物料采购制度.docx

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物品采购制度及流程

1.编制目的

为在提高公司物资采购效率的同时确保所购物资的质量和价格，从而降低生产成本，有效提升企业产品的市场竞争力，特制定本制度。

2.适用范围

因生产、经营及办公需要采购的所有物品，包括生产性物料、非生产性物料。

非生产性物料包括固定资产、低值易耗品及办公用品。

3.内容

3.1物资申购程序

由需求部门根据业务、生产、使用情况的需求提出采购申请，并填写《物资采购申报单》，列出需采购物品清单，包括名称、规格、数量、估计金额、物品来源，供采购人员参考之用。

为确保采购周期，采购申请部门可提早将采购要求告知采购人员。

如是销售合同相关的采购，须注明销售合同号及项目名称。

3.2请购申请的审批

 3.2.1部门负责人的审批：

申请人在每月25日前将采购申请递交给部门负责人审批。

部门负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动，有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。

3.2.2综合管理部的审批：

对采购内容的必要性进行复核，有效控制生产成本。

3.2.3财务的审批：

审核采购申请的预算情况，从财务管理的角度审核采购的必要性及合理性。

3.2.4采购人员审核：

采购人员在收到请购单后，核对合同、库存、采购周期及其他情况，对请购进行确认。

如果认为没必要采购（仓库有存货）或采购项目存在不合理之处，要求申请部门进行相应变更。

3.2.5于每月28日报常务副总及总经理审批：

总经理对采购申请进行最终审批。

3.2.6 目前公司的办公用品、超市非油品、劳保用品、维修配件、智能设备、配件等由申购部门填报《物资采购申报单》后交综合管理部复核，由综合管理部依据年度办公用品分配计划确认是否应该采购后报常务副总审批 ；成品油、天然气的采购由市场部直接报总经理审批后执行；工程投资、采购由投资部直接汇报总经理审批后执行。

3.3预购物资询价与采购程序

采购人员获得通过审批的《物资采购申报单》后，由采购小组成员负责向3家以上供应商询价，除非是独家垄断产品。

采购时应优先选择合格供应商，充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关因素，并逐步建立起合格供应商档案。

公司财务工作人员在接到采购部门的询价报告后，应对所购物品进行市场询价与核实；从而确保企业以尽可能以低的价格获得高品质的产品。

3.4请购物品的变更

请购部门若对采购计划发生更改，应重新填写请购单，按采购流程执行。

如因采购物品缺货而发生采购变化，由采购人员及时告知申请部门，协商后要更改采购内容，则重新填写《物资采购申报单》，然后按采购流程执行。

 3.5入库、验收程序

采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪，对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品，采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收，核对物品的名称、规格型号、数量，经请购部门相关人员验收后入库。

入库单一式三联，其中记账联需每月一次提供给财务部；在点收货物时，应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，仓库管理员应保管好供应商提供的保修单，以便需要维修或技术支持时，可及时与供应商联系。

3.6采购付款

 采购人员负责对采购物品的付款及报销，在申请付款同时需附经核准的请购单。

报销金额在5000元（含）以内由常务副总审批，报销金额在5000元以上的需报总经理审批。

4.其它相关规定 

4.1物资采购人员在未得到总经理签字批准或明确同意的情况下擅自采购物品的，公司财务部在未得到领导的明确指示前将有权不予以报销该笔费用，同时，公司将按规定对采购人员给予处罚；

4.2采购物资的购买期限自接到通过审核的请购单开始计算，通常为1—3天以内必须采购完成；因特殊原因未完成的，必须向主管领导及时汇报未完成原因

4.3本制度将根据企业的发展及实际状况对其进行适时的修订与更新，更新后的新增内容将成为受本制度约束者自动遵守的行为准则；