施工项目采购管理程序.docx
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施工项目采购管理程序
工程项目采购管理
项目
内容
施工项目采购管理
项目采购
管理概述
一、项目采购分类
1、物资采购——指项目建设所需要的投入物采购。
包括建筑、机电设备、施工机械以及与之相关的运输、安装、调试、维修等。
2、工程采购——主要指专业分包以及劳务分包采购。
3、技术咨询服务采购——通常项目前期的可行性研究、勘察、设计等由工程管理部组织，施工阶段项目的技术咨询服务采购主要包括各种咨询服务、技术援助和培训服务采购。
二、项目采购原则——采购管理制度是指为了规范采购行为，根据企业与项目自身状况，针对采购活动制定的规章制度。
采购制度要充分体现以下原则：
1、采购责权制原则——项目采购活动应对不同的采购管理工作进行有效的责权制衡。
对于采购过程的计划、供应商选择、商务招标或谈判、确定供应商并签订合同、进场管理控制等几个采购管理的控制程序进行授权分责管理。
不同的管理由不同的部门或管理人员负责。
2、计划采购原则——采购计划是以项目生产所需资源为依据，并经过需求量核对、库存盘查后进行编制，经过项目主管领导审批。
计划要明确数量、质量、时间及项目对采购对象的其他要求。
3、比价比质原则——采购管理要做到“同质比价、同价比质”。
4、成本控制原则——采购商务活动应以成本为依据，根据工程的要求选择符合标准、资质要求的供应商。
采购过程要通过成本核算，避免出现超预算量与超预算价的采购发生。
三、项目采购程序
1、编制采购计划——项目采购部门应根据项目实施需要编制完备的采购计划文件。
采购计划文件应该明确以下内容：
（1）采购产品或服务的品种、规格、数量要求；
（2）采购产品或服务的时间、地点要求；
（3）采购产品或服务的技术标准和质量要求以及检验方式与标准；
（4）供方资质要求。
2、供应商采选——进行市场调查、选择合格的产品供应或服务单位，建立合格供应商名录。
项目采购人应加强对合格供应商的选择与管理，按照采购产品的要求，组织对产品供应商的评价、选择和管理。
项目
内容
施工项目采购管理
项目采购管理概述
对供应商的调查应包括：
营业执照、管理体系认证、产品认证、产品加工制造能力、检验能力、技术力量、履约能力、售后服务、经营业绩等。
公司的安全、质量、技术和财务管理等部门应参与调查评审。
应选择管理规范、质量可靠、交货及时、安全环境管理能力强、财务状况和履约信誉好、有良好售后服务的产品供货人，并根据其质量保证能力进行分级、分类管理，建立合格供应商名录，对其实行动态管理，定期或不定期对其进行再评价，并根据评定结果适时调整。
3、通过招投标方式确定供应商——采用招标、询价比较、协调等方式确定供应商或服务单位。
4、签订采购合同。
5、采购产品的运输、验证、移交——采购的产品必须按规定进行验证，禁止不合格产品使用到工程项目中。
采购的产品应按合同、采购文件进有关标准规范进行验收、移交，并办理完备的交验手续。
应根据采购合同检查交付的产品和质量证明资料，填写产品交验记录。
6、不合格的产品或不符合服务的处置——应严格做好采购不合格品的控制工作。
采购不合格品是指所采购的产品在验收、施工、试车和保质期内发现产品不符合要求时，必须对不合格产品进行记录和标识，并区别不同情况，按合同和相关技术标准采用返工、返修、让步接收、降级使用、拒收等方式进行处置。
7、采购资料归档——采购产品的资料应归档保存。
包括计划、供应商评价选择记录、采购招标投标文件、询价记录、合同以及要约与承诺的有关文件。
项目物资采购管理
一、物资采购计划管理
物资采购计划由物资采购部门跟进项目生产部门编制并且经过审核批准的物资需用计划，通过库存情况进行物资需求分析，并确定采购数量和采购方法后进行编制。
