中国移动电子报账平台系统规范标准.docx
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中国移动电子报账平台系统规范标准
中国移动省公司层面财务集中管理报账平台系统规
中国移动通信
2007年9月
1.
适用围
为规财务集中所需报账平台系统建设，按照省公司层面财务集中管理总体原则，特制定本规。
本规包含报账平台系统的基本功能和技术要求。
本规适用于中国移动通信集团各省、自治区、直辖市公司（以下简称“省公司”）报账平台系统建设。
2.参考文件
《中国移动省公司层面财务集中管理实施方案（试行）》
《中国移动省公司层面财务集中管理业务流程方案》
《中国移动省公司层面财务集中管理财务组织架构方案》
《中国移动省公司层面财务集中管理财务集中相关系统总体规》
3.术语与定义
名词
解释
报账平台系统
各公司所属市/县公司和公司本部进行财务报销、报账的系统平台。
该系统平台提供了报账信息采集、审批、传递和财务审核功能；通过预定义报账信息与财务信息间关系自动生成会计凭证信息，为ERP系统的核算处理和凭证归档提供支持；并能提高财务集中核算和结算的准确性和效率
银企互联系统
通过ERP接口平台建立企业ERP财务系统与银行系统的实时自动接口，实现从账务处理到资金结算的不落地直连通道，实现资金业务的集中高效处理，为省公司层面财务集中建立必要的支撑
ERP接口平台
实现财务集中管理相关应用以及其它ERP扩展应用与ERP核心系统之间的流程耦合和数据交互的系统平台
4.符号与缩略语
缩写
英文描述
中文描述
ERP
Enterpriseresourceplanning
特指中国移动ORACLEERP系统
BOSS
Business&OperationSupportSystem
特指中国移动业务运营支撑系统
OA
OfficeAutomation
特指中国移动统一信息平台系统
COA
ChartofAccount
特指中国移动会计科目表
ORG_ID
OrganizationIndentity
组织代码
5.报账单据图例
报账单据图例
说明
表示必填项，无此标识的为非必填项
表示条形码
表示默认值或由系统自动生成
表示复选框
表示值列表
表示动作按钮
表示滚动条
6.
总体说明
6.1.建设原则
报账平台系统建设的原则如下：
●实用性
系统应基于实际业务需求和省公司层面财务集中的要求进行建设；系统应易于财务人员和相关业务人员使用，各种功能操作简单明确，系统维护集中、简单。
●高效性
提供报账人、审批人和核算中心会计等人员高效快捷操作功能，支撑省公司财务集中后大量报账业务的快速处理，提高财务人员、业务人员及合作伙伴供应商的满意度。
●扩展性
在满足省公司层面财务集中核算要求的前提下，报账平台系统建设应考虑未来业务的需要，要能以快速灵活的配置方式，扩充管理围，逐步发展成为更加全面的财务报账支撑系统。
●安全性
报账平台系统要实现财务入账数据的审批和传递，并能根据报账信息自动生成会计信息，为了保证财务核算的真实性和可靠性，在系统建设中要充分利用先进的安全控制技术，保证设备、网络、系统、应用和数据的安全。
●规性
各省公司必须按照本规的功能要求，建设报账平台系统。
但考虑实际业务可能存在一定差异，各省公司在符合规总体要求的前提下可以根据实际情况调整或扩充部分功能以适应个性化的管理需求。
6.2.建设目标
报账平台系统的建设是一个分步实施和完善的过程，其目标是以为支撑省公司层面财务集中，高效高质地传递核算资料为中心。
具体建设目标如下：
●报账单据的规化
通过报账平台系统对报账单据的容和格式进行规，保证财务入账依据的标准化，为财务核算规奠定基础。
●审批流程的电子化
