系统运行制度.docx
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系统运行制度
青云集团ERP系统运行管理制度
建立日期:
2009-9-21
修改日期:
2009-9-2
客户项目经理：
何屹
日期：
2009-09-2
用友项目经理：
庞亮伟
日期：
2009-09-21
第一章整体说明
1.1.适用对象
本制度适用于与本ERP系统运行相关的所有岗位的人员：
包括EPR各个岗位的操作员，系统管理员，IT部门相关人员等。
1.2.制定制度的目的
目的是为了保证ERP系统正常运行，严格规定在系统管理和维护的各个环节的相应岗位的标准做事方法和规则。
1.3.具体内容
1.3.1.系统管理员部分建议内容：
序号
操作名称
操作描述
时间和策略
1
系统防病毒
定时对应用服务器和数据库服务器进行杀毒。
每天，安排在系统空闲时刻
2
数据库备份
对ERP数据库进行备份
每天，安排在系统空闲时刻，可以设置为系统定时自动执行，此外要把备份复制到移动硬盘或光盘
3
产品补丁
使用用友提供的产品补丁维护系统
用友服务会不定期地提供相关的产品补丁，系统管理员应依据补丁使用流程安装补丁、做好相关备份和记录。
4
网络维护
对外部网和局域网、网络设备维护
比如：
计算机不能互相访问，需要系统管理员判断问题原因。
5
客户端维护
对操作人员的操作终端的相关设置进行维护
比如重装windows系统、重新安装erp客户端软件。
1.3.2.操作用户部分建议内容：
1.定期对系统终端防杀软件病毒；
2.不更改客户端软件的相关设置；
3.保证系统终端不安装使用游戏软件等无关软件，不许下载电影，打网络游戏等，保证ERP系统高效稳定运行；
第二章ERP管理系统及计算机操作管理制度
2.1.总则
ERP管理的最终目的是利用核算手段及分析手段的现代化，实现企业管理工作的现代化，为企业管理的现代化提供基础。
ERP系统是由系统各类人员，计算机硬件系统、计算机、核算软件，及各类会计信息组成的一个有机整体，为保证已建立的ERP系统的安全、可靠、正常稳定的运行，而且在运行过程中不断提高运行效率，增强信息系统的运行效果，有必要对系统进行科学、严密的管理，即：
1、建立、健全各种组织控制措施，保证系统安全、正常、可靠、稳定运行；
2、加强对已建立的信息系统的管理，提高系统的运行效率；
3、充分利用系统提供的各种手段，便利灵活地为管理提供服务。
根据以上目的，并结合财政部对企业财务系统的特殊性与我公司的实际情况，制定出我公司ERP系统的管理制度。
本制主要包括ERP系统的使用管理、帐务系统管理、报表系统管理、人员组织管理维护管理及档案管理等内容。
本制度由ERP领导小组负责解释说明及监督实施。
本制度是依照财务的有关规定并结合当前ERP系统的运行实际情况制定的，为满足本公司ERP管理发展的客观需要应及时进行补充修改。
本制度从公布之日开始执行。
ERP管理就是把物料控制、生产计划和财务管理等管理系统工程、电子计算机应用技术、INTERNET、网络等学科与会计理论和方法融为一体，通过货币计量信息和其它有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现企业整体工作方式的变革和人的解放，并定期或不定期地提供计划和控制经济过程需要的会计信息和生产信息等，为此，为保证ERP管理正常运转并完成预定的任务，特制定ERP管理操作使用管理制度。
此制度主要是通过对系统运行的管理，保证系统正常运行完成预定的任务，保证系统内各类资源信息的安全与完整，只有加强使用管理才能避免非法舞弊行为和企业商业秘密泄露等的发生，避免系统内数据由于误操作而被破坏或丢失，保证发生故障后能及时恢复，出现错误后能及时发现，及时纠正，保证输出信息正确、真实。
2.2.计算机的管理：
计算机属公司常规而又重要办公设备，应创造一个良好的运行环境，为保护计算机设备，软件与数据的安全可靠，现规定如下：
1、计算机由系统管理人员和系统维护人员分工负责、协调管理、非工作人员严禁拆卸；
2、保持计算机卫生，定期清洁（每周末下午）微机以及其它设备的尘埃和赃物；
3、严禁在微机前用水和吸烟，以免引起短路、火灾或其它操作；
4、为防止意外事故的发生，杜绝一切火源，计算机内所有电器设备须经电工安装，其它人员不得随意拆迁或安装；
5、在工作中突然停电，应注意及时关闭有关设备电源，在操作人员离开微机时应关闭微机电源，下班前应检查电源的关闭及UPS使用等情况；
6、严禁在微机内安装或运行游戏盘；
7、不能在上班期间，浏览一些与工作无关的网站。
不能浏览色情、暴力、反动的网站。
8、未经许可，不准对外服务，以防病毒传入；
2.3.操作使用管理：
本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是建立、健全和完善ERP管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证ERP管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。