物资采购计划中应确定采购方式、采购人员、候选供应商名单和采购时间等。
另参考“施工项目材料计划管理”。
二、物资采购方式
1、公开招标采购——指对于采购金额数量较大、技术复杂且较多可供选择供应商时，采用公开招标方式选择供应商。
2、邀请招标采购——指采购金额数量较小、技术要求程度低，需要供应商进行技术配合支持时，从企业合格供应商名单当中邀请至少三家参与投标的采购方式。
3、独家议标采购——项目采购如果出现只有唯一供应商，或者为保证原有采购项目的一致性需继续从原供应处少量添购的特殊情况下才采取独家议标方式。
项目
内容
施工项目采购管理
项目物资
采购管理
4、询价采购——对于规格、标准统一，质量差别很小，现货充足，且价格变化幅度小的物质，可以在合格供应商名录中选定几个供应商进行报价比较，来确定供应商。
5、零星采购——同类物资在本项目实施工程中的采购总数较小的物采购，由项目材料部在建材市场进行现行采购，无需签订采购合同。
三、物资采购的招标管理
1、招标阶段的准备工作
（1）货物采购分标确定——采购部门应考虑资金情况和货物采购计划，根据项目的以下情况对拟进行采购的物资进行合理分标。
1）有利于投标竞争——应按照工程项目中材料设备之间的关系、标的物预计金额的大小恰当地进行分标。
划分的大小事否合适关系到招标工作是否成功。
如果划分过大，就无法吸引中小供货商参加竞争，仅仅有少数实力雄厚的大供货商参与投标竞争，就会使标价抬高。
但如果划分过小，就会对实力雄厚的大承包商缺乏吸引力。
2）工程进度和供货时间——分阶段招标的计划应以供货进度计划、工程进度要求为原则，综合考虑资金、制造周期、运输、仓储能力等条件，既不能延误工程需要，也不能提前供货，以免影响资金周转，同时也使采购人支出过多的保管和保养费用。
3）供货地点——分阶段招标的计划应合理考虑工程施工地点的情况，从而结婚各地供货商的供货能力、运输条件等进行分标，不仅要保证供货，还要有利于降低成本。
4）市场供应情况——在保证工程需要的情况下，要合理预计市场价格的浮动影响，避免一次性大规模采购，合理分阶段、分批采购。
5）资金情况——应考虑资金的到位情况和资金周转计划合理进行分标。
（2）资格审查：
根据项目采购计划，采购人员对有合作意向的物资供应商进行资格审查；应要求参加资格审查的物资供应商如实填写供应商资格审查表（见附表1），并提供以下资料：
1）企业及产品简介；
2）营业执照原件（应经过年检）；
3）产品生产许可证书、准用证；
4）产品检验报告、材质证明、产品合格证明；
5）使用该产品的代表工程项目；
项目
内容
施工项目采购管理
项目物资采购管理
6）其他必要资料。
审查人员负责对资格审查表和提供资料的真实性、有效性和符合性进行验证，保存资料或复印件，作出审查结论。
（3）考察必要时，招标有关人员应在供应商能力评价前对供应商进行考察。
考察的内容应包括：
生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力及对供应商提供保险、保函能力进行必要的调查等。
考察结束后，考察组织者应将考察内容和结论写入供应商考察报告（见附表2），作为对供应商进行能力评价的依据。
（4）样品/样本报批
根据合同规定及工程实际情况，对需要进行样品/样本审批的物资，项目技术负责人应提前确定需要，由材料部提交样品/样本报批表（见附表3），明确需要报批物资的名称、规格、数量、报批时间等要求。
收到样品/样本后，交项目技术负责人会同相关专业人员共同审核。
技术负责人应向工程管理部及成本管理部办理报批手续，并将样品/样本报批结果通知相关部门。
（5）综合评价：
采购人员通过对资格预审情况、考察结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价。
1）供应商和厂家的资质是否符合规定要求；