通过电子报账单和相应附件的电子化流转，以及与OA系统的待办事项集成，在保证审批质量的同时加快了审批流程，提高财务核算效率。
●信息传递的自动化
建立与ERP系统、合同管理系统、预算管理系统、银企互联系统和OA系统的接口，实现信息快速准确传递，降低劳动强度，提高财务工作效率。
6.3.系统定位
省公司层面财务集中需将分散在各地市/县公司的业务信息以规载体传递至核算中心。
因此，报账平台系统的功能是实现省公司层面财务集中模式下，信息能够在异地完整准确的采集和高效传递。
图6.3-1报账平台系统定位
6.4.体系架构
根据《中国移动省公司层面财务集中管理财务集中相关系统总体规》，报账平台系统在整个财务系统中处于财务扩展平台层。
作为财务扩展系统的一部分，报账平台系统与已建成或将建设的多个财务系统都存在数据的交互关系。
具体体系架构如下：
图6.4-1报账平台系统体系架构
6.5.功能架构
图6.5-1报账平台系统功能架构
如图6.5-1所示，报账平台系统功能架构主要包括：
报账单据模板功能、报账单据流程管理、报账通知管理、原始单据管理、预算和额度控制、查询统计、信用报销体系、接口管理和系统管理。
其中：
●报账单据模板功能包括对如下报账单据功能的要求和定义：
差旅费、借款还款、日常及其他费用、采购订单类、非采购订单类、人工成本、税金、预付款、批量报账、计提类费用、支付申请、暂收管理类、收入管理类、资产管理类、工程管理类、资金管理类、其他类。
●报账单据流程管理报账单据如下流转流程：
录入、提交、审批、拒绝、删除、授权录入和授权审批。
●接口管理包括和如下系统的接口：
ERP系统、银企互联系统、合同管理系统、预算管理系统、OA系统。
●报账通知管理包括：
待办事项通知和单据状态通知。
●原始单据管理包括：
原始单据的电子影像信息管理、原始单据的条码管理和跟踪。
●预算和额度控制包括：
预算控制和额度控制。
●查询统计包括：
单据查询和统计查询。
●信用报销体系。
●系统管理包括：
用户管理、配置管理、工作流管理、报账模板管理和系统维护。
系统功能的实现要求如下表所示：
实现要求
功能
系统功能
报账单据模板
差旅费
√
借款还款
√（可选）
日常及其他费用
√
采购订单类
√
非采购订单类
√
人工成本
√
税金
√
预付款
√
计提类费用
√
批量报账
√
支付申请（已列账）
√
暂收管理类
√
收入-尚未由BOSS出账的收入
√（可选）
收入-其他收款（应收）
√
收入-其他收款（杂收）
√
资产管理类
√（可选）
工程管理类
√（可选）
资金管理类
√
供应商新增
√（可选）
其他报账
√（可选）
报账单据流转
录入
√
提交
√
审批
√
拒绝
√
删除
√
授权录入和授权审批
√
接口管理
ERP
√
银企互联
√
合同管理
√
预算管理
√
OA
√
通知管理
待办事项通知
√
单据状态通知
√
原始单据管理
电子影像信息管理
√（可选）
条码管理和跟踪
√（可选）
预算和额度控制
预算控制
√
额度控制
√
查询统计
报账单据查询
√
统计分析
√
信用报销体系
信用报销
√（可选）
系统帮助
系统帮助
√
表6.5-1报账平台系统基本功能划分
上表6.5-1中的可选功能说明如下：
●报账单模板
◊借款还款类报账单
对于没有员工借款或备用金借款业务需求的公司可以不启用/定义该类模板。
◊尚未由BOSS出账的收入报账单
如果存在尚未由BOSS出账的收入，需要启用该模板。
如果不存在此类收入，可以不定义该模板。
◊资产和工程类报账单
如部分省份已经或计划建设资产实物管理系统/工程管理系统，该系统包括本方案中资产/工程的报账信息，也可建立该资产实物管理系统与ERP系统的接口（通过ERP接口平台），将核算信息导入ERP系统中，相应的在报账平台系统中不定义资产或工程报账单模板。
◊供应商新增报账单