1、上机运行系统的规定：
1）系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统；
2）非指定人员不能上机运行系统；
3）上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员有不可推卸的责任；
4）上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；
5）应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；
6）不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；
7）未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；
8）对各应用软件word、excel等的使用，必须在D盘上建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。
如被删除，文件编辑者自负后果。
2、上机使用人员职责和权限：
1）系统管理员：
对整个系统的运行进行负责。
（1）、协调系统内各类人员之间的工作关系；
（2）、负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。
（3）、负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。
（4）、负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。
2）、系统维护人员：
负责系统运行中硬件和软件的维护工作：
（1）、负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作；
（2）、负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；
（3）、负责系统的安装和调试工作；
（4）、按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；
（5）、系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。
3）、系统操作人员：
系统操作人员是指有权进入当前运行的ERP系统全部或部全功能的人员。
（1）、负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。
（2）、严格按照系统规定进行操作；
（3）、负责硬盘备份及归档工作；
（4）、负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作；
（5）、日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结；
（6）、月底满页可打印所有的帐簿和会计报表；
（7）、记帐凭证按规定随时打印。
4）、数据录入人员：
（1）、检查原始数据是否合理、合法与正确，对于违规记录不得录入；
（2）、数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不得擅自修改和作废。
（3）、认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复核；
（4）、日记帐数据录入应做到日清月结。
5）、数据审核人员：
（1）、负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；
（2）、复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员修改，待修改后再进行复核；
（3）、负责输出数据的审核；
（4）、对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。
6）、专职会计人员：
根据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度的要求，做到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范；
7）、档案管理人员：
（1）、负责ERP管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证，帐簿和报表等有关会计资料存档管理；
（2）、按规定时间催交入档；
（3）、对不符合要求的会计资料及软盘不予接收；
（4）、做好安全保密工作；
2.4.上机操作注意事项
1、开机步骤：
1、打开电源开关；
2、打开UPS电源开关；
3、打开打印机开关；
4、打开显示器开关；
5、打开主机开关。