2）产品的功能、质量、安全、环保等方面是否符合要求；
3）价格是否合理（必要时应附成本分析）；
4）生产能力能否保证工期要求。
材料部负责将评价结论记录于供应商评价表（见附表4）。
2、招标方式
（1）公开招标——公开招标有利于降低工程造价，提高供货质量。
但在以下情况可不进行公开招标。
、
1）发生突发事件时的情况；
2）所需要采购物资只有唯一的供应商；
3）所需采购的物资数量低于要求公开招标的下限额；
4）公开招标没有响应。
（2）邀请招标——邀请招标可以保证参加投标的供货商有相应的供货经验，信誉可靠。
邀请招标适应于以下情况：
1）经有关部门批准不适宜公开招标的项目；
2）物资采购数量低于公开招标下限的项目；
项目
内容
施工项目采购管理
项目物资采购管理
3）只有少数投标人具备投标资格的项目。
3、物资采购招标文件的主要内容
（1）投标邀请书——投标邀请书是采购人向投标者发出的投标邀请，明确回答投标者标书送交地点、截止日期和时刻、开标时间和地点等。
（2）投标者须知——投标者须知向投标人提供必要的信息，有助于投标人了解项目背景和投标规划。
投标者须知主要包括以下几个方面的内容。
1）前言——前言中要明确指明项目资金来源和合格投标者、合格物资及服务的范围。
2）招标文件——招标文件规定了所需物资、招标程序及合同条件。
3）招标文件的递交——招标文件应按招标文件中规定的时间和地点递交，并且在递交投标文件的同时应按招标文件的规定提交投标保证金，一旦投标人在投标截止日期之后撤销或修改投标文件，则投标保证金将被没收。
4、开标——开标应按照投标邀请书中规定的时间和地点公开进行，采购人应当众宣布投标商名称、投标价格、有无撤标、有关提交合格的投标保证金以及其他采购人认为需要宣布的内容。
5、评标——评标从总体上要力求使评标结果与招标、投标文件一致。
物资采购评标办法主要有评标价法和综合评分法。
（1）评标价法——评标价法就是以货币价格作为评价指标的评标办法。
评标价法根据标的性质的不同可分为最低投标价法和综合投标价法。
1）最低投标价法——采购简单商品、半成品、原材料，以及其他性能与质量相同或容易进行比较的物资时，仅以报价和运费作为比较要素，选择总价最低者中标。
2）综合评标价法——综合评标价法多用于采购机组、车辆等大型设备的情况，就是指将评审要素按规定方法换成相应的价值后增加或减少到投标报价上形成评价标。
综合评标价法不仅要考虑投标报价，还需考虑：
运输费用——运输费用就是指招标人可能额外支付的运费以及其他费用。
例如运输超大件设备可能需要对道路加宽、桥梁加固，因此额外支出这些费用。
在进行评标时，招标人可按照运输部门（铁路、公路、水运）及其他部门公布的取费标准计算物资运抵最终目的地将要发生的费用。
交货期——物资交货时间以招标文件的“供货一览表”中规定的时间为标准。
由于物资的提前到达会使招标人付出额外的仓储保管费用和设备保养费用等，因此投标书中提出的交货期早于规定时间的，一般不给予评价优惠。
但如果交货日期虽有延迟，但是对项目影响施工影响不大，则交货日期每延迟一个月，就按投标价的一定百分比（一般为2%）计算出折算价并增加到投标报价上去。
项目
内容
施工项目采购管理
项目物资采购管理
付款条件——投标人的投标报价应符合招标文件中关于付款条件的规定，对不响应招标文件付款条件的投标书，可视为非响应性投标而予以拒绝。
售后服务——对售后服务的评价要考虑两年内各类易损备件的获取途径和价格。
要考虑投标人提供安装监督、设备调试、提供备件、负责维修和人员培训等工作的能力和所需支付的价格。
如果这些费用已要求投标人包括在投标报价之内，则评价时不再重复考虑；但如果要求投标人在报价之外单独填报备件名称、数量等，则要将其加到投标报价上去。
以上各项评审价格加到投标报价上后形成的累计金额即为该标书的评标价。