如果需要在报账平台申请新增供应商信息，需要启用该模板。
如果供应商信息全部取自ERP系统，则可以不定义该模板。
◊其他报账单
如果存在以上各类报账单据模板不能涵盖的业务信息时，启用该模板。
如果不存在，可以不定义该模板。
●原始单据管理功能
如果需要对纸质原始单据的流转过程进行跟踪和记录，可通过采用原始单据管理功能实现。
●信用报销体系
如果存在员工报销不见单入账的情况，可通过建立信用报销体系对报销的安全性进行控制。
7.功能要求
7.1.报账单据模板功能要求
报账单据模板定义了各类报账单据所包含的数据项、数据项的含义以及数据项包含的数值容和获取方式。
本节所述各报账单据模板的功能要为了实现省公司层面财务集中管理需要而应满足的基本功能要求，各省可在此基础上结合本公司管理和统计分析的需要进行适当调整。
7.1.1.报账单据模板分类
根据报账平台的系统定位，对于支出管理类、暂收管理类、收入管理类、资产管理类、工程管理类和资金管理类的报账信息都应通过报账平台系统进行采集和传递。
各省市公司设计报账平台系统报账单据模板分类时，应包括以下维度信息：
●采购订单维度：
报账单据应能区分采购订单类和非采购订单业务，对采购订单类业务产生的费用报账，应能包括采购订单信息；
●合同维度：
报账单据应能区分合同类报账和非合同类报账，对合同类报账应包含必要的合同信息；
●支付对象维度：
报账单据应能按支付对象区分为员工或供应商；
●经济事项维度：
报账单据应包含以下经济事项：
o支出管理类
▪差旅费
▪员工借款还款
▪日常及其他支出
▪市场营销类支出
▪工程建设类支出
▪网络运行维护类支出
▪资产存货类支出
▪人工成本
▪税金
同时，报账单据应能满足供应商预付款报账、计提类费用报账、支付申请（已列账）、批量报账等特殊报账需求。
o暂收管理类
o收入管理类
o资产管理类
o工程管理类
o资金管理类
各省公司可根据本省的管理要求和报账习惯，组织报账单据的具体分类方式，也可对报账单据进行进一步的细分，但必须包含上述维度信息，以及下文报账表单中的数据要素。
以下所示为方案建议的报账单据的分类方式，供各省公司在系统建设过程中参考。
业务类型
模板类型
模板名称
导入ERP
支出管理类
差旅费
差旅费报账单
√
借款还款
员工借款单
√
员工还款单
日常及其他费用
日常及其他费用报账单
√
采购订单类
市场营销类报账单
工程建设类报账单
网络运行维护类报账单
资产存货类报账单
非采购订单类
市场营销类报账单
√
工程建设类报账单
√
网络运行维护类报账单
√
人工成本
人工成本报账单
√
税金
税金报账单
√
预付款
成本类预付款报账单
√
工程类预付款报账单
√
批量报账
批量报账单
√
计提类费用
计提类费用报账单
支付申请
支付申请（已列账）
表7.1.1-1报账单据模板分类——支出类报账单据
业务类型
模板名称
导入ERP
暂收管理类
暂收款报账单
√
暂收款支付报账单
√
收入管理类
尚未由BOSS出账的收入报账单
√
其他收款（应收）
√
其他收款（杂收）
√
资产管理类
资产调拨报账单（部门）
√
资产调拨报账单（部门间）
√
资产调拨报账单（地市间）
√
资产闲置报账单
√
资产减值报账单
√
资产报废报账单
√
资产清理报账单
资产盘盈报账单
√
工程管理类
资产暂估通知书
工程项目形象进度暂估表
资金管理类
下拨资金或信用额度申请报账单
资金转账和提现申请报账单
其他类
供应商新增报账单
√
其他报账单
表7.1.1-2报账单据模板分类——非支出类报账单据
表7.1.1-1和7.1.1-2是本规文档中各类报账单据模板的分类，分类依据说明如下：
●支出管理类
◊按照支出的业务类型不同将其划分为：