2、关机步骤：
1、关上主机开关；
2、关上显示器开关；
3、关上打印机开关；
4、关上UPS电源开关；
5、关上电源开关。
3、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟；
4、工作完毕后一定要完全退出系统后离开；
5、停电后UPS不间断电源会发出警告，要及时将数据存盘，执行上述操作步骤；
6、使用键盘时要轻击，切记不可重打；
7、严禁使用游戏盘，违者重罚。
2.5.计算机上机操作记录制度
实际应用ERP管理软件的企业在实践中发现，必须规定对ERP管理单位要求有“必要的上机操作记录制度”，为保证我公司ERP管理的正常发展，更好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，严格微机管理制度，现规定如下：
1、所有上机操作人员必须登记所有上机操作情况，要求填写日期、操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。
2、登记操作记录要认真详细，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。
3、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。
4、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记载，对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。
并向系统总负责人汇报。
5、操作记录每月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年终整理归档。
6、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按有关制度根据问题的严重程度予以处理，请所有操作人员及维护人员必须严格遵照执行。
上机操作记录：
上机时间
操作员姓名
操作内容
运行时间
运行情况
备注
2.6.ERP系统运行管理制度
为了规范工作流程、明确责任、保证ERP系统的顺利运行，特拟定以下系统运行管理制度，要求各单位操作人员和系统管理人员自觉遵守。
2.61系统管理员配置
总公司安排一名系统管理员，对系统运行全权负责；各核算单位分别指定一名熟悉业务，具备一定计算机应用基础、接受能力强的财务人员为本单位的系统管理员，负责本核算单位下属所有账套的设置工作。
2.62管理员职责
1.核算单位财务负责人
1）规范本单位的业务，制止不规范业务的发生。
2）负责本单位反结账的处理，此操作只能由负责人或本单位管理员进行。
3）根据本核算单位的需求，组织相关人员编制非公司下发的报表格式和公式。
2.核算单位普通财务人员（各岗位）
1）严格按照有关规定进行操作、不越权操作、不做违规业务。
2）保证自己的密码不泄密（所有财务人员都应遵守），定期更换密码。
3）依照会计的权责发生制原则和及时性原则，当天发生的经济事项当天录入凭证，凭证录入后必须自审，其中摘要清楚反映经济事项的内容。
4）及时核对自己所属业务的账、表、证，确保账务的正确性。
5）现金银行类科目不允许出现负数。
6）在公司规定的时间内将正确的报表传送到上级单位。
7）每月按时打印试算平衡表、明细账（可以只打印当月有发生额的科目）、科目汇总表。
8）打印的凭证和账、表集中管理，每天结束后将打印的凭证和账、表集中存放，不能在个人手中存放。
9）如果由于各种原因，财务人员不能上班的时间超过一天，需要事先将自己未处理的原始单据交接给财务负责人指定的人员。
2.7.ERP管理报表管理制度
1.根据上级主管部门统一设计和布置的格式来编制上报的会计报表。
2.内部管理的会计报表，根据公司管理需要经主管会计审核设定。
对于内部期
3.层单位需要上报的会计报表格式也要由财务部、主管会计统一规定，一经确
4.定不允许轻易变动。
5.根据帐簿数据准确填制或由机器自动生成会计报表。
帐表之间的数据必须衔
6.接一致。
7.内部基层单位上报的会计报表应将所属单位的报表数据输入机器进行汇总，
8.保证表与表之间的勾稽严密，数据一致。
9.每月的会计报表必须软盘和书面两种形式保存。
软盘报表和书面报表的数据
10.必须一致。
11.存贮在硬盘上的会计报表数据必须建立软盘备份。
备份次每月不得少于一次。
12.要做双备份，做备份前要填写《备份数据登记表》。
13.每月的会计报表必须以书面的形式打印出来统一整理，并经会计主管领导审
14.阅签字或盖章。
15.每年年终时，必须将一年会计报表数据（包括备份软盘和打印书面报表）统一整理并与档案管理员办理存档手续，具体详见《ERP管理档案管理制度》说明。
2.8.备份数据登记簿
备份日期
备份内容
备份盘序号和盘数
备份状态
操作员
2.9.ERP系统的维护制度
目前ERP系统已投入运行，为及时发现系统出现的问题，满足财务管理适应工作的变动，进一步增进系统的功能等，必须加强对系统的维护。