（2）综合评标法——按预先确定的评分标准，分别对各投标书的报价、技术质量及各种服务进行评审打分。
1）评审打分的要素
A、投标报价
B、物资的技术及质量情况（售后服务、技术指导和培训情况）
C、企业综合实力
D、其他有关内容
2）评审要素的分值分配——评审要素确定后，应依据采购标的物的性质、特点，以及各要素对总投资的影响程度划分权重和打分标准。
6、评标结果——根据评标情况选出合适的中标人。
中标人的投标应符合下列条件之一。
（1）最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准。
（2）能满足招标文件各项要求，并且经评审的投标价格最低，但投标价格低于成本的除外。
7、合同的签订——采购人在评标结束后，向中标人发出中标通知，并按照招投标文件的约定和中标人签订采购合同。
物资采购合同要明确以下内容：
（1）合同标的——包括：
产品名称、商标、型号、生产厂家、订购数量、合同金额、供货时间、每次供货数量、质量要求的技术标准、供货方对质量负责的条件和期限等。
（2）物资包袋——应明确物资包袋的标准、包袋物的供应与维修。
（3）物资运输方式及到站、港和费用的负担责任。
（4）物资合理损耗及计算方法。
（5）物资验收标准和方法。
项目
内容
施工项目采购管理
项目物资采购管理
（6）配件、工具数量级供应办法。
（7）计算方式及期限。
（8）违约责任。
（9）其他条款。
四、物资采购合同履行——合同的履行主要有以下内容。
1、物资的交付使用应符合合同条款的交货方式、交货地点、交货期限。
2、物资的验收：
产品验收应依据采购合同，供货方提供的发货单、计量单、装箱单及其他有关凭证，合同内约定的质量标准或专业标准，产品合格证、检验单等，图纸、或其他技术文件，供需双方共同封存的样品等，对采购物资的数量、质量进行验收。
验收合格后，由收料人根据来料凭证和实际数量出具收料单。
3、结算付款：
按照合同约定及物资管理部门的收料单等有关资料进行合同结算和付款。
项目工程采购管理
项目工程采购主要是指专业分包以及劳务分包采购。
一、项目工程采购策划——项目经理部应在企业的有关制度和授权范围的约束下，根据施工组织设计以及施工合同约定，对项目的工程采购进行策划，以明确项目整个阶段需要进行的专业承包项目和劳务分包。
1、在进行项目策划时，应确定分包项目、承包方式、承包商选择方式，并尽可能确定候选承包商名单。
2、制定分包方案时，应注意对于性质相同或相近的工作，原则上只设定为一个分包项目。
3、在具体组织承包商招标之前，必须要确定候选分包商名单。
候选承包商应从公司合格分包商名单中选择，原则上不少于3家，并优先考虑已经通过质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系认证的分包商。
当合格名单中没有合格的候选者时，可在资质审查合格后将新的分包商纳入候选人名单。
二、项目工程采购方式
1、公开招标采购——公开发布招标信息，进行专业和劳务承包的招标。
2、邀请招标采购——在公司合格承包商名录范围内，邀请至少3家资质、能力适合工程特点的承包单位进行投标。
3、独家议标采购——工程采购招标尽量避免独家议标的采购模式，除非和公司有长期合作关系、信誉极佳及由经营合作约定的情况，以及公司指定承包的情况方可采用独家议标的采购模式。
三、项目工程采购招标
1、资格预审——在项目工程采购后动正式组织招标之前，招标人要对投标人的资格进行预审。
项目
内容
施工项目采购管理
项目工程采购管理
（1）资格预审的内容：
1）、法人代表证明书；
2）法定代表人委托书；
3）企业法人营业执照副本、税务登记证；
4）组织机构代码副本原件；
5）企业安全生产许可证；
6）外地企业入省/市施工许可证；
7）企业资质等级证书副本；
8）一体化认证的证明材料；