差旅费、借款还款、日常及其他费用、采购订单类、非采购订单类、人工成本、税金、预付款、批量报账、计提类费用、支付申请（已列账）；
◊对上述业务类型的部分业务类型可再分别进行明细分类并对应到相应的报账单据模板
按照明细业务类型的不同将借款还款分为：
员工借款单和借款还款单；
按照是否为工程项目发生将预付款分为：
成本类预付款报账单和工程类预付款报账单；
按照采购业务类别的不同将采购报账分为：
市场营销类采购报账、工程建设类采购报账、网络运行维护类采购报账和资产存货类采购报账；
对于非采购业务类别的不同将非采购报账分为：
市场营销类采购报账、工程建设类采购报账和网络运行维护类采购报账；
注：
由于员工差旅费的特殊管理要求，其报账容会有别于其他成本费用的报账容，因此需要为其单独设定表单进行数据收集。
如果各省公司存在其他需要单独设定表单进行数据采集的成本费用，可参照差旅费表单样式并结合本公司管理需要进行自定义。
●暂收管理类
按照业务类型的不同将其分为：
暂收款报账单和暂收款支付报账单。
●收入管理类
按照业务类型的不同将其分为：
尚未由BOSS出账的收入报账单、其他收款（应收）报账单、其他收款（杂收）报账单。
●资产管理类
按照业务类型的不同将其分为：
资产调拨报账单（部门）、资产调拨报账单（部门间）、资产调拨报账单（地市间）、资产闲置报账单、资产减值报账单、资产报废报账单、资产清理报账单和资产盘盈报账单。
●工程管理类
按照业务类型的不同将其分为：
资产暂估通知书和工程项目形象进度暂估表。
●资金管理类
按照业务类型的不同将其分为：
下拨资金和信用额度申请报账单、资金转账和提现申请报账单。
●其他类
供应商新增报账单：
对于需要新增供应商的情况，使用供应商新增报账单；
其他报账单：
对于不能通过以上报账单据进行数据采集的报账信息统一通过杂项报账单进行数据采集。
7.1.2.差旅费
差旅费是指员工因公出差所发生的差旅费用。
【业务定义】
本报账单据模板用于差旅费用的报账流程。
【表单样式】
【数据要素】
●头信息
报账单编号、报销人名称、公司、部门、电子、手机、开户行、账户、报销日期、币种、附件数、成本中心、业务活动类别、支付方式、借款单号、核销金额、摘要等。
●行信息
出差类型、出差时间（从…至…）、出差地区（从…至…）、交通工具、天数、票价、住宿费、膳补费、杂费、小计、摘要等。
【功能要求】
●根据系统登录账号自动识别报销人信息，包括报销人名称、公司、部门、电子、手机和银行账号（开户行和账户）等，其中报销人名称、公司、部门和银行账号不可修改，电子、手机可以修改；
●在授权录入的情况下，可以通过值列表的方式列示登录员工和授权经办人名称并对其进行选择，根据选择的经办人名称自动识别员工公司、部门、电子、手机和银行账号（开户行和账户）等，其中经办人名称、公司、部门和银行账号不可修改，电子、手机可以修改；
●报销日期默认为当前日期，可以修改；
●支持多币种差旅费用报销，并将人民币作为默认项；
●成本中心默认为与报账人所在部门相同，支持值列表选择与报账人所在部门不同的成本中心，依据成本中心生成费用科目的部门段；
●对多种支付方式进行区分，如：
现金、支票、结清（表示已经用托收方式支付）；
●在报销人存在已经审批完成但尚未完全核销的借款单时，系统支持自动进行提示，并能值列表选择一个或多个进行核销，支持手工填写核销金额，核销金额不能大于借款单的（已付款金额—已核销金额），否则单据不能提交；
●单据填写完毕后，系统自动根据填写的核销金额更新借款单的状态，并减少借款单的可用余额（=借款金额—核销金额）；
●支持值列表选择业务活动类别，并能据此判断差旅费的预算项目属性；
●支持填写多行差旅明细信息，其中出差类型、出差时间和出差地区用于判断出差事项是否符合报销的额度标准，如伙食补助等。
7.1.3.借款还款
