黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则.docx

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黑龙江省国家行政机关公文处理办法实施细则

黑龙江省人民政府关于印发

《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》的通知

黑政发〔2001〕16号

各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位：

　　现将《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》印发给你们，请认真贯彻执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　２００１年２月２０日

黑龙江省《国家行政机关公文处理办法》

实施细则

第一章　总则

　　第一条　为贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》，使全省各级行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定《黑龙江省〈国家行政机关公文处理办法〉实施细则》（以下简称《实施细则》）。

　　第二条　本《实施细则》适用于我省各级政府和政府各部门及其所属单位。

各地、各部门都应依照本《实施细则》，认真做好公文处理工作。

　　第三条　行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

各级行政机关应有效地运用这一工具，为经济建设和社会发展各项事业服务。

　　第四条　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第五条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第六条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第七条　各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本《实施细则》并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第八条　各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

　　第九条　各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章　公文种类

　　第十条　行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）

　　适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　（三）公告

　　适用于向国内外宣传重要事项或者法定事项。

　　（四）通告

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　（五）通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　（六）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　（七）议案

　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　（八）报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　（九）请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　（十）批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　（十一）意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　（十二）函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　（十三）会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

　　第十一条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。

秘密等级用３号黑体字顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。

（二）紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

用３号黑体字顶格标识在版心右上角第１行，两字之间空１字。

如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第１行，紧急程度顶格标识在版心右上角第２行。

电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　（三）发文机关标识。

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成。

对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关较多，必须保证公文首页显示正文。

发文机关标识字体使用小标宋体字，用红色标识。

各级行政机关的发文机关标识一律用统一式样（联合行文除外）套红印刷。

各级政府、各级政府办公部门、各级行政职能部门的发文机关标识用字规格应小于２２ｍｍ×１５ｍｍ（高×宽）。

平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为２５ｍｍ。

上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为８０ｍｍ。

如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空２行向下依次标识。

　　（四）发文字号。

由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。

如黑龙江省人民政府文件的发文字号为：

“黑（所在行政区域代字）政（机关代字）发（文种代字）〔２００１〕（年份）××号（序号）”。

发文字号一般在发文机关标识下空２行，用３号仿宋体字，在红色反线之上４ｍｍ处居中排布。

函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。

上报公文的发文字号在红色反线之上４ｍｍ处，居左空一字。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　所在行政区域代字应使用规范化简称。

如省政府各直属单位发文字号中的所在行政区域代字一律使用“黑”而不能使用“龙”。

　　机关代字也应使用规范化简称。

如省交通厅，应在“黑”后加“交”字。

　　文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）２种。

也可根据需要增设其他１至３种。

　　年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔２００１〕，不得使用〔０１〕之类简称。

　　序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即１不编为００１），不加“第”字。

　　（五）签发人。

各级行政机关上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。

签发人姓名一律在红色反线之上居右空１字，签发人用３号仿宋体字，签发人后标全角冒名，冒名后用３号楷体字标识签发人姓名。

　　（六）公文标题。

公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

　　如转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如“黑龙江省人民政府关于转发国务院国发〔２００１〕××号文件的通知”。

　　公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。

　　公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　公文标题在红色反线下空２行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　（七）主送机关。

指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

在标题下空１行，左侧顶各用３号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

多家主送机关中间可加顿号、逗号。

命令（令）、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。

最后一个发送单位后加句号。

主送机关的全称、特称、单位概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。

如省政府下行文件的全称概念为“各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位”；特称为：

“各有关行政公署，各有关市、县人民政府，省政府各有关直属单位”；单称为“××行政公署，××市、××县人民政府，省××委、省××厅”。

　　（八）公文正文。

主送机关名称下１行，每自然段左空２字，回行顶格。

数字和年份不能回行。

正文要简明扼要，层次清楚。

　　（九）附件。

公文如有附件，在正文下空１行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

１．××××”）；附件名称后不加标点符合。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

　　（十）成文日期。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

　　（十一）印章。

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章要端正、居中。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　（十二）附注。