9）在建项目主要工程情况表；
10）近三年财务状况表；
11）近三年内已完成类似工程情况表；
12）拟派驻项目的主要管理人员的资格证明文件与业绩证明材料。
（2）资格预审程序
1）编制资格预审文件——资格预审文件应由公司或项目采购部门组织编写。
2）邀请符合条件的单位参加预审——由公司或项目采购部门邀请符合条件的供货商参加资格预审。
首先邀请公司合格供应商名录中的单位参加。
3）提交资格预审申请——投标人应按资格预审通告中规定的时间、地点提交资格预审申请。
4）资格评定、确定参加投标的单位名单——公司或项目采购单位应按事先确定的评定标准和方法对提交资格预审文件的单位的情况进行评审，以便确定有资格参加投标的单位。
评审的内容包括：
提供工程的质量水平，生产能力及业绩、信誉，企业资质等。
2、招标文件
（1）招标文件应包括下列格式：
第一章商务条款
第一节投标邀请书
第二节投标人须知
项目
内容
施工项目采购管理
项目工程采购管理
第三节评标办法
第四节合同条款及格式
第五节工程量清单
第二章技术标准和要求
第六节技术标准和要求
第三章投标文件格式
第七节投标书、投标书附录和投标保函的格式
第八节工程量清单与报价表
第九节协议书格式、履约保函格式、预付款保函格式
第十节辅助资料表
第四章图样
第十一节图样
（2）招标文件的主要内容
项目工程招标文件中应明确如下主要内容：
承包工程范围、何工形式、单价/总价综合内容、工程量结算原则、工程款支付、变更洽商调整原则、工期要求、人员要求、设备要求、质量、环境保护及职业健康安全管理要求、违约责任等。
（3）招标文件的审核
首先在项目经理部各相关部门进行审核，通过后上报至公司工程管理部、成本管理部、总经办等部门进行评审。
按评审意见修改后的招标文件正式发放给各投标人。
3、投标文件
（1）投标准备——此案干嘛采购单位在投标人编制投标文件期间应做如下投标前的准备工作：
1）现场踏勘及答疑
项目采购单位应组织投标人对项目现场及周围环境进行踏勘，以便投标人获取有关编制投标文件和签署合同所涉及的现场资料。
各投标单位对招标文件中的问题以书面形式发给招标单位，由招标单位统一答疑发给各投标单位。
2）招标文件的澄清
3）投标人若对招标文件有任何疑问，应在规定的截止时间前以书面形式向招标人提出澄清要求。
无论是招标人根据需要主动对
项目
内容
施工项目采购管理
项目工程采购管理
招标文件进行必要的澄清，或是根据投标人的要求对招标文件的澄清，招标人都将于投标截止时间2日前以书面形式予以澄清，同时将书面澄清文件向所有投标人发送。
（3）投标文件的提交
1）投标文件需在招标文件中规定的投标截止时间之前予以提交。
2）项目采购单位在收到投标后，要进行签收，并作好相应记录。
3）本着公开、公平、公正和诚实信用的原则，投标截止时间与开标时间应保持统一。
4、开标
（1）开标应符合招标文件的相关内容。
（2）开标时要公开宣读投标信息。
（3）开标要作好开标记录。
5、评标
（1）评标程序
1）响应性评审
审查文件是否对招标文件作出了实质性响应，以及投标文件是否完整、计算是否正确等。
在评审过程中，评标委员会发现投标人的报价明显低于其他投标报价，使得其投标报价可能低于其个别成本的，应当要求该投标人作出书面说明并提供相关证明材料。
投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的，由评委会认定该投标人以低于成本报价竞标，其投标应作废标处理。
以下未能对招标文件提出实质性要求或条件作出实质性响应的情况，作废标处理。
A、没有按照招标文件要求提供投标担保或者所提供的投标担保有瑕疵；
B、投标文件没有投标人授权代表签字和加盖公章；
C、投标文件载明的招标项目完成期限超过招标文件规定的期限；
D、明显不符合技术规格、技术标准的要求；