7.1.3.1.员工借款单
【业务定义】
本报账单据模板用于员工个人的借款和以员工名义借支的部门备用金借款的报账流程。
对于没有员工借款或备用金借款业务需求的公司可以不启用/定义该模板。
【表单样式】
【数据要素】
报账单编号、借款人名称、公司、部门、电子、手机、开户行、账户、借款日期、币种、借款金额、借款类型、支付方式、摘要等。
【功能要求】
●根据系统登录账号自动识别借款人信息，包括借款人名称、公司、部门、电子、手机和银行账号（开户行和账户）等，其中借款人名称、公司和部门不可修改，电子、手机和银行账号可以修改；
●在授权录入的情况下，可以通过值列表的方式列示登录员工和授权经办人名称并对其进行选择，根据选择的经办人名称自动识别员工公司、部门、电子、手机和银行账号（开户行和账户）等，其中经办人名称、公司和部门不可修改，电子、手机和银行账号可以修改；
●借款日期默认为当前日期，可以修改；
●支持多币种员工借款，并将人民币作为默认项；
●借款类型用以区分该借款是个人费用的借款或部门备用金借款；
●支持对多种支付方式进行区分，如：
现金、支票、结清（表示已经用托收方式支付）等。
7.1.3.2.借款还款单
【业务定义】
本报账单据模板用于员工返还借款的报账流程。
对于没有此项业务需求的公司可以不启用/定义该模板。
【表单样式】
【数据要素】
●头信息
报账单编号、还款人名称、公司、部门、还款日期、币种。
●行信息
借款单编号、借款金额、已冲销金额、未冲销金额、本次冲销金额、摘要。
【功能要求】
●根据系统登录账号自动识别登录还款人信息，包括还款人名称、公司和部门等
●还款日期默认为当前日期，可以修改；
●根据还款人信息和选择的币种自动显示该员工该币种尚未结清的借款单信息，包括借款单编号、借款金额、已冲销金额、未冲销金额和摘要；
●每行的本次冲销金额均默认等于0，对于需要核销的借款单在其相应行上填写本次冲销金额；
●根据填写的本次冲销金额自动减少借款单的未冲销金额，本次冲销金额应小于等于未冲销金额，否则单据不能提交。
7.1.4.日常及其他费用报账单
日常及其他费用是指公司日常发生的不需经过采购流程，且不需归属于工程成本的费用。
【业务定义】
本报账单据模板用于一般类型的不需经过采购流程的日常及其他费用的报账流程，如物业管理费用、业务招待费用、办公用品、低值易耗品等。
【表单样式】
【数据要素】
●头信息
报账单编号、经办人名称、公司、部门、电子、手机、日期、币种、附件数、供应商名称、供应商编号、供应商地点、开户行、账户、合同号、合同名称、详细信息、支付方式、付款金额、预付款单号、核销金额、冲销计提类型、品牌、冲销金额、摘要。
●行信息
业务大类、业务小类、成本中心、明细信息、品牌、预算项目、列账金额、摘要。
●付款清单
供应商名称、开户行、账户、列账金额、付款金额、摘要。
【功能要求】
●根据系统登录账号自动识别经办人信息，包括经办人名称、公司、部门、电子、手机等，其中经办人名称、公司和部门不可修改，电子和手机可以修改；
●日期默认为当前日期，可修改；
●支持多币种费用报账，并将人民币作为默认项；
●支持值列表选择本公司的供应商名称和供应商编号，对于有多个地点的供应商，可以值列表选择相应地点，开户行和账户根据供应商地点自动显示，对于没有在ERP中维护银行账户的虚拟供应商（包括一次性供应商和由于供应商数量庞大而无法明确核算的虚拟供应商，此类供应商需要在ERP中对其进行标识，以便和真实供应商进行区别），系统可自动弹出“付款清单”项目；
●“付款清单”项目支持批量导入和手工填写，系统提供批量导入的标准EXCEL模板下载，模板字段包括：
开户行、账户名称、账号、列账金额、付款金额和摘要等，支持将符合标准EXCEL模板格式要求的文档自动上载到“付款清单”中并自动填充各相关字段；