公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空２字加圆括号标识在成文日期下１行。

　　（十三）主题词。

公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

“主题词”三字用３号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒名。

词目用３号小标宋体字；词目之间空１字，并刊于抄送栏横线之上。

　　（十四）抄送机关。

指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关在主题词下１行；左右各空１字，用３号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。

同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。

人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。

　　（十五）印发机关和印发日期。

印发机关是指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占１行位置；用３号仿宋体字。

印发机关左空１字，印发日期右空１字。

印发日期用阿拉伯数码标识。

并在印发机关和印发日期横线右下角刊字“共印××份”。

　　（十六）公文用字。

文字从左至右横写、横排。

批语用３号楷体字，公文标题用２号小标宋体字，正文用３号仿宋体字，正文一般每面排２２行，每行排２８个字。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

　　（十七）公文用纸。

一般采用国际标准Ａ４型（２１０ｍｍ×２９７ｍｍ），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章　行文规则

　　第十二条　行文应当确有必要，注重效用。

　　第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

有隶属关系的机关应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越过的机关。

　　第十四条　各级政府的文件，除向上级政府的请示、报告和对下级政府的批复外，其内容必须是带有全局性的重大问题，包括全局性重大方针政策的发布，全局工作或一个时期的重要工作部署，对某些重大问题或行动的决策等。

　　政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不经本级政府授权，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。

　　部门内设机构除办公室（室）外不得对外正式行文，即：

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

　　第十五条　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党的机关和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　第十六条　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门，由主办部门先行审核后，再送协办部门会签，最后由主办部门领导签发。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明“经×政府同意”字样。

　　第十七条　属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　第十八条　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

　　第十九条　向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　　第二十条　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　　“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十一条　除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　　第二十二条　受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第二十三条　上行文应当按照上级机关规定的份数报送（其中上报省政府的公文应为一式１０份）。

第五章　发文办理

　　第二十四条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十五条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

　　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

　　（七）应当使用国家法定计量单位。

　　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十六条　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

　　第二十七条　主办部门代上级机关草拟的文稿，需要经部门办公室指定人员，按本《实施细则》第二十五条要求审核，并经部门负责人签批，按规定份数打印（如省直各部门代省政府或省政府办公厅草拟的文稿需打印３份）送上级机关的办公部门审核。

不得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。

　　如不符合要求和规定，上级机关可将代拟文稿退回主办单位。

　　第二十八条　公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。

　　第二十九条　以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第三十条　公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第六章　收文办理

　　第三十一条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签发、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十二条　收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。

审核的重点是：

是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

　　第三十三条　经审核，对符合本《实施细则》规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

对不符合本《实施细则》规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　　第三十四条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。

　　第三十五条　收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

　　第三十六条　对上级机关交办的公文，主办单位要负责与协办单位研究办理，在职权范围内可以答复、办理的，应将办理结果直接答复有关部门并同时抄送交办单位。

遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

　　第三十七条　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第三十八条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

　　第三十九条　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十条　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第四十一条　联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第四十二条　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

　　第四十三条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　　第四十四条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章　公文管理

　　第四十五条　公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第四十六条　文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

　　第四十七条　上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　第四十八条　公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第四十九条　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印件机关证明章，并应视同正式文件妥善保管。

　　第五十条　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第五十一条　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

　　第五十二条　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

　　第五十三条　机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第五十四条　密码电报的使用和管理要按照有关规定执行。

密码电报原则上不得翻印、复印，如翻印、复印须经本机关负责人或者办公厅（室）主任批准。

不得密电明复、明电密电混用。

第九章　附则

　　第五十五条　行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

　　第五十六条　公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

　　第五十七条　各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

　　第五十八条　本《实施细则》自发布之日起施行。

１９９５年２月２３日省政府办公厅发布施行的《黑龙江省关于〈国家行政机关公文处理办法〉的实施细则》同时废止。