投标文件，或其内容含糊、欠缺。
投标文件有虚假资料。
投标文件应加盖公章处未有加盖，应签字处没有签字。
未按规定递交密封投标文件的。
实质上不能相应招标文件要求的投标文件。
投标人之间相互串通的（以评委评定为准）。
未按要求支付投标保证金；
超出经营范围投标的；
投标文件有不符合招标文件带“”要求的内容的
五、评标规则
1.评标委员会：
由技术、经济、法律等方面的专家和招标方代表等五人以上的单数组成，对投标文件进行审查、澄清、评估和比较。
2.投标文件的澄清：
为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较，招标方有权向投标人质疑，请投标人澄清其投标内容。
投标人以书面形式答复澄清内容，并作为投标文件的一部分，但不得对投标内容进行实质性修改。
3.评标
3.1评标原则
评标委员会会按照公开、公平、公正、科学、择优的原则，对每一个投标文件进行评价，给出评分。
综合评分高者为优。
3.2评标细则
开标后，评标委员会将审查投标文件是否符合招标文件的基本要求：
内容是否完整、
资格证明文件是否齐全、有无计算错误、文件签署是否齐全及验证保证金。
评标委员认为有必要时，会到现场考察候选中标人的生产能力或经营环境并做出评价。
六、签约
中标人须在中标通知书发出之日起的7个日历天内与采购人签订合同；属于采购人原因而推迟合同签订时间的，合同签订时间可以顺延，属于中标人原因逾期未能签订合同的，由中标人自行承担由此引起的责任后果。
中标人与采购人签订的采购合同作为双方权利义务的最终依据。
七、中标费
中标服务费在中标人领取中标通知书时交纳。
中标服务费不列在投标报价中。
中标服务费收费标准：
按照计价格[2002]1980号《招标代理服务收费管理暂行办法》规定的标准收取，收费标准表如下：
中标金额（万元）
费率
100以下
1.50%
100-500
1.10%
500-1000
0.80%
注：
招标代理服务收费按差额定率累进法计算。
八、定义
1“采购人”：
依法进行采购的国家机关、事业单位、企业单位。
2“招标货物”指本招标文件中第五部分所述所有货物及相关服务。
3“潜在投标人”指符合招标文件规定的合格供应商。
4“投标人”指符合本文件规定并参加投标的供应商。
第三部分用户需求
1、招标范围
雨伞使用的防雨布、伞柄、辐条以及一些辅料（螺丝、油漆等）。
2、技术要求
（1）防雨布
数量：
500平方米
用途：
用于雨伞伞面生产
技术规格：
直径为25厘米，覆油线染色织格。
（2）伞柄
数量：
500根
用途：
用于雨伞生产
技术规格：
长57厘米，直径2厘米，铝合金。
（3）辐条
数量：
10000根
用途：
用于雨伞伞骨生产
技术规格：
市面上一般类型。
（4）辅料
数量：
若干
用途：
用于完善组装雨伞
技术规格：
一般类型（油漆颜色为黄、红、绿）以及其他的伴随服务
3、商务要求
3.1交货方式
（1）交货地点：
北京天堂伞业001库房
（2）交货时间：
合同签订生效后的10个正常日内
3.2付款条件
（1）签订合同后，卖方向买方支付合同总价5%的履约保证金。
（2）在货物经验收合格、签署《质量验收报告》之日起15个工作日内买方一次性向卖方支付合同总价的全部款项。
（3）履约保证金在货物验收合格满一年后，买方财务部门接到卖方通知，以及由买方确认本合同货物质量
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