●系统自动对上载信息的格式进行校验，如模板所含字段的是否完整、是否符合字符格式要求等，如校验错误则不能正常上载并提示错误信息；上载完成后，系统需要判断“付款清单”中的列账金额合计和付款金额合计与报账单据上的列账金额和付款金额是否一致，如不一致则单据不能提交并提示错误信息；
●对于有合同的费用报账，支持值列表选择合同号和合同名称，同时在报账平台系统上基于合同号建立与合同条款的（通过“详细信息”按钮），各流程节点负责人都能通过自动调用和查看合同信息，如合同文本、付款条件等；
●对多种支付方式进行区分，如：
现金、支票、结清（表示已经用托收方式支付）；
●供应商存在已经审批完成但尚未完全核销的预付款单（外部供应商）或借款单（员工供应商）时，系统支持自动进行提示，并能值列表选择一个或多个进行核销，支持手工填写核销金额，核销金额不能大于预付款单或借款单的（已付款金额—已核销金额），否则不能提交；
●单据填写完毕后，系统自动根据填写的核销金额更新预付款单或借款单的状态，并减少预付款单或借款单的可用余额（=预付金额-核销金额）；
●支持以供应商编号（有供应商无合同的报账申请）或供应商编号和合同号（有合同的报账申请）为索引字段自动检索该合同或供应商是否存在未完全冲销的计提费用，如果存在则在填写报账单据时系统自动进行提示并逐行显示所有未完全冲销的计提费用明细信息，如计提类型、品牌和计提余额和摘要等；
●支持对未完全冲销的计提费用信息进行单个或多个选择，并能逐个填写本次冲销金额，冲销金额默认等于计提余额；
●报账平台系统自动记录此合同或此供应商冲销的计提费用金额，在填写“计提类费用”报账单据时，此金额可自动填充“本月冲销”字段；冲销了计提费用的报账单据在导入ERP后生成的费用科目仍应根据报账单据行上选择的业务大类和业务小类进行匹配生成；
●支持手工填写本次付款金额（付款金额不能大于列账金额），在列账金额和本次付款金额不一致的情况下，根据列账金额生成应付发票，付款金额打印在报账单上作为对发票进行付款的依据；
●支持填写多行费用明细信息，可以对业务大类、业务小类、明细信息、品牌、预算项目进行值列表选择；
●业务大类和业务小类用于判断费用科目的科目段，业务大类主要是费用类型如修理费等，业务小类值列表从属于业务大类值列表，如选择业务大类“修理费”后，业务小类值列表自动显示修理费包含的类型，如“车辆维修费”等；
●对于冲销了计提信息的报账单据，费用明细信息行填写的业务大类和业务小类对应的科目需要与冲销计提类型对应的科目一致，否则单据不能提交；
●对于在报账平台系统中预设了与成本中心对应关系的业务大类和业务小类，在选择后系统自动默认成本中心为预设的成本中心，对于没有预设和成本中心对应关系的业务大类和业务小类，在选择后系统自动默认成本中心为经办人所在部门，支持值列表选择对默认的成本中心进行修改，依据成本中心生成费用科目的部门段；
●明细信息作为保留字段用于提升的管理分析需求，该栏位从属于业务大类和业务小类；
●品牌用于判断费用科目的品牌段，如无对应品牌则无需填写；预算项目作为保留字段用于进行预算控制；
●列账金额栏中，如需要填写单价和数量，则支持自动根据单价和数量计算出金额（=单价x数量）。
7.1.5.采购订单类
采购订单类报账是指公司日常发生的需要经过采购流程的费用。
按业务类型可分为：
市场营销类、工程建设类、网络运行维护类和资产存货类。
7.1.5.1.采购订单类市场营销报账单
【业务定义】
本报账单据模板用于市场营销类采购的报账流程，如广告费、促销费、展览费、业务宣传费、客户服务费、业务外包费、业务用品费等。
【表单样式】
【数据要素
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