E、投标文件载明的货物包袋方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；
F、投标文件附有招标人不能接受的条件；
G、不符合招标文件中规定的其他实质性要求。
项目
内容
施工项目采购管理
项目工程采购管理
3）商务评审
商务评审主要是从成本、财务等方面评审投标报价的正确性、合理性、经济效益等，预测授标给不同投标人可能带来的风险。
评审内容主要有：
A、报价数额、各分项报价的正确性和合理性；
B、工程款支付和资金相关的问题；
C、价格的调整问题；
D、审查投标保证金。
4）评标结果
选择合适的中标人。
中标人的投标应当符合下列条件中的一个：
A、最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；
B、能满足招标文件各项要求，并且经评审的投标价格最低，但投标价格不低于成本价。
6、中标通知书
根据评标结果，经过评标委员会的确认和主管领导审批后，项目采购部门向确定的中标单位发出中标通知书，并在投标有效期内完成合同的授予。
7、签订工程采购合同
根据承包合同标准文本起草承包合同。
承包合同必须要包括如下主要内容：
承包工程范围、合同形式、单价/总价内容、工程量结算原则、工程款支付、变更洽商调整原则、工期要求、技术要求、设备、质量、环保及职业健康安全管理要求、违约责任等。
经过项目和公司有关部门的评审、审核、批准，在投标有效期内与中标单位签订工程采购合同。
合格供应商名册建立与管理
公司或项目选择的供应商，应由项目进行年度评价，并填报供应商年度评价表（见附表5）。
根据评价结果确定是否录入合格供应商名录（见附表6），或从合格供应商名录中删除。
项目
内容
施工项目采购管理
管理用表
供应商资格审查表附表1
公司名称
公司地址
邮政编码
联系人
职务
电话
网址
传真
供应商
提供资料清单
1、公司简介：
2、供应物资的工程明细表：
3、营业执照：
4、企业认证情况：
5、供应物资质量标准：
6、供应能力：
7、资金承担能力：
8、其他：
审查意见
1、供应商提供的资料是否属实？
□是；□否
2、供应商的资质是否满足要求？
□是；□否
3、审查结论：
是否纳入候选分包商名单？
□是；□否
签字/日期：
编制人/日期
项目
内容
施工项目采购管理
管理用表
供应商考察报告附表2
公司名称
公司地址
邮政编码
联系人
职务
电话
网址
传真
供应商
1、营业执照：
2、公司规模：
3、供应材料代理证书：
4、已完工项目供货情况：
5、已完工项目业主评价：
6、供应能力：
7、资金承担能力：
8、其他：
审查意见
1、供应商提供的资料是否属实？
□是□否
2、供应商的资质是否满足要求？
□是□否
3、考察结论：
是否纳入候选分包商名单？
□是□否
4、其他：
考察人确认
签名及意见：
签名及意见：
签名及意见：
签名及意见：
签名及意见：
签名及意见：
编制人：
日期：
项目
内容
施工项目采购管理
管理用表
物资样品/样本送审表附表3
至
送件人
自
提交日期
数据/样品
实际返回日期
合同要求最迟返回日期
提交编号
原提交编号
我们请求贵方对以下事项进行审批
提交项目描述（类型、规格、型号等）
品牌/产地
设计要求
实际送审
送审单位
备注
我方证明以上提交项目已经详细审核，正确无误，与合同一致
样品提供单位：
（公章）样品提供单位代表/日期：
（签名）
审批意见（样品审批单位填写）
认可级别
□A提交认可
□B1批注认可（不要求重新提交）
□B2批注认可（要求重新提交）
□C未认可（要求重新提交）
批注意见：
签字：
日期：
签字日期
项目
内容
施工项目采购管理
管理用表
供应商评价表附表4
供应商名称：
供应内容：
评估项目
评估内容
评估人/日期
质量稳定性（15%）
升级会员 