系统的维护包括：
维护任务、人员配备、维护人员的权限及软硬件的维护。
1、系统维护的任务：
1）实施对系统硬件设备的日常检查和维护，以保证系统的正常运行；
2）在系统发生故障时，及时排除故障和恢复运行；
3）根据ERP工作实际需要提出系统扩充报行，报财务主管；
4）在系统扩充时负责安装、调试，直至运行正常；
5）在系统环境发生变化时，随时做好适应性的维护工作；
2、人员配备：
1）配系统维护员一名，完成以上工作；
3、系统维护人员的权限：
1）系统维护只能由系统维护人员或指定的专人执行，系统其它人员不能实施；
2）必须按规定的程序进行软件的修改操作；
3）不得进行任何未作登记的软硬件维护操作；
4）维护人员有权指正操作人员的违规操作。
4、硬件设备的维护是指对主算机硬件进行检查，修复。
1）硬件设备配置
ERP管理设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。
2）硬件设备的管理：
会计电算专用硬件设备由财务统一管理和使用，其他部门一般情况下，不得使用，确需使用时必须经财务部负责人批准，并确认不影响ERP管理的正常工作，操作时必须进行操作登记，并在上机登记表上注明批准人姓名、批准时间。
会计电算硬件设备专门用于运行帐务处理系统，报表处理系统及其他会计事务处理软件。
任何人不得用于游戏，不得用于对外服务。
为了避免计算机染上病毒，所有软盘必须进行病毒检测，若有病毒杀毒后才可进行其他操作。
为保证硬件的安全，不得带电拔插任何接口线路，包括打印线，显示器连线等。
3）硬件设备的维护会计电算硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行，一般维护人员工作需登记《系统维护登记表》即可，大的硬件维护需做系统维护报告，报财务负责人及系统管理员。
4）硬件系统的安全与保护：
1、组织操作人员对计算机，键盘和打印定期进行全面的检查，清洗计算机和打印机。
2、为了保障计算机安全正常运行，计算机应装置调温设备，以保持适当温度。
3、计算机内不准抽烟，杜绝一切火源。
为防意外事故的发生，计算机内应配备灭火设备。
4、计算机内的一切电器设备必须经过用电技术管理部门同意后能安装。
5、工作中突然停电时必须及时关掉所有电器设备的开关。
6、操作人员离开计算机时应关闭所使用设备。
下班时必须关闭电源开关。
7、上机必须遵照以下顺序：
首先开UPS电源，其次开打印机、第三开显示器、第四开主机；下机顺序相反。
5、软件的维护制度
会计软件的维护，是指保证会计软件原设计功能的正常实现所能实施的程序修正，会计软件参数调整和会计数据的更正与恢复等工作。
1）、会计软件配置情况
按照分步实施的方针，财务部配备了软件。
。
2）、会计软件的维护与管理
（1）会计数据的更正与恢复一般由系统维护人员负责，其他操作人员一律不得进行维护操作。
维护人员实施数据更正与恢复必须作好详细记录。
（2）程序修正与会计软件参数的调整手续
1、操作使用人员在实际工作中发现软件的原设计功能未能正常时，立即作详细记录后报告系统管理员；
2、软件维护后进行系统维护登记。
（3）会计数据的修正与恢复
1、会计数据的修正与恢复操作必须由系统维护人员专职维护人员负责，其他人员均不得进行维护操作。
2、由于凭证填制或录入错误而导致会计帐簿数据的错误只能通过凭证更正方法进行数据的修正，不得通过维护操作给予修正。
3、下述情况下只有维护人员才能实施数据的修正操作：
A、未录入年初余额或年初余额未平但已记帐；
B、记帐时中断；
C、错误操作引起的数据错误；
4、一般情况下不允许实施数据恢复操作，只有当硬盘数据已破坏，并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据的恢复操作。
A、数据修正与恢复的程序
B、系统管理员对维护人员提出数据修改和恢复要求；
C、系统维护人员在系统管理员和会计人员的指导下修正或恢复会计数据；
D、系统管理员对检查修正或恢复后的数据，确定准确无误后通知操作使用人员。
（4）会计科目的维护：
会计科目不得随意改动、增删，每年年底或年初，经会计主管批准后并授权有关人员进行一次性改动，原则上年中不许改动、增删会计科目。
确需增删改的，需报批准，并做相应的并帐、分帐、撤帐等处理。
（5）会计软件的升级：
应由系统管理维护人员报财务主管批准，由系统管理员组织，维护人员具体实施，并编写升级报告，形成文档进入档案。
（6）会计软件的管理：
1、财务部门在获得会计软件后必须做好多套软盘备份，并分别存放在档案室、计算机和财务人员办公室的专有铁柜内，存放在档案室的备份由档案管理员管理；存放在其他两处的备份软件由数据管理员统一保管。
2、运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
3）、软件系统的安全与保护
（1）操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序；会计数据文件存放的子目录必须加密码。
（2）根据软件提供的功能和工作需要设置操作人员的操作权限和密码，操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。
2.10.系统维护登记表
时间
报请人
审批人
维护人
维护类型
一、维护原因：
二、维护操作：
三、结果：
四、备注：
2.11.ERP管理档案管理制度
ERP管理档案是指存贮在磁盘（硬盘和软盘）或其它存贮介质上的会计数据和程序，以及打印输出的各种帐簿、报表、凭证等核算数据和系统开发运行中的全套文档资料。
ERP管理档案是ERP活动的产物，又是ERP管理活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。
所以加强ERP管理的档案管理，是ERP企业管理工作连续进行的保障，是ERP信息管理系统内数据安全完整的保证，是ERP会计信息系统正常运行的保证。
1、档案管理的任务：
1）收集和整理应入档的会计资料；
2）保管和利用好会计档案；
3）遵守会计档案的保存期限。
2、档案管理制度的内容：
1）会计凭证的收集和整理：
会计凭证是会计档案的重要组成部分，是记载经济活动的书面证明，是会计核算的重要依据。
对凭证要做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。
（1）首先，要把所有应归档的会计凭证收集完全，按凭证顺序序号和本号检查是否有短缺，剔除不属于会计档案范围和不必要归档的一些资料，补充遗漏的必不可少的核算资料。
（2）其次，与主要负责凭证打印，装订工作的数据管理员办理存档手续；
（3）根据适当厚度按本统一装订，避免装订过厚或过薄，过厚则事后翻阅不便，过薄则不好保管容易散失。
为克服凭证过多堆积则规定凭证隔月装订。
（4）认真填好会计凭证封面，封面各记事栏是事后查帐有关事项的最基础的索引和依据。
年度和月份要写全，汇总本号要写清从第***号至第***号；是本月的第***本以及连续的第***号都要填写清楚。
2）会计帐簿的收集和整理
会计帐簿是由计算机提供的打印功能打印出总帐、明细帐、银行帐、日记帐等会计帐薄。
根据《ERP管理帐务处理制度》保管。
年度终了时，必须将一年会计帐簿都打印出来统一整理，与档案管理员办理存档手续。
检查打印的会计帐簿是否按序号打印，是否有残缺，有遗漏。
然后将各帐簿按照会计科目排列，加封面后装订成本。
会计帐簿封面的有关内容要写全。
“单位名称”要写全称；“帐簿名称”要写帐簿的全称，不要写科目编码；“帐簿页数”要写帐的有效页数；会计主管人员和记帐员都盖章或答字。
卷脊上必须写上“***年度****帐”，以便保存利用。
3）会计报表的收集和整理
会计报表是指由计算机根据上级主管部门统一规定设主的格式打印出的外部报表。
根据《ERP管理帐务处理制度》的规定，由报表管理与档案管理的人员统一收集，整理和保存。
年终，将全年的会计报表与档案管理员办理存档手续。
在检查无误后，按时间顺序加封面后装订成册。
封面逐项写明表的名称、页数、日期等，经会计负责人审核盖章后，可归档保存。
4）ERP管理信息系统开发文档资料的收集和整理保管。
由系统开发人员根据系统开发进展程度统一收集，整理并交档案管理员存档。
5）磁盘数据的收集和整理
存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份。
根据《ERP管理帐务处理制度》的规定，帐务数据和报表数据的备份由数据管理员统一建立。
备份次数由每月不得少于一次。
备份的软盘与档案管理员办理存档手续。
用做备份的软盘必须妥善保管。
备份软盘应装在保护封套和包装盒内，存放在安全、洁净、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。
双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
3、会计档案的保管和利用
1）只有计算机提供的打印功能打印出的会计凭证、会计帐簿，会计报表等核算资料，经过主管领导和系统管理员的签字或盖章认可，才能做为正式的书面档案资料保存。
带有“查询”字样的会计凭证，会计帐簿待会计核算资料不能做为正式的书面档案资料保存。
2）计算机打印出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字或盖章认可。
3）各业务经办人与档案管理员办理存档手续，必须填写《档案移交登记表》，以明确责任。
4）查阅已入档的会计核算资料必须填写《档案查阅登记表》，不许在会计档案上做任何记录、勾划和涂改，更不能抽撤单据，违者应视情节轻重进行严肃处理。
5）对于硬盘上的会计数据和做为正式档案的备份软盘上的会计数据不得直接进行非会计系统许可的任何操作。
6）备份的软盘在存档和查阅时
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